6.1 Kirchliche Datenschutzordnung (KDO) und weitere datenschutzrechtliche Bestimmungen - aufbereitet für die Verwendung im Pastoralbüro -

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1 Kapitel 6 Datenschutz 6.1 Kirchliche Datenschutzordnung (KDO) und weitere datenschutzrechtliche Bestimmungen - aufbereitet für die Verwendung im Pastoralbüro - INHALT Vorbemerkungen... 2 Anordnung über den Kirchlichen Datenschutz -KDO vom Quelle: (2) Durchführungsverordnungen gemäß 10 der KDO (KDO-DVO): - Quelle: (2) I. Zu 3a KDO (betr. Meldung von Verfahren automatisierter Verarbeitung) II./III. Zu 4 KDO (betr. Verpflichtung und Verpflichtungserklärung ) IV. Zu 6 KDO (betr. Maßnahmen bei automatisierter Verarbeitung/Nutzung) V. Zu 12(3) KDO (betr. Unterrichtung des Betroffenen) VI. Zu 13(1) KDO (betr. Antrag auf Auskunft) VII. Zu 13a KDO (betr. Benachrichtigung des Betroffenen) VIII. Zu 14 KDO (betr. Antrag auf Löschung und Berichtigung) Anlage zu I (3): Muster zur Meldung automatisierter Verfahren Anlage zu III: Muster Verpflichtungserklärung Verpflichtungserklärung zum Datenschutz für Hauptamtliche (Kopiervorlage!) Verpflichtungserklärung zum Datenschutz für Ehrenamtliche (Kopiervorlage!) Ausführungsrichtlinien zur KDO (AusfRL-KDO) (Fassung vom ) Quelle: (3). 16 betr. Hausbesuche und Haussammlungen; Bekanntmachung kirchlicher Amtshandlungsdaten, besonderer Ereignisse, von Kirchenaustritten; Weitergabe von Daten an die Kirchenzeitung u.a.) Ausführungsbestimmungen zum Datenschutz beim Einsatz von Informationstechnik Quelle: (3)...17 Ausführungsbestimmungen zum Datenschutz bei Einsatz des PC-Programms Meldewesen (MEWE-PC) Quelle: (1)...20 Ordnung zum Schutz von Patientendaten in kath. Krankenhäusern (Auszug) Quelle: (3)...21 Veröffentlichung von Fotos von Kindergartenkindern im Internet...22 Quellen: Amtsblatt des Erzbistums Köln: (1) vom , (2) vom , (3) vom Mit diesem Zeichen sind Bestimmungen markiert, die für die praktische Durchführung der Datenschutzbestimmungen von besonderer Bedeutung sind. Unterstreichungen und Anmerkungen sind redaktioneller Art. Zusammenstellung: GV Köln, Abt. 520 Aus- und Weiterbildung (Redaktion: HANDBUCH 2010) Stand:

2 Vorbemerkungen Die derzeit gültigen Vorschriften des Kirchlichen Datenschutzes im Erzbistum Köln sind in folgenden Amtsblättern enthalten: > KDO und KDO-Durchführungsverordnung - Neufassung : Stück 21 vom > andere Bestimmungen: Stück 12 vom und Stück 13 vom Im HANDBUCH PASTORALBÜRO sind demgegenüber die - und nur die!! - Bestimmungen aus dem Bereich des Kirchlichen Datenschutzes gesammelt, die für den Bereich der Kirchengemeinden und die Praxis des Pfarramtes von Belang erscheinen. Durch Markierungen und Unterstreichungen, also Bearbeitungen redaktioneller Art, ist eine bessere Les- und Durchschaubarkeit angestrebt dies alles mit dem Zweck, der wirklich ernst zu nehmenden Bedeutung des Datenschutzes auch in der Alltagspraxis unserer Pastoralbüros Rechnung zu tragen und seiner Beachtung die gebührende Geltung zu verschaffen bzw. zu erhalten. Bei Nachfragen und in allen Zweifelsfällen wende man sich an die Diözesan- Datenschutzbeauftragte des Erzbistums Köln, Dr. Susanne Eberle, Tel. 0221/ Thema Kirchlicher Datenschutz im Internet: Arbeitshilfe Nr. 206 der Deutschen Bischofskonferenz Datenschutz und Melderecht der katholischen Kirche (Stand 2007) Neben der KDO selbst und der Durchführungsverordnung enthält diese Broschüre eine ausführliche Einführung in die KDO, die Kirchenmeldewesenanordnung (KMAO) mit einer Einführung sowie das Muster einer Anordnung über den Sozialdatenschutz in der freien Jugendhilfe in kirchlicher Trägerschaft mit einem Merkblatt; darüber hinaus Fundstellenverzeichnisse der datenschutzrechtlichen und melderechtlichen Vorschriften in kirchlichen Amtsblättern einschließlich bereichsspezifischer datenschutzrechtlicher Regelungen u. a. Bezug: Sekretariat der Deutschen Bischofskonferenz, Kaiserstr. 161, Bonn, Fax 0228/

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4 [siehe hierzu S. 11, II!] - 4 -

5 [siehe hierzu S. 11, III, und S. 14!] [siehe hierzu S. 11, IV!] - 5 -

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8 [s. hierzu S. 12, V!] [s. hierzu S. 12, VII!] [s. hierzu S. 12, VI!] - 8 -

9 [s. auch S. 12, VIII!] - 9 -

10 [* s. KDO-DVO, S !]

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12 Verpflichtungserklärungen: siehe Kopiervorlagen hier Seite 14 und 15 Verpfoder lichtungserklär Kapitel 6.2! ungen: siehe Kopiervorlagen Seite 14 und 15 oder Kapitel 6.2!

13 Verpflichtungserklärung gemäß 4 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz - KDO - Fassung für hauptamtliche kirchliche Mitarbeiter/innen Ich verpflichte mich, 1. die Anordnung über den kirchlichen Datenschutz KDO des Erzbistums Köln vom sowie die anderen für meine Tätigkeit geltenden Datenschutzregelungen einschließlich der zu ihrer Durchführung ergangenen Bestimmungen in ihrer jeweils geltenden Fassung sorgfältig einzuhalten und bestätige, dass ich auf die wesentlichen Grundsätze der für meine Tätigkeit geltenden Bestimmungen hingewiesen wurde. Ich wurde ferner darauf hingewiesen, dass die KDO und die Texte der übrigen für meine Tätigkeit geltenden Datenschutzvorschriften im Pastoralbüro bzw. im/bei... eingesehen und auch für kurze Zeit ausgeliehen werden können bzw. im Internet einsehbar sind ( 2. das Datengeheimnis auch nach Beendigung meiner Tätigkeit zu beachten. Ich bin darüber belehrt worden, dass ein Verstoß gegen das Datengeheimnis gleichzeitig einen Verstoß gegen die Schweigepflicht darstellt, der disziplinarrechtliche beziehungsweise arbeitsrechtliche/rechtliche Folgen haben kann. Diese Erklärung wird zu den Pfarrakten genommen. Vor- und Zuname Anschrift Ort, Datum Unterschrift Rechtsgrundlage: Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO), Fassung vom , 4 in Verbindung mit der Verordnung zur Durchführung über den kirchlichen Datenschutz, Neufassung 2003, (KDO- DVO), III veröffentlicht im Amtsblatt des Erzbistums Köln, Stück 21, vom , Nr. 263 und

14 Verpflichtungserklärung gemäß 4 der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz - KDO - Fassung für ehrenamtliche Mitarbeiter/innen Ich verpflichte mich, 1. die Anordnung über den kirchlichen Datenschutz KDO des Erzbistums Köln vom sowie die anderen für meine ehrenamtliche Tätigkeit geltenden Datenschutzregelungen einschließlich der zu ihrer Durchführung ergangenen Bestimmungen in ihrer jeweils geltenden Fassung sorgfältig einzuhalten, und bestätige, dass ich auf die wesentlichen Grundsätze der für meine ehrenamtliche Tätigkeit geltenden Bestimmungen hingewiesen wurde. Ich wurde ferner darauf hingewiesen, dass die KDO und die Texte der übrigen für meine ehrenamtliche Tätigkeit geltenden Datenschutzvorschriften im Pastoralbüro eingesehen und auch für kurze Zeit ausgeliehen werden können bzw. im Internet einsehbar sind ( 2. das Datengeheimnis auch nach Beendigung meiner ehrenamtlichen Tätigkeit zu beachten. Ich bin darüber informiert, dass Verstöße gegen das Datengeheimnis zum Entzug des Ehrenamtes führen können. Auf mögliche Schadensersatzansprüche einer unzulässigen Weitergabe personenbezogener Daten wurde ich hingewiesen. Diese Erklärung wird zu den Pfarrakten genommen. Vor- und Zuname Anschrift Ort, Datum Unterschrift Rechtsgrundlage: Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDO), Fassung vom , 4 in Verbindung mit der Verordnung zur Durchführung über den kirchlichen Datenschutz, Neufassung 2003, (KDO- DVO), III veröffentlicht im Amtsblatt des Erzbistums Köln, Stück 21, vom , Nr. 263 und

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19 Vorbemerkung: Das hier für das alte Programm MEWE-PC Gesagte gilt analog auch für das aktuelle e-mip!

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21 Gemeinsame Erklärung Zu der Frage, ob Fotos von Kindergartenkindern im Internet veröffentlicht werden dürfen, auf denen Kindergartenkinder zu erkennen sind: 1. Geplante Veröffentlichung als Datenübermittlung: Das Veröffentlichen von Bildern in Internet ist eine Datenübermittlung an einen unbekannten Personenkreis. Der Datenschutz ist hiervon betroffen, wenn I. Die abgebildeten Personen klar erkennbar sind und/oder II. Die Namen der abgebildeten Personen mitgeteilt wird. 2. Kunsturhebergesetz keine Rechtsgrundlage 23 Abs. 1 Kunsturhebergesetz ist keine ausreichende Rechtsgrundlage für eine solche Veröffentlichung im Internet. Selbst dann, wenn einer der Ausnahmetatbestände (z. B. Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen) zutrifft, verletzt gerade die Publikation im Word Wide Web die berechtigten Interessen des Betroffenen im Sinne von 23 II Kunsturhebergesetz. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass I. Fotos beliebig auf die eigene Festplatte heruntergeladen werden können, II. Digitale Bilder mit Bildbearbeitungsprogrammen nachbearbeitet, verändert und in einen völlig anderen Kontext gestellt werden können, III. Die Veröffentlichung von Kinderbildern dem Jugendschutz zuwider läuft Einwilligung erforderlich. Die kirchliche Datenschutzanordnung und das Datenschutzgesetz der EKD kennen keine Norm (Rechtsgrundlage), die die Bildveröffentlichung im Internet zulassen würde. Es ist daher vor der Einstellung von Fotos in die Website der Pfarrgemeinde oder des Kindergartens in jedem Fall die Zustimmung der Sorgeberechtigten erforderlich. Liegt sie nicht vor, ist die Veröffentlichung rechtswidrig. Ein Verstoß hiergegen kann nach dem Kunsturhebergesetz mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr bestraft werden. Schriftlichkeit der Einwilligung Die Einwilligung aller abgebildeten Personen muss schriftlich vorliegen und auf den konkreten Einzelfall bezogen sein. Die Sorgeberechtigten müssen die Möglichkeit haben, die Bilder vor Abgabe der Einwilligungserklärung zu sehen. Formularmäßig erklärte Einwilligungen, etwa im Aufnahmevertrag, reichen nicht aus Konferenz der Datenschutzbeauftragten Konferenz der Datenschutzbeauftragten der im Bereich der Katholischen Kirche Deutschlands evangelischen Landeskirchen (Unterstreichungen nicht im Original)