Von der Strategie zum Konzept. Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit

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1 Von der Strategie zum Konzept. Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit Prof. Dr. Mario Glauert Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam 66. Westfälischer Archivtag 2014 in Bielefeld Nach vorne schauen Strategieentwicklung und Planung in Archiven 0

2 Von der Strategie zum Konzept Strategie Konzept Maßnahmen 1

3 Strategie 2

4 Strategien der Bestandserhaltung Vergangenheit Schäden beheben Restaurierung Gegenwart Schadensprozesse beenden Konservierung Zukunft Schadensrisiken vorbeugen Prävention 3

5 Strategien der Bestandserhaltung Prävention 4

6 Strategien der Bestandserhaltung Prävention 5

7 6

8 Kosten Kosten für Maßnahmen der Bestandserhaltung Kennzahlen für 1 lfm Archivgut in Vollrestaurierung ,00 Einfache konservatorische Bearbeitung 1.500,00 Einzelblattentsäuerung 1.300,00 Mikroverfilmung 1.200,00 Verpackung (Materialkosten) 50,00 Quelle: Bestandserhaltungsausschuss der ARK,

9 Beispielrechung 1 Beispielrechnung für ein Archiv mit einem Bestand von lfm Archivgut Maßnahme Quote lfm Kosten pro 1 lfm in Gesamtkosten in Restaurierung Entsäuerung Verpackung 1% 60% 50% Priorisierung erforderlich! SUMME

10 Priorisierung 1. Priorisierung von Beständen Schadensbild (restauratorische Sicht) Bedeutung (archivarische Sicht) Nutzung (Nutzersicht) 9

11 Priorisierung 2. Priorisierung von Maßnahmen 10

12 Priorisierung 3. Anpassung von Maßstäben Grad und Umfang der Maßnahmen (Qualitäts-)Standards Abweichungs- und Fehlertoleranz Nebenwirkungen Bearbeitungsrisiken 11

13 Konzept 12

14 Ziel: Im Archiv entstehen keine neuen Schäden. 13

15 Konzept

16 Konzept 1. Problembewusstsein und Planung ( kostenlos ) Problembewusstsein: Schulung / Fortbildung Regeln für den Umgang mit Archivgut Vorgaben für Materialien und Verpackungen Lesesaalordnung / Führungen Vorgaben für Ausleihen / Ausstellungen Magazinkontrollen (Klima, Schimmel, Schädlingsbefall) Risikoanalyse (Notfallvorsorge) Notfallverbünde Schadenserfassung proaktive Bestandserhaltung im archivischen Vorfeld 15

17 Konzept 2. Prävention ( mit Kosten ) Ziel: Basisprävention 100% des Archivgutes wird fachgerecht gesichert und gelagert (gemäß DIN ISO 11799) neu übernommenes Archivgut wird innerhalb eines Jahres fachgerecht magazintechnisch bearbeitet und verpackt (gemäß DIN ISO 16245) 5% des Archivgutes, das noch nicht abschließend bearbeitet ist, wird jedes Jahr fachgerecht technisch bearbeitet und verpackt Häufig genutztes Archivgut wird nur noch in Form von Schutzmedien ( Kopien ) vorgelegt -> Mindestausstattung durch den Träger -> Problem der aufgehenden Schere 16

18 3. Konservierung / Restaurierung Konzept Mengenproblem (v. a. Entsäuerung und Reinigung) bzw. hohe Einzelkostenkosten (Restaurierung) überfordern Archive und (kommunale) Träger zusätzliche (Landes-)Programme bzw. überregionale Werkstätten erforderlich fachliche Unterstützung und Beratung unabdingbar Ziele: 1% des gefährdeten Archivgutes jährlich konservatorisch bearbeiten (KMK-Empfehlung 1995) Jede bestellte Archivalie, die wegen ihres Zustandes nicht vorgelegt werden kann, wird innerhalb eines Jahres restauratorisch behandelt ( Restaurierung on demand ) 17

19 Konzept Konzept: Restaurierung on demand in Archiven üblich Prioritätenbildung ohnehin notwendig Ziel der Bestandserhaltung ist die Nutzung hohe Nutzungsorientierung: Tatsächliche statt erwartete Nutzung Kosten gut begründbar keine (problematischen) Schadensanalysen erforderlich Gefahr: unbemerkter Zerfall wichtiger Stücke / Bestände? 18

20 Beispielrechung 2 Haushaltsmittel für Basis -Bestandserhaltung: Beispielrechnung (Kosten pro Jahr) Archiv mit einem Bestand von lfm Archivgut Verpackung aller Archivgut-Übernahmen (2% = 40 lfm) Verpackung von 1% der (50%) unverpackten Bestände (5 lfm) 500 Kopien für häufig genutzte Einzelstücke 500 Entsäuerung / Konservierung von 1% des (60%) gefährdeten Archivgutes (12 lfm) Restaurierung aller bestellten (2% des Bestandes), aber nicht nutzbaren Archivalien (0,5% der Bestellungen = 0,2 lfm) > Gesamtkosten (inkl. Entsäuerung / Konservierung) (11,80 pro 1 lfm) -> Gesamtkosten (ohne Entsäuerung / Konservierung) (5,50 pro 1 lfm) 19

21 Gestufte Verantwortung Bund: Modell- und Forschungsprojekte, Koordinierung, Katastrophenschutz Land: Förderprogramme, Beratungs- und Fortbildungsangebote, Zentralwerkstätten Träger: Bauunterhalt, Bestandserhaltungs-Budget Archiv: Fachkompetenz, Personalressourcen, Planung 20