Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral)

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1 Revision SGB III Bericht gemäß 386 SGB III Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral)

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung Revisionsergebnisse Erstattung der Gesamtverwaltungskosten BA-Personalkosten Berechnung von BA-Personalkosten Überprüfung und Korrekturprozess für BA-Personalkosten Kosten für Amtshilfepersonal... 3 Anlage Revisionsumfang und -methode Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember 2015

3 1 Zusammenfassung Für die Durchführung von Verwaltungsaufgaben in der Grundsicherung werden der BA die entstandenen Aufwände aus dem Bundeshaushalt und dem Haushalt der Kommunen erstattet. Die Verwaltungskosten werden durch die BA nachgewiesen und bei den gemeinsamen Einrichtungen (ge) abgerechnet. Nach Veröffentlichung des Verwaltungskostennachweises erfolgt die Erstattung durch den Bund und die Kommunen. Mögliche Fehler in der Abrechnung hätten zur Folge, dass der Haushalt der BA zu Unrecht be- oder entlastet wird. Die Interne Revision hat die Abrechnung der Verwaltungskosten für sechs gemeinsame Einrichtungen geprüft. Es wurden die beiden höchsten Aufwendungen, die BA-Personalkosten (ca. 2 Mrd. Euro pro Jahr) und die Kosten für Amtshilfepersonal (ca. 60 Mio. Euro pro Jahr), für den Abrechnungsmonat Juni 2014 untersucht. Darüber hinaus überprüfte die Interne Revision die Erstattung der Gesamtverwaltungskosten 1 für den Abrechnungsmonat Juni Auf den kommunalen Finanzierungsanteil wird nicht weiter eingegangen, da dieser nicht Gegenstand der Prüfung gewesen ist. Die Interne Revision ist zu folgenden Einschätzungen gekommen: Insgesamt bestehen hinsichtlich der Abrechnungs- und Erstattungsprozesse der Verwaltungskosten keine wesentlichen Risiken für die BA. Die derzeitige Berechnung der BA-Personalkosten beinhaltet wirksame Kontrollen, die geeignet sind, Fehler in der Berechnung zu vermeiden und die BA-Personalkosten in der richtigen Höhe zu ermitteln. Der Prozess für die Erstattung der Gesamtverwaltungskosten ist aus Sicht der Internen Revision in geeigneter Weise aufgesetzt. Im Teilbereich des Korrekturprozesses für BA-Personalkosten ist eine enge Abstimmung zwischen den Beteiligten erforderlich, damit die Abrechnungen vollständig und korrekt erfolgen. Hier sollte geprüft werden, ob die bisherigen Vorgaben ausreichend sind, die erforderliche verbindliche Abstimmung zwischen den Beteiligten zu gewährleisten und somit einen zuverlässigen Korrekturprozess sicherzustellen. Der Prozess zur Abrechnung der Amtshilfe ist geeignet, die Kosten termingerecht und vollständig abzurechnen. Keine wesentlichen Risiken in den Abrechnungsund Erstattungsprozessen Ermittlung von Korrekturen für BA-Personalkosten optimierungsbedürftig 1 Gesamtverwaltungskosten in diesem Sinne sind die personellen, sächlichen sowie sonstigen Aufwendungen der gemeinsamen Einrichtungen zur Durchführung ihrer Aufgaben nach dem SGB II. Die Gesamtverwaltungskosten betrugen im Haushaltsjahr 2014 ca. 3,37 Mrd. Euro (gemäß Verwaltungskostennachweis vom ). Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember

4 2 Revisionsergebnisse 2.1 Erstattung der Gesamtverwaltungskosten Die Gesamtverwaltungskosten werden zeitnah anhand einer Abschlagszahlung im laufenden Abrechnungsmonat und einer Schlussrechnung im Folgemonat erstattet. Die Berechnung der Erstattungsbeträge erfolgt hierbei im 4-Augen-Prinzip. Damit wird aus Sicht der Internen Revision dem Risiko einer fehlerhaften Berechnung der Erstattungsbeiträge in ausreichender Weise begegnet. Weiter wird dadurch sowie aufgrund der vorhandenen technischen Unterstützung (z. B. automatisierte Protokolle) und der Überwachung des Zahlungseingangs dem Risiko doppelter, unvollständiger oder nicht erfolgter Erstattungen entgegen gewirkt. Prozess der Erstattung der Verwaltungskosten zuverlässig aufgesetzt 2.2 BA-Personalkosten Berechnung von BA-Personalkosten Die BA-Personalkosten werden für die in den ge eingesetzten BA- Beschäftigten anhand von Durchschnittskostensätzen berechnet. Grundlage für die Berechnung ist eine bundesweite Auswertung, welche die Vollzeitäquivalente 2 je Monat und je ge enthält. Diese zugrundeliegende große Datenmenge (zum Zeitpunkt der Prüfung ca abzurechnende Vollzeitäquivalente bundesweit) in Verbindung mit einer Vielzahl manueller Eingaben machen die Berechnung nach Einschätzung der Internen Revision komplex und grundsätzlich fehleranfällig. Begegnet wird dem Risiko durch eine voneinander unabhängige Berechnung mindestens zweier Personen und entsprechende Plausibilitätsprüfungen (z. B. Prüfung der Dienststellennummern), die während der Berechnung durchgeführt werden. Diese Kontrollen sind aus Sicht der Internen Revision geeignet, Berechnungsfehler im Ergebnis zu vermeiden. Aufgrund einer gesetzlichen Änderung mit der Zielrichtung, die Personalkosten auf Bund- und Länderebene einheitlich zu ermitteln, ist zum eine Umstellung des Berechnungsverfahrens notwendig. Ab diesem Zeitpunkt sind die tatsächlich angefallenen Personalkosten abzurechnen. Die BA analysiert und konzipiert aktuell mögliche Umsetzungsvarianten. Aus Sicht der Internen Revision sollte in diesem Zusammenhang beachtet werden, dass das neue Berechnungsverfahren weiterhin wirksame Kontrollen (z. B. 4-Augen- Prinzip) zu angemessenen Kosten beinhaltet. Über- wie auch unterdimensionierte Kontrollsysteme führen zu finanziellen Belastungen. Darüber hinaus sollte die Neukonzipierung dazu genutzt werden, die Komplexität der Bearbeitungsschritte zu minimieren, um möglichen Fehlern bei der Berechnung zusätzlich vorzubeugen. Kontrollen im aktuellen Berechnungsverfahren geeignet, Fehler zu vermeiden Überprüfung und Korrekturprozess für BA-Personalkosten Die ge sind dazu verpflichtet, die von der BA geltend gemachten BA- Personalkosten monatlich zu überprüfen 3. Diese Überprüfung hat zum Ziel, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Abrechnungen zu gewährleisten. Gründe für Korrekturen der BA-Personalkosten können beispielsweise bestimmte Abwesenheitszeiten (Sonderurlaub, Mutterschutz) oder nachträglich bekannt gewordene Veränderungen (aufgrund von Abordnungen oder Versetzungen) sein. Bleiben Korrekturerfordernisse im Rahmen der Überprüfung unentdeckt, führt dies dazu, dass der Haushalt der BA zu Unrecht be- oder entlastet wird. 2 vgl. 4 Abs. 1 Verwaltungskostenfeststellungsverordnung (VKFV) 3 gemäß 13 Abs. 2 VKFV Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember

5 Von den ge festgestellte Korrekturbedarfe sollen an den zuständigen Internen Service (IS) weitergegeben werden, der die Korrekturen veranlasst 4. Nach den Feststellungen der Internen Revision weicht die Praxis des Korrekturprozesses von den Festlegungen ab. Im geprüften Zeitraum wurde keine Korrektur durch die ge, sondern vorwiegend von den IS angestoßen. Zwei Personalbereiche haben bei nachträglich bekannt gewordenen Veränderungen dazu behelfsweise Auswertungen zur Berechnung der BA-Personalkosten genutzt (vgl. Ziffer 2.2.1). Im dritten geprüften IS wurde auf eine entsprechende Behelfslösung verzichtet und konsequent die Weisungslage umgesetzt. In diesem IS beschränkten sich die Korrekturen auf Sachverhalte, die aus Personalmitteilungen bekannt geworden sind (Mutterschutz, Beschäftigungsverbot). Es besteht das Risiko, dass Korrekturerfordernisse unerkannt bleiben und die BA-Personalkosten infolge dessen in der falschen Höhe abgerechnet werden. Aus Sicht der Internen Revision ist eine enge Abstimmung zwischen den ge und den IS notwendig, damit die Abrechnungen der Kosten umfassend und korrekt erfolgen können. Nach den der Internen Revision vorliegenden Unterlagen für Korrekturerfordernisse hätte eine fehlende Abstimmung dazu geführt, dass der Haushalt der BA zu Unrecht entlastet wird. Die Verantwortung dafür liegt nach Einschätzung der Internen Revision auf Seiten der ge. Vor dem Hintergrund der getroffenen Feststellungen sollte geprüft werden, ob die bisherigen Vorgaben zur Umsetzung ausreichend sind, die erforderliche verbindliche Abstimmung zwischen den Beteiligten zu gewährleisten und somit einen zuverlässigen Korrekturprozess sicherzustellen. 2.3 Kosten für Amtshilfepersonal Zur Stabilisierung der Personalstrukturen werden unter anderem in den ge Amtshilfekräfte 5 verschiedener Amtshilfegeber eingesetzt. Die der BA hierfür entstehenden Kosten werden auf der Grundlage der ausgestellten Rechnungen der Amtshilfegeber in der tatsächlichen Höhe abgerechnet 6. In den zentralen Regelungen sind die aufeinander abgestimmten Prozessschritte und Kontrollen definiert. Die IS überprüfen und dokumentieren unter Einbeziehung der jeweiligen ge die Richtigkeit und Vollständigkeit der Amtshilferechnungen anhand standardisierter Prozessschritte und Kontrollen. Etwaige Abrechnungsfehler werden mit den Amtshilfegebern abgestimmt und im folgenden Abrechnungsverfahren berichtigt 7. Die Prozesse und Kontrollen werden nach den Feststellungen der Internen Revision entsprechend durchgeführt und sind aus Sicht der Internen Revision geeignet, dem Risiko einer unvollständigen bzw. nicht termingerechten Abrechnung der Kosten zu begegnen. Berücksichtigung aller Korrekturen gegenwärtig nicht sichergestellt Empfehlung Prozess geeignet, Kosten vollständig und termingerecht abzurechnen 4 Prozessinformation: Abwicklung von Korrekturbedarf im Verwaltungskostennachweis inklusive Anlage (Stand vom ) 5 Amtshilfekräfte sind Beschäftigte der jeweiligen Amtshilfegeber (z. B. Deutsche Telekom AG, Deutsche Post AG, Bundesbank) und werden im Rahmen von Abordnungen bzw. Zuweisungen bei den ge eingesetzt. Details hierzu sind in entsprechenden Rahmenvereinbarungen zwischen der BA und den Amtshilfegebern geregelt. 6 siehe hierzu auch 18 VKFV 7 z. B. in Form einer Korrekturrechnung oder Gutschrift Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember

6 Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember

7 Anlage Revisionsumfang und -methode Der Vorstand der BA hat die Interne Revision beauftragt, eine Revision zum Thema "Abrechnung von dezentralen Verwaltungskosten durchzuführen. Die Revision verfolgte einen systemischen Ansatz, der den gesamten Prozess der Meldung, Weiterverarbeitung der Daten, Rechnungsstellung bis hin zu Vereinnahmung der Verwaltungskosten (Abschlags- und Schlussrechnung) untersuchte. Dabei wurden auch die Regelungen und Weisungen sowie genutzte IT-Verfahren und Meldemedien betrachtet. Die Auswahl der geprüften Verwaltungskosten erfolgte risikoorientiert auf Grundlage der Ausgabenhöhe für das Jahr Um den Prozess ganzheitlich zu betrachten, wurden neben den verantwortlichen Bereichen in der Zentrale und des BA-Service-Hauses auch drei Interne Services in die Revision eingebunden. Ergänzend wurde auch das IT-Systemhaus fachlich in die Revision einbezogen (Betreuung der genutzten IT-Verfahren). Die Kalkulation und Festlegung der Personaldurchschnittskostensätze war nicht Gegenstand der Revision. Zeitraum der Revision: Abrechnung von Verwaltungskosten (dezentral) Dezember 2015