Ausleih- und Rückgabeautomaten im. Einsatz. (Best-Practice-Erfahrungen der SLUB) 95. Bibliotekartag Dresden Dr.

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Bertold Bayer
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1 95. Bibliotekartag 2006 SLUB Abteilungsleiter IT F1

2 Vortragsthemen Teil 1: Ausleihautomaten SLUB Teil 2: Rückgabeautomat SLUB Erkenntnisse unabhängig von Medienkennzeichnung durch Barcode/RFID Teil 3: Test RFID SLUB F2

3 Zeitliche Einordnung SLUB Gründung Gesetz Planung Neubau SLUB Zellescher Weg 18 Überlegungen zur für Benutzer Marktanalyse Ausschreibung Beschaffung Schritt 1: 5 Ausleihautomaten (Selbstverbuchung) Betriebsbeginn: Eröffnung Neubau Zentralbibliothek Schritt 2: 1 Rückgabeautomat Juni 2005 Schritt 3: Test RFID SLUB Juli F3

4 Teil 1: Ausleihautomaten SLUB Ziele: Entlastung Personal von Routinearbeiten Besserer Service für Benutzer Weniger Wartezeiten / kürzere Schlangen Handlungsfähigkeit trotz Personalabbau Nutzung - Chance - Neuausstattung Grundlagen: Bestandssicherung Magnetstreifen Medien mit Barcode Problem: z. T. innen F4

5 Ausleihautomat 3M F5

6 Startphase Ausleihautomaten Start: Phase 1 (2 Jahre, ca ) Probleme Technische Probleme Barcode- /Sicherungserkennung Schlechter Standort Entfernung Ausleihtheke Missbrauch Fälschung Barcode Einführung PIN (Lib-IT) Erkenntnisse Gerätekonfiguration/Test vor Ort (Einfluss Licht, Barcodequalität, Magnetstreifen nicht vollständig erkennbar) Annahme durch Benutzer nur zögerlich - nicht erwartet Frust Benutzer durch Systemfehler/Unsicherheit F6

7 Betriebsphase Betrieb: Phase 2 (ca ) Neuer Standort in Zentralbibliothek Verstärkung Benutzerinformation/-betreuung Aufsicht durch Personal Erkenntnisse: Bessere Annahme durch Benutzer Hoher Betreuungsaufwand/Erklärungsaufwand (Handling, Medien, warum überhaupt) Techn. Funktion gut - PIN ist Barriere (Setzen über LIBERO Betreungsaufwand) Nutzung der Automaten nicht entsprechen nicht Erwartungen / Investitionen F7

8 Ausleihtheke Zentralbibliothek - links F8

9 Ausleihtheke Zentralbibliothek - rechts F9

10 Nutzungsverbesserung Betrieb: Phase 3 (Januar-Mai 2005) Angebot 3M Projekt zur Nutzungsverbesserung Ziel: Investition in Automaten muss sich lohnen Verringerung Personalaufwand Erhöhung Benutzerakzeptanz Vorgehen: Analyse IST Festlegung Ziele Leichter Benutzerzwang aktives Marketing Stete Kontrolle Auswertung F10

11 Ergebnis Nutzungsverbesserung Details Vortrag 3M Themenkreis 9 Freitag, , 9:00 12:00 Ergebnis: Mehr positives als negatives Echo Reduktion der Schlangen Ca. 60% der mgl. Ausleihen Freihand an Ausleihautomaten Bewertung: GUT Viele Benutzer mit Mehrfachwünschen an Ausleihtheke kein Zwang zu Automaten F11

12 Statistik Ausleih-Automaten Ausleihen davon Freihand Anteil Freihand davon AuA Anteil AuA Januar % % Februar % % März April Mai Juni Juli August September % 49% 59% 54% 55% 52% 63% % 69% 51% 55% 57% 57% 50% Oktober % % November % % Dezember % % % % F12

13 Ausleihautomat - Medienhinweis F13

14 Hat sich die Investition gelohnt? Einschätzung aus heutiger Sicht: Entscheidung war richtig Investition hat sich gelohnt ist Technologie der Zukunft in Bibliotheken Unterschätzt: Benutzermotivation, -information Akzeptanz durch MitarbeiterInnen Technische Konfiguration Aufstellungsort Grundsätzlich: Automaten sind keine Selbstläufer Betreuungsaufwand und Integration in Geschäftsprozesse erforderlich F14

15 Teil 2: Rückgabeautomat SLUB Projektstart: Herbst 2004 Ziel: weiterer Ausbau Benutzungsbereich Zentralbibliothek Ziele wie bei Ausleihautomaten Beachtung der Erkenntnisse Einführung Ausleihautomaten Beschaffung Rückgabeautomat mit Buchsortierung Anpassungsaufwand LIBERO (SIP2 Book Sort Extensions) Start Rückgabeautomat: Juni F15

16 Überlegungen Standort: Innen / außen gesicherter / ungesicherter Bereich Barcode / Buchsicherung Magnetstreifen Medienmix bei Rückgabe Überlegungen zur Sortierung und Medienausschluss bei Rückgabe erforderlich F16

17 Rückgabe-Automat Front F17

18 Rückgabe-Automat Front F18

19 Rückgabe-Automat Rück F19

20 Rückgabe-Automat Rück F20

21 Rückgabe-Automat Hinweis F21

22 Rückgabe-Automat Hinweis F22

23 Rückgabe-Automat - Sortierung F23

24 Betriebserfahrungen Rückgabeautomat Sehr gute Annahme durch Benutzer geringer Motivations-/Informationsaufwand Rückgabezahlen steigen noch Immer öfter mehr als 1000 Rückgaben/Tag Spitzenwert: 21. Dezember 2005: Bücher Ziel erreicht: Warteschlange kürzer Reduktion Personalaufwand / Serviceverbesserung bei höheren Benutzungszahlen und gleichem Personal F24

25 Statistik Rückgabe-Automat 2005 Rückgaben davon RGA % Juli % Aug Sept Okt Nov % 21% 27% 35% Dez % F25

26 Gesamtbewertung Barcode / Buchsicherung Magnetstreifen ist ausreichend Probleme sind an anderen Stellen zu lösen Technologieunabhängig SLUB: Ziele erreicht Keiner wurde entlassen!!! Besserer Service steigende Benutzungszahlen in Zentralbibliothek gleichbleibender Personalaufwand Grundlagen für Entkopplung Öffnungszeiten von Dienstangebot Ausleihe/Rückgabe geschaffen Nächstes möglicher Schritt: Gebührenautomat F26

27 Teil 3: Test RFID SLUB Ziel: Verstellrevision Schrittweise Einführung Für SB-Ausleihe/Rückgabe Kosten Transponder zu hoch Automaten und Ausgangssicherung teuer, Kombination RFID mit Magnetsicherung (Ausgangssicherung) nicht mgl Bücher mit RFID ausgestattet F27

28 Ergebnis Test RFID SLUB Einarbeitung Transponder -> gut Verstellrevision mit Handlesegerät gutes Handling Aufwändige Erzeugung der Revisionslisten F28

29 Ergebnis Test RFID SLUB bis zu 4 x Lesen je Regalboden, bis alle Bücher erfasst (abhängig von Schnelligkeit des Einlesens und Haltung des Gerätes) Keine Sicherheit, ob alle Transponder gelesen Schmale Medien hintereinander - oft nicht alle erfasst (unter 10 mm Dicke) Versteckte/verrutschte Bücher nicht erkannt Metallregale SLUB - erstes/letztes Buch auf Regalboden nicht erfassbar F29

30 Bewertung RFID SLUB Entscheidung: zurzeit kein an SLUB Verhältnis von Investitionsaufwand (finanziell und personell) zu Ergebnis nicht zufriedenstellend SLUB: Marktbeobachtung Verfolgung technische Entwicklungen erfahrungen anderer Bibliotheken F30

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