1. Informationsbrief Special Olympics Kiel 2018

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1 1. Informationsbrief Special Olympics Kiel 2018

2 Seite 2 Liebe Freunde von Special Olympics Deutschland, wir bedanken uns für die zahlreichen Anmeldungen bzw. Bewerbungen, die uns bis zum 31. Oktober 2017 über das Online-Meldeportal erreicht haben. Aufgrund der zahlreichen Anmeldungen über die Teilnahmeobergrenzen hinaus, steht in den kommenden Wochen in allen Sportarten der Nominierungsprozess an. Weitere Informationen dazu sowie einen ersten Überblick über die Vorbereitungen finden Sie auf den folgenden Seiten. Die Nationalen Spiele Kiel 2018 mit insgesamt mehr als Beteiligten ist im nächsten Jahr eine der größten Sportveranstaltungen deutschlandweit, die sowohl uns als Organisatoren als auch Sie als Teilnehmer besonders fordert. Wir möchten Sie daher bitten, sich regelmäßig über den weiteren Verlauf der Veranstaltung zu informieren und sich die Informationsschreiben sorgfältig durchzulesen.

3 Seite 3 Inhaltsverzeichnis 1) Abmeldung aufgrund nicht gefundener Unterkunft ) Registrierung der Teilnehmer ) Rechnungstellung Pauschale ) Sport/Wettbewerb ) Headcoachmeetings ) Familienservice ) Unterkunft ) Öffentliche Verkehrsmittel ) Gesundheitsprogramm Healthy Athletes ) Partnerschaften Delegationen und Schulen ) Kommunikation ) Wichtige Fristen im Überblick ) Geplanter Ablauf... 14

4 Seite 4 1) Abmeldung aufgrund nicht gefundener Unterkunft Sofern Sie bei der Unterkunftssuche keinen Erfolg haben und aufgrund dessen eine Abmeldung Ihrer Delegation in Erwägung ziehen, möchten wir darum bitten, sich vorher bei uns zu melden. Wir möchten versuchen gemeinsam eine Lösung für das Unterkunftsproblem zu finden. 1) Registrierung der Teilnehmer Die Registrierung der Teilnehmer ist abgeschlossen. Die Frist für die Online-Anmeldung ist am verstrichen. Aufgrund der hohen Anzahl an Gesamtmeldungen und der letztendlich zur Verfügung stehenden Startplätze werden auch für die Spiele in Kiel nicht alle gemeldeten Sportlerinnen und Sportler berücksichtigt werden können. Bitte beachten Sie, dass es aus diesem Grund auch in Sportarten zu Absagen kommen kann, bei denen in vorigen Spielen bislang alle Meldungen berücksichtigt werden konnten. Grundsätzlich sind somit Absagen in allen Sportarten möglich. Die Entscheidung über die Zu- und Absagen in den einzelnen Sportarten erfolgt über das im Grundsatzpapier zu den Teilnahmekriterien für Nationale Spiele beschriebene Nominierungsverfahren und in Abstimmung mit den Landesverbänden. Der finale Zu- und Absagenversand erfolgt Anfang Januar Weitere Unterlagen In der weiteren Vorbereitung der Special Olympics Kiel 2018 werden noch folgende Informationen und Formblätter benötigt: Fehlende Skillwertangaben/Bestwerte für Schwimmen, Leichtathletik und Kraftdreikampf bitten wir Sie, bis spätestens nachzureichen. Fehlende Staffel- und Mannschaftsmeldungen. Das Formblatt für Staffel- und Mannschaftsmeldungen finden Sie auf der Veranstaltungshomepage unter den Teilnehmerinfos Fehlende Fotos der Teilnehmer bitten wir bis spätestens nachzureichen. Bezüglich der Angabe von Skillwerten und Staffel- bzw. Mannschaftsmeldungen bitten wir Sie, in den betreffenden Sportarten die Zu- und Absageschreiben abzuwarten. Ummeldungen Ummeldungen: Athletinnen/Athleten und Unified Partnerinnen/Partner können bis zum Mittwoch, 25. April 2018 umgemeldet werden. Hierfür ist das Ummeldeformular (zum Download auf der Webseite) zu verwenden.

5 Seite 5 Die Athletinnen/Athleten und Unified Partnerinnen/Partner sollten durch folgende Sportlerinnen und Sportler ersetzt werden: der gleichen Sportart und Disziplin gleiche Leistungslevels gleichen Geschlechts (ausgenommen Mannschaftssportarten) gleichen Altersgruppe Ummeldungen im WBFA können ohne obige Einschränkung durchgeführt werden. Nach dem 25. April 2018 werden unter keinen Umständen noch Ummeldungen angenommen. Wir bitten um Ihr Verständnis. Delegationsleiterinnen und Delegationsleiter, Headcoaches und Trainerinnen und Trainer können bis zum Akkreditierungstag umgemeldet werden. Änderungen sind aber in jedem Falle bei SOD anzumelden. Achtung!! In den Sportarten, in denen eine Nominierung mit Zu- und Absagen durchgeführt werden musste, entfällt der reguläre Ummeldeprozess. Sofern eine Sportlerin/Sportler, der eine Zusage erhalten hat, ausfällt, wird der Platz im Landesverband neu vergeben und es rückt die nächste Sportlerin/der nächste Sportler auf der Nachrückerliste nach. Der Platz wird dementsprechend nicht delegationsintern sondern landesweit nachbesetzt. Mails Sofern Sie uns s senden, möchten wir Sie bitten, in der Betreffzeile die Mitgliedsnummer bzw. den Namen der Werkstatt anzugeben. Einige Trainer und Headcoaches haben die -Adresse und Telefonnummer vom Delegationsleiter mit angegeben. Wir bitten vor allem die Headcoaches, uns ihre Kontaktadressen anzugeben, so dass wir Ihnen sportartspezifische Informationen weiterleiten bzw. Sie direkt telefonisch kontaktieren können. Andernfalls gehen wir davon aus, dass der Delegationsleiter alle Informationen intern weiterleitet. Die Nichtbekanntgabe der Kontaktdaten kann nicht als Entschuldigung herangezogen werden, wenn wichtige Fristen nicht eingehalten und Informationen intern nicht weitergeleitet werden. 2) Rechnungstellung Pauschale Bitte beachten Sie, dass für Delegationen (Einrichtungen/Vereine/Einzelpersonen), die kein Mitglied der SOD Landesverbände sind, eine Pauschale in Höhe von 140,- Euro p. P. erhoben wird. Die Rechnungen werden Ihnen Anfang Februar 2018 zugestellt. Bitte beachten Sie, dass die bei der Anmeldung angegebene Adresse zur Rechnungsstellung verwendet

6 Seite 6 wird. Sollten diese Adressen voneinander abweichen, geben Sie uns bitte rechtzeitig Bescheid. 3) Sport/Wettbewerb Nachfolgend finden Sie wichtige Informationen zu den Sportarten. Alle Formblätter stehen Ihnen zum Download auf unserer Veranstaltungswebsite unter folgendem Link zur Verfügung: Hinweis zu den Wettbewerbszeiten: Bitte beachten Sie, dass die Kernzeit der Wettbewerbe von Dienstag bis Donnerstag zwischen und Uhr und am Freitag zwischen und Uhr liegt. In einigen Sportarten beginnen die Wettbewerbe bzw. die Trainings bereits ab Uhr. Wir bitten Sie, dies entsprechend in Ihrer Tagesplanung zu berücksichtigen. Sobald die Detailzeitpläne der Sportarten veröffentlicht sind, werden wir Sie informieren. Badminton Basketball Beachvolleyball Boccia Für die Sportart Boccia wurde die Sportstätte geändert. Die Wettbewerbe finden in der Brest-Halle Kiel, Lantziusstraße 62, Kiel, statt.

7 Seite 7 Bowling Fußball Sofern Sie einen eigenen Pavillon besitzen, können Sie diesen gern mitbringen und vor Ort aufstellen. Golf Handball Judo Montag und Dienstag Klassifizierungswettbewerbe und Waage für alle Athleten. Für die Benutzung der Spinde wird ein Vorhängeschloss benötigt. Kanu Für die Benutzung der Spinde wird ein Vorhängeschloss benötigt. Kraftdreikampf

8 Seite 8 Langstreckenschwimmen Für die Benutzung der Spinde wird 1 benötigt. Für die Benutzung der Spinde wird ein Vorhängeschloss benötigt. Leichtathletik Radfahren Im Radfahren sind aufgrund der überschrittenen TN Obergrenze keine Ummeldungen möglich. Reiten Roller Skating Es findet am die Blade Night Kiel im Rahmen der Nationalen Spiele statt. Die Blade Night startet um 19 Uhr an der Kiellinie auf Höhe der Olympic Town Bühne. Es wird pünktlich gestartet, ein Treffen auf Höhe der Olympic Town Bühne ist ab ausdrücklich erwünscht. Für die Benutzung der Spinde wird ein Vorhängeschloss benötigt. Schwimmen Segeln Vor dem Beginn der Segelwettbewerbe wird ein Schwimmtest durchgeführt. Bitte bringen Sie eigene Schwimmwesten mit.

9 Seite 9 Tennis Tischtennis Wettbewerbsfreies Angebot 4) Headcoachmeetings Badminton Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um ca. 15 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Basketball Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um ca. 10 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Beachvolleyball Boccia Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) nach der Klassifizierung um ca. 15/16 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Bowling Das erste Headcoachmeeting findet am Dienstag ( ) um 9 Uhr in Rick s Bowling Cafe statt.

10 Seite 10 Fußball Golf Handball Judo Das erste Headcoachmeeting findet am Mittwoch ( ) um 9 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Kanu Kraftdreikampf Langstreckenschwimmen Das erste Headcoachmeeting findet am Dienstag ( ) um 8:30 Uhr im Freibad Katzheide statt. Leichtathletik Das erste Headcoachmeeting findet am Sonntag ( ) um 17 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Radfahren Das erste Headcoachmeeting findet am Sonntag ( ) um ca. 19 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Reiten Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um 17 Uhr statt. Der Ort wird im 2. Infobrief bekannt gegeben. Roller Skating Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um 13 Uhr in der Coventry-Halle statt.

11 Seite 11 Schwimmen Das erste Headcoachmeeting findet am Sonntag statt. Die Uhrzeit und der Ort werden im 2. Infobrief bekannt gegeben. Segeln Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um 16:30 Uhr im Camp 24/7 statt. Tennis Tischtennis Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um 13 Uhr in der TG Düsternbrook statt. Das erste Headcoachmeeting findet am Montag ( ) um 15 Uhr in der Strahlsundhalle statt. 5) Familienservice In Kiel wird auch wieder ein Familienservice für die Familienmitglieder der teilnehmenden Athletinnen und Athleten angeboten. Der Familienservice Special Olympics Kiel 2018 beinhaltet: Akkreditierungsausweise für alle gemeldeten Familienmitglieder und damit o Eintrittskarten für die Eröffnungs- und Abschlussfeier o Eintrittskarten für den Familienempfang Zugang zum Familienzelt Möglichkeit der Teilnahme am SOD Aktionstag Familie vergünstigtes Kulturangebot in Kiel Zusendung von Vorabinformationen zu den Sommerspielen und Kiel Die Anmeldung wird vom 1. Januar 15. Februar 2018 ausschließlich über die Homepage möglich sein: Weitere Informationen entnehmen Sie dem beigefügten Familienbrief. Bitte leiten Sie diesen auch an die Familien der Athletinnen und Athleten weiter, um Ihnen eine Teilnahme zu ermöglichen. 6) Unterkunft Sollte seit Meldeschluss für alternative Unterkünfte kurzfristig Bedarf entstanden sein, bitten wir um umgehende Rückmeldungen, damit wir dies in den derzeitigen Planungen berücksichtigen können.

12 Seite 12 7) Öffentliche Verkehrsmittel Bitte planen Sie bevorzugt die Anreise mit PKW oder Bus ein. Die kostenfreie bzw. kostengünstigere Nutzung der öffentlichen Verkehrsmittel in und um Kiel ist bisher noch nicht abgesichert. Die Verhandlungen hierzu laufen. Besonders für Delegationen, deren Unterkünfte sich im Kieler Umland befinden, können wir keinen Busshuttle einrichten. In der Stadt Kiel wird es genügend Parkplätze (z.t. kostenpflichtig) geben. 8) Gesundheitsprogramm Healthy Athletes Während der Special Olympics Kiel 2018 findet das Gesundheitsprogramm vom Mai statt. Es ist geplant, dass die Untersuchungen und Beratungen bereits am Montag, 14. Mai 2018 parallel zur Akkreditierung der Teilnehmer beginnen und am Donnerstag, 17.Mai 2018 enden. Die offizielle Eröffnung des Gesundheitsprogramms wird am Dienstag, um 10 Uhr stattfinden. Die Organisation der Angebote mit den erwarteten ca Untersuchungen und Beratungen in sieben medizinischen Bereichen wird durch die Ärzteund Zahnärztekammer Schleswig Holstein, die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sowie medizinischen Fach- und Berufsschulen engagiert unterstützt. Täglich sind ca. 300 ehrenamtliche Helfer beim Gesundheitsprogramm im Einsatz: Ärzte, Zahnärzte, Psychologen, medizinisches Fachpersonal und Studierende und Auszubildende. Zum Healthy Athletes Angebot gehören folgende Bereiche: Fitte Füße, Bewegung mit Spaß, Gesunde Lebensweise, Besser Hören und Besser Sehen sowie Gesund im Mund und Innere Stärke. Wir bitten alle Athleten, die bereits einen SOD Gesundheitspass erhalten haben, diesen nach Kiel mitzubringen. Für Athleten, die noch keinen Gesundheitspass haben, erfolgt die Ausgabe während der Akkreditierung. Für Teilnehmer am Gesundheitsprogramm, die in Kiel 2018 neben dem Bereich Gesund im Mund mindestens an zwei weiteren Gesundheitsbereichen teilnehmen und dieses mit Eintragungen im Gesundheitspass nachweisen, erhalten eine elektrische Zahnbürste. Wir möchten Sie nochmals um besondere Beachtung des Vorgehens bei der Anmeldung zum Gesundheitsprogramm informieren: Das aus den Akkreditierungsunterlagen zur Onlineanmeldung ausgedruckte und von den jeweiligen Unterschriftsberechtigten (Sorge-bzw. Erziehungsberechtigten) unterzeichnete Formblatt G zur Einwilligung der Teilnahme am Gesundheitsprogramm ist aus rechtlichen Gründen in der anmeldenden Einrichtung für eventuelle Rückfragen aufzubewahren. Für die Einhaltung dieser rechtsverbindlichen Maßnahmen sind die anmeldenden Einrichtungen bzw. Personen verantwortlich. Teilnehmer, für die im Voraus die Einwilligung noch nicht erfolgte, können nur nach Vorlage einer unterschriebenen Einwilligungserklärung (unter Beachtung der rechtlichen Bestimmungen) an den Gesundheitsbereichen teilnehmen.

13 Seite 13 9) Partnerschaften Delegationen und Schulen Im Rahmen der Nationalen Sommerspiele können Patenschaften zwischen Schulklassen und Delegationen entstehen. Das heißt, dass bereits vor Veranstaltungsbeginn Kontakt zu Athletinnen und Athleten einer Delegation aufgenommen werden kann. Die Klassen können so bereits im Vorfeld erste Erfahrungen mit Menschen mit geistiger und mehrfacher Behinderung sammeln und die Athletinnen und Athleten bekommen Kontakt zu ihren Fans. Während der Veranstaltung können die Klassen dann ihre Athletinnen und Athleten an den Sportstätten besuchen, besonders anfeuern und Erinnerungsfotos miteinander machen. Bei Interesse am Projekt Patenschaften melden Sie sich bitte unter: 10) Kommunikation Abschließend bitten wir Sie, Ihre s regelmäßig abzurufen, da alle Informationen per E- Mail versendet werden. Sollten Sie aufgrund von Urlaub/Krankheit etc. Ihre s nicht regelmäßig abrufen können, senden Sie uns bitte die Kontaktdaten Ihres Vertreters zu, so dass Anfragen schnellstmöglich bearbeitet werden können. Bitte nutzen Sie die Veranstaltungswebsite der Special Olympics Kiel 2016 unter Dort finden Sie Neuigkeiten und wichtige Informationen rund um die Veranstaltung. Zusätzlich informieren wir in unserem monatlich erscheinenden Newsletter sowie auf Facebook regelmäßig über den Stand der Vorbereitungen der Special Olympics Kiel Alle Anlagen zu diesem Informationsbrief finden Sie auf der Veranstaltungswebsite unter Teilnehmer-infos (Infobriefe/Ausschreibung/Formulare) zum Download. 11) Wichtige Fristen im Überblick Anfang Januar Versand der Zu- und Absagen Anfang Februar Rechnungsstellung Bis Nachreichen fehlender Fotos Bis Nachreichen fehlender Skills, Staffel- und Mannschaftsmeldungen Ab ,- Euro Stornogebühr bei Abmeldung eines Teilnehmenden Fristablauf Sportlerinnen und Sportler-Ummeldungen Ab keine Rückerstattung der Pauschale bei Abmeldung mehr möglich

14 Seite 14 Wir bitten Sie, die benötigten Unterlagen fristgerecht zu den bekannten Terminen einzureichen. Bei nicht fristgerechter Einreichung behalten wir uns den Ausschluss Ihrer Delegation vor. 12) Geplanter Ablauf Veranstaltungsablauf (Änderungen vorbehalten) Sonntag, Anreise und Akkreditierung der Teilnehmer Montag, Anreise und Akkreditierung der Teilnehmer Trainingstag in den Sportarten Klassifizierungswettbewerbe in einzelnen Sportarten Gesundheitsprogramm Healthy Athletes Fanprojekt Eröffnungspressekonferenz Eröffnungsfeier (19:30 Uhr bis 21:00 Uhr) Dienstag, Klassifizierungswettbewerbe Wettbewerbsfreies Angebot (WBFA) Olympic Town (Kernzeit 12:00 Uhr bis 18:00 Uhr) Eröffnungspressekonferenz und Angebote des Gesundheitsprogramms Healthy Athletes SOD Aktionstag Familien Fanprojekt Familienempfang Mittwoch, Klassifizierungswettbewerbe Finalwettbewerbe & Siegerehrungen Wettbewerbsfreies Angebot (WBFA) Olympic Town Gesundheitsprogramm Healthy Athletes Sportlicher Unified Medientermin SOD Aktionstag junge Athletinnen und Athleten Fanprojekt Athletendisko Donnerstag, Finalwettbewerbe & Siegerehrungen

15 Seite 15 Wettbewerbsfreies Angebot (WBFA) Olympic Town Gesundheitsprogramm Healthy Athletes SOD Aktionstag Universität, Hochschulsport, Vereine Fanprojekt Abendveranstaltung Sport Freitag, Finalwettbewerbe & Siegerehrungen Wettbewerbsfreies Angebot (WBFA) Olympic Town Fanprojekt Abschlusspressekonferenz Abschlussfeier (19:30Uhr bis 21:00 Uhr) Samstag, Abreise der Teilnehmer Wir wünschen Ihnen eine frohe Weihnachtszeit und einen guten Start in das neue Jahr und freuen uns schon jetzt, Sie im Mai 2018 in Kiel begrüßen zu dürfen. Bei Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter der Bundesgeschäftsstelle und des Veranstaltungsbüros in Kiel unter den bekannten Telefonnummern sehr gern zur Verfügung! Mit sportlichen Grüßen Wiebke Linnemann Leiterin Veranstaltungsmanagement Andrea Standecker Sportprojekte & Unified Sports