5. Informationsbrief (Dezember 2014)

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1 5. Informationsbrief (Dezember 2014) zur Teilnahme an der Welt-Gymnaestrada 2015 vom Juli 2015 in Helsinki (Finnland) in der Delegation des Deutschen Turner-Bundes 1

2 Dezember 2014 Liebe deutsche Teilnehmer/innen an der Welt-Gymnaestrada, die deutsche Delegation steht und ist beim LOC für die Welt-Gymnaestrada angemeldet. Deutschland wird an der 15. Welt-Gymnaestrada 2015 mit Teilnehmer/innen vertreten sein. Es ist doch ein toller Zufall, dass wir im Jahr 2015 mit Personen in Helsinki teilnehmen. Jetzt darf niemand mehr ausfallen oder noch dazukommen, damit das Zahlenspiel bestehen bleibt. Diesen fünften Informationsbrief und alle folgenden erhalten nun nur noch die angemeldeten, aktiven Gruppen und Gäste. In diesem Brief geht es vor allem um das weitere Prozedere des LOC zur zeitlichen Planung der Gymnaestrada-Woche und die DTB-Planungen zur Probe der Großgruppenvorführungen und des Nationalen Nachmittages. Grundsätzlich finden Sie alle DTB-spezifischen Informationen auf der Homepage des Deutschen Turner-Bundes Generelle Informationen über Helsinki und die Organisation vor Ort finden Sie auf der Homepage des LOC unter Inhalt 1. Die Anmeldung 1.1 Die abgeschlossene Anmeldung 1.2 Eintrittskarten für Besucher 1.3 Geldeinzug 2. Die Delegationsbekleidung 2.1 Weiteres Prozedere 2.2 Tauschbörse 3. Inhaltliche Programmbausteine die Beiträge des Deutschen Turner-Bundes (DTB) 3.1 Gruppenvorführungen Group Performance 3.2 Großgruppenvorführung Large Group Performance 3.3 Magnetbühnen City Performances 3.4 Deutscher Nachmittag German National Afternoon 3.5 Gala der Großgruppenvorführungen engl. Midnight Sun Special 3.6 FIG-Gala 4. Das neue FIG-Programmangebot Gymnaestrada World Team 5. Unterkunft und Transfer 5.1 Schulunterkünfte 5.2 Transfer 6. Aufruf: Gesucht! 7. Deutschland Fan-Paket 8. Vorläufiger Fahrplan bis

3 1 Die Anmeldung 1.1 Die abgeschlossene Anmeldung / Geldeinzug Die deutsche Delegation umfasst insgesamt Teilnehmer/innen. Herzlichen Dank für das Interesse und die Begeisterung. Wir freuen uns mit einer starken Delegation in Helsinki vertreten zu sein auch wenn wir (wie immer) die Schweizer nicht toppen können. 1.2 Eintrittskarten für Besucher In Helsinki gibt es die Möglichkeit für Kurzzeit-Besucher, mit einer Tageskarte das Messegelände (Exhibition and Convention Center Helsinki) der Welt-Gymnaestrada zu besuchen. Diese Tageskarten kosten 30 und sind direkt am Eingang zum Messegelände zu erwerben. Das LOC hat uns mitgeteilt, dass ab 2. Februar ein Ticketportal für Besucher geöffnet wird. Bei Bedarf gehen Sie bitte über die Homepage des LOC Geldeinzug Der Einzug der Restkosten der Teilnehmergebühr sowie der noch ausstehende Restbetrag für Übernachtung/Verpflegung, Transfers, Tickets, Shop etc. erfolgt am 15. März 2015! 2 Die Delegationsbekleidung Um den Teilnehmer/innen den Service einer passgenauen Delegationsbekleidung anzubieten, mussten alle Kleidungsstücke einzeln mit der jeweiligen Größenangabe bestellt werden. Dieser Service kam sicherlich vielen zugute, da Hose, Jacke und T-Shirt in unterschiedlichen Größen bestellt werden konnten. Dies hat uns jedoch im Nachhinein sehr viel Überprüfungsarbeit beschert und viele Nachfragen bei den Bestellern nach sich gezogen. Hier muss für die nächste Gymnaestrada ein anderes System gefunden werden. 2.1 Weiteres Prozedere Wir haben die Bestellung fristgerecht an die Firma ERIMA GmbH weitergeleitet. ERIMA wird Ende Mai die bestellte Delegationskleidung an die im Gymnet hinterlegte Rechnungsadresse liefern. Falls das Paket nicht vollständig ist oder eine falsche Größe beinhaltet, bitten wir um eine schriftliche (gerne per Mail) Information, die wir dann an ERIMA weiterleiten. 2.2 Tauschbörse Falls trotz der Einzelbestellung der Größen, Einzelteile nicht passen, werden wir bis Anfang Juni eine Tauschbörse auf unserer Homepage einrichten. Weiteres folgt zu gegebener Zeit. 3

4 3. Inhaltliche Programmbausteine die Beiträge des Deutschen Turner-Bundes (DTB) 3.1 Gruppenvorführungen Group Performance In Anlage 1 ist die finale Zusammenstellung der 15 Vorführungsblöcke des DTB mit den beteiligten Vereinen zu finden. Wir freuen uns, den DTB wieder so vielfältig, kreativ und qualitativ hochwertig dem internationalen Publikum präsentieren zu können. Das LOC hat unsere Anmeldung dieser 15 Vorführblöcke erhalten, inklusive der Moderationstexte. Wir gehen davon aus, dass wir bis Ende Februar/Anfang März einen ersten Zeitplan für die Gruppenvorführungen erhalten. Diesen werden wir auf mögliche Überschneidungen mit anderen Programmbausteinen überprüfen und leiten den Vorschlag auch an alle beteiligten Gruppen zur Prüfung weiter. Sollte es zu Überscheidungen kommen, werden wir dies mit dem LOC besprechen und um eine Verschiebung bitten. In der Regel kommt das LOC diesen Bitten nach. HINWEIS: Der nächste wichtige Termin für alle Gruppen ist der 15. Mai 2015 als Stichtag für die Musikabgabe. Wir sind vom LOC aufgefordert, bis spätestens 18. Mai 2015 die Musik (im mp3-format) für die 15 Vorführungsblöcke abzugeben. Ab diesem Termin muss die Musik final stehen und kann dann auch nicht mehr verändert werden. Wir bitten darauf zu achten, dass entgegen der anfänglichen Information kein Jingle als Intro geplant ist! Bei inhaltlichen Fragen mögen sich die Gruppenleiter/innen bitte direkt an Anita Traulsen oder Richard Wieser wenden. Bei Fragen zur Organisation wenden Sie sich bitte an das Gymnaestrada-Team (Kontaktdaten am Ende dieses Infobriefes). 3.2 Großgruppenvorführungen Large Group Performance 995 Personen nehmen an der Großgruppenvorführung Enjoy your rhythm teil. Diese verteilen sich im Einzelnen auf die Teilbilder: Herzbild 237 Teilnehmer/innen Rhythmusbild 278 Teilnehmer/innen Akrobatikbild 332 Teilnehmer/innen (Anmeldung noch möglich!) Jugendbild 148 Teilnehmer/innen (Anmeldung noch möglich!) Im Akrobatikbild und im Jugendbild haben wir noch Luft nach oben. Wenn es also noch Gruppen (z. B. aus den City-Performances) gibt, die Interesse haben bei der Großgruppe mitzumachen, sollten diese sich schnellstmöglich beim Gymnaestrada-Team melden. 4

5 Probe für die Großgruppenvorführung Am 9./10. Mai 2015 findet die Probe der Großgruppe in Hanau statt. Wir bitten alle, diesen Termin zu blocken. Die Teilnahme ist für alle gemeldeten Personen für diesen Programmbaustein verbindlich. Der vorläufige Zeitplan (siehe Anlage 2) sieht vor, dass die Probe der Großgruppe am Samstag, 9. Mai stattfindet und nur das Akrobatik-Bild wegen des Auftritts im Midnight-Sun special auch noch am Sonntag, 10. Mai geprobt wird. Alle weiteren Informationen zur Anreise, eventuellen Unterbringung und Verpflegung erfolgen im neuen Jahr. 3.3 Magnetbühnen City Performances Insgesamt 14 Gruppen (siehe Anlage 3) haben sich für die City Performances angemeldet. Auch für diesen Programmpunkt erstellt das LOC bis Ende März/Anfang April einen ersten Zeitplan, den wir zur Freigabe erhalten. Nach Überprüfung unsererseits lassen wir den Zeitplan allen teilnehmenden Gruppen ebenfalls zum Abgleich zukommen. (gleiches Prozedere wie bei der Group Performance.) HINWEIS: Der nächste wichtige Termin für alle Gruppen ist der 15. Mai 2015 als Stichtag für die Musikabgabe. Wir sind vom LOC aufgefordert, bis spätestens 18. Mai 2015 die Musik (im mp3-format) für die City Performances abzugeben. Ab diesem Termin muss die Musik final stehen und kann dann auch nicht mehr verändert werden. 3.4 Deutscher Nachmittag German National Afternoon Der Deutsche Nachmittag findet am Mittwoch, 15. Juli 2015 von 13:00 14:00 Uhr statt. Im Anhang sind die Vereinsgruppen zu finden, die den Nationalen Nachmittag gestalten. (siehe Anlage 4). Wir freuen uns, dass wir als Choreografen-Team Jutta Koser, Corinna Oppold, Gerold Oppold und Stefan Eberherr verpflichten konnten. Auch für den Deutschen Nachmittag ist eine Probe in Deutschland in Planung. Diese findet vom Mai 2015 statt. Hierfür suchen wir noch einen Ausrichter mit einer großen Halle und der Möglichkeit der Schulunterkunft. Nähere Informationen gerne auf Anfrage an unser Gymnaestrada-Team. 3.5 Gala der Großgruppenvorführungen Midnight Sun Special Den DTB-Beitrag zum Midnight Sun Special gestalten wir unter dem Motto Connecting the world. Das Akrobatik-Bild aus der Großgruppenvorführung wird ergänzt durch vier Traversengerüste, die jeweils von einer Vereinsgruppe beturnt werden. Wir freuen uns auf eine atemberaubende Show im Olympiastadion in Helsinki. 5

6 3.6 FIG-Gala Alle bisherigen Informationen wurden in den bisherigen Infobriefen veröffentlicht. Darüber hinaus liegen keine weiteren Informationen vor. 4. Das neue FIG-Programmangebot Gymnaestrada World Team Da uns immer wieder Fragen bezüglich der Aufritte und Proben der Internationalen Großgruppe erreicht haben, hier nochmal der vorläufige Plan: Proben: Eine Generalprobe für alle Teilnehmer/innen im Vorfeld in Deutschland ist nicht geplant. Die Proben finden erst vor Ort statt: Dienstag, 14. Juli 2015: 13:00 14:00 Uhr: freiwillige Probe (um sicherzugehen, dass man die Choreografie kann) und 14:00 16:00 Uhr: verbindlich für alle Teilnehmer/innen Mittwoch, 15. Juli 2015: 13:00 15:15 Uhr: verbindlich für alle Teilnehmer/innen und Uhr: Generalprobe für alle Teilnehmer/innen Auftritte: Mittwoch, 15. Juli 2015: 21:00 22:30 Uhr: Midnight Sun Special Samstag, 18. Juli 2015: 15:00 16:30 Uhr: Abschlussveranstaltung (Closing Ceremony) jeweils im Olympiastadion. 5. Unterkunft und Transfer 5.1. Schulunterkünfte Wir gehen davon aus, dass das LOC in Helsinki im Februar die Schulen für die deutschen Gruppen zuteilt. Danach erfolgt die interne Zuteilung durch das Gymnaestrada-Team und die Abstimmung mit den Gruppen je nach Meldung. Einige Gruppen haben Zusatznächte vor und nach der Gymnaestrada gebucht. Diese wurden vom LOC bestätigt. Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass für die Zusatznächte andere Schulen bereitgestellt werden, als die zugeteilten Schulen während der Gymnaestrada-Woche. Sobald wir das wissen, informieren wir die betroffenen Gruppen entsprechend Transfer Hierzu haben wir keine weiteren Informationen. Diese werden im Frühjahr (April/Mai) erwartet. 6

7 6. Aufruf: Gesucht! Wir suchen noch einen Fotografen und einen Arzt, die Interesse haben, uns in Helsinki zu unterstützen. Ist in den Vereinsgruppen ein (semi-)professioneller Fotograf dabei, der Interesse hat, uns auf ehrenamtlicher Basis zu unterstützen? Dann würden wir uns über eine Meldung freuen. Ebenso suchen wir noch einen Arzt, der uns bei Bedarf zur Verfügung stehen könnte. 7. Deutschland Fan-Paket Die Firma M.A.X GmbH, die auch das Turnfest-Merchandising erstellt, hat für die deutsche Delegation ein Deutschland-Fan-Paket erstellt. Das Angebot finden Sie in der Anlage 5! 8. Vorläufiger Fahrplan bis 2015 Termin Dezember Informationsbrief März 2015 Einzug der restlichen Kosten März Informationsbrief Mai 2015 Generalprobe Deutscher Nachmittag 9./10. Mai 2015 Generalprobe Großgruppenvorführung und Midnight Sun Special 15. Mai 2015 Abgabe der Musik in mp3-format 12. Juli Juli 2015 Welt-Gymnaestrada 2015 in Helsinki (vorläufiger Zeitplan s. Anlage 6) Homepage Welt-Gymnaestrada und Hotel Wir möchten nochmals ausdrücklich auf unseren Auftritt Welt-Gymnaestrada auf der DTB- Homepage hinweisen: Hier finden Sie immer alle aktuellen Informationen zum Auftritt der DTB-Delegation in Helsinki. Folgende Infobriefe sind mit folgenden Schwerpunkten schon erschienen: 1. Infobrief (Dezember 2013) mit dem inhaltlichen Programmangebot der Welt- Gymnaestrada 2. Infobrief (März 2014) - mit den Kosten für die Teilnahme sowie die Präsentation des DTB-Delegationsanzuges 3. Infobrief (Juni 2014) mit Informationen zur verbindlichen Online-Anmeldung. 4. Infobrief (Oktober 2014) Hinweise zur finalen Anmeldung 7

8 Anlagen: Anlage 1: Übersicht Gruppenvorführung Anlage 2: Zeitplan Generalprobe Großgruppe Anlage 3: Übersicht City Performance Anlage 4: Übersicht Deutscher Nachmittag Anlage 5: Bestellformular Fan-Paket Anlage 6: vorläufiger Zeitplan Kontakt: Deutscher Turner-Bund Welt-Gymnaestrada 2015 Birgit Bollinger und Maren Zimmer Otto-Fleck-Schneise Frankfurt/Main weltgymnaestrada@dtb-online.de Tel Das Gymnaestrada-Team verabschiedet sich in den Weihnachtsurlaub. Vom bis machen wir Ferien. Ab Montag, den sind wir wieder für Sie da! Wir wünschen ein schönes Weihnachtsfest und einen guten Start ins Welt-Gymnaestrada-Jahr