Business Conduct Guidelines der Lagermax Unternehmensgruppe

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1 lay grundsätze neu_layout :15 Seite 1 Business Conduct Guidelines der Lagermax Unternehmensgruppe

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundsätze und Zielsetzungen 2. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen 2.1. Gesetzestreues Verhalten 2.2. Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität 2.3. Führung, Verantwortung und Aufsicht 2.4. Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten 3. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten 3.1. Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Kartellrechts 3.2. Anbieten und Gewähren von Vorteilen 3.3. Fordern und Annehmen von Vorteilen 3.4. Spenden 4. Vermeidung von Interessenskonflikten 4.1 Wettbewerbsverbot 4.2 Nebentätigkeiten 5. Umgang mit Einrichtungen und Informationen 5.1. Benutzung von Einrichtungen 5.2. Aufzeichnungen und Berichte 5.3. Verschwiegenheit 5.4. Datenschutz und Datensicherheit 6 Umwelt, Sicherheit und Gesundheit 6.1. Umwelt und technische Sicherheiten 6.2. Arbeitssicherheit 7. Beschwerden und Hinweise 8. Implementierung und Kontrolle

3 Vorwort Als familiengeführtes Unternehmen hat sich Lagermax in den mehr als 90 Jahren seines Bestehens einen hervorragenden Ruf erarbeitet. Leistungsfähigkeit, Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit haben Lagermax zu einem der führenden österreichischen Speditions- und Logistikunternehmen gemacht. Die Lagermax Business Conduct Guidelines im folgenden kurz BCG s genannt, stecken den ethisch-rechtlichen Rahmen ab, innerhalb dessen das Unternehmen, Entscheidungsträger und Mitarbeiter handeln. Die BCG s enthalten Prinzipien und Verhaltensregeln in Beziehung zu externen Partnern, Kunden, der öffentlichen Verwaltung, der Politik, Interessenverbänden und der Öffentlichkeit im Allgemeinen. Damit nimmt Lagermax seine ethisch-rechtliche Verantwortung als Unternehmen wahr und ist Ausdruck der Werte nach dem Motto: Gemeinsam in Bewegung. Die Erarbeitung der Lagermax Business Conduct Guidelines erfolgte im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen und orientiert sich an internationalen Abkommen zu Menschenrechten, Korruptionsbekämpfung und Nachhaltigkeit. Die BCG s sollen das Bewusstsein für Recht und Moral als integralem Bestandteil unternehmerischen Handelns stärken. Als Kernaussage gilt: Nur korrekte Geschäfte sind Lagermax Geschäfte. Der Vorstand Alexander Friesz Thomas Baumgartner Bei allen Bezeichnungen, die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form verwendet wurde.

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5 1. Grundsätze und Zielsetzungen Das Erscheinungsbild der Lagermax Gruppe in der Öffentlichkeit wird durch das Auftreten und Verhalten jedes einzelnen Beschäftigten geprägt. Jeder Mitarbeiter ist selbst verantwortlich dafür, dass Handlungen und Unterlassungen das umwelt- und gesellschaftsbewusste Image der Lagermax Gruppe fördern. Die BCG s sind verbindlich für alle Mitarbeiter und unterstützen die Beschäftigten, um ethische und rechtliche Herausforderungen im Arbeitsalltag bewältigen zu können. Jeder Mitarbeiter kann sich bei Fragen und Hinweisen im Zusammenhang mit den BCG s jederzeit an den direkten Vorgesetzten wenden. 2. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen 2.1. Gesetzestreues Verhalten Alle Beschäftigten haben die gesetzlichen Vorschriften derjenigen Rechtsordnung zu beachten, in deren Rahmen sie handeln. Jeder Mitarbeiter muss im Falle eines Verstoßes unabhängig von den im Gesetz vorgesehenen Sanktionen aufgrund der Verletzung seiner Pflichten mit arbeitsvertraglichen und disziplinarischen Konsequenzen rechnen Gegenseitiger Respekt, Ehrlichkeit und Integrität Lagermax respektiert die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen. Lagermax duldet keine Diskriminierung gegenüber Personen unterschiedlicher Herkunft, Nationalität, Kultur, Religion, Hautfarbe sowie keine sexuelle oder andere persönliche Belästigung oder Beleidigung. Diese Grundsätze gelten sowohl innerhalb der Lagermax Gruppeals auch für das Verhalten gegenüber Partnern. Das Unternehmen bietet faire An-stellungsbedingungen, zahlt gerechte Löhne und berücksichtigt bei betrieblichen Maßnahmen die Bedürfnisse der Mitarbeiter Führung, Verantwortung und Aufsicht Jeder Vorgesetzte trägt Verantwortung für seine Mitarbeiter. Dabei werden klare, ehrgeizige und realistische Ziele gesetzt. Bei beruflichen oder persönlichen Problemen kann jeder Dienstnehmer sich an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung wenden. Leitende Personen im Unternehmen sind verantwortlich, dass in ihrem Bereich keine Gesetzesverstöße geschehen, die durch Aufsicht hätten verhindert oder erschwert werden können.

6 2.4. Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten Lagermax erwartet von Lieferanten die Einhaltung der Wertgrundsätze und aller Bestimmungen wie sie sich das Unternehmen für sich selbst und gegenüber Stakeholdern und der Umwelt definiert hat. Dazu zählen die Einhaltung aller anwendbaren Gesetze, der Verzicht auf Korruption, die Einhaltung und Beachtung der Menschenrechte, Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, die Einhaltung internationaler Standards zum Umweltschutz und die Aufforderung, dass die Wertgrundsätze auch in der eigenen Wertschöpfungskette umgesetzt und eingehalten werden. 3. Umgang mit Geschäftspartnern und Dritten 3.1. Beachtung des Wettbewerbsrechts und des Kartellrechts Nur fairer Wettbewerb genießt das Recht, sich frei entfalten zu dürfen. Das Gebot der Integrität gilt auch im unternehmerischen Wettstreit. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sämtliche Regeln eines fairen Wettbewerbs einzuhalten. Dienstnehmer dürfen mit Mitbewerbern keine Gespräche führen, bei denen Preise oder Kapazitäten abgesprochen werden. Unzulässig sind ebenfalls Absprachen über Wettbewerbsverzicht oder die Abgabe von Scheinangeboten. Lagermax gewährt Lieferanten faire Vertragsbedingungen und angemessene Dienstleistungen, erwartet aber gleichzeitig auch, dass sich Kunden fair und korrekt verhalten Anbieten und Gewähren von Vorteilen Die Geschäftsbeziehung zwischen Lagermax und Kunde zeichnet sich durch Qualität, Preis, innovativen Produkten und Dienstleistungen aus. Mitarbeiter dürfen im Zusammenhang mit geschäftlichen Tätigkeiten direkt oder indirekt unberechtigte Vorteile nicht anbieten oder gewähren. Weder als monetäre Zuwendungen noch in Form anderer Leistungen. Geschenke an Geschäftspartner müssen danach ausgewählt werden, dass beim Empfänger jeglicher Anschein von Unredlichkeit und Inkorrektheit vermieden wird. Dienstnehmer bei Lagermax, die Verträge mit Beratern, Vermittlern, Agenten oder vergleichbaren Dritten abschließen, haben darauf zu achten, dass diese keine unberechtigten Vorteile anbieten oder gewähren.

7 3.3. Fordern und Annehmen von Vorteilen Mitarbeiter dürfen ihre dienstliche Stellung nicht dazu benutzen, Vorteile zu fordern, anzunehmen, sich zu verschaffen oder zusagen zu lassen. Dazu zählt, dass jeder Mitarbeiter jedes persönliche Interesse im Zusammenhang mit der Durchführung dienstlicher Aufgaben dem Vorgesetzten mitteilt. Weiters dürfen Lieferanten bei Auftragsvergabe nicht unfair bevorzugt oder behindert werden. Einladungen von Geschäftspartnern dürfen nur dann angenommen werden, wenn Anlass und Umfang der Einladung angemessen sind. Geschenke von Geschäftspartnern sind abzulehnen oder zurückzugeben, es sei denn, es handelt sich um unbedeutende Gelegenheitsgeschenke. Mitarbeiter dürfen keine privaten Aufträge von Firmen ausführen lassen, mit denen ein Geschäftskontakt besteht, wenn hierdurch persönliche Vorteile entstehen könnten Spenden Lagermax gewährt Geld- und Sachspenden für Bildung, Kultur, Sport und soziale Anliegen. Dabei sind Transparenz und die konkrete Verwendung oberstes Gebot. Lagermax legt Wert darauf, dass Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit nicht in Interessens- oder Loyalitätskonflikte geraten. 4. Vermeidung von Interessenskonflikten 4.1. Wettbewerbsverbot Das Betreiben eines Unternehmens, welches mit der Lagermax Gruppe ganz oder teilweise im Wettbewerb steht, ist Mitarbeitern nicht gestattet. Eine schriftliche Erlaubnis ist jedenfalls erforderlich bei einer Beteiligung an Unternehmen, welche Geschäftspartner der Lagermax Gruppe sind Nebentätigkeiten Nebentätigkeiten gegen Entgelt sind dem Vorgesetzten vorher schriftlich mitzuteilen. Die Nebentätigkeit kann untersagt werden, wenn sie zu einer Beeinträchtigung der Arbeitsleistung führt, den Pflichten im Unternehmen widerspricht oder wenn die Gefahr einer Interessenkollision besteht.

8 5. Umgang mit Einrichtungen und Informationen 5.1. Benutzung von Einrichtungen Die Anlagen und Einrichtungen in Büros, Lagern, Werkstätten, Produktionsstätten dürfen nur dienstlich genutzt werden. In keinem Fall dürfen Informationen abgerufen oder weitergegeben werden, die zu Rassenhass, Gewaltverherrlichung oder anderen Straftaten aufrufen oder Inhalte haben, die vor dem jeweiligen kulturellen Hintergrund sexuell anstößig ist. Den Mitarbeitern ist es nicht gestattet, ohne Einwilligung des Vorgesetzten Aufzeichnungen, Dateien, Bildund Tondokumente oder Vervielfältigungen anzufertigen, wenn dies nicht unmittelbar durch die berufliche Tätigkeit bedingt ist 5.2. Aufzeichnungen und Berichte Zur offenen und effektiven Zusammenarbeit gehört eine korrekte und wahrheitsgetreue Berichterstattung. Das gilt gleichermaßen für das Verhältnis zu Eigentümern, Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern sowie zur Öffentlichkeit und staatlichen Stellen. Aufzeichnungen und Berichte, die intern angefertigt oder nach außen gegeben werden, müssen korrekt und wahrheitsgetreu sein Verschwiegenheit Verschwiegenheit über interne Angelegenheiten ist dann zu wahren, wenn die Informationen nicht bereits öffentlich von Unternehmerseite bekannt gegeben worden sind Datenschutz und Datensicherheit Zugang zu elektronischen Medien, elektronischer Informationsaustausch und Dialog, elektronische Geschäftsabwicklung sind entscheidende Voraussetzungen für den Geschäftserfolg. Personenbe zogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Bei Datenqualität und technischer Absicherung vor unberechtigtem Zugriff wird ein hoher Standard gewährleistet. Die Verwendung von Daten muss für Betroffene transparent sein, das Recht auf Auskunft und Berichtigung und gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung ist zu wahren.

9 6. Umwelt, Sicherheit und Gesundheit 6.1. Umwelt und technische Sicherheiten Der Schutz der Umwelt und die Schonung der Ressourcen sind Unternehmensziele von höchster Priorität. Der Bereich Umweltmanagement innerhalb der Lagermax Gruppe sorgt für die Einhaltung der Gesetze und setzt hohe Standards Arbeitssicherheit Verantwortung gegenüber Mitarbeitern bietet die bestmögliche Vorsorge gegen Unfallgefahren. Dies gilt sowohl für die technische Planung von Arbeitsplätzen, Einrichtungen und Prozessen, als auch für das Sicherheits-Management und das persönliche Verhalten im Arbeitsalltag. Das Arbeitsumfeld entspricht Anforderungen einer gesundheitsorientierten Gestaltung. Jeder Mitarbeiter muss der Sicherheit seine ständige Aufmerksamkeit widmen. 7. Beschwerden und Hinweise Jeder beschäftigte kann gegenüber dem Vorgesetzten, gegenüber der Personalabteilung oder einer anderen dafür benannten Person/Stelle oder gegenüber der Arbeitnehmervertretung (ANV) eine persönliche Beschwerde vorbringen, oder auf Umstände hinweisen, die auf die Verletzung der BCG s schließen lassen. Alle Unterlagen dazu werden vertraulich aufbewahrt, Vergeltungshandlungen, gleich welcher Art, werden nicht toleriert. 8. Implementierung und Kontrolle Die Geschäftsleitung der Lagermax Gruppe fördert aktiv die breite Kommunikation der Business Conduct Guidelines und sorgt für ihre nachhaltige Implementierung. Die Einhaltung der Gesetze und die Beachtung der BCG s wird in allen organisatorischen Einheiten der Lagermax Gruppe regelmäßig kontrolliert. Zur Gewährung eines fairen und korruptionsfreien Wettbewerbsverhaltens sind in allen Bereichen Verantwortliche benannt. Diese Business Conduct Guidelines wurden vom Vorstand der Lagermax AG am erlassen und in Kraft gesetzt.