Reglement über die Zugriffsrechte und Datensicherheit der Daten der schulpsychologischen Dienste (Neuerlass)

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1 Kanton Zürich Bildungsdirektion Verfügung Walcheplatz Zürich 28. September /7 Reglement über die Zugriffsrechte und Datensicherheit der Daten der schulpsychologischen Dienste (Neuerlass) A. Ausgangslage Mit der Änderung vom 24. August 2015 (in Kraft ab 1. Januar 2017) wurde mit 3 d eine neue Bestimmung in das Volksschulgesetz vom 7, Februar 2005 (VSG, LS ) aufgenommen: 3 d.1 Die Direktion und die schulpsychologischen Dienste gewähren sich für ihre Aufgaben nach 36 Abs. 4 und 38 direkten elektronischen Zugriff auf Daten, einschliesslich Personendaten und besonderer Personendaten. 2 Die Direktion regelt die Zugriffs rechte und erlässt Datensicherheitsvorschriften. B. Anhörung Zur Stellungnahme eingeladen wurden die Stellenleitungskonferenz der Schulpsychologisehen Dienste im Kanton Zürich, die Vereinigten Schulpsychologinnen und Schulpsychologen des Kantons Zürich (VSKZ), der Verband Zürcher Schulpräsidien (VZS), der Verband der Schulleiterinnen und Schulleiter Zürich (VSLZH) und die Vereinigung des Personals Züreher Schulverwaltungen (VPZS). Anpassungen aufgrund der Stellungnahmen erfolgten in Bezug auf die Anonymisierung und den Umfang derfürdieversorgungsplanung benötigten Daten. Präzisiert wurden die Regeln zur Nutzung der SAV-ZH-Applikation bezüglich Erfassung und Übermittlung. Dabei wurden die unterschiedlichen Funktionen der Applikation verdeutlich. Zum einen stellt sie ein Abklärungsverfahren dar, zum anderen dient sie der kantonalen Datenauswertung. Den einzelnen schulpsychologischen Diensten ist es erlaubt, die Daten in einem eigenen System zu erfassen und dann gebündelt über eine Schnittstelle an den Kanton zu übermitteln. C. Zu den einzelnen Bestimmungen 1 SAV-ZH-Applikation Im Kanton Zürich wird für die schulpsychologischen Abklärungen zur Prüfung der Sonderschulbedürftigkeit das standardisierte Abklärungsverfahren der Erziehungsdirektorenkonferenz (SAV EDK) eingesetzt. Die Interkantonale Vereinbarung über die Zusammenarbeit im

2 "^ Bildungsdirektion 2/7 Bereich der Sonderpädagogik (Sonderpädagogik-Konkordat) vom 25. Oktober 2007 (LS ) verpflichtet die Kantone, mit diesem Verfahren zu arbeiten (Art. 6 Abs. 3). Ab dem Schuljahr 2015/16 müssen gemäss Verfügung der Bildungsdirektion des Kantons Zürich vom 12. April 2013 alle Abklärungen bezüglich Sonderschulbedarf mit dem Standardisierten Abklärungsverfahren (SAV) durchgeführt werden. Zur Umsetzung des Verfahrens wurde die SAV-ZH-Applikation entwickelt. Dies ist eine webbasierte Applikation, die der Kantön den schulpsychologischen Diensten zur Verfügung stellt und die im Auftrag des Kantons zentral gehastet wird. Mit der SAV-ZH-Applikation werden die notwendigen Informationen erfasst, um einen allfälligen individuellen Bedarf nach verstärkten Massnahmen zu beurteilen und darüber zu beschliessen. Die Schulpsychologischen Dienste erfassen systematisch die notwendigen Informationen zur Prüfung eines möglichen Bedarfs nach sonderschulischen Massnahmen. Diese Informationen werden standardisiert und somit vergleichbar dokumentiert. Dazu kann die SAV-ZH- Applikation verwendet werden. Für die Nutzung der Applikation ist keine Entbindung vom Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB notwendig, da der Zugriff auf den fallbearbeitenden Schulpsychologen oder die falibearbeitende Schulpsychologin und die Stellenleitung sowie allenfalls das Sekretariat des jeweiligen Dienstes beschränkt ist. Das Abrufen der anonymisierten Daten wird für die kantonale Versorgungsplanung ( 36 Abs. 4 VSG, 21 a VSM) im Bereich der Sonderschulung benötigt. Die Nutzung der SA V- ZH-Applikation stellt eine Dienstleistung des Kantons gegenüber den schulpsychologischen Diensten dar. 2 Datenerfassung und Fallbearbeitung Die SAV-ZH-Applikation muss nicht zwingend zur Fallerfassung und Berichterstattung verwendet werden. Den einzelnen schulpsychologischen Diensten ist es erlaubt, die Daten in einem eigenen System zu erfassen. Zur Datenübermittlung an das Volksschulamt muss die SAV-ZH-Applikation genutzt werden. Damit werden die unterschiedlichen Funktionen des SAV verdeutlicht; Zum einen stellt es ein Abkiärungsverfahren dar, zum anderen ist es für die kantonale Datenauswertung für die Versorgungsplanung von Nutzen. 3 Zughffsrechte SPD Die Stellenleitenden der schulpsychologischen Dienste haben Zugriff auf alle Falldaten. Die für eine Abklärung zuständige Schulpsychologin bzw. der zuständige Schulpsychologe hat nur Zugriff auf die eigenen Falldaten. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Login. Zudem ist es

3 Generaisekretariat 3/7 zum Zweck der Administration möglich, Sekretariatsmitarbeitenden Zugriff auf alle Falldaten zu gewähren. Dies umfasst die Eröffnung, Mutierung und das Löschen von Zugriff-Accounts der Schulpsychologinnen und Schulpsychologen des jeweiligen Dienstes sowie die Umteilung von Fällen der aktiven Benutzer-Accounts des jeweiligen Dienstes. Ausserdem sind Vertretungs- und Abwesenheitsregelungen zu treffen. 4 Datensicherheit Der Zugriff auf die Daten ist geregelt und mehrfach gesichert. Sämtliche Benutzer-Zugriffe werden auf der Webapplication Firewall (WAF) terminiert und eine Authentisierung wird erzwungen. Nicht authentisierte Zugriffe gelangen nie bis zum Webserver. 5 Vorsorgungsplanung Die anonymisierten Daten der schulpsychologischen Dienste dienen der kantonalen Datenerhebung und -analyse zur Planung und Steuerung des sonderschulischen Angebots. Die Bewilligung der Direktion für öffentliche und private Sonderschulen und Schulheime ist auch an deren Notwendigkeit für die entsprechende kantonale Versorgung gebunden. Da die Schulgemeinden über die Sonderschulzuweisungen entscheiden, sind die Steuerungsmöglichkeiten der Bildungsdirektjon beschränkt. Sie nimmt diese in erster Linie über Unterstützungshilfen bei der Steuerung der Zuweisung (z.b. Standardisiertes Abklärungsverfahren, Indikationsbereiche, IVlonitoring, Behördenschulungen) wahr. Der Katalog der im Rahmen der Versorgungsplanung zu generierenden Daten wurde in Zusammenarbeit mit den zur Stellungnahme eingeladenen Parteien erarbeitet und garantiert die Anonymität der betroffenen Kinder. a. Datengenerierung Das Volksschulamt stellt den schulpsychologischen Diensten SAV-Signaturen" zur Verfügung, welche die Dienste in ihren lokalen Dossiers mit einzelnen Kindern verbinden. SAV-Signaturen erlauben keine Rückschlüsse auf den Wohnort oder die Identität des Kindes, ermöglichen aber die statistische Verbindung der Daten bei Folgeabklärungen. Alle Daten zum Zweck der kgntonalen Auswertung können stichwortartig erfasst werden. Da für die Versorgungsplanung und für Forsch u ngszwecke keine Personendaten gebraucht werden und die Anonymisierung der Daten gewährleistet wird, ist im Einzelfall keine Entbindung vom Berufsgeheimnis gemäss Art. 321 StGB notwendig.

4 4/7 6 b. Zughffsrechte VSA Das Volksschulamt hat Zugriff auf den kantonsspezifischen Administrationszugang. D. Inkraftsetzung Die Inkraftsetzung soll auf den 1. Januar 2017 erfolgen, gleichzeitig mit der Inkraftsetzung von 3d VSG.

5 5/7 Die Bildungsdirektion verfügt: l. Es wird ein Reglement über die Zugriffsrechte und Datensicherheit der Daten der schulpsychologischen Dienste erlassen. II. Das Reglement gemäss Dispositiv l tritt am 1. Januar 2017 in Kraft. Gegen das neue Reglement und Dispositiv II kann innert 30 Tagen, von der Veröffentlichung an gerechnet, beim Regierungsrat des Kantons Zürich Rekurs erhoben werden. Die Beschwerdeschrift muss einen Antrag und dessen Begründung zu enthalten. Wird ein Rechtsmittel ergriffen, wird über die inkraftsetzung erneut entschieden. IV. Veröffentlichung dieses Beschlusses, der Begründung und des Reglements im Amtsblatt, sowie des Reglements in der Gesetzessammlung. V. Mitteilung an: das Volksschulamt und die Staatskanzlei -s.<r^"~ Dr. Silvia Steiner Regierungsrätin

6 6/7 Anhang Reglement über die Zugriffsrechte und Datensicherheit der Daten der schulpsychologischen Dienste (vom...) D/'e BHdungsdirektion, gestützt auf 3d des Volksschulgesetzes vom 7. Februar 2005 (VSG), verordnet: SAV-ZH-Applikation 1.1 Die Direktion betreibt die webbasierte SAV-ZH-Applikation zur Erfassung und Ubermittlung derfürdieversorgungsplanung im Bereich dersonderschulung benötigten Daten. 2 Die SAV-ZH-Applikation kann von den schulpsychologischen Diensten für die Fallerfassung und Berichterstattung im Rahmen der standardisierten Abklärungsverfahren genutzt werden. Datenerfassung und Fallbearbeitung 2.1 Die schulpsychologischen Dienste erfassen spätestens nach Abschluss derabklärung die Daten der Schülerinnen und Schüler gemäss 5. 2Schulpsychologische Dienste mit eigenem Datenerfassungssystem können über eine Schnittstelle auf eigene Kosten die Daten gemäss 5 Abs. 2 aller abgeschlossenen Fälle gebündelt an die SAV-ZH-Applikation übermitteln. Das Voiksschulamt (VSA) legt die Stichtage für die Ubermittlung fest. Zugriffsrechte SPD 3. 1 Das VSA vergibt die Administrationsrechte für die SAV-ZH-Applikation pro Dienst an die schulpsychologischen Dienste. 2 Die Stellenleitenden derschulpsychologischen Dienste gemäss Abs. 1 regeln die Zugriffsberechtigung der Mitarbeitenden ihrer Dienste. 3 Sie stellen sicher, dass nur die zugriffsberechtigten Personen auf die Daten zugreifen können.

7 ^\ Bildungsdirektion 7/7 Datensicherheit 4.1 Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt 2 Die Anmeldung in der SAV-ZH-ApplikatEon ist nur über eine mehrstufige Authentisierung möglich. Versorgungsplanung 5.1 Die SAV-ZH-Applikation generiert die für die Versorgungsplanung im Bereich der Sonderschulung benötigten anonymisierten Daten. a. Datengenerierung 2 Daten im Sinne von Abs. 1 sind: a. SAV-Signatur, b. Eröffnungsdatum, c. Jahrgang, d. Geschlecht, e. Erstsprache, f. in der Schweiz seit, g. Klassenstufe, h. Wohnbezirk, i, Schulungsform, j. aktuelle besondere Massnahmen am Hauptförderort, k. Einschätzung des professionellen und familiären Kontextes, l. Indikationsbereiche mit Funktionen, Aktivität und Partizipation, m. Diagnosen, n. Lehrplanstatus, o. Entwicklungs" und Bildungsziele, Bedarfseinschätzung, p. empfohlene Massnahmen, q. von der Schulpflege beschlossene Massnahmen. 3 Das VSA ist für die Verwendung oder Weitergabe der Daten gemäss Abs. 1 für Forschungszwecke verantwortlich. b. Zugriffsrechte VSA 6. Die Zugriffsrechte des VSA auf die Daten der SAV-ZH-Applikation beschränken sich auf die für die Versorgungsplanung im Bereich der Sonderschulung benötigten anonymisierten Daten gemäss 5 Abs. 2.