Personalwirtschaft (HR)

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1 HELP.CAARCHR Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Hinweis Empfehlung Syntax April

4 SAP AG Inhalt...6 Archivierung PA-Langzeitbelege (PA-PA)... 7 Technische Daten (PA-PA)... 8 Anwendungscustomizing (PA-PA)... 9 Archivierungszeiträume und -kriterien (PA-PA) Varianteneinstellungen für das Zurückladen (PA-PA) Abhängigkeiten (PA-PA) Berechtigungen (PA-PA) Archivierung von Abrechnungsdaten (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe (PT/PY/FI-TV) Archivierte Objekte (Infotyp 0283) (PT/PY/FI-TV) Archivierungsdatum (PT/PY/FI-TV) Rückrechnungsgrenze (PT/PY/FI-TV) Berechtigungen (PT/PY/FI-TV) Protokoll (PT/PY/FI-TV) Releasewechsel (PT/PY/FI-TV) Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV) Archivierung von Abrechnungsdaten aufrufen (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe anlegen (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Beschreibung der Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe löschen (PT/PY/FI-TV) Personalnummern zuordnen (PT/PY/FI-TV) Zuordnung von Personalnummern aufheben (PT/PY/FI-TV) HR-Vorbereitung der Archivierung testen (PT/PY/FI-TV) Zur HR-Vorbereitung der Archivierung freigeben (PT/PY/FI-TV) HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen (PT/PY/FI-TV) HR-Vorbereitung der Archivierung zurücknehmen (PT/PY/FI-TV) HR-Vorbereitung der Archivierung beenden (PT/PY/FI-TV) Archivierungsstatus der Personalnummern anzeigen (PT/PY/FI-TV) Archivierung durchführen (PT/PY/FI-TV) Archivierung beenden (PT/PY/FI-TV) Archivierung Personalabrechnungsergebnisse (PY) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (PY) Archivierungszeiträume und -kriterien (PY) Archivieren - Variante pflegen (PY) Archivierte Abrechnungsergebnisse anzeigen (PY) Berechtigungen (PY) Währungsumstellung auf den Euro (PY) Länderspezifika (PY) Österreich: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) Schweiz: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) Deutschland: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) Spanien: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) Großbritannien: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) April 2001

5 SAP AG Japan: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) Lateinamerika: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen (PY) USA: Besonderheiten der Archivierung von Abrechnungsergebnissen Andere Länder (PY) Archivierung Zeitauswertungsergebnisse (PT) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (PT) Archivierungszeiträume und -kriterien (PT) Archivieren - Variante pflegen (PT) Archivierte Zeitauswertungsergebnisse anzeigen (PT) Berechtigungen (PT) Archivierung Reisen (FI-TV) Archivierungsobjektspezifisches Customizing (FI-TV) Archivierungszeiträume und -kriterien (FI-TV) Archivieren - Variante pflegen (FI-TV) Archivierte Reisedaten anzeigen (FI-TV) Berechtigungen (FI-TV) Archivierung Abrechnungsbelege (PY-XX-DT) Anwendungscustomizing (PY-XX-DT) Archivierungszeiträume und -kriterien (PY-XX-DT) Abrechnungsbelege archivieren (PY-XX-DT) Archivieren - Variante pflegen (PY-XX-DT) Nachlauf - Variante pflegen (PY-XX-DT) Auswerten - Variante pflegen (PY-XX-DT) Berechtigungen (PY-XX-DT) Archivierung Indexdateien (PY-XX-DT) Anwendungscustomizing (PY-XX-DT) Archivierungszeiträume und -kriterien (PY-XX-DT) Indexdateien archivieren (PY-XX-DT) Archivieren - Variante pflegen (PY-XX-DT) Archivierte Indexdateien anzeigen (PX-XX-DT) Berechtigungen (PY-XX-DT) April

6 SAP AG Die folgende Tabelle zeigt die verfügbaren Archivierungsobjekte: Objekte in der Personalwirtschaft Archivierungsobjekt PA-Langzeitbelege PA_LDOC [Seite 7] Abrechnungsergebnisse PA_CALC [Seite 50] Zeitauswertungsergebnisse PA_TIME [Seite 78] Reisedaten PA_TRAVEL [Seite 85] Abrechnungsbelege für die Buchung ins Rechnungswesen PA_PDOC [Seite 93] Indexdateien für die Buchung ins Rechnungswesen PA_PIDX [Seite 103] 6 April 2001

7 SAP AG Archivierung PA-Langzeitbelege (PA-PA) Archivierung PA-Langzeitbelege (PA-PA) Definition Archivierungsobjekt PA_LDOC zur Archivierung von Langzeitbelegen aus der Infotypbelegschreibung. Es kann sich dabei um Langzeitbelege sowohl von Personal- als auch von Bewerbernummern handeln. Verwendung Ein Objekt dieses Typs besteht aus allen Langzeitänderungsbelegen einer Personal- oder Bewerbernummer in einem frei wählbaren Zeitraum. Die Änderungsbelege sind in der Tabelle PCL4 in den Clustern LA (Personalnummern) und LB (Bewerbernummern) gespeichert. Wenn Sie das Archiv erstellen, können Sie wählen, ob Sie Belege für Personaldaten oder Bewerberdaten oder beides archivieren wollen. Weiterhin können Sie den Zeitraum wählen, für den die Daten archiviert werden sollen. Der Zeitraum bezieht sich dabei auf das Datum, zu dem der Beleg geschrieben wurde. Folgende Aktionen stehen für das Archivierungsobjekt PA_LDOC zur Verfügung: Archivieren Löschen Im Standard ist das System so eingestellt, daß das Löschprogramm automatisch nach der Archivierung aufgerufen wird. In Ausnahmefällen können Sie die Aktionen Archivieren und Löschen getrennt ausführen. In diesem Fall können Sie das Löschprogramm als Testlauf starten, indem Sie auf dem Selektionsbild das Feld Testlauf markieren. Die Tabelleneinträge werden dann nicht gelöscht. Zurückladen Auswerten Verwaltung April

8 SAP AG Technische Daten (PA-PA) Technische Daten (PA-PA) Platzbedarf Der benötigte Speicherplatz für einen Archivierungslauf ist im wesentlichen davon abhängig, für welche Infotypen die Belegschreibung in der Tabelle Belegrelevante Infotypen (T585A) aktiviert wurde und wie oft Änderungen vorgenommen wurden. Bei Archiven, die deutlich größer sind als 100 MB, kann es dazu kommen, daß das Zurückladen des Archivs sowie der Zugriff beim Lesen der Daten im Archiv deutlich verlangsamt werden. Das Ausmaß dieser Verzögerung ist systemabhängig. Periodizität Wie oft eine Archivierung vorgenommen werden sollte, hängt ebenfalls im wesentlichen davon ab, für welche Infotypen eine Belegschreibung aktiviert wurde. Einen Überblick erhalten Sie, indem Sie nach einer definierten Zeit, z.b. einem Monat, einen Testlauf eines Archivierungslauf durchführen. Legen Sie dafür eine Variante an, für die die Testoption Testlauf gesetzt ist, nicht jedoch die Testoption Detailliertes Protokoll. Nachdem dieser Lauf durchgeführt worden ist, können Sie in der Spoolliste die Anzahl der selektierten PCL4-Datensätze einsehen. Ein Datensatz hat eine Größe von etwa 4 KB. Laufzeit der Archivierung Die Laufzeit der Archivierung ist ebenfalls von vielen Faktoren abhängig, u.a. von der Größe der einzelnen Objekte, der Systembelastung und dem System selbst. Als Anhaltspunkt kann für das Archivieren und anschließende Löschen eine Geschwindigkeit von MB pro Stunde dienen. Das ist jedoch nur als Richtwert zu verstehen. 8 April 2001

9 SAP AG Anwendungscustomizing (PA-PA) Anwendungscustomizing (PA-PA) Verwendung Für das Archivierungsobjekt PA_LDOC selbst sind keine Customizingeinstellungen notwendig. Voraussetzungen Das allgemeine Customizing [Extern] der Archivierung muß durchgeführt worden sein. Dort werden technische Werte für den Archivierungslauf wie Name, Pfad und maximale Größe der Archivdatei sowie Einstellungen zum Löschprogramm festgelegt. April

10 SAP AG Archivierungszeiträume und -kriterien (PA-PA) Archivierungszeiträume und -kriterien (PA-PA) Sie können Belege eines beliebigen Zeitraums archivieren. Da die Belegschreibung optional ist, können Sie auch Belege der aktuellen Woche archivieren. Für welchen Zeitraum archiviert wird, hängt im wesentlichen davon ab, ob z.b. Daten aus der jüngeren Vergangenheit noch häufig benötigt werden. Dann empfehlen wir, die Daten im System zu belassen. Wenn Sie die Daten nur selten einsehen müssen, können Sie auch aktuelle Daten archivieren. 10 April 2001

11 SAP AG Varianteneinstellungen für das Zurückladen (PA-PA) Varianteneinstellungen für das Zurückladen (PA-PA) Verwendung Da Sie archivierte Daten mit dem Report RPUAUD00 anzeigen können, müssen Sie nur in Ausnahmefällen archivierte Daten zurückladen. Wenn Sie dennoch Daten zurückladen müssen, laden Sie möglichst einen kompletten Archivierungslauf zurück. Wenn das aus organisatorischen Gründen oder weil auf der Datenbank nicht genug Platz zur Verfügung steht nicht möglich ist, können Sie auch nur einzelne Archivierungsobjekte zurückladen. Ein Archivierungsobjekt besteht aus allen Belegen einer Personal- bzw. Bewerbernummer in einem bestimmten Zeitraum. Die Objektauswahl erfolgt daher durch die Auswahl einer Menge von Personalnummern bzw. Bewerbernummern. Aktivitäten Ein solches partielles Zurückladen führt dazu, daß der Zugriff beim Lesen der Daten im Archiv deutlich verlangsamt wird. Durch Markieren des Feldes Testlauf starten Sie das Rückladeprogramm als Testlauf. Dabei werden keine Daten in die Datenbank eingefügt. Wenn Sie nur einen Teil der Daten in die Datenbank zurückladen wollen, können Sie einzelne oder mehrere Personalnummern auswählen. Dabei können Sie nach Bewerber- und Personalnummern unterscheiden. Die nicht zurückgeladenen Daten schreibt das System in ein neues Archiv. Sie können das alte Archiv nicht mehr lesen oder noch einmal zurückladen. Dadurch sichert das System die Konsistenz der Daten. Zurückgeladene Daten müssen Sie erneut archivieren, wenn sie nicht in der Datenbank verbleiben sollen. Durch die Option Detailliertes Protokoll können Sie eine ausführliche Liste der bearbeiteten Belege erstellen. Da ein sehr umfangreiches Protokoll erstellt wird, sollten Sie diese Option jedoch nur nutzen, wenn bereits Fehler aufgetreten sind, die Sie lokalisieren wollen. April

12 SAP AG Abhängigkeiten (PA-PA) Abhängigkeiten (PA-PA) Die Archivierung von Langzeitbelegen ist unabhängig von anderen Archivierungsprogrammen und -objekten. 12 April 2001

13 SAP AG Berechtigungen (PA-PA) Berechtigungen (PA-PA) Um das Archivierungsobjekt PA_LDOC bearbeiten zu können, benötigen Sie die Berechtigung P_ARCH_LDOC. April

14 SAP AG Archivierung von Abrechnungsdaten (PT/PY/FI-TV) Archivierung von Abrechnungsdaten (PT/PY/FI-TV) Verwendung Diese Funktion dient dazu, Abrechnungsdaten aus der Datenbank zu entfernen, die nicht mehr im System benötigt werden, jedoch auswertbar aufbewahrt werden sollen. Das System verwendet zur Archivierung von Abrechnungdaten Archivierungsobjekte [Extern], in denen Aufbau und Zusammensetzung der Daten beschrieben werden. Integration Die Komponenten Personalzeitwirtschaft, Reisemanagement und Personalabrechnung können integriert eingesetzt werden. Dabei fließen die Abrechnungsdaten aus dem Reisemanagement und der Personalzeitwirtschaft in die Personalabrechnung ein. Um die Archivierungsobjekte aller drei Komponenten gemeinsam oder auch getrennt zu archivieren, müssen Sie Archivierungsgruppen [Seite 15] einrichten. Funktionsumfang Zur Archivierung von personalnummernbezogenen Abrechnungsdaten in den Komponenten Personalzeitwirtschaft (PT), Personalabrechnung (PY) und Reisemanagement (FI-TV) werden folgende Archivierungsobjekte verwendet: Komponente Archivierungsobjekt Personalzeitwirtschaft Zeitauswertungsergebnisse (PA_TIME) [Seite 78] Personalabrechnung Personalabrechnungsergebnisse (PA_CALC) [Seite 50] Reisemanagement Reisen (PA_TRAVEL) [Seite 85] Die Archivierungsobjekte archivieren Daten aus folgenden Tabellen: Archivierungsobjekt PA_TIME PA_CALC PA_TRAVEL Tabelle(n) PCL2 PCL2 PCL1 PTRV_HEAD PTRV_PERIO Siehe auch: Einführung in die Archivierung [Extern] Ablauf der Archivierung [Seite 26] Archivierung von Abrechnungsdaten aufrufen [Seite 29] 14 April 2001

15 SAP AG Archivierungsgruppe (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe (PT/PY/FI-TV) Definition Spezielle Struktur für die Archivierung von Abrechnungsdaten, mit der Archivierungsobjekte und Personalnummern zusammengefaßt werden, deren Abrechnungsdaten gemeinsam archiviert werden sollen. Verwendung Die Archivierungsgruppe bietet die Möglichkeit, die Archivierungsobjekte der Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement zusammenzufassen, wenn die Komponenten integriert sind. Außerdem können Sie mit der Archivierungsgruppe Personalnummern zusammenfassen, deren Abrechnungsdaten zusammen archiviert werden sollen. Struktur Sie können z.b. folgende Personalnummern in einer Archivierungsgruppe zusammenfassen: alle Mitarbeiter einer Landesgesellschaft alle ausgetretenen Mitarbeiter alle gewerblichen Mitarbeiter Eigenschaften/Beschreibung Für eine Archivierungsgruppe legen Sie folgende Eigenschaften fest: Archivierungsobjekte, die archiviert werden sollen Land, für das die Abrechnungsdaten erstellt wurden Integration der Komponenten Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement in die Personalabrechnung, falls vorhanden Komponenten, in die Reisedaten übergeleitet werden länderspezifische Parameter für die Personalabrechnung Archivierungsdatum [Seite 18] Rückrechnungsgrenze [Seite 20] Sie können zusätzlich einen Text erfassen, der die Archivierungsgruppe beschreibt. Nummer/Status Das System vergibt beim Anlegen für jede Archivierungsgruppe automatisch eine Nummer. Diese Nummer wird über einen Nummernkreis vergeben (Objekt HRARCHIVE). Wenn alle Nummern vergeben sind, müssen Sie daher den Nummernkreis pflegen. April

16 SAP AG Archivierungsgruppe (PT/PY/FI-TV) Zusätzlich vergibt das System für jede Archivierungsgruppe einen Status, der davon abhängt, welchen Arbeitsschritt innerhalb des Archivierungsprozesses Sie für die Archivierungsgruppe bereits durchgeführt haben: Durchgeführter Arbeitsschritt Archivierungsgruppe anlegen Personalnummern zuordnen HR-Vorbereitung der Archivierung testen HR-Vorbereitung der Archivierung freigeben HR-Vorbereitung der Archivierung beenden Archivierung beenden Integration Status der Archivierungsgruppe Angelegt Personalnummern zugeordnet Im Test Freigegeben zur HR-Vorbereitung Freigegeben zur Archivierung Archivierung abgeschlossen Wenn Sie eine einzelne Komponente oder mehrere Komponenten unabhängig voneinander einsetzen, müssen Sie die Abrechnungsdaten jeder Komponente über getrennte Archivierungsgruppen archivieren. Wenn die Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement integriert sind, können Sie die Abrechnungsdaten über eine gemeinsame Archivierungsgruppe archivieren. Sie können nur dann die Daten aus Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement gemeinsam archivieren, wenn die Daten aus beiden Komponenten in die Personalabrechnung übergeleitet werden. Wenn Sie nur die Personalzeitwirtschaft oder nur das Reisemanagement mit der Personalabrechnung integriert einsetzen, müssen Sie die Zeitauswertungsergebnisse und die Reisedaten über getrennte Archivierungsgruppen archivieren, weil sonst unnötige Einschränkungen entstehen würden. Wenn die Komponenten integriert sind, die jeweiligen Abrechnungsdaten aber trotzdem in getrennten Archivierungsgruppen archiviert werden sollen, stimmt das System beim Anlegen der Archivierungsgruppen die Rückrechnungsgrenzen aller Komponenten aufeinander ab und setzt sie im Infotyp Abrechnungsstatus (0003). 16 April 2001

17 SAP AG Archivierte Objekte (Infotyp 0283) (PT/PY/FI-TV) Archivierte Objekte (Infotyp 0283) (PT/PY/FI-TV) Definition Infotyp zur Anzeige des Archivierungsstatus einer Personalnummer. Verwendung Dieser Infotyp ist nicht im Dialog änderbar. Er wird durch die Archivierung von Abrechnungsdaten mit Daten gefüllt und gibt Auskunft darüber, ob und welche Abrechnungsdaten eines Mitarbeiters in welchem Zeitraum archiviert wurden. Über einen längeren Zeitraum entsteht dadurch eine Archivierungshistorie. Struktur Für die Archivierungsobjekte der Komponenten Personalabrechung, Zeitauswertung und Reisemanagement sind jeweils eigene Subtypen vorgesehen. Es gibt folgende Subtypen: Subtyp Archivierungsobjekt 0001 PA_CALC (Personalabrechnungsergebnisse) 0002 PA_TRAVEL (Reisedaten) 0003 PA_LDOC (Langzeitbelege) 0005 PA_TIME (Zeitauswertungsergebnisse) Zusätzlich legt das System länderspezifische Subtypen an, wenn es in einem Land spezielle Bedingungen gibt, die die Archivierung beeinflussen. Weitere Informationen finden Sie unter Länderspezifika (PY) [Seite 59]. Siehe auch: Das Archivierungsobjekt [Extern] April

18 SAP AG Archivierungsdatum (PT/PY/FI-TV) Archivierungsdatum (PT/PY/FI-TV) Definition Datum, bis zu dem Abrechnungsdaten einer Komponente personalnummernweise archiviert werden. Verwendung Das Archivierungsdatum legen Sie für jedes Archivierungsobjekt einer Archivierungsgruppe fest, also für jede Komponente, aus der Abrechnungsdaten archiviert werden. Beachten Sie bei der Festlegung des Archivierungsdatums folgende Kriterien: Da beim Festlegen des Archivierungsdatums gesetzliche Bestimmungen eines Landes berücksichtigt werden müssen, können Sie jeweils nur Abrechnungsdaten zusammen archivieren, die zum selben Land gehören. Gesetzliche Bestimmungen zur Verfügbarkeit von Abrechnungsdaten im System müssen eingehalten werden. Rückrechnungen müssen möglich sein. Wenn Sie Auswertungen über viele oder alle Personalnummern vornehmen wollen, sollten Sie die relevanten Abrechnungsdaten noch nicht archivieren. Wenn Sie Auswertungen nur noch über wenige Personalnummern vornehmen wollen oder wenn die Auswertungen mit den Reports H99_DISPLAY_PAYRESULT (Anzeigen von Abrechnungsergebnissen) oder RPCLSTTE (Details einer Reise) abgedeckt werden, können Sie die relevanten Abrechnungsdaten archivieren. Nach der HR-Vorbereitung der Archivierung sind für die vorbereiteten Abrechnungsdaten folgende Aktionen nicht mehr möglich: Ausführen des Reports RPUDIR00 (Wiederherstellen des Directory der Abrechnungsergebnisse) Löschen des aktuellen Abrechnungsergebnisses über Werkzeuge Abrechnungsergebnis Löschen Wenn Sie das Archivierungsdatum festgelegt haben, werden alle Abrechnungsdaten einer Komponente archiviert, die bis zum Archivierungsdatum vorhanden sind. Im Infotyp Archivierte Objekte [Seite 17] (0283) wird anschließend das Endedatum jedes Subtyps aktualisiert. Für die Archivierungsobjekte PA_TRAVEL (Reisen) und PA_CALC (Personalabrechnungsergebnisse) verwendet das System dazu jeweils das Endedatum der Für- Periode [Extern], für PA_TIME (Zeitauswertungsergebnisse) das Endedatum der letzten archivierten Periode. Daher können sich das jeweilige Archivierungsdatum des Archivierungsobjekts, das Sie beim Anlegen der Archivierungsgruppe angegeben haben, und das Endedatum des zugehörigen Subtyps unterscheiden. Sie wollen in Ihrer Firma sämtliche Abrechnungsdaten bis zum 31. Dezember archivieren. Eine Mitarbeiterin hat die Firma am 31. Oktober verlassen. Bis zu diesem Datum liegen für sie Personalabrechnungsergebnisse vor. Zeitauswertungsergebnisse liegen für die Mitarbeiterin nur bis zum 30. Juni vor. 18 April 2001

19 SAP AG Integration Archivierungsdatum (PT/PY/FI-TV) Das System setzt nach dem Archivieren das Endedatum des Subtyps für PA_CALC auf den 31. Oktober, das Endedatum des Subtyps für PA_TIME auf den 30. Juni. Das Archivierungsdatum für Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse in der Archivierungsgruppe ist der 31. Dezember. Wenn die Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement integriert sind, müssen die Archivierungsdaten der integrierten Komponenten für Rückrechnungen übereinstimmen. Wenn die Komponenten Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft integriert sind, benötigt das System die Zeitauswertungsergebnisse so lange auf der Datenbank, wie die Personalabrechnung Rückrechnungen durchführen kann. D.h., das Archivierungsdatum der Personalzeitwirtschaft muß vor der Rückrechnungsgrenze der Personalabrechnung liegen oder mit dieser übereinstimmen. Das System unterstützt Sie bei der Abstimmung von Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze [Seite 20] eines Archivierungsobjekts mehrerer Archivierungsobjekte (unabhängig davon, ob sie über eine gemeinsame oder über getrennte Archivierungsgruppen archiviert werden) Um das Archivierungsdatum und die Rückrechnungsgrenze aufeinander abzustimmen, können Sie einen der folgenden Wege einschlagen: Sie legen das Archivierungsdatum fest. Das System schlägt eine Rückrechnungsgrenze vor, die so kurz wie möglich nach dem Archivierungsdatum liegt, und gewährleistet, daß beide Daten mit den länderspezifischen Bestimmungen [Seite 59] in Einklang stehen. Sie legen die Rückrechnungsgrenze fest. Das System schlägt ein Archivierungsdatum vor, das so knapp wie möglich vor der festgelegten Rückrechnungsgrenze liegt, und gewährleistet, daß beide Daten mit den länderspezifischen Bestimmungen in Einklang stehen. Die Vorschlagswerte des Systems können Sie anschließend noch wie folgt ändern: Für den Vorschlagswert der Rückrechnungsgrenze können Sie ein späteres Datum angeben. Für den Vorschlagswert des Archivierungsdatums können Sie ein früheres Datum angeben. April

20 SAP AG Rückrechnungsgrenze (PT/PY/FI-TV) Rückrechnungsgrenze (PT/PY/FI-TV) Definition Datum, bis zu dem die Personalnummern einer Komponente, die der aktuellen Archivierungsgruppe zugeordnet sind, zurückgerechnet werden dürfen. Verwendung Die Rückrechnungsgrenze legen Sie für jedes Archivierungsobjekt einer Archivierungsgruppe fest. Dabei müssen Sie die gesetzlichen Bestimmungen eines Landes [Seite 59] berücksichtigen. Bei der Vorbereitung zur Archivierung überprüft das System für jede Personalnummer einer Archivierungsgruppe im Infotyp Abrechnungsstatus (0003) das persönliche tiefste rückrechenbare Datum für die Komponenten Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft. Für die Komponente Reisemanagement wird das persönliche tiefste rückrechenbare Datum der Personalabrechnung nur dann vom System überprüft, wenn das Reisemanagement mit der Personalabrechnung integriert ist. Wenn für die Komponenten Personalabrechnung und/oder Personalzeitwirtschaft das persönliche tiefste rückrechenbare Datum im Infotyp Abrechnungsstatus (0003) zeitlich vor der jeweiligen Rückrechnungsgrenze der Archivierungsgruppe liegt, überschreibt das System das persönliche tiefste rückrechenbare Datum mit der entsprechenden Rückrechnungsgrenze aus der Archivierungsgruppe. Integration Wenn die Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement integriert sind, müssen Sie beim Festlegen von Archivierungsdatum [Seite 18] und Rückrechnungsgrenze folgendes beachten: Die Rückrechnungsgrenze der Personalabrechnung wird durch unternehmensspezifische Festlegungen und eventuell durch länderspezifische Bestimmungen beeinflußt. Für den Abstand zwischen Rückrechnungsgrenze und Archivierungsdatum spielen ebenfalls länderspezifische Bestimmungen und der Zeitraum, der für die Durchschnittsberechnung herangezogen wird, eine Rolle. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung Personalabrechnungsergebnisse (PY) [Seite 50]. Die Rückrechnungsgrenze der Personalzeitwirtschaft muß der Rückrechnungsgrenze der Personalabrechnung entsprechen oder zeitlich danach liegen, damit nicht Zeitauswertungsergebnisse der Personalzeitwirtschaft für einen Zeitraum anfallen, für den keine Personalabrechnung mehr möglich ist. Das Archivierungsdatum der Personalzeitwirtschaft muß mindestens eine Periode vor der Rückrechnungsgrenze der Personalzeitwirtschaft liegen, da periodenübergreifende Arbeitszeitpläne berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung Zeitauswertungsergebnisse (PT) [Seite 78]. Für das Reisemanagement existiert keine Rückrechnungsgrenze. Das Archivierungsdatum des Reisemanagements liegt mindestens einen Tag vor der Rückrechnungsgrenze der Personalabrechnung. 20 April 2001

21 SAP AG Rückrechnungsgrenze (PT/PY/FI-TV) Für alle Länder außer Deutschland und Österreich gilt folgende Einschränkung: Reisen, die in einem SAP-System abgerechnet wurden, das einen Releasestand bis einschließlich 3.0D hat, können nur kalenderjahresweise archiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung Reisen (FI-TV) [Seite 85]. April

22 SAP AG Berechtigungen (PT/PY/FI-TV) Berechtigungen (PT/PY/FI-TV) Für die Archivierung von Abrechnungsdaten benötigen Sie je nach Aktivität, die Sie innerhalb des Archivierungsprozesses ausführen wollen, folgende Berechtigungen: Arbeitsschritt Berechtigung Notwendig für Anlegen einer Archivierungsgruppe P_TCODE Archivierung von Abrechnungsdaten Zuordnung von Personalnummern P_TCODE Archivierung von Abrechnungsdaten Zuordnung von Personalnummern P_PERNR Stammdatenpflege der zuzuordnenden Personalnummern HR-Vorbereitung der Archivierung P_TCODE Archivierung von Abrechnungsdaten Archivierung P_TCODE Archivierung von Abrechnungsdaten Archivierung S_ARCH_ALL Lesen, Schreiben und Löschen für alle Archivierungsobjekte Siehe auch: Berechtigungsprüfung [Extern] 22 April 2001

23 SAP AG Protokoll (PT/PY/FI-TV) Protokoll (PT/PY/FI-TV) Verwendung Sie können zu unterschiedlichen Zeitpunkten des Archivierungsprozesses [Seite 26] ein Protokoll erstellen lassen, um die durchgeführten Aktivitäten zu überprüfen. Wenn der jeweilige Arbeitsschritt nicht ausgeführt werden konnte, wird im Protokoll eine Fehlermeldung ausgegeben. Funktionsumfang Zu erstellendes Protokoll Arbeitsschritt Mögliche Fehlermeldung Statistik über Erfolg der Zuordnung Statistik über Aufhebung der Zuordnung Protokollierung der Personalnummern, bei denen Fehler aufgetreten sind Protokollierung der Personalnummern, bei denen Fehler aufgetreten sind Detailliertes Protokoll Detailliertes Protokoll Detailliertes Protokoll Aktivitäten Personalnummern zuordnen Zuordnung von Personalnummern aufheben HR-Vorbereitung der Archivierung testen HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen Archivierung Personalabrechnungsergebn isse (PA_CALC) durchführen Archivierung Zeitauswertungsergebnisse (PA_TIME) durchführen Archivierung Reisen (PA_TRAVEL) durchführen Damit ein Protokoll erstellt wird, müssen Sie folgendes tun: Arbeitsschritt Aktivität Anmerkung Personalnummer hat eine andere Länderzuordnung, als Sie in der Archivierungsgruppe festgelegt haben Datum der letzten Stammdatenänderung liegt vor dem Datum der Rückrechnungsgrenze Datum der letzten Stammdatenänderung liegt vor dem Datum der Rückrechnungsgrenze Personalnummer ist gesperrt April

24 SAP AG Protokoll (PT/PY/FI-TV) Personalnummern zuordnen Zuordnung von Personalnummern aufheben HR-Vorbereitung der Archivierung testen HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen Archivierung Personalabrechnungsergebn isse (PA_CALC) durchführen Archivierung Zeitauswertungsergebnisse (PA_TIME) durchführen Archivierung Reisen (PA_TRAVEL) durchführen Markieren Sie auf dem Selektionsbild Zuordnung von Personalnummern zu einer Archivierungsgruppe unter Weitere Angaben die Option Protokoll Markieren Sie auf dem Selektionsbild Zuordnung von Personalnummern zu einer Archivierungsgruppe unter Weitere Angaben die Option Protokoll Markieren Sie auf dem Bild Testlauf der HR- Vorbereitung zur Archivierung... die Option Protokoll Markieren Sie auf dem Bild HR-Vorbereitung zur Archivierung die Option Protokoll Markieren Sie auf dem Bild Variantenpflege: Report RPAR1W00, Variante... unter Testoptionen die Option Detailliertes Protokoll Markieren Sie auf dem Bild Variantenpflege: Report RPAR5W00, Variante... unter Testoptionen die Option Detailliertes Protokoll Markieren Sie auf dem Bild Variantenpflege: Report RPAR2W00, Variante... unter Testoptionen die Option Detailliertes Protokoll Falls ein Fehler auftritt, wird auch dann ein Protokoll erstellt, wenn Sie die Option Protokoll nicht markiert haben Vgl. Arbeitsschritt Personalnummern zuordnen Vgl. Arbeitsschritt Personalnummern zuordnen Vgl. Arbeitsschritt Personalnummern zuordnen Ein detailliertes Protokoll sollten Sie nur in Ausnahmefällen zur Lokalisierung von Fehlern erstellen lassen, da es sehr ausführlich ist und seine Erstellung viel Zeit in Anspruch nimmt. Sie werden in jedem Fall über den Status der Archivierung und aufgetretene Fehler informiert, auch wenn Sie die Option Detailliertes Protokoll nicht markieren Vgl. Arbeitsschritt Archivierung Personalabrechnungsergebn isse (PA_CALC) durchführen Vgl. Arbeitsschritt Archivierung Personalabrechnungsergebn isse (PA_CALC) durchführen 24 April 2001

25 SAP AG Releasewechsel (PT/PY/FI-TV) Releasewechsel (PT/PY/FI-TV) Wenn in Ihrem System ein Releasewechsel vorgenommen wird, bei dem sich die Datenbankstruktur ändert, müssen Sie die Archivdateien, die Sie weiterhin anzeigen wollen, entsprechend umsetzen. Umsetzung von 3.1-Archiven Zu 4.0A hat sich die Datenbankstruktur für Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse geändert. Bei einem Releasewechsel von einem 3.1-System auf ein 4.0-System werden die Personalabrechnungsergebnisse und die Zeitauswertungsergebnisse auf der Datenbank automatisch umgesetzt. Dabei wird geprüft, ob im 3.1-System Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse archiviert wurden. Im Protokoll der Umsetzung werden Sie darauf hingewiesen, welche Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse schon archiviert wurden. Zur Umsetzung der 3.1-Archive gehen Sie vor wie folgt: Starten Sie folgende Reports als Batchjob: RPAR1U40 für die Umsetzung von Personalabrechnungsergebnissen RPAR5U40 für die Umsetzung von Zeitauswertungsergebnissen Dadurch werden die Personalabrechnungsergebnisse und die Zeitauswertungsergebnisse der jeweiligen Archivierungsobjekte in die neuen Strukturen des Systems eingelesen und mit der neuen Struktur in die Archivdateien zurückgeschrieben. Damit ist eine Anzeige von Personalabrechnungsergebnissen und Zeitauswertungsergebnissen, die Sie in einem 3.1- System archiviert haben, in Ihrem aktuellen System möglich. Umsetzung von 4.0-Archiven Beim Releasewechsel von einem 4.0-System auf ein 4.5- oder 4.6-System ist keine Umsetzung von Personalabrechnungsergebnissen oder Zeitauswertungsergebnissen notwendig. April

26 SAP AG Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV) Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV) Einsatzmöglichkeiten Dieser Prozeß steuert die Archivierung von Abrechnungsdaten aus den Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement. Voraussetzungen Sie haben den Zeitpunkt der Archivierung nach folgenden Kriterien gewählt: Länderspezifische Bestimmungen [Seite 59] haben Auswirkungen auf das Archivierungsdatum [Seite 18]. Zum selben Zeitpunkt dürfen weder die Personalabrechnung noch Folgeprogramme laufen. Stammdaten dürfen während der Archivierung nur in geringem Umfang geändert werden. Die Systembelastung sollte möglichst gering sein, vor allem während des eigentlichen Archivierungslaufs. Sie haben die notwendigen Berechtigungen [Seite 22]. Ablauf Die Archivierung gliedert sich in folgende Phasen: 1. Archivierungsgruppe Hier legen Sie die Eigenschaften der Archivierungsgruppe wie Archivierungsdatum, zugeordnete Archivierungsobjekte etc. fest. Folgende Arbeitsschritte sind für die Archivierungsgruppe möglich: Anlegen Ändern Beschreibung ändern Löschen 2. Personalnummern Um die Abrechnungsdaten mehrerer Personalnummern gemeinsam zu archivieren, ordnen Sie die Personalnummern einer Archivierungsgruppe zu. Dadurch legen Sie fest, daß das Archivierungsdatum und die Rückrechnungsgrenze dieser Archivierungsgruppe für die zugeordneten Personalnummern gelten sollen. Das System legt für jede zugeordnete Personalnummer pro Archivierungsobjekt einen Subtypsatz im Infotyp Archivierte Objekte (0283) an. Folgende Arbeitsschritte sind für die Personalnummern möglich: Zuordnen Zuordnung aufheben Liste der zugeordneten Personalnummern anzeigen 3. HR-Vorbereitung der Archivierung 26 April 2001

27 SAP AG Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV) Bei der Archivierung von Abrechnungsdaten bestehen vielfältige Abhängigkeiten zwischen den Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement, aus denen Abrechnungsdaten archiviert werden können. Um sicherzustellen, daß die zu archivierenden Abrechnungsdaten aus allen Komponenten vollständig und aufeinander abgestimmt sind, werden in dieser Phase des Archivierungsprozesses die notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchgeführt. Dabei wird in den Arbeitsschritten HR-Vorbereitung der Archivierung testen und HR- Vorbereitung der Archivierung durchführen jede Personalnummer, die der aktuellen Archivierungsgruppe zugeordnet ist, für den Zeitraum, der vor dem Archivierungsdatum liegt, auf folgende Kriterien geprüft: Komponente Personalabrechnung Personalzeitwirtschaft Reisemanagement Geprüfte Kriterien Gibt es noch abrechnungsrelevante Stammdatenänderungen? Gibt es noch länderspezifische Bestimmungen [Seite 59], die gegen eine HR-Vorbereitung der Archivierung sprechen? Gibt es noch zeitwirtschaftsrelevante Stammdatenänderungen? Gibt es noch unverarbeitete Zeitereignisse [Extern]? Gibt es noch nicht abgerechnete Reisen? Gibt es noch nicht übergeleitete Reisedaten? Hat eine zur archivierende Reise nicht den Überleitungsstatus, den Sie für die betreffende Archivierungsgruppe angegeben haben? Hat eine zur archivierende Reise Reiseplanungsdaten? Ist der Status eines Buchungslaufs nicht korrekt? Die Abrechnungsdaten werden so organisiert, daß Programme, die diese Daten ändern, wie z.b. der Abrechnungstreiber oder die Reiseerfassung, nicht mehr darauf zugreifen können. Wir empfehlen, die HR-Vorbereitung der Archivierung in einer Zeit mit geringerer Systembelastung auszuführen. Erst im Anschluß an diese Vorbereitung werden die Abrechnungsdaten, die Sie archivieren, auch tatsächlich aus der Datenbank entfernt. Folgende Arbeitsschritte sind für die HR-Vorbereitung der Archivierung möglich: Testen Freigeben Durchführen Zurücknehmen Beenden Archivierungsstatus der Personalnummern anzeigen April

28 SAP AG Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV) 4. Archivierung Die Abrechnungsdaten, die in der vorherigen Phase zur Archivierung vorbereitet wurden, werden nun vom System in mehreren Teilschritten in eine Archivdatei geschrieben, auf ein geeignetes Speichermedium (z.b. Magnetband) ausgelagert und endgültig von der Datenbank gelöscht. In dieser Phase des Archivierungsprozesses werden große Datenmengen bewegt; sie ist daher zeitaufwendig. Wir empfehlen, diese Phase in einer Zeit mit geringer Systembelastung durchzuführen. Folgende Arbeitsschritte sind für die Archivierung möglich: Durchführen Beenden Alle Arbeitsschritte können zeitlich getrennt voneinander und von verschiedenen Personen ausgeführt werden. 28 April 2001

29 SAP AG Archivierung von Abrechnungsdaten aufrufen (PT/PY/FI-TV) Archivierung von Abrechnungsdaten aufrufen (PT/PY/FI- TV) Vorgehensweise Abhängig davon, aus welcher Komponente Sie die Archivierung aufrufen wollen, wählen Sie einen der folgenden Menüpfade: Komponente Personalabrechnung (PY) Personalzeitwirtschaft (PT) Reisemanagement (FI-TV) Menüpfad Personal Personalabrechnung <Land> Werkzeuge Archivierung Personal Personalzeitwirtschaft Administration Werkzeuge Archivierung Personal Reisemanagement Reisekostenabrechnung Werkzeuge Datenarchivierung oder Rechnungswesen Finanzwesen Reisemanagement Reisekostenabrechnung Werkzeuge Datenarchivierung Sie können die Archivierung von Abrechnungsdaten auch mit der Transaktion PU22 aufrufen. Ergebnis Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten. April

30 SAP AG Archivierungsgruppe anlegen (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe anlegen (PT/PY/FI-TV) Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Vorgehensweise 1. Wählen Sie. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Sie erhalten eine Übersicht über die festgelegten Eigenschaften der Archivierungsgruppe [Seite 15]. 3. Bestätigen Sie, daß die Archivierungsgruppe angelegt werden soll. Ergebnis Die neue Archivierungsgruppe wird im Übersichtsbaum unter dem Status Angelegt angezeigt. Um die weiteren Arbeitsschritte des Archivierungsprozesses durchzuführen, markieren Sie die Archivierungsgruppe und wählen Sie im rechten Bildbereich den jeweiligen Arbeitsschritt, den Sie durchführen wollen. Siehe auch: Ablauf der Archivierung [Seite 26] 30 April 2001

31 SAP AG Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Verwendung Sie können die Eigenschaften einer Archivierungsgruppe [Seite 15] nachträglich ändern, wenn Sie im Verlauf des Archivierungsprozesses feststellen, daß Sie diese Archivierungsgruppe nicht wie gewünscht zur Archivierung verwenden können. Es kann auch vorkommen, daß Sie versehentlich falsche Eigenschaften, z.b. ein falsches Archivierungsdatum oder Land, für die Archivierungsgruppe angegeben haben. Je nach Status der Archivierungsgruppe können Sie alle oder einen Teil ihrer Eigenschaften ändern: Status der Archivierungsgruppe Angelegt Personalnummern zugeordnet Im Test Freigegeben zur HR-Vorbereitung Freigegeben zur Archivierung Archivierung abgeschlossen Mögliche Änderungen Alle Eigenschaften Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze Beschreibung Beschreibung Beschreibung Sie stellen im Arbeitsschritt Personalnummern zuordnen [Seite 34] fest, daß Sie einen Großteil der Personalnummern, deren Abrechnungsdaten Sie archivieren wollen, nicht der Archivierungsgruppe zuordnen können. Das kann z.b. der Fall sein, wenn diese Personalnummern vor dem Archivierungsdatum, das Sie für die Archivierungsgruppe festgelegt haben, noch gar nicht im System vorhanden waren. In diesem Fall können Sie das Archivierungsdatum der Archivierungsgruppe nachträglich ändern. Dabei müssen Sie allerdings die länderspezifischen Bestimmungen [Seite 59] beachten. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, die Sie ändern wollen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Ändern im Gruppenrahmen Archivierungsgruppe bearbeiten. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Sie erhalten eine Übersicht über die geänderten Eigenschaften der Archivierungsgruppe. 3. Bestätigen Sie Ihre Änderungen. Siehe auch: Ablauf der Archivierung [Seite 26] April

32 SAP AG Beschreibung der Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Beschreibung der Archivierungsgruppe ändern (PT/PY/FI-TV) Verwendung Sie können die Beschreibung einer Archivierungsgruppe [Seite 15] zu jedem Zeitpunkt des Archivierungsprozesses ändern. Dieser Arbeitsschritt ist unabhängig vom Status der Archivierungsgruppe. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, deren Beschreibung sie ändern wollen. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Text ändern im Gruppenrahmen Archivierungsgruppe bearbeiten. 2. Ändern Sie die Beschreibung. 3. Wählen Sie Weiter. 4. Bestätigen Sie die Änderung. Siehe auch: Ablauf der Archivierung [Seite 26] 32 April 2001

33 SAP AG Archivierungsgruppe löschen (PT/PY/FI-TV) Archivierungsgruppe löschen (PT/PY/FI-TV) Verwendung Sie löschen eine Archivierungsgruppe [Seite 15], die Sie nicht für die Archivierung verwenden können oder wollen. Das kann z.b. der Fall sein, wenn Sie dieser Archivierungsgruppe aufgrund ihrer Eigenschaften einen Großteil der Personalnummern nicht zuordnen können, deren Abrechnungsdaten Sie archivieren wollen. Eine solche Archivierungsgruppe können Sie nachträglich ändern [Seite 31] oder löschen und anschließend neu anlegen. Das Löschen ist dann einfacher, wenn Sie mehrere oder alle Eigenschaften der Archivierungsgruppe ändern müssen. Wenn der Archivierungsgruppe Personalnummern zugeordnet sind, löscht das System für die entsprechenden Personalnummern alle Subtypen des Infotyps Archivierte Objekte [Seite 17] (0283), die zu dieser Archivierungsgruppe gehören. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, die Sie löschen wollen. Die Archivierungsgruppe hat den Status Angelegt, Personalnummern zugeordnet oder Im Test. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Löschen im Gruppenrahmen Archivierungsgruppe bearbeiten. 2. Bestätigen Sie das Löschen. Siehe auch: Ablauf der Archivierung [Seite 26] April

34 SAP AG Personalnummern zuordnen (PT/PY/FI-TV) Personalnummern zuordnen (PT/PY/FI-TV) Verwendung Um die Abrechnungsdaten mehrerer Personalnummern gemeinsam zu archivieren, ordnen Sie diese einer Archivierungsgruppe zu. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe [Seite 15] markiert, der Sie Personalnummern zuordnen wollen. Die Archivierungsgruppe hat den Status Angelegt, Personalnummern zugeordnet oder Im Test. Sie haben die Berechtigung [Seite 22] für die Personalnummern, die Sie zuordnen wollen. Die Personalnummern sind dem Land zugeordnet, das Sie beim Anlegen der Archivierungsgruppe für die Personalabrechnung angegeben haben. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Zuordnen im Gruppenrahmen Personalnummern. 2. Geben Sie auf dem Selektionsbild die gewünschten Personalnummern an. 3. Geben Sie an, ob ein Protokoll [Seite 23] erstellt werden soll. 4. Wählen Sie. Ergebnis Wenn Sie angegeben haben, daß ein Protokoll erstellt werden soll, erhalten Sie eine Statistik über den Stand der Zuordnung. Das System hat die ausgewählten Personalnummern der Archivierungsgruppe zugeordnet, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Ländergruppierung der Personalnummern stimmt mit der Ländergruppierung der Archivierungsgruppe überein. Die Abrechnungsdaten aus dem Zeitraum, den Sie für die Archivierung angegeben haben, sind noch nicht archiviert. Wenn Sie Personalabrechnungsergebnisse archivieren, liegen für den Mitarbeiter in dem Zeitraum, den Sie für die Archivierung angegeben haben, Abrechnungsergebnisse vor. Wenn Sie Zeitauswertungsergebnisse archivieren, ist für den Mitarbeiter in dem Zeitraum, den Sie für die Archivierung angegeben haben, mindestens ein Infotypsatz des Infotyps Sollarbeitszeit (0007) vorhanden, bei dem im Feld Status Zeitwirtschaft nicht der Status 0 - keine Zeitauswertung angegeben ist. Die Archivierungsgruppe hat den Status Personalnummern zugeordnet. Für jedes Archivierungsobjekt der aktuellen Archivierungsgruppe, für das bei einem Mitarbeiter, den Sie der Archivierungsgruppe zugeordnet haben, Daten vorliegen, hat das System im Infotyp Archivierte Objekte [Seite 17] (0283) einen Subtypsatz angelegt. 34 April 2001

35 SAP AG Personalnummern zuordnen (PT/PY/FI-TV) Sie wollen in der Archivierungsgruppe Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse archivieren. Bei einem Mitarbeiter liegen für den entsprechenden Zeitraum nur Abrechnungsergebnisse vor, er hat jedoch keine Zeitauswertungsergebnisse. In diesem Fall hat das System für diesen Mitarbeiter nur einen Subtypsatz für Personalabrechnungsergebnisse angelegt. Jeder Subtypsatz hat den Archivierungsstatus Initialisiert. Wenn die Archivierungsgruppe den Status Im Test hatte, bevor Sie ihr neue Personalnummern zugeordnet haben, empfehlen wir, den Testlauf noch einmal durchzuführen, um die neu zugeordneten Personalnummern ebenfalls zu testen. Wenn ausgewählte Personalnummern nicht zugeordnet werden konnten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Fehler zu beheben: Passen Sie Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze der Archivierungsgruppe an die ausgewählten Personalnummern an und ordnen Sie diese anschließend erneut der Archivierungsgruppe zu. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierungsgruppe ändern [Seite 31]. Legen Sie eine zusätzliche Archivierungsgruppe mit anderen Eigenschaften an und ordnen sie dieser die Personalnummern zu, die der alten Archivierungsgruppe nicht zugeordnet werden konnten. Sie können z.b. für einen Teil der Personalnummern ein früheres Archivierungsdatum wählen als für andere Personalnummern. Das System stellt sicher, daß beim nächsten Archivierungslauf die Abrechnungsdaten mit archiviert werden, die beim aktuellen Archivierungslauf wegen des früheren Datums nicht berücksichtigt werden. Siehe auch: Ablauf der Archivierung [Seite 26] April

36 SAP AG Zuordnung von Personalnummern aufheben (PT/PY/FI-TV) Zuordnung von Personalnummern aufheben (PT/PY/FI- TV) Verwendung Sie können Personalnummern aus einer Archivierungsgruppe [Seite 15] entfernen, wenn Sie die Abrechnungsdaten bestimmter Personalnummern doch nicht archivieren wollen wenn z.b. beim Testen der HR-Vorbereitung der Archivierung bei bestimmten Personalnummern Fehler auftreten und Sie die Abrechnungsdaten der übrigen Personalnummern in der Archivierungsgruppe trotzdem archivieren wollen Wenn Sie die Zuordnung einer Personalnummer zu einer Archivierungsgruppe aufheben, löscht das System für diese Personalnummer alle zur Archivierungsgruppe gehörenden Subtypsätze des Infotyps Archivierte Objekte [Seite 17] (0283). Die Subtypsätze, die das System bei früheren Archivierungen angelegt hat, bleiben erhalten. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, aus der Sie Personalnummern entfernen wollen. Die Archivierungsgruppe hat den Status Personalnummern zugeordnet, Im Test oder Freigegeben zur HR-Vorbereitung Der Arbeitsschritt HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen [Seite 41] ist noch nicht ausgeführt. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Zuordnung aufheben im Gruppenrahmen Personalnummern. 2. Geben Sie auf dem Selektionsbild die gewünschten Personalnummern an. 3. Geben Sie an, ob ein Protokoll [Seite 23] erstellt werden soll. 4. Wählen Sie. Wenn Sie angegeben haben, daß ein Protokoll erstellt werden soll, erhalten Sie eine Statistik über die geänderte Zuordnung. Ergebnis Sie haben die ausgewählten Personalnummern aus der Archivierungsgruppe entfernt. Das System hat die entsprechenden Subtypsätze des Infotyps Archivierte Objekte (0283) gelöscht. Wenn Sie für alle Personalnummern die Zuordnung zur Archivierungsgruppe aufgehoben haben, hat die Archivierungsgruppe wieder den Status Angelegt. Siehe auch: 36 April 2001

37 SAP AG Zuordnung von Personalnummern aufheben (PT/PY/FI-TV) Ablauf der Archivierung [Seite 26] April

38 SAP AG HR-Vorbereitung der Archivierung testen (PT/PY/FI-TV) HR-Vorbereitung der Archivierung testen (PT/PY/FI-TV) Verwendung Die Personalnummern einer Archivierungsgruppe [Seite 15] mit dem Status Freigegeben zur HR- Vorbereitung sind für die Abrechnung gesperrt. Nach dem Arbeitsschritt Zur HR-Vorbereitung der Archivierung freigeben können Sie also keine Rückrechnung mehr anstoßen, falls dies zur Fehlerbehebung notwendig sein sollte. Deshalb empfehlen wir, vor diesem Arbeitsschritt einen Testlauf durchzuführen. Bei diesem Testlauf durchlaufen die Abrechnungsdaten die gleichen Prüfungen wie beim Arbeitsschritt HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen. Sie können den Testlauf für alle oder nur für einzelne Personalnummern durchführen, die der Archivierungsgruppe zugeordnet sind. Wenn nach dem Testlauf noch archivierungsrelevante Änderungen vorgenommen werden, empfehlen wir, für die geänderten Personalnummern einen weiteren Testlauf durchzuführen. Da die Prüfungen zeitaufwendig sind, empfehlen wir, den Arbeitsschritt im Hintergrund auszuführen. Voraussetzungen Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten [Seite 29]. Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, für die Sie die HR-Vorbereitung der Archivierung testen wollen. Die Archivierungsgruppe hat den Status Personalnummern zugeordnet. Vorgehensweise 1. Wählen Sie Testlauf im Gruppenrahmen HR-Vorbereitung der Archivierung. 2. Geben Sie an, ob Sie den Testlauf für einzelne oder für alle Personalnummern der Archivierungsgruppe durchführen wollen, und wählen Sie. Wenn Sie den Testlauf für einzelne Personalnummern durchführen wollen, geben Sie auf dem Selektionsbild die gewünschten Personalnummern an 3. Geben Sie an, ob ein Protokoll [Seite 23] erstellt werden soll. 4. Wählen Sie Programm Im Hintergrund ausführen. Wenn Sie angegeben haben, daß ein Protokoll erstellt werden soll, erhalten Sie eine Statistik zum Testlauf. Ergebnis Die Archivierungsgruppe hat den Status Im Test. Wenn Fehler aufgetreten sind, haben Sie folgende Möglichkeiten, diese zu beheben: Rückrechnung abwarten für Personalnummern, bei denen noch nicht abgerechnete Stammdaten existieren, und anschließend erneut die HR-Vorbereitung der Archivierung testen Zuordnung von Personalnummern aufheben [Seite 36] Archivierungsgruppe ändern [Seite 31] 38 April 2001