Lehrgebiet EDV-Rechnungswesen Prof. Dr. Jörg Schmidt. SAP R/3 Enterprise. Einführungsübung 2. Stammdaten- FI. (Standardsystem Nutzer rewenn)

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1 Lehrgebiet EDV-Rechnungswesen Prof. Dr. Jörg Schmidt SAP R/3 Enterprise Einführungsübung 2 Stammdaten- FI (Standardsystem Nutzer rewenn) Sommersemester 2010

2 1 Anmelden Um mit SAP R/3 arbeiten zu können, muss sich der auf dem lokalen PC befindliche Client mit dem SAP-System auf einem Applikationsserver verbinden. Dazu wurde auf jedem Rechner ein SAPGUI installiert. Starten Sie das Programm SAP mit einem Doppelklick auf die abgebildete Ikone auf Ihrem Desktop. Wählen Sie in dem neuen Dialogfenster das SAP-System mit der Bezeichnung HCC-SAP R/3 aus und betätigen Sie den Button Logon bzw. ENTER. Achtung: Schon hier oder am Ende der Übung können Sie das Anmeldefenster mit dem kleinen Kreuz rechts oben schließen. Bitte aber nicht auf löschen klicken! Melden Sie sich im System an! nn steht auch für die Nummer Ihres Buchungskreises Die oberste Stufe der hierarchischen Struktur im SAP ist der Mandant. Er stellt ein Unternehmen dar. Für jeden Mandanten können mehrere Buchungskreise (Firmen) eingerichtet werden, um die Buchhaltung dieser selbständig bilanzierenden Einheiten gleichzeitig realisieren zu können. Im Mandanten werden die allgemeinen Daten abgelegt, die von allen Organisationsstrukturen des Unternehmens nutzbar sind. Auf der Ebene der Buchungskreise werden die speziellen Daten des Buchungskreises angelegt und die Bilanz / GuV erstellt. Die Buchungskreise wurden bereits mit dem entsprechenden Kontenplan dem Mandanten und dem Kostenrechnungskreis zugeordnet. Die Bezeichnung der Buchungskreise (Bukrs) beginnt jeweils mit DE. Sie führen Ihre Buchungen im Buchungskreis DE 1 aus. Der Kostenrechnungskreis stellt die oberste Verdichtungsebene im Controlling dar. Nutzen Sie bitte den voreingestellten Kostenrechnungskreis 0001! 1 Die Nummer Ihres Buchungskreises steht in den folgenden Aufgaben für xx. 2

3 2 Hinweis: Nutzen Sie in jeder Sitzung die aus der Einführungsübung bekannten Funktionalitäten des SAP-Systems. Das betrifft z.b. das Einrichten des Systems (Benutzereinstellungen) die Arbeit mit den Transaktionscodes die Einrichtung und Nutzung von Favoriten die Arbeit mit mehreren Modi die Nutzung der SAP-Hilfen die Suchfunktionen (Matchcode: F4-Taste bzw. ) 3 Navigation und wichtige Transaktionen Das Ergebnis von Buchungsaufgaben kontrolliert man am besten in der Bilanz. Schauen Sie sich eine bereits vorhandene Bilanz im System an: Infosysteme Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Bilanz Eingabe -> Buchungskreis: DE97, Bil/GuV-Struktur: INT Richten Sie die Transaktion Bilanz als Favorit ein! Manchmal kann es auch nur erforderlich sein, ein einzelnes Konto anzusehen. Öffnen Sie dazu einen zweiten Modus und rufen die Transaktion Salden anzeigen auf: Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch Konto Salden anzeigen Geben Sie folgende Daten ein: Konto: Buchungskreis: DE97 Geschäftsjahr: 20xx Notieren Sie den aktuellen Saldenbestand und vergleichen ihn mit dem Bilanzwert im anderen Modus. Verlassen Sie im betreffenden Modus die Bilanzanzeige und kehren zum Grundmenü zurück. Rufen Sie in diesem Menü die Transaktion Belegpositionenextrakt auf, die von Übung 1 als Favorit eingerichtet sein sollte. Geben Sie Buchungskreis DE97 ein und nach Ausführen sehen Sie alle bisher in diesem Buchungskreis durchgeführten Buchungen! Wechsel Sie nun wieder in den Modus mit der Transaktion Salden anzeigen und klicken Sie doppelt auf den Wert in der Zeile zur Periode 1. Sie sehen die in diesem Monat vorgenommenen Buchungen auf dem Bankkonto. Stellen Sie an Hand der auch im Belegpositionenextrakt aufgeführten Belegnummer wie der vollständige Buchungssatz lautete: Soll: Haben: Betrag: 3

4 4 Das Anlegen von Stammdaten 4.1. Anlegen und Pflege von Kontenstammdaten in Ihrem Buchungskreis Die im Rahmen der Übung zu nutzenden Sachkonten sind im Kontenplan INT hinterlegt. Für die Nutzung in Ihrem Buchungskreis müssen ggf. aber noch einzelne Konten im Buchungskreis angelegt oder modifiziert (geändert) werden. Geben Sie im Hauptmenü den Transaktionscode FSS0 (Rechnunsgwesen Finanzwesen Hauptbuch Stammdaten Einzelbearbeitung im Buchungskreis) ein. Sie befinden sich anschließend im Menü Sachkonto bearbeiten: Buchungskreisdaten Ändern von Kontenstammdaten Um Saldenvorträge für die Konten 2000 Bauten und Technische Anlagen und Maschinen außerhalb der Anlagenbuchhaltung buchen zu können, müssen diese Konten und entsprechende Stammdaten für Ihren Buchungskreis angelegt sein. Geben Sie die Kontonummer 2000 sowie Ihren Buchungskreis DExx ein. Überprüfen Sie die Eintragungen in Ihrem Konto: Sachkonto Ändern oder Ikone Stift Zeile leer anklicken 4

5 Im Feld Abstimmkonto für Kontoart darf kein Eintrag mehr stehen. Klicken Sie dazu im Matchcode (oder F4) auf die Zeile leer! Auf der Registerkarte Erfassung/Bank/Zins setzen sie das Feld Feldstatusgruppe auf G001 allgemein und speichern Sie die vorgenommenen Veränderungen mit Sachkonto sichern (STRG S) oder Klick auf die Diskette in der Systemfunktionsleiste. Richten Sie nun auch das Konto so ein: Steuerkategorie nur Vorsteuer erlaubt Feld Abstimmkonto für Kontoart keine Angabe Feld Feldstatusgruppe auf G001 allgemein Neuanlegen von Kontensammtdaten Legen Sie auf die gleiche Weise im Buchungskreis noch nicht vorhandene Konten neu an. Anstatt Sachkonto ändern geben Sie dann aber Sachkonto anlegen (oder Ikone Blatt, rechts neben dem Stift) ein. Hinweis: Die Ikone Brille steht für Sachkonto anzeigen Für die Übung benötigen wir u.a. folgende Konten: Skontoertrag Handelsware mit den Parametern: Steuerkategorie nur Vorsteuer erlaubt Feld Feldstatusgruppe auf G001 allgemein Sonstige betriebliche Erträge Erlöse Eigenverbrauch (19 % MWSt.) mit dem veränderten Parameter Steuerkategorie nur Ausgangssteuer erlaubt Privatkonto (Privatentnahme) Steuerkategorie leer lassen, dafür Haken in das Feld Buchen ohne Steuer erlaubt setzen Sollten während der Buchungsarbeit weitere aufgerufene Konten nicht vorhanden sein, können Sie diese auf die gleiche Weise im Buchungskreis anlegen. Überlegen Sie, welche Steuerkategorie für das jeweilige Konto zutreffend wäre. Hinweis: Nutzen Sie für die Pflege der Stammdaten einen neuen Modus, um Ihre laufende Buchungsarbeit nicht abzubrechen. 5

6 4.2. Anlegen von Kostenstellen Die Buchung verschiedener Geschäftsvorfälle erfordert eine kostenrechnungsrelevante Kontierung. Hinweis: Dieser Text erfolgt während der späteren Buchungsarbeit zunächst als Fehlermeldung. Sie erfüllen diese Aufforderung dann durch Eintrag Ihrer Kostenstelle in die zuständige Buchungsspalte. Legen Sie deshalb wie folgt eine Kostenstelle an: Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Kostenstelle Einzelbearbeitung Anlegen Sie arbeiten im Kostenrechnungskreis 0001 (SAP). Geben Sie für Ihre Kostenstelle Ihre Buchungskreisnummer an. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter und ergänzen Sie auf der folgenden Seite die weiteren Felder. Bezeichnung: Verwaltung Hierarchiebereich: Beschreibung: Verwaltung Buchungskreis: DEXX Verantwortlicher: Ihr Name Geschäftsbereich: 0001 Art der Kostenstelle: W für Verwaltung Währung: Euro Profit-Center SAP-DUMMY Beachten Sie, daß sie später die Kostenstelle nur im festgelegten Gültigkeitszeitraum bebuchen können! Sichern Sie Ihre Eingabe. Hinweis: Beim Anlegen der Kostenstellen kann es zu einem Sperrkonflikt kommen, da im Hierarchiebereich nicht gleichzeitig Änderungen vorgenommen werden können. Bei einer entsprechenden Fehlermeldung (Kostenstelle gesperrt o.a.) Warten sie bitten einen Moment, bis es für Sie weiter geht. 6

7 4.3. Anlegen von Kreditoren/Debitoren Wählen Sie aus dem Menü den Weg Rechnungswesen Finanzwesen Debitoren Stammdaten Anlegen Stammdaten Sicht Debitor Kreditor Nummer Dxx10001 Kxx70001 Buchungskreis DExx Dexx Kontengruppe Debitoren (ext. NrVergabe) LIEF Kreditoren (ext. NrVergabe) Anrede Adresse Sehr geehrte Herr Name Wohnungsbaugesellschaft Magdeburg Holzgroßhandel GmbH Georg Walt Straße Gröperstr. 18 Spielhagenstr. 15 Ort Magdeburg Magdeburg Postleitzahl Suchbegriff DExx (bitte selbst ausdenken!) Umsatzsteuer Steuerungs- Markieren Markieren Ust-Id.Nr. daten DEXX Bankschlüssel Zahlungs Bankkonto verkehr XX10001 XX70001 Bankname Virtuelle Bank Virtuelle Bank Abstimmkonto Kontoführung Zahlungsbedingungeverkehr % Skonto) Zahlungs (sofort ohne Abzug) 0003 (innerhalb von 14 Tagen 3 Toleranzgruppe DEB1 KRE1 Beachte: für xx geben Sie die Ziffern Ihres Buchungskreises ein! 7

8 Beachten Sie im vorstehenden Bild unbedingt die richtige Eingabe der Kontengruppe (nicht CPD-Debitoren/Kreditoren). Das Feld Vorlage bleibt leer. Sie können diese Funktion nutzen, wenn Sie später weitere Debitoren/Kreditoren (gilt auch für Sachkonten bzw. Kostenstellen) anlegen und auf die allgemeingültigen Daten dieser Vorlagen zurückgreifen wollen! Wenn Sie noch Zeit haben, legen Sie weitere Debitoren bzw. Kreditoren Ihrer Wahl an. Nutzen Sie dazu die fortlaufenden Nummern bzw Beispielsweise könnten Sie sich selbst als zusätzlichen Kunden anlegen und dafür Ihre persönlichen bzw. selbst ausgedachte Daten verwenden! Beenden Sie danach Ihre Arbeit mit dem SAP-System durch System Abmelden! Copyright 2004 Alle Rechte vorbehalten Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP HCCMagdeburg nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, 0S/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, 0S/390 und 0S/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic ServerTM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. Citrix, das Citrix-Logo, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, MultiWin und andere hier erwähnte Namen von Citrix-Produkten sind Marken von Citrix Systems, Inc. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap, mysap.com und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und - Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern weltweit. MarketSet und Enterprise Buyer sind gemeinsame Marken von SAP Markets und Commerce One. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Die Verwendung der Screenshots wurde mit dem jeweiligen Eigner abgesprochen. 8