Forderungsmanagement Wenn der Kunde nicht zahlt Pleite, nein danke!

Transkript

2 Ihr Referent Dipl.-Betriebswirt Guido Badjura Unternehmenskammern und -verbände DATEV eg, Niederlassung Mobil: Reichskanzler-Müller-Str. 21 Fax: Mannheim Internet:

3 Lassen Sie es nicht so weit kommen Mallorca Magazin 21/2012 3

4 Themen des Vortrags im Überblick Forderungsmanagement - Begriffsdefinition Was verstehen wir darunter? Die zunehmende Bedeutung des Forderungsmanagements Vom nice to have zum must Maßnahmen um Ihre Liquidität und Rentabilität zu verbessern Die zentralen Bestandteile eines Forderungsmanagements 4

5 Forderungsmanagement - Begriffsdefinition Was verstehen wir darunter?

6 Forderungsmanagement Begriffsdefinition Was verstehen wir darunter? Trotz voller Auftragsbücher können Unternehmen jederzeit in eine finanzielle Schieflage geraten und so maßgeblich in ihrer Existenz bedroht werden. Schuld daran sind unbezahlte Rechnungen oder komplette Forderungsausfälle. 6

7 Ein Professionelles Forderungsmanagement ist das A und O Die tolle Geschäftsidee Das gute Produkt Der viel versprechende Absatzmarkt 7

8 Liquiditätssteuerung Die aktuelle Liquiditätssteuerung darf kein Zufallsergebnis sein -sie muss durch Planung und Kontrolle gesteuert werden- Ergebnisüberwachung (oftmals anhand der BWA) im Monatsrhythmus Planung und Steuerung der Liquidität muss kurzfristiger erfolgen ( Zeit ist Geld ) 8

9 Können Sie bei folgenden Fragen zustimmen? Werden Ihre Rechnungen immer pünktlich von Ihren Kunden bezahlt? Werden säumige Zahler unverzüglich gemahnt? Werden Ihre Rechnungen immer unmittelbar nach der Leistung ausgestellt? Haben Sie einen tagaktuellen Überblick über Ihre Außenstände? Können Sie Ihre Liquidität jederzeit abschätzen? 9

10 Die zunehmende Bedeutung des Forderungsmanagements Vom nice to have zum must

11 Ziel Liquidität Bonität Existenzsicherung Liquiditätsprobleme bei etablierten Unternehmen, Inanspruchnahme teurer Überziehungskredite Existenzprobleme bei jungen Unternehmen mit regelmäßig dünner Eigenkapitalausstattung Existenzprobleme bei alten Unternehmen in Krisensituationen Zusätzlicher Aufwand abnehmende Konzentration auf notwendigen Kernkompetenzen 11

12 Zahlungsgewohnheiten Für den Schuldner gilt: eine gelieferte Ware ist solange ein Geschenk, bis sie bezahlt ist Strom bezahle ich bis zum Schluss (Fernsehen, Licht und kalte Getränke) KFZ-Rate muss ich zahlen, meinen Nachbarn fällt es auf, wenn das Auto abgeholt wird Kennen Sie Ihren Lieferantenstatus? Bürobedarf bezahle ich langsam, kann ich auch bar bei XY kaufen Die Zahlungsweise Ihres Kunden bei Ihnen wird maßgeblich durch den Lieferantenstatus beeinflusst 12

13 Lieferantenkredit versus Bankkredit Kriterien Lieferantenkredit Bankkredit Formalitäten Kosten Eher keine Keine Im Gegenteil: Skontoerlöse bei termingerechter Zahlung Jahresabschlüsse, BWA, Businessplan, etc. Zinsbelastung Sicherheiten Eher keine Grundpfandrechte, etc. Termingerechte Rückzahlung Nein, keine unmittelbaren Konsequenzen Ja, sonst Konsequenzen 13

14 Aktivitäten bei Liquiditätsengpässen Umfrage: Was tun Sie, um Ihren Zahlungsverpflichtungen bei Liquiditätsengpässen nachzukommen? Quelle: Inhouse Forderungsmanagement 14

15 Umsatzbedarf bei Forderungsverlusten Große Hebelwirkung von Forderungsverlusten Jedes fünfte Unternehmen in Deutschland hat Forderungsverluste von >1% des Umsatzes Bei einem Gewinn von und einem Umsatz von erzielen Sie eine Umsatzrendite von 12,00%. Um diese Rendite zu halten, benötigen Sie bei einem Forderungsausfall von einen um höheren Gesamtumsatz. Der Gesamtumsatz beträgt dann

16 Wo fängt Forderungsmanagement an? Bei Beauftragung des Steuerberaters, Rechtsanwalts? Beim Versand der Mahnungen? Beim Versand der Rechnung? Bei der Auftragsbestätigung? Bei der Angebotserstellung? Beim ersten Kundenkontakt? Gutes Forderungsmanagement fängt bereits bei der Auswahl des Kunden an. 16

17 Die Problematik Kunden, die zahlen wollen, zahlen aufgrund Ihrer Rechnung! Kunden, die nicht zahlen wollen, haben oft einen Grund! Woran kann es liegen? z.b. an fehlerhaften Rechnungen 17

18 Maßnahmen, um Ihre Liquidität und Rentabilität zu verbessern Die zentralen Bestandteile eines Forderungsmanagements

19 Risikovermeidung / -begrenzung Risiko gehört zum unternehmerischen Handeln Das Ziel heiß nicht Null-Risiko, sondern Risikotransparenz und Eingehen bekannter und kalkulierbarer Risiken Ein Unternehmen lebt auch von den schlechten Geschäften, die es nicht tätigt. ABER: Jedes Unternehmen braucht viele gute Geschäfte um zu leben 19

20 Zentrale Bestandteile des Forderungsmanagements Bonitäts- Prüfung Vertragsgestaltung Debitoren- Buchhaltung Mahnwesen 20

22 Bonitätsprüfung - Informationsbeschaffung Sammeln Sie regelmäßig Informationen Vor Beginn Ihrer individuellen Tätigkeit: Wer ist mein Vertragspartner? Bei Privatpersonen: Voller Name und komplette Anschrift Bei Unternehmen: Einzelunternehmen oder juristische Person? Haben Sie überhaupt mit einer entscheidungsbefugten Person verhandelt und einen Vertrag geschlossen? Bei juristischen Personen: Genaue Firmierung, wer ist der gesetzliche Vertreter? Wer wird vertreten? (Hausverwalter oder Architekten treten z.b. üblicherweise nicht im eigenen Namen auf: Erfragen Sie daher frühzeitig, wen die entsprechenden Unternehmen vertreten) 22

23 Externe Informationsquellen Informationen von Wirtschaftsauskunfteien (bspw. Creditreform, Bürgel) Bankauskünfte SCHUFA-Auskunft betriebswirtschaftliche Informationen aus den Jahresabschlüssen (Quellen hierfür sind der Bundesanzeiger, Geschäftsberichte, das örtliche Handelsregister und selbstverständlich auch internetbasierte Informationsdienste (bspw. DATEV-Recherchedienst (über den steuerlichen Berater) 23

24 Bonitätsindex Creditreform Bonität bezeichnet die Fähigkeit die aufgenommenen Schulden zurückzahlen zu können (Kreditwürdigkeit) Hoher Kreditrahmen Quelle: Creditreform Kein Kreditrahmen 24

25 Nutzen Sie interne Informationsquellen Hierzu gehören Erfahrungen aus Ihrem internen Rechnungswesen Wie ist die Zahlungsmoral des Kunden? Welches vereinbarte Zahlungsziel nimmt er in der Regel in Anspruch? Überschreitet er das Zahlungsziel (wie oft)? Stellt er regelmäßig Antrag auf spätere Zahlung? Waren oder sind Beitreibungsmaßnahmen notwendig? Nutzen Sie eventuelle Erfahrungen Ihres Innen- und Außendienstes. Exemplarische, kritische Signale sind: Hohe Lagerbestände, schlechter Zustand der Maschinen, nicht ausgelastete Kapazitäten Schmale Angebotspalette, schlechtes Image der Produkte Zögerliche Reaktion auf Konkurrenz, erhöhte Rabatte, Nachlässe, Sonderangebote, wenig Kunden etc. Wichtig: Schulen Sie in diesem Zusammenhang auch Ihre Mitarbeiter aktiv für die Früherkennung von Kreditrisiken.

26 Quintessenz Bonitätsprüfung ist wichtig Prüfen des Zahlungsverhaltens der Kunden Risikoklassifizierung der Kunden Kreditlimit für Kunden im Kundenstammsatz hinterlegen Automatisierte Überwachung des hinterlegten Kreditlimits Steuerung von Folgeprozessen bei Näherung / Überschreitung des Kreditlimits z.b. Lieferstopp, Info Kunde durch Vertrieb Adressatenkreis: Neukunden und Bestandskunden 26

28 2. Vertragsgestaltung AGBs Kundenvereinbarungen Eine kostenfreie Reduktion der Teilnehmerzahl ist bis zu fünf Werktagen vor Veranstaltungsbeginn in Höhe von max. 5% möglich. Bei einer Reduktion innerhalb einer kürzeren Frist oder größer als 5% gilt die zuvor festgelegte Teilnehmerzahl als Berechnungsgrundlage. Im Fall einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet. Zusatz: Tagungspauschalen bieten wir ab einer Teilnehmerzahl von 10 Personen an. Sollte diese Anzahl unterschritten werden, gelten 10 Personen auf jeden Fall als Berechnungsgrundlage. 28

30 Debitorenbuchhaltung Effektives Forderungsmanagement beginnt mit einer zeitnahen Buchführung und dem Führen von Kunden- und Lieferantenkonten! 30

31 Wie erfolgt meistens der Belegablauf? für die Steuerkanzlei Schwachstellen unvollständige Informationen Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb logistischer Aufwand Ablage im Unternehmen 31

32 Buchführung mit Zukunft beginnt mit dem digitalen Belegaustausch für die Steuerkanzlei Ablage im Unternehmen Ihr Vorteil logistischer Aufwand entfällt, Belege bleiben im Unternehmen kein Zeitverzug zwischen Buchen und Geschäftsbetrieb aktuelle Auswertungen in Echtzeit ermöglichen aktuellen Überblick, da alle Informationen enthalten sind die Belege sind revisionssicher für die Betriebsprüfung archiviert 32

33 Flexible Arbeitsteilung mit dem Steuerberater Die Organisationslösung für intelligente Prozesse. Und das DATEV-Rechenzentrum verbindet. Unternehmen DATEV-Rechenzentrum Kanzlei Belege senden DATEV Unternehmen online Buchführung Beleg Buchung Datensicherheit Auswertungen Zahlungsvorschläge 33

34 Die Offenen Posten in einer aktuellen Übersicht Transparenz über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten (Wann sollte der Kunde eigentlich bezahlen?) Die offenen Posten jedes Kunden sofort in einer Übersicht. Der erste Schritt zum effizienten Mahnwesen. 34

35 DATEV Forderungswesen pro Ziel: Bearbeitung von offenen Posten DATEV Forderungswesen greift auf das OPOS zu; offene Posten können damit Gestundet (Ratenzahlung), erlassen oder zeitlich ausgesetzt werden Buchungen inkl. Zinsbuchungen werden an das Rechnungswesen weitergegeben bzw. ausgebucht Welche Kunden sind betroffen? Kommunale Kunden Unternehmen jeder Art, die Forderungen ausbuchen oder eine Ratenzahlung vereinbaren müssen 35

37 Mahnung und Verzug Unsicherheiten beim Zahlungsverzug Wann tritt Zahlungsverzug ein? Wie lassen sich Verzugstage berechnen? Wie hoch können die Verzugszinsen veranschlagt werden? Muss ich mahnen? Wie richtig mahnen? Es gibt Spezialisten für die Forderungsbeitreibung: Steuerberater, Rechtsanwälte 37

38 Zu welchem Zeitpunkt tritt der Zahlungsverzug ein? 286 Abs.. 1 BGB 286 Abs.. 2 BGB 286 Abs.. 3 BGB S. 1 Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. S. 2 Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheides im Mahnverfahren gleich. Der Mahnung bedarf es nicht, wenn 1. für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, 2. der Leistung ein Ereignis voraus zu gehen hat 3. der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert, 4. Aus besonderen Gründen.der sofortige Eintritt gerechtfertigt ist. S. 1 Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufforderung leistet; dies gilt bei einem Schuldner der Verbraucher ist nur, wenn auf diese Folgen... ausdrücklich hingewiesen worden ist. S. 2 spätestens 30 Tage nach.. Empfang der Gegenleistung 38

39 Zu welchem Zeitpunkt tritt der Zahlungsverzug ein? 30-Tage-Regelung bei Geldforderungen Der Kunde kommt automatisch in Verzug, wenn er spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung bzw. 30 Tage nach dem genannten Fälligkeitsdatum seine Rechnung immer noch nicht beglichen hat! ( 286 Abs. 3 S. 1 BGB Ausnahme von der Pflicht zu mahnen) Wichtiger Praxishinweis: Die 30-Tage-Regelung greift gegenüber Verbrauchern nur dann ein, wenn diese auf die Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung ausdrücklich hingewiesen worden sind. Ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen genügt nicht. Unternehmer, die Rechtsgeschäfte mit Endverbrauchern schließen, sollten daher zur raschen Forderungsbegleichung auf ihren Rechnungsformularen beispielsweise folgenden Vermerk anbringen: Wir bitten Sie, den Rechnungsbetrag alsbald zu zahlen, da 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der gesetzliche Verzugszinssatz von seit ,17 anfällt. 39

40 Mahnung führt zum Verzug Um den Schuldner in Verzug zu setzen, ist es gemäß 286 Abs. 1 S. 1 BGB notwendig, den Schuldner nach Eintritt der Fälligkeit zu mahnen. Ausnahme: Zahlungsziel vereinbart Ausnahmen von der Pflicht zum Mahnen enthalten 286 Abs. 2 S. 1 bis 4 BGB. So ist eine Mahnung entbehrlich, wenn für die Leistung also beispielsweise die Zahlung des Kaufpreises entweder konkret eine Zeit nach dem Kalender bestimmt wurde oder zumindest bestimmbar ist. Das wird zum Beispiel durch die Formulierung zahlbar am 03. Juni 2016 erreicht. Ausnahme gilt jedoch nur dann, wenn Sie die Leistungszeit bereits im Vertrag bestimmt haben, der Kunde also zugestimmt hat (Leistungszeit muss kalendermäßig bestimmt sein genaues Datum) Wann tritt der Verzug ein? Der Verzug tritt entweder mit dem Zugang der Mahnung oder bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit mit dem Ablauf des Tages ein, an dem die Leistung spätestens zu erbringen ist. 40

41 Zahlungsverzug Darüber hinaus können auch unbestimmte Kalenderangaben zum Leistungstermin den Zahlungsverzug herbeiführen ( 286 Abs. 2 S. 2 BGB). Beispiele zu Zahlungsvereinbarungen ohne exakte Kalenderbestimmung: - Zahlung eine Woche nach Lieferung - Zahlung innerhalb 14 Tage nach Rechnungseingang 41

42 Forderungseinzug: je früher, desto besser! Nach der zweiten Mahnung zeigen weitere kaum noch Wirkung Zahlungen nach Mahnung in % der Hauptforderung 40% 20% 1. Mahnung 2. Mahnung 3. Mahnung Quelle: Creditreform 42

43 Mahnung Persönlicher Kontakt verspricht Erfolg Persönlicher Kontakt verspricht Erfolg Hoher Aufwand, dennoch effektiv Nicht jeder Mitarbeiter kann erfolgreich telefonische Mahngespräche führen Mahntelefonate sollten gut vorbereitet sein: vermutete Einwände und Ausreden, gesamten Sachstand prüfen und parat haben, Maximal- und Minimalziele setzen Direkte Reaktion des Schuldners möglich, eventuelle Einwände können frühzeitig geklärt werden. Bei Liquiditätsproblemen können gemeinsame Lösungen entwickelt werden Möglichst früh im Verfahren durchführen 43

44 Einflussfaktoren für ein positives Mahnverfahren Grundsätzliches zu Erfolgsaussichten Vollständige Daten vom Auftraggeber Zügige und richtige Rechnungserstellung Stellen Sie die Rechnung sofort nach Leistungserbringung aus und achten Sie auf die korrekte Ausfertigung der Rechnung Bieten Sie Ihren Kunden Anreize, möglichst rasch zu zahlen (Skonto) Bieten Sie Bankeinzug an (SEPA-Lastschrift) Beschreiben Sie Ihre Zahlungsbedingungen mit einem Tagesdatum Zahlbar rein netto bis zum Achten Sie auf die korrekte Ausfertigung der Rechnung und vollständige Aufzählung Ihrer erbrachten Leistung sowie die Rechnungsstellung der vereinbarten Preise Konsequentes Mahnen (persönlicher Kontakt) 44

45 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 45

46 Wie werden die Verzugstage berechnet? Verzug beginnt mit dem Tag des Zugangs der Mahnung ( 286 Abs. 1 BGB) und bei kalendermäßiger festgelegter oder berechenbarer Leistungszeit ( 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB) mit Ablauf des Tages, an dem die Leistung zu erbringen war. Sofern kein Zahlungsziel eingeräumt wird oder eine Mahnung erfolgt, wird eine Rechnung am Tag des Zugangs (z.b ) fällig; der Verzug tritt dann nach 30 Tagen ein (z.b. am ). Faustregel: Für die Ermittlung der Verzugstage muss die Anzahl der Tage ab dem Verzugsbeginn bis zum Tag der Zahlungsleistung gezählt werden. Fällt der Verzugsbeginn bspw. Auf den 23. September 2015 (einem Werktag) und erfolgt die Zahlung am 25. September 2015 um 10 Uhr, ergeben sich drei Verzugstage, nämlich der 23., 24. und 25. September

47 Wie werden die Verzugstage berechnet? Beispiel zur Berechnung der Verzugstage: Eine Forderung wird am fällig; die Rückzahlung erfolgt am (Tag der Abgabe der Überweisung beim Geldinstitut an den Gläubiger). Erster Tag des Verzugs: (wegen des Feiertags am ist die Forderung erst am fällig, vgl. 193 BGB) Letzter Tag des Verzugs: (da der Tag der Rückzahlung voll zu verzinsen ist) / = 42 Tage 47

48 Wie hoch sind die Verzugszinsen? Geschäfte, bei denen ein Verbraucher beteiligt ist Verzugszinssatz für Verbrauchergeschäfte - BGB 288 (1) Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (seit : -0,83 %) pro Jahr Berechnung: -0,83 % + 5 Prozentpunkte = 4,17 % Geschäfte zwischen Unternehmen Verzugszinssatz für Handelsgeschäfte - BGB 288 (2) Zinssatz 8 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (seit : - 0,83%) Berechnung: -0,83 % + 8 Prozentpunkte = 7,17 % 48

49 Wie hoch sind die Verzugszinsen? Gläubiger hat weiterhin die Möglichkeit, einen höheren Verzugszins zu verlangen, wenn ein entsprechend höherer finanzieller Schaden durch den Zahlungsverzug des Schuldners (Kunden) nachgewiesen werden kann ( 288 Abs. 3 und 4 BGB). Hierbei kann z.b. auf Überziehungszinsen auf den Girokonto oder entgangene Gewinne Bezug genommen werden. Quelle: Bundesbank 49

50 Folgerungen für die Praxis Sie sollten auf Ihren Rechnungen vermerken, dass Sie die gesetzlichen Zinsen geltend machen. Sofern Sie beabsichtigen, in Zukunft keine Zahlungserinnerungen mehr an Ihre Schuldner zu übersenden, sollten Sie auch dies auf der Rechnung vermerken, da es einige Zeit dauern wird, bis sich alle Schuldner an die neue Regelung gewöhnt haben. Gegenüber Verbrauchern ist dieser Hinweis für den Eintritt des Verzuges sowieso zwingend erforderlich. (Im Regelfall werden Sie Ihre zahlungssäumigen Kunden allerdings wohl dennoch mit entsprechenden Schreiben zur Zahlung auffordern). Sollten Sie Kunden haben, bei denen zu befürchten ist, dass in Kürze eine Zahlungsunfähigkeit eintritt, sollten Sie versuchen, schnellstmöglich einen Vollstreckungstitel zu erlangen 50

51 Konsequenzen auf Ihre Liquidität TIPP: Klären Sie eventuell notwendige, zusätzliche Finanzierungen frühzeitig mit Ihrer Hausbank Lassen Ihre Kunden mit der Bezahlung der Rechnung auf sich warten, müssen Sie sich dann ggf. Geld leihen, um eine ausreichende Liquidität zu haben. Sprechen Sie daher frühzeitig und permanent mit Ihrer Hausbank über diese Finanzierung und warten Sie nicht, bis Sie wegen der hohen Forderungsbestände Ihre verfügbare Kreditlinie vollständig ausgeschöpft haben Reichen Sie im Rahmen dessen auch stets Ihre betriebswirtschaftlich Auswertungen (BWA) bei Ihrer Hausbank zur Kenntnisnahme ein und sprechen Forderungsprobleme auch aktiv an, bevor Ihre Bank Ihnen die rote Karte zeigt. 51

52 Fazit Erfolgreiches Forderungsmanagement ist keine Zauberei, wenn Sie einige Regeln beachten

53 Fazit Betreiben Sie Ihr Forderungsmanagement aktiv Wählen Sie die richtigen Kunden aus Folgen Sie dem Sprichwort Wer schreibt der bleibt Seien Sie wachsam und achten Sie auf die Signale Gutmütigkeit hat Grenzen 53