Version 8.0 Brainloop Secure Dataroom

Transkript

1 Version 8.0 kommt in Kürze! Was ändert sich? Lesen Sie Folge 1 unserer Serie Es wird Zeit für Neuerungen: die alt bekannte Datenraum Oberfläche wird in wenigen Monaten ausgetauscht. Die Version 8.0 geht an den Start! Welche Punkte sich im Einzelnen ändern und wie die neue Version Ihre Abläufe noch besser unterstützen wird, darüber werden wir Sie auf diesem Weg in den folgenden Wochen informieren. Weitere Details erfahren Sie in den nächsten Artikeln dieser Serie bleiben Sie dran! Version 8.0 intuitivere Bedienung durch neue Anordnung und Aufteilung Die neue Version 8.0 überzeugt vor allem durch eine neue Aufteilung und Anordnung der Datenraum Elemente. Durch die intuitiv bedienbaren Funktionen können Sie sich nun noch schneller im Datenraum orientieren und informieren. Startseite Die Startseite ist die erste Seite, die Sie beim Betreten des Datenraums sehen. Sie bietet Ihnen einen schnellen Überblick darüber, was sich seit Ihrem letzten Besuch im Datenraum geändert hat. Zum Beispiel sehen Sie wichtige Neuigkeiten über neu eingestellte oder aktualisierte Dokumente, über neue Datenraum-Benutzer, über Nachrichten, die andere Datenraum-Mitglieder sich gegenseitig geschickt haben, etc.. Die Startseite ersetzt den bisherigen Radar-Screen.

2 Benutzer Bereich und Nachrichten Zentrale Ihre persönlichen Angaben finden Sie in Zukunft im oberen Bildschirmbereich: Im mittleren oberen Teil haben Sie Zugriff auf Ihr Profil mit Kontaktdetails und Ihren persönlichen Einstellungen, sowie die Information, zu welchen Gruppen Sie gehören. [1.] Auf diese Weise können Sie jederzeit nachprüfen, in welcher Rolle Sie im Datenraum tätig sind. Über die Nachrichten Zentrale am rechten oberen Bildschirmrand können Sie Ihre empfangenen oder gesendeten Nachrichten aufrufen. Hier finden Sie außerdem Aufgaben, Abstimmungen oder neu veröffentlichte Antworten zu Ihren Fragen. [2.] Diese Nachrichten Übersicht ist damit Ihr idealer Ausgangspunkt, um sich über alle Nachrichten auf dem Laufenden zu halten, sowohl im Hinblick auf Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, als auch Nachverfolgung der s und Aufgaben, die Sie anderen Mitgliedern zugeteilt haben. Datenraum Informationen Ebenfalls im Header unterhalb der Benutzer Informationen befinden sich die Angaben zum Datenraum: Links sehen Sie den Datenraum Namen. [1.] Hier können Sie auf einen anderen Datenraum wechseln, sofern Sie in mehreren Datenräumen Mitglied sind. Außerdem sehen Sie die Schaltfläche Startseite, mit der Sie jederzeit auf die Startseite des Datenraums zurückwechseln können. Im mittleren Teil sehen Sie, wer die Datenraum Manager dieses Datenraums sind. Somit haben Sie die Möglichkeit, Ihren direkten Ansprechpartner für Fragen zum Inhalt des Datenraums zu kontaktieren. [2.] Des Weiteren sehen Sie an dieser Stelle, welche Benutzer des Datenraums noch aktiv sind: im oberen Bild sehen Sie die Links 4 Mitglieder, bzw. 1 jetzt aktiv. Bei Klick auf diese Angaben erhalten Sie eine sortierbare Liste der Benutzer und können so feststellen, welche Mitglieder generell im Datenraum aktiv sind, bzw. wer von ihnen zurzeit gerade online ist. Die Funktion hilft Ihnen, schnell einen Überblick über andere Datenraum-Mitglieder zu erhalten und diese zu kontaktieren. Die Suche befindet sich ebenfalls in diesem Bereich ganz rechts. Darüber können Sie Objekte im Datenraum schnell lokalisieren und aufrufen.

3 Navigation im Datenraum Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich die Navigationsleisten zum Datenraum, nämlich: Der Datenraum Explorer: zeigt die Ordnerstruktur in Form eines Baums Die Favoritenleiste: zeigt alle Objekte an, die Sie als Favorit markiert haben Die Liste der kürzlich angezeigten Elemente: zeigt alle Objekte, die Sie kürzlich aufgerufen haben Die Boxen können über das Pfeilsymbol wahlweise zugeklappt werden, wenn Sie die Inhalte nicht angezeigt bekommen möchten. Im oberen Bild sind alle Boxen aufgeklappt, d.h. sichtbar. Die Einstellung, die Sie hier treffen, wird beibehalten, sodass Sie beim nächsten Anmelden im Datenraum wieder dieselbe Ansicht sehen. Die Favoriten-Box wird außerdem nur dann angezeigt, wenn mindestens ein Favorit von Ihnen gesetzt wurde. Was gibt es in Version 8.0 nicht mehr? Eine der auffälligsten Änderungen in Version 8.0 wird sein, dass die Menülisten, die Sie bislang standardmäßig auf der rechten Seite sehen, nicht mehr verwendet werden. Aber wo sind diese Funktionen in Version 8.0? Keine Sorge, diese sind noch unverändert vorhanden, nur an anderer Stelle. Sie können die Funktionen in Zukunft immer ganz nah bei den Elementen, auf die sich eine Aktion bezieht, aufrufen. Lesen Sie weiter, wie das für Ordner und Dokumente genau funktioniert.

4 Die wichtigsten Ordner-Funktionen schnell im Zugriff Die neue Version 8.0 ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen zum Arbeiten mit Ordnern. Wählen Sie im Datenraum Explorer einen Ordner an, sehen Sie im mittleren Bildschirmbereich die Listenansicht des Ordners. Oberhalb des Ordners sehen Sie wie gehabt den Pfad zum Ordner. Sie können natürlich jederzeit auf einen der übergeordneten Ordner wechseln, indem Sie diesen innerhalb des Pfades anklicken. Ebenfalls beim Ordner auf der rechten Seite sehen Sie die Beschreibung zum Ordner, sowie die aktuelle Sicherheitskategorie, sofern diese gesetzt wurden. Im oberen Bild wurde die Sicherheitskategorie auf Vertraulich gesetzt. Diese Angaben ermöglichen Ihnen, sich innerhalb eines Ordners zu orientieren und Informationen direkt einzusehen. Direkt unterhalb des Ordnernamens sind die wichtigsten Funktionen, die Sie zum Arbeiten benötigen, aufgeführt. Zum Beispiel: Sicher Senden, Neuer Ordner, Neues Dokument. Durch Anklicken der Links öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie die gewünschte Aktion ausführen können. Mit einem Klick auf den Link Aktionen erscheinen weitere Funktionen, wie z.b. Anzeigen mit Windows Explorer. Beim Zeigen mit der Maus auf den Ordnernamen erscheinen weitere Funktionen, wie z.b. Umbenennen oder Als Favorit anlegen. Dabei ist kein Mausklick nötig: einfach mit der Maus über den Ordner fahren, schon wird dieses Fenster sichtbar:

5 Dokumente mit einem Mausklick öffnen Ausgehend von der Ordneransicht können Sie in Version 8.0 Dokumente mit nur einem Mausklick direkt öffnen. Zeigen Sie einfach mit der Maus auf eine Dokumentenzeile. Sie sehen nun die Option Öffnen: Sie können das Dokument somit direkt aus der Listenansicht herunterladen und öffnen. Welche Version Sie beim Öffnen erhalten, d.h. ob eine Original-Version oder eine geschützte Version, hängt von den Einstellungen des Datenraums und Ihren Berechtigungen ab. Weitere Dokumentoptionen verwenden Wenn Sie ein Dokument nicht sofort herunterladen, sondern weitere Informationen sehen möchten, klicken Sie auf die Dokumentzeile (nicht auf Öffnen). Nun erscheint die Kurzansicht zum Dokument: Im oberen Teil der Kurzansicht werden die wichtigsten Funktionen, die Sie zu diesem Dokument ausführen können, angezeigt abhängig von Ihren Berechtigungen. [1.] Unter anderem erhalten Sie hier Zugriff auf die folgenden Funktionen (siehe oberes Bild): Sicher senden: Nutzen Sie den sicheren Versand über den Datenraum und senden Sie das Dokument hierüber an weitere Datenraum-Benutzer Favorit: Setzen Sie das Dokument auf Ihre Favoritenliste Benachrichtigen: Stellen Sie das Dokument auf Ihre Benachrichtigungsliste, sodass Sie über Änderungen per oder SMS informiert werden Die Kurzanzeige gibt Ihnen außerdem eine Vorschau auf das Dokument. Damit können Sie schon einmal abschätzen, ob der Inhalt des Dokuments dem entspricht, was Sie erwarten, oder ob es sich vielleicht doch nicht um das gesuchte Dokument handelt. [2.]

6 Des Weiteren zeigt die Kurzanzeige eine Übersicht, wer welche Berechtigungen auf das Dokument besitzt. Zum Beispiel wird aus dem oberen Bild über die Angabe Sehen: 4 deutlich, dass 4 Mitglieder das Dokument sehen und ggf. herunterladen dürfen; die Angabe Ändern: 3 zeigt, dass 3 Benutzer das Dokument verändern dürfen und die Angabe Manage: 2 macht deutlich, dass 2 Benutzer die Möglichkeit haben, weitere Management-Optionen zum Dokument zu nutzen. So können Sie schnell prüfen, ob zu viele oder zu wenige Kollegen auf Ihrem Dokument Berechtigungen besitzen. [3.] Die Anzeige Sehen bedeutet: die hier angezeigt Zahl der Datenraum-Mitglieder darf mindestens das Dokument sehen und ggf. in der geschützten oder Original-Version herunterladen. Die Anzeige Ändern bedeutet: diese Anzahl an Datenraum-Mitgliedern darf Ihr Dokument verändern. Die Anzeige Manage bedeutet: diese Anzahl darf Berechtigungen zu diesem Dokument ändern oder das Dokument löschen. Sie möchten die neue Version 8.0 live sehen? Melden Sie sich hier zu einem kostenlosen Webinar-Termin an: Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Telefonisch: Innerhalb Deutschlands: 0800 / (gebührenfrei) Innerhalb USA: (gebührenfrei) Per support@brainloop.com