Rahmenkonzept für die Weiterführung des Rollouts von EPOS.NRW in der Justiz

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1 Rahmenkonzept für die Weiterführung des Rollouts von EPOS.NRW in der Justiz (Stand September 2013) 1. Allgemeines Für den Rollout und Betrieb des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz sind die Verwaltungsvorschriften, Konzepte und Richtlinien des Finanzministeriums maßgebend. Bei der Einführung von EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz ist besonders auf ein ressourcenschonendes Vorgehen und die Wahrung der richterlichen Unabhängigkeit, der sachlichen Unabhängigkeit des Rechtspflegers, des Gewaltenteilungsgrundsatzes, des Justizgewährleistungsanspruchs sowie des Legalitätsprinzips zu achten Aufgaben des Justizministeriums Das Justizministerium übernimmt die Projektverantwortung für das Ressort und steht im Kontakt mit der Programmleitung im Finanzministerium. Zu seinen Aufgaben gehören auch die Information und Beteiligung des Lenkungskreises und der Zentralen Steuerungsgruppe sowie die Rolle der Zentralen Kundenansprechperson im Sinne des Betriebsorganisationskonzepts EPOS.NRW Budgeteinheiten Im Geschäftsbereich des Justizministeriums werden zusätzlich zu der Budgeteinheit der Justizvollzugseinrichtungen folgende Budgeteinheiten gebildet: 1. Justizministerium 2. Ordentliche Gerichtsbarkeit 3. Staatsanwaltschaften 4. Verwaltungsgerichtsbarkeit 5. Finanzgerichtsbarkeit 6. Arbeitsgerichtsbarkeit 7. Sozialgerichtsbarkeit 8. Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz 1.3. Lenkungskreis In Fragen von strategischer Bedeutung beteiligt das Justizministerium den Lenkungskreis. Dieser wird aus den Leitungen der Mittelbehörden und der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz sowie den Vorsitzenden der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet Zentrale Steuerungsgruppe In wesentlichen Fragen von grundsätzlicher oder übergreifender Bedeutung beteiligt das Justizministerium die Zentrale Steuerungsgruppe. Fragen von übergreifender Bedeutung liegen insbesondere dann vor, wenn sie für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- oder Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz 1

2 von Bedeutung sind. Die Zentrale Steuerungsgruppe wird aus jeweils einer Vertreterin oder einem Vertreter der Mittelbehörden, der Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz und der Hauptrichter-, Hauptpersonal- und Hauptschwerbehindertenvertretungen gebildet. 2. Einrichtung eines Projektarbeitsstabes Beim Oberlandesgericht Hamm wird ein Projektarbeitsstab für die Einführung von EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz eingerichtet Zielsetzung und Aufgaben Der Projektarbeitsstab koordiniert und leitet die Einführung von EPOS.NRW in den Budgeteinheiten der Justiz. Er ist für die termingerechte und ressourcenschonende Durchführung der Rollout-Projekte, die Beachtung der Verwaltungsvorschriften, Richtlinien und Konzepte des Finanzministeriums sowie für die Sicherstellung der Einheitlichkeit des Haushalts- und Rechnungswesens in den Budgeteinheiten der Justiz verantwortlich Organisation des Projektarbeitsstabes Die Leitung des Projektarbeitsstabes und der Buchungs- und Kostenrechnungs- Serviceeinheit gem. Ziff. 3 soll einheitlich wahrgenommen werden. Die Bestellung einer Stellvertreterin oder eines Stellvertreters für die Leitung des Projektarbeitsstabes erfolgt im Benehmen mit dem Justizministerium. Der Projektarbeitsstab wird bei der Durchführung der Rollout-Projekte von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit gem. Ziff. 3 unterstützt. Soweit es sich bei ihnen um Beschäftigte der Oberlandesgerichte Düsseldorf und Köln handelt, nehmen die Oberlandesgerichte die Aufgaben gem. Ziff. 2.1 insoweit gemeinsam wahr. Die anderen Mittelbehörden der Justiz sowie die Aus- und Fortbildungseinrichtungen der Justiz unterstützen den Projektarbeitsstab bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben Organisation der Rollout-Projekte der Budgeteinheiten der Justiz Projekt-Steuerungsgruppe Für jedes Rollout-Projekt der Justiz richtet der Projektarbeitsstab eine Projekt- Steuerungsgruppe ein. In ihr sind die Mittelbehörden bzw. die Aus- und Fortbildungseinrichtungen der jeweiligen Budgeteinheit sowie das Justizministerium vertreten. Die jeweils zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen können an den Sitzungen der Projekt-Steuerungsgruppe beratend teilnehmen. Der Leitung des Projektarbeitsstabs informiert die Projekt-Steuerungsgruppe und die Vertreter der zuständigen Richter-, Personal- und Schwerbehindertenvertretungen fortlaufend über den Fortgang des Rollout-Projekts. Sie beruft die Projekt- Steuerungsgruppe bei Bedarf ein und leitet die Sitzungen. Der Projektarbeitsstab hat 2

3 bei der Beteiligung der Projekt-Steuerungsgruppe in besonderem Maße auf ein ressourcenschonendes Vorgehen zu achten Projektleitung und Projektteams Für jedes Rollout-Projekt in der Justiz richtet der Projektarbeitsstab ein Projektteam ein. Die Leitung des Projektarbeitsstabs bestellt die Leitung des Projektteams, ihre Stellvertretung und die weiteren Mitglieder im Einvernehmen mit der jeweiligen Projekt-Steuerungsgruppe. Die Projektleitung trifft wesentliche Entscheidungen im Einvernehmen mit der Projekt-Steuerungsgruppe, soweit die in ihr vertretenen Behörden von der Entscheidung betroffen sind. Kann eine Einigung nicht herbeigeführt werden, entscheidet das Justizministerium. Die Projektleitung hat darauf hinzuwirken, dass in mitwirkungs- oder mitbestimmungspflichtigen Angelegenheiten die zuständige Dienststelle das Beteiligungsverfahren rechtzeitig einleitet. Alle Dienststellen der jeweiligen Budgeteinheit unterstützen die Projektleitung bei der Durchführung des Rolloutprojekts Schriftverkehr Die Beschäftigten führen im Schriftverkehr bei der Wahrnehmung der Aufgaben des Projektarbeitsstabs die Bezeichnung "Die Präsidentin des Oberlandesgerichts" oder "Der Präsident des Oberlandesgerichts" mit dem Zusatz "Projektarbeitsstab EPOS.NRW der Justiz". 2.5 Auflösung des Projektarbeitsstabs Der Projektarbeitsstab ist aufzulösen, wenn alle Rollout-Projekte der Justiz abgeschlossen sind. 3. Einrichtung einer weiteren Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit Zusätzlich zu der bereits bestehenden Buchungs- und Kostenrechnungs- Serviceeinheit für die Budgeteinheit der Justizvollzugseinrichtungen wird eine weitere Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit eingerichtet Zielsetzung und Aufgaben Zielsetzung und Aufgaben der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit im Produktivbetrieb ergeben sich aus der Beschreibung der fachlichen SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" im jeweils gültigen Betriebsorganisationskonzept EPOS.NRW des Finanzministeriums. Darüber hinaus unterstützt sie den Projektarbeitsstab bei den Rolloutprojekten der Justiz Zuständigkeit Die Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit ist für alle Budgeteinheiten der Justiz mit Ausnahme der Budgeteinheit der Justizvollzugseinrichtungen zuständig. 3

4 3.3. Organisation der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit Die Aufgabe des Buchungs- und Kostenrechnungsservices im Sinne des Betriebsorganisationskonzeptes EPOS.NRW wird für den Zuständigkeitsbereich gem. Ziff. 3.2 den Oberlandesgerichten Düsseldorf, Köln und Hamm gemeinsam übertragen. Die Leitung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit wird dem Oberlandesgericht Hamm übertragen. In Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung hat sie das Benehmen mit dem Justizministerium herzustellen. Sie trägt die Verantwortung für den koordinierten und wirtschaftlichen Betrieb des Programms EPOS.NRW in den Budgeteinheiten im Sinne der Ziff Die Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit sowie der Stellvertreterin oder des Stellvertreters erfolgt im Benehmen mit dem Justizministerium. Alle Beschäftigten, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" innerhalb des Zuständigkeitsbereichs gem. Ziff. 3.2 zugewiesen ist, bilden unabhängig davon, wo sich ihre Dienststelle bzw. Arbeitsstätte befindet, eine einheitliche Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit. Die Leitung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit übt insoweit die Fachaufsicht aus. Die anderen Dienstvorgesetzten unterstützen die Leitung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben. Die Auswahl der Beschäftigten, die in den Geschäftsbereichen der Präsidentin oder des Präsidenten der Oberlandesgerichte Düsseldorf und Köln tätig sind oder tätig sein werden und denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" zugewiesen werden soll, erfolgt durch die jeweiligen Dienstvorgesetzten im Einvernehmen mit der Leitung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit beim Oberlandesgericht Hamm. Den Beschäftigen, denen die fachliche SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" zugewiesen ist, sollen grundsätzlich keine anderen Aufgaben als fachliche Rollen im Sinne des Betriebsorganisationskonzepts EPOS.NRW übertragen werden. Die Leitung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit kann Ausnahmen von diesem Grundsatz zulassen. Die Präsidentin oder der Präsident des Oberlandesgerichts Hamm regelt die Geschäftsverteilung der Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit im Einvernehmen mit den Präsidentinnen oder Präsidenten der Oberlandesgerichte Düsseldorf und Köln und mit dem Justizministerium. Die Interessen der anderen Mittelbehörden sowie der Aus- und Fortbildungseinrichtungen sind zu wahren. Bei der Geschäftsverteilung soll berücksichtigt werden, mit welchen Budgeteinheiten oder Gerichtsbezirken die Beschäftigten besonders vertraut sind Bezeichnung im Schriftverkehr Die Beschäftigten führen im Schriftverkehr bei der Wahrnehmung der fachlichen SAP-Rolle "Buchungs- und Kostenrechnungsservice" die Bezeichnung ihrer oder ihres Dienstvorgesetzten mit dem Zusatz "Buchungs- und Kostenrechnungs- Serviceeinheit". 4

5 3.5. Kontakt zum EPOS.NRW-Competence Center Die Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheit steht unmittelbar im Kontakt mit dem EPOS.NRW-Competence Center. 4. Aufgaben des Beratungstelefons Informationstechnik im Zusammenhang mit EPOS.NRW Das Beratungstelefon Informationstechnik ist die zentrale Anlaufstelle für Fragen der Anwenderinnen und Anwender zu EPOS.NRW im Produktivbetrieb. Die Buchungsund Kostenrechnungs-Serviceeinheiten unterstützen das Beratungstelefon Informationstechnik bei der Lösung schwieriger fachlicher Fragen. Das Beratungstelefon Informationstechnik und die Buchungs- und Kostenrechnungs-Serviceeinheiten der Justiz wirken partnerschaftlich zusammen. 5