SharePoint 2007 als unternehmensweite Collaboration-Plattform Marc Werner-Nietz

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1 SharePoint 2007 als unternehmensweite Collaboration-Plattform Marc Werner-Nietz Festo AG & Co. KG Esslingen

2 Agenda Festo Das Unternehmen Warum SharePoint? Vorgehensweise bei der Einführung Zusammenspiel von Office, Outlook und SharePoint Marketing und Trainingsmaßnahmen Architektur Lessons learned 2

3 Festo Das Unternehmen Umsatz (2007) 1,65 Mrd. EUR Mitarbeiter in 176 Ländern Über Katalog-Produkte Kunden Patente weltweit 7,5 % F+E-Anteil vom Umsatz 1,5 % Aus- und Weiterbildung vom Umsatz 3

4 Warum SharePoint? Keine einheitliche und befriedigende DMS Plattform Logische Konsequenz zur Einführung von Office 2007 und Outlook 2007 Entlastung der Outlook Mailboxen Eine neue Ära der elektronischen Kommunikation und Zusammenarbeit einleiten Bisher brachliegende Integrationspotentiale der Microsoft Plattform ausschöpfen Konzentration auf SAP und Microsoft Plattformen 4

5 Vorgehensweise bei der Einführung - Design SharePoint ist die neue Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenaustausch bei Festo. Die Zusammenarbeit von Abteilungen und Teams wird verbessert durch die effiziente Unterstützung von: Erstellen, Zusammenarbeiten und Verteilen von Dokumenten Erstellen, Zuweisen und Überprüfen von Aufgaben gemeinsamen Terminen Planen, Durchführen und Dokumentieren von Meetings SharePoint ist integraler Bestandteil des Unternehmensprogramms Fit for Communication. Meetings Termine Dokumente Aufgaben 5

6 SharePoint Design Prozesse Unstrukturierte oder semistrukturierte Geschäftsprozesse Grundfunktionen Basis Aufgaben Dokumente Aufgaben Team Kalender Meetings Seiten Department Site Team Site My Site Suche Benachrichtigung Links Berechtigungen Inhalt Zusammenarbeits bereich für Abteilungen Zusammenarbeits bereich für Teams Persönlicher Ablagebereich 6

7 Vorgehensweise bei der Einführung - Roadmap Identifikation von Potentialen Microsoft Labor und Tests Unterstützung von Workflows Abschalten Lotus Notes Bestandsaufnahme und Klassifikation Migration E- Mail Migration von Business Anwendungen Reduktion ungenutzter Datenbanken SharePoint Basis Infrastruktur Migration komplexer Notes Anwendungen 7

8 Vorgehensweise bei der Einführung - Prozess Datenvolumen Zugriffshäufigkeit Kommunikationsverhalten Freigabe Rollout Review Optimierung Kick off 1 2 Freigabe 3 Rollout 4 5 Aufbau Training Seitenanlage Seitenstruktur Berechtigungen Web Based Training Basic Training Advanced Training 8

9 SharePoint Zusammenspiel von Office, Outlook und SharePoint Outlook Anhänge Links Anhänge Links Anhänge Links Department Site Team Site My Site Abteilungsdokumente Team- und Projektdokumente Persönliche Dokumente 9

10 Marketing und Trainingsmaßnahmen Wissensnetzwerk Advanced training 2 für Key Users Pilot Roadshow Funktionen & Ziele Basic Training für Anwender Arbeitsszenarien Advanced Training 1 für Site Owner Web Based Trainings Arbeitsszenarien Erstellen, Zusammenarbeiten und Verteilen von Dokumenten Erstellen, Zuweisen und Überprüfen von Aufgaben gemeinsame Termine Planen, Durchführen und Dokumentieren von Meetings 10

11 Referenzseite site name search documents tasks link list team calendar meetings 11

12 SharePoint Functional Layers specific extensions group A specific extensions group B specific extensions group C to be provided after standard rollout specific extensions group D dedicated system environment and specific (reduced) service levels Collaboration Key User Festo SharePoint standard use cases and templates (Department site, Team site, My site) Department I Service Provider Collaboration Key User ongoing extension of standard use cases according to needs of the Knowledge Network Collaboration standard environment and platform Microsoft SharePoint environment Department I Service Provider functional enhancements by further product releases Festo standard service levels and support 12

13 SharePoint Architektur Content Administration P System I/C/P System I/C/P System

14 Lessons learned Teilnahme am Rapid Deployment Program Kooperation mit kleinem, lokalen Partner Trennung Office/Outlook Rollout und SharePoint Rollout Berechtigungskonzept SharePoint (-> 3rd party tool) Microsoft Field Service 260 Zeichen Bug Meeting Workspace kein Drag&Drop aus Outlook Collaboration Knowledge Base und Collaboration Key User 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 15