Informationen des Studiensekretariats Netzwerktag für Sekretariate der Universität Ulm

Transkript

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2 Informationen des Studiensekretariats Netzwerktag für Sekretariate der Universität Ulm

3 I. Das Studiensekretariat stellt sich vor II. Begriffsbestimmungen III. Ablaufbeispiel IV. Abschlussarbeiten V. Ausnahmen VI. Informationen

4 I. Das Studiensekretariat stellt sich vor

5 Wir bieten Service für Studiensekretariat Studiendekane Studienberater Koordinatoren Prüfer/ PA- Vorsitzende Externe/ Ehemalige Studierende Eltern Sekretariate und viele mehr!

6 Kontakt Allgemeines: Ansprechpartner: Gegenüber der Cafeteria Nord in M23 bzw. beim PC-Pool in M24 Öffnungszeiten: Mo, Mi, Do 9:00 bis 11:30 Uhr und Mo 13:30 bis 15:30 Uhr oder nach telefonischer Vereinbarung

7 II. Begriffsbestimmungen Module Fach Biologie Pflichtmodule Wahlpflichtmodule Modul Grundlagen der Biologie Modul Ökologie Modul Physiologie Modul Bodenökologie Modul Neurobiologie Prüfung Grundlagen der Biologie Prüfung Ökologie Prüfung Physiologie Prüfung Bodenökologie Prüfung Neurobiologie

8 II. Begriffsbestimmungen Module Neuer Prüfer neues Modul? Neues Modul wird in der Regel durch die Studienkommission festgelegt und gemeldet. In vereinzelten Fällen werden Module direkt durch den Prüfer gemeldet. Für die Modulmeldung wird ein entsprechendes Formular zur Verfügung gestellt Die Meldung des Moduls soll vor Beginn der Vorlesungszeit erfolgen Nach Meldung durch den Studiengang legt das Studiensekretariat das Modul und die dazugehörige(n) Prüfung(en) und eventuell Vorleistung(en) an Nun existiert dieses Modul im Studiengang und kann im Modulhandbuch beschrieben werden Modulbeschreibung

9 II. Begriffsbestimmungen Prüfer und Prüfungsberechtigung, Stellvertreter Portal Wer ist prüfungsberechtigt? Jeder Professor (auch Honorar-, Gast-, Junior- und apl) Privatdozent, Lehrdozent ( 51a LHG), Lehrbeauftragte ( 56 LHG) akademische Mitarbeiter mit selbständiger Wahrnehmung von Aufgaben in Forschung und Lehre (durch Fakultät übertragen) Liegt bei der Meldung der Prüfung noch keine Prüfungsberechtigung vor, darf der Dozent nicht prüfen; dann fungiert entweder ein berechtigter Prüfer als offizieller Prüfer oder dem Dozenten muss die Prüfungsberechtigung durch die Fakultät übertragen werden. Jeder Prüfer kann einen oder mehrere Mitarbeiter als seinen Stellvertreter für das Hochschuldiensteportal benennen dieselbe Berechtigung wie Prüfer

10 II. Begriffsbestimmungen Prüfungen, Wiederholungsprüfungen, Anmeldefrist Prüfung schriftlich oder mündlich (benotet) Leistungsnachweis (unbenotet) Wiederholungsklausuren offen geschlossen (definiert der Prüfer) offen: Jeder Studierende kann an der Prüfung teilnehmen geschlossen: Nur Studierende, die schon einmal zur Prüfung angemeldet waren und diese nicht bestanden haben oder von dieser wegen Prüfungsunfähigkeit zurück getreten sind, dürfen teilnehmen Anmeldefrist zur schriftlichen Prüfung bis 3 Tage vor Prüfungsdatum; z.b. Prüfung am Anmeldung bis :59 Uhr möglich Ohne Anmeldung Teilnahme nur unter Vorbehalt keine Wertung der Klausur; der Prüfer hat hier keinen Ermessensspielraum! Ein Nacherfassen von Studierenden für Prüfungen ist nicht möglich.

11 II. Begriffsbestimmungen Prüfungsvorleistungen Prüfungsvorleistungen (Leistungsnachweis): Ohne bestandene Vorleistung ist eine Anmeldung zur Prüfung nicht möglich, z.b. Übungen, Anwesenheit,... Der Prüfer entscheidet, ob eine Anmeldung zur Vorleistung durch die Studierenden im Hochschuldiensteportal möglich sein soll oder nicht. Bei Anmeldung durch die Studierenden Stichtag! Wenn eine Anmeldung möglich ist, melden sich die Studierenden im Portal an und der Prüfer oder sein Stellvertreter verbucht die Leistung für die im Portal angemeldeten Studierenden (unbenotet bestanden UB oder unbenotet nicht bestanden UN ). Fehlende Studierende müssen nacherfasst werden. Wenn eine Anmeldung nicht möglich ist, verbucht der Prüfer oder sein Stellvertreter die Studierenden und ihre Leistung im Portal (Excel-Import). Erst nach Verbuchen der Vorleistung können sich die Studierenden zur Prüfung anmelden.

12 II. Begriffsbestimmungen Rücktritt von einer Prüfung Ein Rücktritt von einer schriftlichen Prüfung ist nach Ablauf der Anmeldefrist (3 Tage vor Prüfungsdatum) nur aus wichtigem Grund möglich. Ein wichtiger Grund besteht insbesondere, wenn der Prüfling prüfungsunfähig ist. Der Prüfling muss spätestens am Prüfungstag einen Arzt aufsuchen, der das von der Universität Ulm zur Verfügung gestellte Formular zur Prüfungsunfähigkeit/ Attest ausfüllt (wichtig: Arztstempel). Das Attest soll beim Studiensekretariat eingehen der/die jeweilige Sachbearbeiter/in verbucht den Rücktritt. Wenn kein Attest vorliegt, wird durch den Prüfer/Stellvertreter nicht erschienen 5,0 NE eingetragen. Ein Rücktritt nach Antritt der Prüfung ist in der Regel nicht möglich; Ausnahme: offensichtliche Prüfungsunfähigkeit Durch Teilnahme an einer Prüfung erklärt der Prüfling seine Prüfungsfähigkeit!

13 III. Ablaufbeispiel Studiengang Neuer Prüfer evtl. Erteilung Lehrauftrag Neues Modul: Meldung an Ansprechpartner/StuKo, danach Meldung Modulformular an Studiensekretariat (vor Beginn Vorlesungszeit) Studiensekretariat Meldung durch Personalabteilung oder Fakultät Anlegen des neuen Prüfers Modul, Prüfung, Prüfungsvorleistung wird angelegt Modul kann beschrieben werden In der Regel erfolgen die Meldungen zur Prüfung an den Prüfungskoordinator, der diese an das Studiensekretariat weiterleitet

14 III. Ablaufbeispiel Prüfungskoordinator* Meldet Stichtag der Prüfungsvorleistung; Prüfer; anmeldbar ja/nein Meldet, ob mündlich oder schriftlich, bei schriftlich auch Klausurtermine; Prüfer; offen oder geschlossen bei Nachklausur Teilt Änderungen in den Terminen mit; nur möglich, wenn noch keine Anmeldungen zur Prüfung erfolgt sind Studiensekretariat Legt Prüfungsvorleistung an, Studierende können sich anmelden Legt Prüfung an, Studierende können sich anmelden, wenn Vorleistung bestanden Ändert Termin *erhält Informationen von den Prüfern/Stellvertretern

15 III. Ablaufbeispiel Was macht der Prüfer/Stellvertreter? Prüfer/Stellvertreter verbucht Vorleistungen im Portal Studierende melden sich zur schriftlichen oder mündlichen Prüfung an Bei mündlicher Prüfung trägt der Prüfer/Stellvertreter Datum und Uhrzeit ein und druckt den Zulassungsschein Bei schriftlicher Prüfung erstellt der Prüfer/Stellvertreter das Klausurdeckblatt gemäß den Vorgaben des Studiensekretariats Nach der Prüfung verbucht der Prüfer/Stellvertreter die Note im Portal Klausureinsicht durch die Prüflinge evtl. Abändern der Note und Abschließen der Prüfung durch Prüfer/Stellvertreter; dann keine Änderungen über Portal mehr möglich, Notenansicht Versand des Prüfungsprotokolls + Zulassungsscheins (mündliche Prüfung) bzw. der Klausur an das Studiensekretariat. Bitte nur einmal heften, weil: Das Studiensekretariat scannt die Prüfungsunterlagen ein und archiviert diese digital

16 IV. Abschlussarbeiten Anmeldung und Abgabe der Bachelor- und Masterarbeiten erfolgt immer im Studiensekretariat Anmeldung und Abgabe der Diplomarbeiten erfolgt beim Prüfungsausschuss, außer: Informatik und Medieninformatik Studiensekretariat Die Anzahl der abzugebenden Exemplare ergibt sich aus den jeweiligen Prüfungsordnungen (in Bälde: je Prüfungsordnung eine FAQ-Seite auf der Homepage des Studiensekretariats) Nur der Erstgutachter (bei Bachelorarbeiten in der Regel nur ein Gutachter) erhält bei Einhalten der 6-Wochen-Frist eine Bonierung, der Zweitgutachter nicht. 6-Wochen-Frist ist dann eingehalten, wenn der Erstgutachter innerhalb von 6 Wochen nach Abgabe der Abschlussarbeit durch den Studierenden sein Gutachten erstellt (Eingang Studiensekretariat oder Sekretariat Prüfungsausschuss).

17 V. Ausnahmen Studierende im Diplom, Lehramt alt und Austauschstudierende erhalten weiterhin ausgedruckte Scheine (Leistungsnachweise), da diese im Prüfungssystem nicht erfasst werden können. Diese Studierenden melden sich zu Scheinklausuren nicht an. Studierende in den Diplomstudiengängen (außer Informatik) melden sich zu mündlichen Prüfungen schriftlich im Studiensekretariat an und erscheinen zur mündlichen Prüfung mit dem vom Studiensekretariat ausgestellten Zulassungsschein. Die Note wird vom Prüfer/Stellvertreter im Portal eingetragen. Austauschstudierende melden sich nicht zu Prüfungen an; sie werden nicht im zentralen Prüfungssystem geführt. Austauschstudierende erhalten Einzelbescheinigungen vom Prüfer über ihre erbrachten Leistungen. Die Anmeldung zu Notenverbesserungsversuchen, Zusatzfächern, geschlossenen Wiederholungsprüfungen und Wiederholungsprüfungen ab dem 3. Versuch ist online nicht möglich. Die Anmeldung erfolgt über das Studiensekretariat. Die Note wird vom Prüfer/Stellvertreter eingetragen.

18 VI. Weitere Informationen Aufbau einer FAQ-Seite auf der Homepage des Studiensekretariats Zusammenfassung der hier vorgestellten Informationen als PDF Mailinglisten für Prüfer und Stellvertreter Leitfäden im Portal Wenn Sie nicht Stellvertreter sind: Informationen über Netzwerk der Sekretariate Ansprechpartner in Ihren Studiengängen Ansprechpartner im Studiensekretariat

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Noch Fragen?