REFLEX-CRM. Bedienungsanleitung

Transkript

1 REFLEX-CRM Custmer Relatinship Management Bedienungsanleitung 1. Einleitung Das Grundprinzip vn REFLEX-CRM Anmelden Oberfläche Suchen Suche nach Stichwrt Kennzeichen Gefunden! Nicht gefunden! Anzeige der Kntaktdaten Anzeige der Kntakt-Infrmatinen Interaktinen Was wird angezeigt? Umsatz-Grafik Optinen... 9 A. Installatin... 9 Cpyright 2008 by GEVITAS GmbH Stand

2 REFLEX-CRM 2 1. Einleitung REFLEX-CRM ist eine Sftware, die kundenspezifische Daten aus einer REFLEX-Datenbank zentralisiert und auswertet. Mit diesem Werkzeug sind u.a. flgende Funktinen möglich: - Schnelle und kmfrtable Suche nach Kunden bzw. Kntakten - Anzeige vn aussagekräftigen Infrmatinen, wie z.b. erste Rechnung, letzte Rechnung, Umsatz - Einfaches Anzeigen und Erfassen vn Bemerkungen zum Kunden (Histrie) Obwhl sich der Begriff CRM ursprünglich nur auf Kunden (der ptentielle Kunden) bezieht, können Sie mit REFLEX-CRM natürlich auch Lieferanten suchen und verwalten. Die Installatin der Sftware wird im Anhang beschrieben! 2. Das Grundprinzip vn REFLEX-CRM Im Grunde genmmen ist REFLEX-CRM nichts anderes als eine zentralisierte Sammlung vn Infrmatinen aus einer REFLEX-Datenbank. Hauptaufgabe vn REFLEX-CRM ist es, die Infrmatinen aus verschiedenen Bereichen der Datenbank zusammenzustellen und anzuzeigen. Nebenbei kann man in REFLEX-CRM bestimmte Infrmatinen auch ändern öder ergänzen, z.b. Adresskennzeichen, Bemerkungen usw. Der Ablauf ist eigentlich ganz einfach: - Suchbegriff(e) eingeben, ENTER drücken Wenn der Suchbegriff eindeutig war (als es nur einen einzigen Treffer in der Datenbank gibt), werden die Infrmatinen des Kntaktes sfrt angezeigt. Wenn mehrere Kntakte dem Suchbegriff entsprechen, werden diese in einer Tabelle angezeigt und Sie können den richtigen Kntakt auswählen und mit ENTER der Dppelklick die Infrmatinen anzeigen. - Wenn die Infrmatinen angezeigt werden, können Sie Bemerkungen zum Kntakt eingeben Adresskennzeichen ändern Weitere Infrmatinen abrufen, z.b. die Umsatzgrafik - Wenn Sie den nächsten Kntakt suchen wllen, klicken Sie einfach in das Suchenfeld (der drücken Alt-N für Neue Suche ) und geben den neuen Suchgriff ein und drücken ENTER. 3. Anmelden Wenn Sie REFLEX-CRM starten, müssen Sie sich zuerst anmelden: Geben Sie dazu Ihren Benutzer-Namen und das Kennwrt ein. Benutzername und Kennwrt werden in REFLEX festgelegt! Klicken Sie dann auf die Schaltfläche [OK] der drücken Sie die Taste ENTER.

3 4. Oberfläche REFLEX-CRM 3 REFLEX-CRM besteht im Wesentlichen aus einer Eingabe- und Anzeige-Seite. Hier kann man Suchbegriffe eingeben und bekmmt das Ergebnis der Suche angezeigt. Ganz ben steht das Menü (Datei, Hilfe ). Darunter gibt es Schaltflächen für die wichtigsten Funktinen, wie z.b. Aktualisieren der Anzeige, Drucken usw. Im Bereich Suchen kann man einen der mehrere Suchbegriffe eingeben, um einen bestimmten Kntakt zu suchen. Aktualisieren Aktualisiert die Anzeige des zuletzt gefundenen Kntaktes. Neue Suche Neue Suche beginnen. Drucken Anzeige drucken. Umsatz Umsatz des Kntaktes anzeigen Optinen Optinen für die Anzeige festlegen. Hilfe Hilfe aufrufen. Schließen Prgramm beenden. Suchen Stichwrt Kennzeichen Hilfe Suchbegriff eingeben Stichwrtsuche Adress-Kennzeichensuche Hilfe aufrufen 4.1 Suchen Das Wichtigste an REFLEX-CRM ist natürlich, dass man schnell und einfach den gewünschten Kntakt findet. Deshalb gibt es drei Such-Möglichkeiten: Suche nach Adressnummer Kundennummer Kurzname Anschrift Ort Telefnnummer Wenn Sie im Suchenfeld einen Begriff eingeben und ENTER drücken, sucht das Prgramm autmatisch in diesen Feldern der Kntakt-Stammdaten nach Übereinstimmungen. Grß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rlle. Auch die Psitin des Suchbegriffs im Datenfeld ist nicht wichtig, der Suchbegriff ei findet als Meier, Eimer, Heimsheim usw. Wenn Sie den gewünschten Suchbegriff eingegeben haben, drücken Sie die Taste ENTER der klicken auf die Schaltfläche. Sbald Sie ein Zeichen eingeben, wird die Suche autmatisch selektiert. Das Erkennen Sie daran, dass ein Häkchen vr dem Eingabefeld erscheint: Sie können das Suchfeld ausschalten, indem Sie mit der Maus das Häkchen entfernen. Dann wird der Suchbegriff ignriert. Das ist z.b. wichtig, wenn Sie nur nach einem bestimmten Stichwrt suchen Stichwrt In den Kntaktstammdaten gibt es ein Feld, in dem Stichwrte hinterlegt wurden. Hier können Sie nun gezielt nach diesen Stichwrten suchen. Um ein Stichwrt auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil rechts. Es öffnet sich eine Liste mit den gespeicherten Stichwrten. Wählen Sie eines aus und drücken ENTER. Die Stichwrtsuche wird dann autmatisch aktiviert. Das Erkennen Sie daran, dass ein Häkchen vr dem Eingabefeld erscheint. Wenn Sie ein Stichwrt angeben, können Sie dieses mit dem Suchbegriff kmbinieren: Ist das Häkchen vr dem Suchbegriff aktiviert, sucht das Prgramm nach dem Suchbegriff und dem Stichwrt, d.h. es werden nur die Daten angezeigt, bei denen der Suchbegriff enthalten ist und bei dem das ausgewählte Stichwrt vrhanden ist! Ist das Häkchen vr dem Suchbegriff nicht aktiviert, sucht das Prgramm nur nach dem Stichwrt, d.h. es werden nur die Daten angezeigt, bei denen der Suchbegriff enthalten ist! Sie können die Stichwrtsuche ausschalten, indem Sie mit der Maus das Häkchen entfernen. Dann wird das Stichwrt ignriert. Das ist z.b. wichtig, wenn Sie nur nach einem bestimmten Suchbegriff suchen.

4 4.1.3 Kennzeichen REFLEX-CRM 4 In den Kntaktstammdaten gibt es bis zu 20 Kennzeichenfelder, denen man eigene Bedeutungen zuweisen kann. Nach diesen Kennzeichen können Sie hier suchen: Wenn Sie ein Kennzeichen angeben, können Sie dieses mit dem Suchbegriff kmbinieren: Ist das Häkchen vr dem Suchbegriff aktiviert, sucht das Prgramm nach dem Suchbegriff und dem Kennzeichen, d.h. es werden nur die Daten angezeigt, bei denen der Suchbegriff enthalten ist und bei dem das ausgewählte Kennzeichen vrhanden ist! Ist das Häkchen vr dem Suchbegriff nicht aktiviert, sucht das Prgramm nur nach dem Stichwrt, d.h. es werden nur die Daten angezeigt, bei denen der Suchbegriff enthalten ist! 4.2 Gefunden! Wenn ein einziger Datensatz gefunden wird, werden die Kntakt-Infrmatinen sfrt angezeigt. Wenn jedch mehrere Datensätze gefunden wurden, werden die Treffer in einer Tabelle angezeigt. Beispiel: Es wird der Suchbegriff ei eingegeben: In der Tabelle stehen als alle Einträge, die irgendwie mit ei zu tun haben. Sie können nun aus der Tabelle den richtigen Eintrag auswählen. Dppelklicken Sie dazu auf die gewünschte Zeile der benutzen Sie die Pfeiltasten HOCH und RUNTER und drücken dann die Taste ENTER. 4.3 Nicht gefunden! Wenn der richtige Eintrag gar nicht aufgeführt wird und Sie den Suchbegriff nchmals eingeben wllen, drücken Sie die Taste ESC der klicken auf die Schaltfläche.

5 5. Anzeige der Kntaktdaten 5.1 Anzeige der Kntakt-Infrmatinen REFLEX-CRM 5 Abhängig vn den gewählten Optinen werden die Infrmatinen des Kntakts (Adresse, Ansprechpartner usw.) und eventuelle Zusatzinfrmatinen (Rechnungen, Angebte, Dkumente usw.) angezeigt. Beispiel: Diese Anzeige ist eine sg. interaktive Liste. Das bedeutet, dass Sie mit einem Klicken auf einen bestimmten Eintrag (z.b. die -Adresse) eine Aktin auslösen können (z.b. ein schreiben). Wie vm Internet gewhnt sind slche Interaktinen unterstrichen dargestellt. In den Optinen können Sie festlegen, welche Infrmatinen angezeigt werden sllen. 5.2 Interaktinen Flgende Interaktinen bietet die Anzeige: schreiben Klicken Sie auf die angezeigte -Adresse. Das -Prgramm ihres PC s wird geöffnet, w Sie das senden können. Internet-Seite öffnen Bemerkung ändern Klicken Sie auf die angezeigte Internet-Adresse. Der Brwser ihres PC s wird geöffnet. Klicken Sie auf das Symbl im Bemerkungsfeld. Sie können nun die Bemerkung des Kntaktes ändern. Wenn Sie eine feste Zeilenschaltung einfügen wllen, drücken Sie die Tastenkmbinatin Strg+ENTER. Bemerkung hinzufügen Zum Speichern der Bemerkung drücken Sie die Taste ENTER der klicken auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie auf das Symbl, um eine neue Bemerkung zum Kntakt hinzuzufügen. Eine Bemerkung besteht aus dem Betreff und dem eigentlich Text. Bei einer neuen Bemerkung erstellt das Prgramm autmatisch einen Betreff, der aus dem Datum, der Uhrzeit und Ihrem Benutzernamen besteht. Sie können diesen Betreff ergänzen der einen ganz anderen Betreff eingeben. Beachten Sie dabei, dass der Betreff innerhalb eines Kntaktes eindeutig sein muss, d.h. dieser Betreff darf nch nicht gespeichert sein!

6 REFLEX-CRM 6 Bemerkung löschen Kennzeichen ändern Eine Bemerkung können Sie mit der Schaltfläche Zugriffsrecht dazu haben! löschen, wenn Sie das Wenn Sie ein gespeichertes Kennzeichen des Kntaktes ändern wllen, s klicken Sie auf das Symbl neben dem Kennzeichen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die vrhandenen Kennzeichen aufgeführt werden. Beispiel: Ansprechpartner neu anlegen Das bisherige Kennzeichen ist markiert. Wählen Sie nun das neue Kennzeichen mit der Maus der den Tasten HOCH/TIEF. Klicken Sie dann auf OK der drücken die Taste ENTER. Wenn Sie einen neuen Ansprechpartner erfassen wllen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Es wird ein Dialgfenster geöffnet, in dem Sie die gewünschten Daten eingeben können: Ansprechpartner bearbeiten Zum Speichern der Daten drücken Sie die Taste ENTER der klicken auf die Schaltfläche OK. Zum Bearbeiten eines Ansprechpartners klicken Sie auf die Schaltfläche. Es erscheint das gleiche Dialgfenster wie bei der Neuanlage, nur enthält es die bereits vrhanden Daten. Bis auf das Feld Kurzname können in allen Feldern die Daten geändert werden. Zum Speichern der Änderungen drücken Sie die Taste ENTER der klicken auf die Schaltfläche OK.

7 REFLEX-CRM 7 6. Was wird angezeigt? Im Anzeigebereich gibt es mehrere Abschnitte an Infrmatinen zu dem Kntakt: Adresse Die Adresse wird immer angezeigt. Wenn - der Internet-Adressen vrhanden sind, können Sie diese durch Anklicken mit der Maus aktivieren. Beispiel: Ansprechpartner Die Ansprechpartner werden immer angezeigt. Wenn - der Internet-Adressen vrhanden sind, können Sie diese durch Anklicken mit der Maus aktivieren. Beispiel: Stichwörter Stichwörter werden immer angezeigt, wenn es welche gibt. Beispiel: Bemerkungen Adress- Kennzeichen Die allgemeine Bemerkung wird immer angezeigt, wenn es eine gibt. Zusätzlich zur allgemeinen Bemerkung gibt es nch die Möglichkeit, beliebig viele Bemerkungen an einen Kntakt anzuhängen. Die 20 Adresskennzeichen werden ptinal angezeigt. Beispiel: Statistik Sie können diese Kennzeichen direkt in der Liste ändern (siehe Punkt 5.2). Die Statistik wird immer angezeigt. Sie beinhaltet: Erste Rechnung (Datum, Betrag, Text) Letzte Rechnung (Datum, Betrag, Text) Gesamt-Umsatz Umsatz dieses Jahr Umsatz letztes Jahr Umsatz vrletzes Jahr Summe ffener Rechnungen (Stand = das Datum der letzten Zahlungseingangserfassung) Beispiel: Wenn es ffene Rechnungen gibt, wird die Summe der ffenen Psten rt dargestellt. In der Überschrift dieses Feldes wird angegeben, wann zuletzt eine Zahlungseingangserfassung stattgefunden hatte. Sagt Ihnen der Kunde als z.b., er hätte die Rechnung vr 3 Tagen überwiesen und die letzte Zahlungseingangserfassung war vr 4 Tagen, s kann diese Zahlung in dieser Liste nch nicht berücksichtigt sein!

8 REFLEX-CRM 8 Angebte/Aufträge Rechnungen Dkumente Optinale Liste aller Angebte der Aufträge, ggf. gefiltert nach Erfassungszeitraum. Optinale Liste aller Rechnungen der Gutschriften, ggf. gefiltert nach Erfassungszeitraum. Optinale Liste aller gespeicherten Dkumente des Kntaktes. Durch einen Klick auf einen Dkumentennamen können Sie das Dkument öffnen. Vraussetzung: Die Dateierweiterung des Dkuments ist auf Ihrem PC registriert und die zugehörige Sftware installiert. Beispiel: Eine PDF-Datei kann nur geöffnet (angezeigt) werden, wenn auf Ihrem PC ein entsprechendes Prgramm (z.b. Acrbat Reader ) installiert wurde! 7. Umsatz-Grafik Wenn die Kntakt-Infrmatinen angezeigt werden, kann man den Umsatz des Kunden mit einem Klick auf die Schaltfläche [Umsatz] anzeigen. Dabei wird der Umsatz der letzen 3 Jahre in einer Balkengrafik dargestellt. Beispiel: Blau wird das aktuelle Jahr angezeigt, gelb das Vrjahr und rt das Vr-Vrjahr. Die Umsätze werden aus den Nett-Beträgen der Rechnungen und Gutschriften aus dem aktuellen Bereich und dem Archiv errechnet. Strnierte Rechnungen sind nicht enthalten. Ob ein Beleg gedruckt wurde der nicht ist nicht relevant. Es wird das gespeicherte Rechnungsdatum zur Filterung verwendet, als nicht das Erfassungsdatum!

9 REFLEX-CRM 9 8. Optinen Mit der Schaltfläche können Sie festlegen, was angezeigt werden sll: Klicken Sie auf die gewünschten Optinen zum aktivieren bzw. ausschalten. Geben Sie ggf. an, in welchem Datumsbereich die Infrmatinen berücksichtigt werden sllen. Schließen Sie das Optinenfenster mit der Schaltfläche wird neu aufgebaut. A. Installatin. Die Optinen werden gespeichert und die Anzeige Sie haben REFLEX-CRM entweder auf CD der per erhalten. Das REFLEX-CRM ist eine EXE-Datei mit dem Namen RxCRM.Exe. Kpieren Sie diese Datei zusammen mit den Bilddateien Minus; Plus und Bearbeiten.jpg in das Verzeichnis Ihrer GEVITAS-Anwendung, z.b. C:\Prgramme\GEVITAS\REFLEX. Das war s eigentlich. Da das CRM hne REFLEX gestartet wird, legen Sie am besten eine Verknüpfung auf Ihrem Desktp an: Öffnen Sie den Windws-Explrer und suchen das.a. Verzeichnis, in dem die RxCRM.Exe steht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf RxCRM.Exe und wählen aus dem Menüpunkt Senden an Desktp (Verknüpfung erstellen) aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbl des Desktps und wählen Eigenschaften aus. Geben Sie der Verknüpfung einen Namen, z.b. REFLEX CRM.