Formulare erstellen und Umfragen via Internet durchführen mit Flexi Form Getting Started 2004 URZ FlexiForm Getting Started Version 1.0.1 vom 30. 6. 2004 beschreibt FlexiForm 1.3 Autor: Gerhard Leemann
1 Was ist FlexiForm? FlexiForm ist ein browserbasiertes Programm für Formulare und Umfragen im Internet. Sie erstellen auf einfache Art und Weise Formulare, welche per Web-Browser ausgefüllt werden, führen damit Umfragen durch und werten die Umfrageresultate aus oder exportieren sie zwecks Auswertung durch andere Programme. Umfragen können offen (jeder kann teilnehmer) oder geschlossen (vorbestimmte Teilnehmer) durchgeführt werden. 2 Zugang zu FlexiForm FlexiForm wird vollständig über Ihren Webbrowser bedient. Gehen Sie zur folgenden Adresse: http://ltn-data.urz.unibas.ch/flexiform. Wenn Sie noch kein Benutzerkonto haben (Benutzername und Passwort), klicken Sie im Anmeldedialog auf Noch keinen Account?. Die FlexiForm-Administratoren senden Ihnen dann Benutzernamen und Passwort per Email zu. 3 Formular erstellen Formulareigenschaften Klicken Sie nach dem Anmelden auf und füllen Sie die Formulareigenschaften aus: Form Title: der Titel, der auf dem Formular erscheint. Description: Ihre Bemerkungen dazu; erscheinen nicht auf dem Formular. e-mail-notification: Bei ON werden jedesmal, wenn jemand das Formular ausfüllt, die Antworten an die unter e-mail of responsible Person angegeben Email-Adresse geschickt. (Die Antworten können immer auch in FlexiForm betrachtet werden.) Layout: Darstellungsart, z. B. ein/mehrseitges Formular. Das i-icon gibt Kurzerklärungen. Klicken Sie auf Create New Form, und dann auf List Form Sets, um die Maske zu verlassen. Formularübersicht Sie sind nun in der Formularübersicht, die Ihre Formulare auflistet: Mit kommen Sie in die eben ausgefüllten Formulareigenschaften zurück. Mit können Sie weitere Formulare anlegen. Fragen und Gestaltungselemente hinzufügen Klicken Sie in der Zeile Ihres Formulars auf und dann auf, um dem Formular Felder (Fragen und Gestaltungselemente) hinzuzufügen. 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 2/8
In der nun erscheinenden Feldauswahl sehen Sie, was für Feldarten möglich sind. Klicken Sie ein Feld an und füllen Sie in der nächsten Maske dessen Eigenschaften aus (siehe unten). Danach gelangen Sie in die Felderübersicht. Von dort aus können Sie mit weitere Felder hinzufügen, mit ein vorhandenes Feld ändern oder mit löschen. Mit Fragen Die folgenden Feldarten sind Fragen: kommen Sie in die Formularübersicht zurück. Feldart Text Field Memo Yes/No Radiobuttons MultiChoice Zweck Kurze Eingabe (Text, Zahl, Datum usw.) Mehrzeilige Textantwort Ja/Nein- Antwort Eine Antwort aus mehreren Vorgaben Beliebig viele Antworten aus mehreren Vorgaben Die Fragen haben folgende Eigenschaften (je nach Frage): Question/Label: Sort Order: Is this field required?: Length of Textfield: Columns: Rows: Label for...: die Frage Reihenfolge der Frage. Je kleiner die Zahl, desto weiter vorne im Formular die Frage Ist das Beantworten der Frage obligatorisch? Breite des Textfeldes in Zeichen. Es können aber immer 256 Zeichen eingegeben werden. Breite des Memofeldes in Zeichen Höhe des Memofeldes in Zeilen. Es können aber mehr Zeilen eingegeben werden. die vorgegebenen Antworten. Bei Radiobuttons und MultiChoice mindestens 2 und maximal 10 Antworten Which field is activated/default: Welche der beiden Antworten einer Ja/Nein-Frage soll vorangekreuzt sein? Arrange Buttons: Sollen die vorgegebenen Antworten nebeneinander, untereinander oder rechteckig dargestellt werden? Die Feldarten Line, Section und Info Field sind Gestaltungselemente: Trennlinien Line erzeugt eine waagrechte Trennlinie Mehrseitige Formulare Überall, wo Sie eine Section einfügen, beginnt eine neue Formularseite. Question/Label ist die Seitenüberschrift. Beachten Sie: Damit das Formular tatsächlich mehrseitig wird, muss in den Formulareigenschaften ein mehrseitiges Layout gewählt werden. Sonst werden die Sections ignoriert. In der Formularvorschau werden mehrseitige Formulare einseitig dargestellt. Fügen Sie keine Section ganz am Anfang ein. Sonst erhalten Sie eine leere erste Seite! 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 3/8
Texte und Bilder Mit dem Feldtyp Info Field fürgen Sie formatierte Texte und Bilder in Ihr Formular ein, z. B. erläuternde Texte. Die Eigenschaft Question/Label erscheint als Überschrift des Feldes; wenn Sie keine wollen, geben Sie ein Leerzeichen ein. Geben Sie bei Text for Label/Info den gewünschten Text mit Formatierungsanweisungen ein. Die folgenden Beispiele zeigen die Möglichkeiten: Beispiel 1: Eingabe Beispiel 1: Ausgabe Beispiel 2: Eingabe [b]dies wird fett geschrieben. [/b] [i]das wird kursiv. [/i] [h2]eine grosse Überschrift[/h2] [h3]eine mittelgrosse Überschrift[/h3] [h4]eine kleine Überschrift[/h4] Ausgabe [br] eine neue Zeile beginnen [br][br] eine leere Zeile einfügen Bilder werden mit [img]src="adresse des Bildes"[/img] eingefügt. Das Bild muss auf einem öffentlich zugänglichen Webserver liegen (z. B. können Sie es auf EVA ablegen, siehe http://ltn-data.urz.unibas.ch/eva/ ). Feldreihenfolge Die Reihenfolge der Fragen und Gestaltungselemente wird durch die sogenannte Sort-Order- Zahl bestimmt: je niedriger die Zahl, desto weiter oben ist die Frage/das Gestaltungselement. Die Sort-Order-Zahl ändern Sie in der Felderübersicht: mit den Pfeil-Icons ( 1-5 -1 +1 +5 9999) oder indem Sie mit die Sort-Order-Zahl direkt eingeben. Achtung: Beim Verschieben mit den Pfeilchen rutscht das Feld nach jedem Klick normalerweise in eine andere Zeile. Klicken Sie dann dort statt nochmals in der selben Zeile. 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 4/8
4 Formular aufrufen und testen Formularvorschau in der Felderübersicht oder in der Formularübersicht zeigt eine Vorschau auf das fertige Formular in einem separaten Fenster. Achtung: mehrseitige Formulare werden in der Vorschau einseitig angezeigt. Sie können das Formular in der Vorschau zwar ausfüllen, aber die Eingaben weden nicht gespeichert. Formular aktivieren und aufrufen Schalten Sie das Formular zuerst mit dem Ampel-Icon in der Formularübersicht aktiv: = aktiv, Formular ausfüllbar aber nicht änderbar = inaktiv, Formular änderbar aber nicht ausfüllbar Sie können beliebig oft zwischen aktiv und inaktiv umschalten. Rufen Sie mit und dann das Formular auf. zeigt auch die Internetadresse zum Aufruf des Formulars an. Resultate betrachten, drucken und exportieren Klicken Sie in der Formularübersicht auf. Die erscheinende Resultatübersicht zeigt alle eingegangenen Antworten als Tabelle. Zeile = Antwortsatz, Spalte = Frage. Aus Platzgründen werden nur die ersten 4-5 Fragen gezeigt. zeigt einen Antwortsatz komplett. zeigt alle Antwortsätze komplett, dies Darstellung eignet sich gut zum Drucken (Druckbefehl des Browsers benutzen). speichert die Resultate als Textdatei. Mit geht es zur Formularübersicht zurück. Siehe Abschnitt 6, Resultate auswerten, für weitere Auswertmöglichkeiten Antworten löschen (Reset) Bevor Sie eine Umfrage starten, sollten Sie Ihre allfälligen Testantworten löschen: Wechseln Sie in die Umfrageverwaltung: rufen Sie die Resetfunktion (Name/Passwort wie zuvor), auf und klicken Sie beim gewünschten Formular auf. Mit geht es zur Formularverwaltung zurück. 5 Offene Umfrage durchführen Um eine Umfrage ohne vorgegebenen Teilnehmerkreis durchzuführen, 1. prüfen Sie, ob das Formular aktiv geschaltet ist ( ) und die Testresultate gelöscht sind (siehe oben) 2. lassen Sie sich mit die Internetadresse des Formulars anzeigen und geben diese per Email, auf Ihrer Website oder sonstwie bekannt. Jeder, der die Adresse des Formulars kennt, kann dieses damit aufrufen und ausfüllen. Schalten Sie nach Ende der Umfrage das Formular inaktiv ( ), damit während der Auswertung keine weiteren Antworten hinzukommen können 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 5/8
6 Geschlossene Umfrage durchführen Um mit einem Formular eine Umfrage mit vorgegebenen Teilnehmerkreis durchzuführen, 1. Wechseln Sie in die Umfrageverwaltung: 2. Prüfen Sie, ob das Formular aktiv geschaltet ist (, ; Umschalten via, ) und allfällige Testresultate gelöscht sind ( ) 3. Importieren ( ) oder erfassen ( ) Sie die gewünschten Teilnehmer (Probanden genannt) mit Email-Adresse, Vor- und Nachname 4. Fordern Sie die Probanden mit der Email-Funktion zum Ausfüllen auf. Jeder Teilnehmer erhält in der Email einen individuellen Link auf das Formular. Schalten Sie nach Ende der Umfrage das Formular inaktiv ( ), damit während der Auswertung keine weiteren Antworten hinzukommen können Probanden importieren Wir empfehlen eindringlich, die Probanden in einer Datei zu erfassen und aus dieser zu importieren, statt sie einzeln in FlexiForm zu erfassen. Sie können dadurch die Probandendatei für andere Umfragen erneut verwenden. Sonst müssen Sie alle Probanden neu erfassen! Erstellen Sie für Ihre Umfrage eine Textdatei nach folgendem Muster: hans.muster@unibas.ch, Hans, Muster peter.meier@unibas.ch, Peter, Meier gruenert@firma.com, Pluesch, Gruenert Umlaute und Sonderzeichen sind nicht erlaubt! Jede Zeile enthält genau drei Felder, nämlich E-Mail, Vorname, Nachname, und zwei Kommata! Wenn Sie die Datei aus Excel erstellen (Speichern als > Dateityp: CSV), müssen Sie die Strichpunkte durch Kommata ersetzen. Wählen Sie mit die erstellte Datei enable overwrite bedeutet, dass der Proband die Umfrage zwecks Korrektur mehrmals ausfüllen darf. (Es wird nur der letzte Antwortsatz gespeichert.) In der Rückmeldung nach dem Import bedeutet: neuer Proband Proband bereits für andere Umfragen erfasst, wurde dieser hinzugefügt Proband war bereits für diese Umfrage erfasst, nicht nochmals erfasst. Um vergessene Probanden nachzuerfassen, fügen Sie diese der Datei hinzu und importieren diese erneut. FlexiForm ist schlau genug, um vorhandene Probanden nicht erneut zu importieren. Probandenübersicht, Probanden eines Formulars anzeigen Es gibt keine Übersicht über alle Probanden insgesamt, sondern nur über die Probanden eines Formulars: Klicken Sie auf und wählen Sie das Formular. Die Maske zeigt auch an, wie viele Probanden bereits geantwortet haben. Aus Datenschutzgründen zeigt FlexiForm nicht an, ob ein bestimmter Proband eine Umfrage beantwortet hat. 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 6/8
Probandendaten einsehen, geben Sie mindestens den Nachnamen (Last Name) ein. Eine Liste aller zu den Suchbedingungen passenden Kandidaten erscheint: show zeigt, für welche Umfragen der Proband erfasst ist ( entfernt einen Probanden aus einer Umfrage) edit dient zum Anzeigen/Ändern von Email-Adresse und Namen des Probanden Unfrage starten / Aufforderung zur Teilnahme sendet Teilnahmeaufforderung an alle Probanden der Umfrage. Sie können den Email-Text und Absender ändern. Die Platzhalter bedeuten: [firstname] = Vorname des Probanden [lastname] = Nachname des Probanden [formtitle] = Titel der Umfrage [formlink] = Link, den der Empfänger aufruft, um die Umfrage auszufüllen. [ownerfirstname] = Vorname der Person, die das Formular erstellt hat (normalerweise Sie selbst) [ownerlastname] = Nachname der Person, die das Formular erstellt hat Der Text [formlink] muss unbedingt enthalten sein, sonst kann der Empfänger die Umfrage nicht aufrufen! Sie können die Funktion mehrmals benützen, um weitere Mails an alle Probanden zu senden. Mahnen säumiger Probanden sendet eine Email an alle Probanden, welche die Umfrage noch nicht beantwortet haben. Den Text usw. können Sie vor dem Absenden ändern. Email an einzelnen Probanden sendet eine Email an einen einzelnen Probanden. Typischer Einsatz: Proband wurde nacherfasst, nachdem die anderen bereits per Email aufgefordert wurden. Umfrage abbrechen und neu starten z. B. wenn Sie eine wichtige Frage vergessen haben: Löschen Sie mit bisherige Antworten, schalten Sie das Formular inaktiv, ändern Sie es, und schalten Sie es wieder aktiv. Starten Sie dann die Umfrage mit erneut. Weisen Sie im Email-Text darauf hin, dass die Umfrage nochmals ausgefüllt werden muss. Umfrage wiederholen Variante 1: Speichern Sie die Antworten extern, wenn Sie sie noch brauchen (siehe unten). Löschen Sie die Antworten mit die Umfrage mit erneut.. Die Probandenliste bleibt erhalten. Starten Sie Variante 2: Duplizieren Sie mit das Formular (Probandenliste und Antworten werden nicht mitdupliziert). Importieren/erfassen Sie Probanden und starten Sie die Umfrage. 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 7/8
7 Resultate auswerten Datenschutz Aus Datenschutzgründen zeigt FlexiForm nicht an, von welchem Probanden welche Antwort stammt, oder welche Probanden überhaupt geantwortet haben. Möchten Sie dies wissen, müssen Sie im Formular den Probanden nach seinem Namen fragen. Resultate einer Frage darstellen Klicken Sie auf und dann beim gewünschten Formular auf Evaluate. Die Fragen der Umfrage werden aufgelistet. Kreuzen Sie bei der Frage die gewünschte Darstellungsart an (Liste, Balken- oder Tortendiagramm) und klicken Sie auf Evaluate. List ist für Text- und Memofelder und zeigt alle Antworten in einer Tabelle. Balken und Tortendiagramm zeigen für jede der vorgegebenen Antworten, wie oft diese gewählt wurde. Alle Resultate anzeigen Gehen Sie mit gewünschten Formular auf Resultate exportieren Klicken Sie auf auf den Link zurück zur Formularverwaltung und klicken Sie dort beim. Siehe Abschnitt Resultate betrachten weiter oben. und dann beim gewünschten Formular auf Evaluate. Klicken Sie (unten in der Maske). Exportierte Resultate nach Excel importieren Öffnen Sie in Excel mit Datei > öffnen die exportierte Datei. Beachten Sie dabei die folgenden Einstellungen: In der Dateiauswahldialogbox: Dateityp = Alle Dateien Schritt 1 des Textimport-Assistenten: Typ Delimited, Beginn auf Zeile 5. Schritt 2 des Textimport-Assistenten: senkrechter Strich, einfaches Anführungszeichen senkrechter Strich mit AltGr+7 oder Option+7 einfaches Anführungszeichen 2004 URZ FlexiForm: Getting Started 8/8