Zusammenarbeit der SAP-Hochschulen in NRW Kooperationsstruktur und praktische Erfahrungen Frank Klapper, Universität Bielefeld 16. Mai 2017, Münster
Gliederung 1. Ausgangslage 2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen 3. Kooperationsstrukturen 4. Erste gemeinsame Aktivitäten
1. Ausgangslage
SAP-Hochschulen in NRW (Stand: 2012) Hochschule Implementierer Produktiv seit Aachen, TU IDS 01.01.2013 Bielefeld, Uni IBM 01.01.2010 Dortmund, TU IBM 01.01.2012 Duisburg-Essen, Uni SAP 01.01.2013 Hagen, FernUni IBM 01.01.2011 Köln, FH SAP, IDS 01.01.2010 Köln, Uni IBM 01.01.2012 Münster, Uni BPC, IBM 01.01.2014 Siegen, Uni IDS 01.01.2013
9 individuelle Implementierungen Unterschiedliche Beratungshäuser Unterschiedliche Hochschulmaster/Referenzmodelle Unterschiedlicher Funktionsumfang Mit/ohne Gebäudewirtschaft Mit/ohne dezentrale Beschaffung Mit/ohne dezentraler Workflows (ESS/MSS) Unterschiedliche Ausprägungen Nur Doppik oder Kameralistik und Doppik Erheblicher Bedarf für Betrieb und Weiterentwicklung an jeder Hochschule
2. Prozess zur Konzeption und Implementierung der Kooperationsstrukturen
Überblick zum Prozess 2013 Landungsrechnungshof kritisiert unkoordinierte Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und relevanter Software 2013 Beauftragung von Scheer Management zur Klärung von Kooperationsmöglichkeiten zwischen den Hochschulen in NRW mit SAP-Einsatz in der Verwaltung 2014 Kanzler und Landesarbeitsgruppe entscheiden SAP-Zusammenarbeit in Form einer Kooperation mit Unterstützung durch die IuK-NRW weiterzuführen, zu verstärken und dieser einen verbindlicheren Rahmen zu geben 2015 Beauftragung von myconsult zur Konzeption und Etablierung der Kooperation Q1/2017 Formales Einsetzen der Kooperationsstrukturen
Erstes Projekt 2013 Auftrag Ergebnis Beteiligte
Kanzlervotum vom 23.01.2014 Die Eigenständigkeit der einzelnen SAP-Systeme soll erhalten bleiben. Es geschieht kein Personalaustausch für den Basisbetrieb / die fachliche Betreuung. Die Kooperation geschieht auf freiwilliger Basis; kein Kontraktionszwang. Es erfolgt keine weitere Institutionalisierung neben IuK und der bestehenden SAP-LAG. Ein Konzept für die Zusammenarbeit soll entwickelt werden, damit nicht bei jedem einzelnen Projekt die Regeln für die Zusammenarbeit neu geschaffen werden müssen (z.b. Entwicklung eines Mustervertrages sowie Musterunterlagen für Projekte). Mit dem Konzept werden Grundabsprachen und Vorklärungen zur Zusammenarbeit getroffen.
Zweites Projekt 2015 Auftrag Ergebnis Vorgehen
Meilensteinplan Kooperationsstrukturen
Erarbeitung des Kooperationsrahmenvertrages Externer Jurist und Juristen der FernUniversität Hagen erstellen Entwurf Klausur der Juristen der Kooperationshochschulen zur Finalisierung des Entwurfs Überarbeitung abgeschlossen, Rahmenvertrag der Kooperation entworfen 2016 Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Entwurf des Rahmenvertrags geht zur Prüfung an Juristen beteiligter Hochschulen Kooperationshochschulen unterschreiben Vertrag Unterschrift von allen 9 Hochschulen liegt vor; DSH befindet sich im Beitrittsprozess
3. Kooperationsstruktur
Ziele definiert Ziele in Zielkarten operationalisiert Zielübersicht erstellt
Gremien konzipiert Gremiensteckbriefe erstellt Gremienübersicht erstellt
Kommunikationsstruktur/-ablauf konzipiert
Wissenstransfer konzipiert Prozesse definiert für Nutzung und Pflege eines gemeinsamen Wissensspeichers Informations- und Wissenstransfer im Rahmen von Treffen Kommunikation und Sammlung interner Schulungsangebote (soweit möglich)
Vorgehen zum koordinieren von Vorhaben Vorlage für Kataster konzipiert Prozess zur Verwaltung und Pflege des Katasters modelliert Vorlagen für Anmeldung von und Berichte über Vorhaben erstellt
Mitglieder der Kooperation Jüngster Beitritt
4. Erste gemeinsame Aktivitäten
Die Kooperation wird gelebt Kataster für Kooperationsvorhaben Erste kooperative Projekte Übersicht Planungen der nächsten drei Jahre Sitzungen des Steuerkreises Sitzungen der LAG Sitzungen der Koordinationsgruppe Sitzungen der Fachgruppen Intensiver und vertrauensvoller Austausch
Erste kooperative Projekte LBV-Änderungsdienst Hochschulstatistikgesetz Hosting für DSHS
Sitzungen der Fachgruppen Fachgruppe Treffen pro Jahr Anzahl Teilnehmer SAP-Basis 2 15 Personal 1-2 30 Finanzen 2-3 40-60 Reisekosten 1 15-20 Beschaffung 1 15-20 Steuern (in Gründung)
Die nächste große Herausforderung mehr als nur ein Projekt S/4 HANA die nächste Generation der SAP-Software Teilweise andere Prozesse Neues Datenmodell Grundlegende Änderung von Funktionalitäten Migrationspfad für einige Module unklar Support für derzeitiges System nur noch bis 2025 Aufwand für Umstieg ähnlich wie für eine Neueinführung Rolle der Kooperation Abgestimmtes Auftreten gegenüber der SAP Synergien in der Erkundungsphase Idee (noch nicht in der LAG angestimmt): Koordinator/Treiber (befristet) für kooperative Aktivitäten im Zusammenhang mit der Umstellung auf S/4 HANA Potential für die Vereinheitlichung der Systeme
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!