Zu 6.5 DATENSCHUTZ VON PERSONENBEZOGENEN DATEN (ALLGEMEIN) (Regelungen) (Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO) Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach. 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter: Turn- und Sportgemeinde Eisenberg e. V., Mayer-Philipp Str. 8 67304 Eisenberg gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach 26 BGB, Frau Mireille Giel sowie Herr Hans-Jürgen Furchtmann und Herrn Dirk Dinger; E-Mail: info@tsg-eisenberg.de 2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten: Turn- und Sportgemeinde Eisenberg e.v., Herr Jörg Brinkrolf, Mayer-Philipp Str. 8 67304 Eisenberg, datenschutzbeauftragter@tsg-eisenberg.de 3. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden: 3.1 Bei Mitgliedern: Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.b. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes). Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt. 3.2 Bei Nicht-Mitgliedern, die aufgrund einer ärztl. Verordnung am REHA-Sport teilnehmen: Weder Diagnosen- noch Gesundheitsdaten werden elektronisch gespeichert. Zur Abrechnung werden personenbezogene Daten an ein Rechenzentrum weitergeleitet. Es werden jedoch keine personenbezogenen Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien veröffentlicht. 3.3 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich zu einem Kurs anmelden: Es werden personenbezogene Daten an das Bildungswerk des Landessportbundes weitergeleitet. Es werden jedoch keine personenbezogenen Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien veröffentlicht. 3.4 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für das Deutsche Sportabzeichen anmelden: Die personenbezogenen Daten (Stammdaten zum Prüfling. Bei Prüflingen mit Behinderung zusätzlich die Daten zu Art und Schwere der Behinderung) werden für das Sportabzeichen verarbeitet (z.b. Feststellung der Voraussetzungen für die Verleihung des Deutschen Sportabzeichens und Nachweis Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 1 von 6
der Berechtigung zur Führung dieses Leistungsabzeichens, Einladung zu der Sportabzeichen- Verleihung). 3.5 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für den Schnupperkurs anmelden: Es werden personenbezogene Daten aus versicherungsrechtlichen Gründen an eine Versicherungsgesellschaft weitergeleitet. Es werden jedoch keine personenbezogenen Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien veröffentlicht. 3.6 Bei Personen, die bei der TSG in einem Arbeitsverhältnis stehen: Es werden personenbezogene Daten aus versicherungsrechtlichen und steuerlichen Gründen an die Sozialversicherung (Krankenkasse, Pflegekasse, usw.), das Finanzamt, die Rentenversicherung weitergeleitet. Im Allgemeinen werden keine personenbezogenen Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien veröffentlicht. Es könnte jedoch mit dem Einvernehmen des betreffenden Angestellten sich folgendes auf der Homepage befinden: ein Foto des Angestellten, sein Name, sein Vorname und seine Qualifikation / Position im Verein. 3.7 Bei Personen, die der TSG Spenden zukommen lassen: Die personenbezogenen Daten werden als Zeichen der Wertschätzung verarbeitet (z.b. Danksagung, Einladung zu besonderen Events, Erwähnung auf der TSG-Spenderliste). Ferner werden, wenn vom Spendergewünscht, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung als Spender erwähnt. Auch auf der Internetseite des Vereins sind die Logos von gewissen Spendern zu finden. 4. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.v.m. Artikel 7 DSGVO. 4.1 Bei Mitgliedern: Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht. 4.2 Bei Nicht-Mitgliedern, die aufgrund einer ärztl. Verordnung am REHA-Sport teilnehmen: Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich um die Teilnahme am REHA-Sport. 4.3 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich zu einem Kurs anmelden: Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich um die Teilnahme am Kurs. Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 2 von 6
4.4 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für das Deutsche Sportabzeichen anmelden: Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei der Prüfling ist, oder ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage des Prüflings erfolgen. Bei Prüflingen mit Behinderung ist Rechtsgrundlage Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt, weil die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer auf die Behinderung bezogenen Daten ausdrücklich eingewilligt hat. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden nach Vorlage der Einverständniserklärung der betreffenden Prüflinge personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht. 4.5 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für den Schnupperkurs anmelden: Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich um die Teilnahme am Schnupperkurs. 4.6 Bei Personen, die bei der TSG in einem Arbeitsverhältnis stehen: Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich um alles, was mit dieser bestimmten Arbeitsstelle zu tun hat. 4.7 Bei Personen, die der TSG Spenden zukommen lassen: Ausstellung von Spendenbescheinigungen für das Finanzamt und unsere Gemeinnützigkeitserklärung. Für eine Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien muss der Spender seine Einwilligung geben. 5. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: 5.1 Bei Mitgliedern: Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Spiel- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Wertungskarte, eines Spielerpasses oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben. Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Sparkasse Donnersberg weitergeleitet. 5.2 Bei Nicht-Mitgliedern, die aufgrund einer ärztl. Verordnung am REHA-Sport teilnehmen: Personenbezogene Daten werden nach Beendigung der Maßnahme zur Abrechnung an die gesetzlichen Krankenversicherer (DMRZ) weitergeleitet. 5.3 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich zu einem Kurs anmelden: Personenbezogene Daten werden nach Anmeldung an das Bildungswerk des Landessporbundes Rheinland-Pfalz weitergeleitet. 5.4 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für das Deutsche Sportabzeichen anmelden: Personenbezogene Daten werden nach Absolvierung der nötigen Disziplinen an den Sportbund- Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 3 von 6
Pfalz (das gilt auch für das Sportabzeichen für Behinderte) weitergeleitet. 5.5 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für den Schnupperkurs anmelden: Personenbezogene Daten werden nach Anmeldung an das Versicherungsbüro Aachen Münchener weitergeleitet. 5.6 Bei Personen, die bei der TSG in einem Arbeitsverhältnis stehen: Personenbezogene Daten werden nach Vertragsbeginn an die Sozialversicherung (Krankenkasse, Pflegekasse, Rentenversicherung, usw.), und an das Finanzamt weitergeleitet. 5.7 Bei Personen, die der TSG Spenden zukommen lassen:.-. 6. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer: 6.1 Bei Mitgliedern: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.b. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht. 6.2 Bei Nicht-Mitgliedern, die aufgrund einer ärztl. Verordnung am REHA-Sport teilnehmen: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der REHA-Maßnahme gespeichert. Sie werden nach Beendigung der REHA-Maßnahme zum Jahresende gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der REHA-Maßnahme und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten 6.3 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich zu einem Kurs anmelden: Nach Beendigung des Kurses werden die Datenkategorien zum Jahresende gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung des Kurses und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten 6.4 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für das Deutsche Sportabzeichen anmelden: Soweit erforderlich, werden die personenbezogenen Daten für die Dauer der Prüfung und Verleihung des Deutschen Sportabzeichens verarbeitet und gespeichert. Mit Beendigung der Deutschen- Sportabzeichen-Saison werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der der Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 4 von 6
Deutschen-Sportabzeichen-Saison und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten 6.5 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für den Schnupperkurs anmelden: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Schnupperkurses gespeichert. Nach Beendigung des Schnupperkurses werden die Datenkategorien zum Jahresende gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung des Schnupperkurses und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten 6.6 Bei Personen, die bei der TSG in einem Arbeitsverhältnis stehen: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten 6.7 Bei Personen, die der TSG Spenden zukommen lassen: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer von fünf Jahren gespeichert. Anschließend werden die Datenkategorien zum Jahresende gelöscht. 7. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu: - das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, - das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, - das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, - das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, - das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, - das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, - das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO - das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird. 8. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen: 8.1 Bei Mitgliedern: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben. 8.2 Bei Nicht-Mitgliedern, die aufgrund einer ärztl. Verordnung am REHA-Sport teilnehmen: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Anmeldung und der Verordnung zum REHA-Sport erhoben. 8.3 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich zu einem Kurs anmelden: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Anmeldung zu einem Kurs erhoben. 8.4 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für das Deutsche Sportabzeichen anmelden: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Anmeldung für das Deutsche Sportabzeichen erhoben. Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 5 von 6
8.5 Bei Nicht-Mitgliedern, die sich für den Schnupperkurs anmelden: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Anmeldung für einen Schnupperkurs erhoben. 8.6 Bei Personen, die bei der TSG in einem Arbeitsverhältnis stehen: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Einstellungsgesprächs und des Arbeitsvertrages erhoben. 8.7 Bei Personen, die der TSG Spenden zukommen lassen: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen der Spende (Überweisungsträger, direkte Ansprache) erhoben. Grundlage dieses Dokumentes sind folgende, dem Verein zur Verfügung gestellten Arbeitshilfen: * Muster_Informationspflichten gegenüber Betroffenen (Art. 13_14 DSGVO) vom Sportbund-Pfalz *Hinweise zum Datenschutz für Prüfung und Verleihung des Deutschen Sportabzeichens vom Sportbund-Pfalz *.. vom Bildungswerk des Landessportbundes Freigabe Bearbeiter Änderungsst. Datum Seite 6 von 6