SIMSme Business in der Praxis Konkrete Anwendungsfälle im professionellen Einsatz BRANCHE: Kommunen und öffentliche Verwaltungen Wie Behörden SIMSme Business in Verwaltungsabläufe integrieren, ihre Kommunikation verbessern, sensible Daten schützen.
Herausforderungen für die Kommunikation in öffentlichen Verwaltungen und Kommunen Kommunikation Hochkomplexe Koordination aufgrund vieler unterschiedlicher Akteure nmanagement mit entscheidend für die Qualität von Verwaltungsvorgängen und Bürgerservices Datenschutz Sensible Daten wie etwa im Bereich Soziales unterliegen dem Datenschutz Strengere Regeln der EU-DSGVO ab Mai 2018 gültig Sicherheit hutz von vertraulichen Daten wie Planungs- und Ausschreibungsunterlagen Mit SIMSme Business können Kommunen und öffentliche Verwaltungen die Kommunikation mit allen Akteuren wesentlich einfacher und schneller gestalten. Gleichzeitig bleiben sensible Daten optimal geschützt. Gefährdung der kommunalen Verwaltung durch Cyberattacken 2
Use Case Personalplanung PAIN POINT Personalplanung Kommunale Verwaltungen beschäftigen oft externe Dienstleister wie Software- Entwickler und Beratungsunternehmen. Die Koordination der Arbeit gemeinsam mit den kommunalen Mitarbeitern kostet viel Zeit und ist fehleranfällig. Mit SIMSme Business Schnellere und präzisere Planung des Mitarbeitereinsatzes Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen per Chat Anzeige des aktuellen Aufenthaltsortes Weniger Wartezeiten und Leerläufe 3
Use Case Terminplanung PAIN POINT Terminkoordination Die Planung gemeinsamer Termine ist oftmals eine große Herausforderung, besonders wenn die Teilnehmer aus mehreren Ämtern oder Dezernaten kommen. Solche Terminabsprachen sowie der Austausch von Dokumenten erzeugen massiven E-Mail-Verkehr. Beteiligte müssen teils stundenlang Nachrichten in ihrem Postfach zusammensuchen. Mit SIMSme Business Gruppen zu spezifischen Anlässen zusammenstellen Ad-hoc-Raum- und Terminplanung Digitale Übertragung von Dokumenten und anderen Dateien Alle Informationen in einer App und jederzeit auffindbar 4
Use Case Kommunikation mit Bildern PAIN POINT sich ein Bild machen In Bereichen wie Bau, Verkehr und Soziales sind Mitarbeiter häufig im Außendienst und schlecht per E-Mail zu erreichen. Via Telefon Dokumente vorzulesen und Situationen mündlich zu schildern, sorgt dabei oft für Missverständnisse oder Fehlinterpretationen. Mit SIMSme Business Schnelle Information an alle Beteiligen mit multimedialen Dokumenten Bei Bedarf direkte Ansprache der Mitarbeiter anderer Ämter und Dezernate Zeitnahe und praktische Lösung von Problemen Effizientere Verwaltungsprozesse 5
Use Case Vertrauliche Nachrichten Mit SIMSme Business PAIN POINT streng vertraulich Viele Vorgänge in der kommunalen Verwaltung sind vertraulich, seien es politische Vorhaben im Stadtrat oder administrative Pläne einzelner Fachbereiche. Besonders sensibel sollten Daten, die einzelne Bürger betreffen, behandelt werden. Zu groß ist die Gefahr, dass sie in falsche Hände geraten. Sicherer Austausch auch von hochvertraulichen Text- und Sprachnachrichten Selbstzerstörungsfunktion für geheime Nachrichten und automatische Löschung nach definierbarem Zeitraum, auch beim Empfänger Zero-Knowledge-Ansatz: keine dauerhafte Speicherung, Auswertung oder Weitergabe von Metadaten Einhaltung aller relevanten Datenschutzbestimmungen 6
Die Erfolgsbilanz von SIMSme Business in der kommunalen Verwaltung Weniger E-Mail- und Telefonkommunikation Weniger Leerlauf und Verzögerungen innerhalb von Verwaltungsverfahren Weniger Koordinationsaufwand in der Terminverwaltung Geringere Gefahr von Cyberattacken Weniger Missbrauch vertraulicher Daten Reibungslose und schnittstellenfreie Kommunikation Schnellere Entscheidungen und effizientere Abläufe Bessere Personal- und Ressourcenauslastung Einhaltung der aller datenschutzrechtlichen Vorgaben Effizienteres Verwaltungshandeln 7
SIMSme Business So komfortabel und einfach wie ein Messenger nur sein kann! 8
Intuitive Bedienung, viele hilfreiche Features Dateien, Videos und Fotos bis 20 MB versenden Nachrichten kommentieren Wichtige Nachrichten markieren Inhalte, Standorte und Kontakte teilen Versandtermin im Vorfeld festlegen Individuelle Newskanäle 9
Intuitive Bedienung, viele hilfreiche Features Dateien, Videos und Fotos bis 20 MB versenden Nachrichten kommentieren Wichtige Nachrichten markieren Inhalte, Standorte und Kontakte teilen Versandtermin im Vorfeld festlegen Individuelle Newskanäle 10
Immer auf der sicheren Seite Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Nachrichten mit Selbstzerstörungsfunktion Sichere Server Datenschutzkonform 11
Einfache Verwaltung mit dem Management Cockpit Accounts zentral vergeben Gruppen und News-Kanäle erstellen Security-Einstellungen steuern Kompatibel mit führenden MDM-Systemen 12
SIMSme Business Messenger Web einfach auf dem Desktop arbeiten So können Verwaltungen den sicheren Messenger auch auf dem Computer nutzen. Das macht das Arbeiten noch einfacher: Alle Chats, Daten und Kontakte immer synchron auf allen Geräten Sicherer Datentresor und Senden per Drag & Drop Bewährte Ende-zu-Ende- Verschlüsselung Geprüfte Kryptographie über alle Geräte hinweg Besonders bequem, da längere Texte über die Computertastatur zügig getippt sind 13
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 14