SIMSme Business in der Praxis

Transkript

1 SIMSme Business in der Praxis Konkrete Anwendungsfälle im geschäftlichen Einsatz BRANCHE: Personaldienstleister Wie Unternehmen... SIMSme Business in Arbeitsprozesse integrieren, die Kommunikation verbessern und sensible Daten schützen.

2 SIMSme Business der sichere Messenger für Personaldienstleister Neu! Lassen Sie sich Jobangebote täglich per WhatsApp schicken, Bewerbung ganz einfach per WhatsApp! immer mehr Personaldienstleister werben offensiv mit dem US-Messenger als schnellem Kommunikationsweg. Der Versand von Stellenangeboten an Privatpersonen deren Einverständnis vorausgesetzt ist rechtlich möglich. Dennoch ist die interne Nutzung von WhatsApp zum Versand von personenbezogenen Daten mit Blick auf den deutschen und europäischen Datenschutz ziemlich bedenklich. Arbeitnehmer haben in Deutschland ein Recht auf die sogenannte informelle Selbstbestimmung. Das bedeutet: Die Verwendung, Speicherung und Weiterleitung von personenbezogenen Daten darf nur mit deren ausdrücklichem Einverständnis erfolgen. Darunter fallen alle Daten beispielsweise über Fähigkeiten, Ausbildung und Arbeitsverhalten. Die strengen Datenschutzrichtlinien umfassen auch Daten von Bewerbern. Im Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Sie gilt für alle Unternehmen im EU-Raum und ist teils noch rigider als die bundesdeutschen Gesetze. Neben zahlreichen neuen Vorschriften über die Erfassung und Speicherung der Daten ist auch der Versand von Bewerber- und Mitarbeiterdaten geregelt. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass dieser sicher und datenschutzkonform erfolgen kann beispielsweise indem sie einen verschlüsselten Datentransfer anbieten. Verantwortlich für die Einhaltung der EU-DSGVO sind die Unternehmen beziehungsweise in diesem Fall die Personaldienstleister. Verstöße werden streng sanktioniert. Es drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des Jahresumsatzes. Martin Lent ist Manager bei einem Personaldienstleister. Zum Portfolio des Unternehmens gehören Personalvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung. Einige Wettbewerber akquirieren Mitarbeiter aktiv über WhatsApp und versenden auch Jobangebote über den Messenger. Aus der Presse hat Lent erfahren, dass die Nutzung von WhatsApp in vielen Fällen gegen den deutschen und europäischen Datenschutz verstößt. Deshalb entschließt er sich, zur internen Kommunikation SIMSme Business zu testen. Lent lädt die App herunter und registriert das Unternehmen für SIMSme Business. Über das Management Cockpit vergibt er Lizenzen an Mitarbeiter und Ansprechpartner bei einigen festen Vertragskunden. Und los geht s: Return on Investment

3 PAIN POINT Bewerbungsmanagement Personaldienstleistungsunternehmen erhalten tagtäglich unzählige Bewerbungen, die persönliche Angaben enthalten. Schulabschlüsse, Arbeitszeugnisse oder Lebensläufe gehören zu den sogenannten sensiblen personenbezogenen Daten. Hier gelten besondere Schutzregeln. Wer solche Daten erhebt, weitergibt oder speichert, darf dies nur unter sehr strengen Voraussetzungen tun. Auch darf der Versand solcher Daten nur über gesicherte Verbindungen erfolgen. 2 Ein Kunde braucht dringend einen Lagerarbeiter mit Gabelstaplerschein. Lent kann einen geeigneten Mitarbeiter sofort erreichen und alles Notwendige mit ihm direkt klären. Schon nach wenigen Minuten hat der Kunde eine Zusage. 1 Lent hat einige Stammkunden an SIMSme Business angebunden. Diese schicken ihm ihre Anforderungsprofile jetzt direkt per Messenger. Er kann mit SIMSme Business Kurzprofile und auch vollständige Bewerbungsunterlagen geeigneter Kandidaten direkt datenschutzkonform an die Kunden versenden. Mit dem SIMSme Business Web Messenger geht das ganz einfach auch vom eigenen Rechner aus. Diese schätzen den schnellen und direkten Austausch. Die Vermittlung wird dadurch beschleunigt. Mit SIMSme Business: Datenschutzkonformer Versand von sensiblen Daten wie Bewerbungsunterlagen Direkte Rückmeldung an Kunden ohne lange -Schleifen oder Telefonate Bewerber und Mitarbeiter sind jederzeit erreichbar und können Rückmeldung geben Schnellere Vermittlung von Arbeitskräften Return on Investment 3

4 Das Management Cockpit Martin Lent entschließt sich, auch in anderen Bereichen SIMSme Business einzusetzen. Er richtet weitere Chats ein und vergibt die Zugangsberechtigungen zu Gruppen wie Krankmeldungen oder Abrechnungen. Mit dem Management Cockpit geht das ganz einfach. Die neuen Nutzer erhalten automatisch eine Einladung per SMS. Wenn sie zustimmen, werden sie zu Gruppen und Chats hinzugefügt. So hat Lent mit nur wenigen Klicks 30 neue Accounts eingerichtet. Das Management Cockpit von SIMSme Business ist ein zentrales Steuerungs tool. Damit kann der Administrator: Accounts an Mitarbeiter vergeben*, die Nutzer unterschiedlichen Gruppen zuordnen oder sie zu einzelnen Gruppen einladen, Security-Einstellungen steuern und Gruppen- sowie News-Kanäle erstellen. 4 Das Cockpit ermöglicht auf Basis von anonymisierten Daten ein übersichtliches Reporting und sorgt damit für mehr Transparenz. Es zeigt beispielsweise die Anzahl der aktiven Nutzer. Es ist einfach, mit wenigen Klicks neue Teilnehmer hinzuzufügen oder auch wieder zu löschen. Beispielsweise, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Über Kanäle versendet der Administrator zentral Nachrichten, Bilder und Dateien an einen definierten Empfängerkreis und kann die Mitarbeiter so schnell und unkompliziert informieren. Und: SIMSme Business lässt sich über das Cockpit an das Unternehmens- CI anpassen. * Accounts können aus bestehenden Systemen übernommen werden. 3 Krankmeldungen haben die Mitarbeiter der Personaldienstleistung bislang per Telefon durchgegeben. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung haben viele fotografiert und entweder per oder WhatsApp gesendet. Jetzt gehen die Krankmeldungen direkt per SIMSme Business bei den zuständigen Teamleitern ein. Diese können sofort für Ersatz im Mitarbeiterpool sorgen und die Personaldisposition anpassen.

5 PAIN POINT Einsatzplanung: Die Arbeitnehmerüberlassung gehört für viele Personaldienstleister zum Kerngeschäft. Dabei werden Mitarbeiter bis zu 18 Monate lang an externe Unternehmen ausgeliehen. In vielen Branchen ist es auch üblich, kurzfristige personelle Engpässe über Leiharbeit abzudecken beispielsweise bei Messen, im Gastgewerbe, in der Bauindustrie, bei Pflegediensten oder in Callcentern. Oftmals werden die Mitarbeiter des Personaldienstleisters dort dann als Springer eingesetzt, wenn jemand vom Stammpersonal ausfällt. Das kann auch spontan der Fall sein. Die Personaldienstleister müssen deshalb in der Lage sein, sehr schnell und flexibel zu reagieren. Jede Verzögerung bedeutet einen Verdienstausfall und verursacht damit Kosten. 5 Es gibt Probleme mit einem Mitarbeiter. Mehrfach ist er nicht vereinbarungsgemäß bei dem ausleihenden Unternehmen erschienen. Der Kunde beschwert sich aus gutem Grund, braucht aber vor allem dringend eine Arbeitskraft. Lent kann sehr schnell reagieren. Er sieht ganz egal, wo er gerade beschäftigt ist das Problem direkt auf seinem Display und kann nachbessern. Er findet einfach einen Ersatz aus dem Mitarbeiterpool des Unternehmens. Dieser kann die Arbeit sofort aufnehmen. 4Wenn Mitarbeiter der Personaldienstleister nur kurzfristig eingesetzt werden, bedeutet das viel Aufwand für die Buchhaltung. Jeder Einsatz muss nach dem vereinbarten Satz mit dem Kunden abgerechnet werden. Die Grundlage für die Rechnungsstellung sind die Stundenlisten der Mitarbeiter, die Teamleiter und Lent jetzt direkt per SIMSme Business freigeben können. Mit SIMSme Business: Schnellere und flexiblere Einsatzplanung Zeitnahe Information bei Krankenständen Bessere Auslastung der Mitarbeiter Return on Investment 5

6 Schneller, effizienter, produktiver Möglichst viele Mitarbeiter und Klienten möglichst zügig an Arbeitgeber zu vermitteln dazu sind Personaldienstleister auf schnelle und effiziente Kommunikationsprozesse angewiesen. Je zeitnaher ein potenzieller Mitarbeiter erreichbar ist und je flacher die Prozesse, desto effizienter die Vermittlung. Der Einsatz von Messengern kann die Erreichbarkeit erheblich verbessern. Insbesondere wenn Mitarbeiter beispielsweise in der Arbeitnehmerüberlassung häufig an unterschiedlichen Standorten arbeiten beziehungsweise bei Leerläufen nicht vor Ort in der Zentrale sind. Nachfragen kommen direkt an, der Empfänger kann sofort Feedback geben. Da in den Chats alle wichtigen Beteiligten mitlesen können, geht es auch erheblich schneller als über das Telefon. Zudem bleibt die Information für alle verfügbar. Wiederholtes Abhören der Voic oder mehrere Anrufversuche, weil die gewünschte Person nicht gleich abhebt, entfallen. Auch die interne Verwaltung profitiert Nachgelagerte Prozesse können einen Vorteil daraus ziehen beispielsweise in der Vertragsabwicklung mit Unternehmenskunden und beim Versand von notwendigen, aber vertraulichen Unterlagen. Denn das Checken, Verwalten und Beantworten von im Schnitt 30 s pro Tag dauert da kommen schnell mindestens 90 Minuten täglich zusammen. Selbst, wenn man die Zahl der s nur um die Hälfte reduziert, kann man bis zu 15 Stunden pro Monat sparen. McKinsey hat es ausgerechnet: Die Produktivität kann sich durch den Einsatz von Messengern tatsächlich um 35 Prozent erhöhen. 50 % weniger s = 15 Std. Zeitersparnis im Monat 35 % die Produktivität um Messenger erhöhen SIMSme Business ermöglicht: Schnellere Kommunikation in Teams Direkte Beteiligung aller notwendigen Personen Echtzeitkommunikation unabhängig vom Standort Eine Übertragung von Daten und Informationen in die IT-Systeme über die Browser-Version Quelle: GfK 2016, eigene Berechnungen, McKinsey 6

7 PAIN POINT Gesundheitsmanagement: Für viele Tätigkeiten sind arbeitsmedizinische Untersuchungen vorgeschrieben. Ein Arbeitnehmer darf nur dann beschäftigt werden, wenn eine Unbedenklichkeitsbescheinigung eines Facharztes für Arbeitsmedizin vorliegt. Große Unternehmen beschäftigen eigens dazu Betriebsärzte. Im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bieten viele Personaldienstleister ihren Mitarbeitern diese Vorsorgeuntersuchungen direkt an. Oftmals ist aufgrund der jeweiligen Tätigkeit dennoch eine weitere Untersuchung durch einen Betriebsarzt notwendig. Medizinische Dokumente unterliegen besonders strengen Datenschutzbestimmungen diese gelten auch für den elektronischen Versand.!DER UMGANG MIT SENSIBLEN DATEN Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind besondere personenbezogene Daten. Arbeitgeber sind verpflichtet, diese sorgsam und vertraulich zu behandeln. Die Informationen dürfen nur Mitarbeitern zugänglich sein, die diese für den Ablauf des Betriebs brauchen. Dabei geht es nicht nur um die Speicherung der Daten, sondern auch um die Kommunikation. Die unternehmensinterne Weiterleitung von Krankmeldungen per WhatsApp beispielsweise verstößt gegen den deutschen Datenschutz und ist rechtswidrig. 6 Bislang erfolgte der Versand von arbeitsmedizinischen Testaten in der Regel per Post oder über geschützte SSL-Leitungen. Jetzt können Lent und sein Team diese Unterlagen auch als Anhang per SIMSme Business versenden. Im Ergebnis liegen die erforderlichen Unterlagen der Mitarbeiter früher beim Kunden vor, das beschleunigt den Arbeitseinsatz. Mit SIMSme Business: Datenschutzkonformer Versand auch von hochsensiblen Daten wie medizinischen Unterlagen Zeitnahe Lösung von Problemen durch permanente Erreichbarkeit Return on Investment 7

8 Warum SIMSme Business? Es gibt doch WhatsApp und fast jeder hat es auf dem Smartphone. ABER: Die geschäftliche Nutzung von priva ten Messengern birgt Gefahren und unkalkulierbare Risiken für Unternehmen. Denn Messenger sind genau wie die ein Einfallstor für Schadsoftware und alle, die mitlesen wollen. Risiken ungeschützter Messenger Interne Unterlagen und Informationen sind auf vielen dieser Plattformen nur unzureichend geschützt. Dritte können über eine Backdoor verschlüsselte Nachrichten mitlesen. Es besteht kein Schutz vor Cyberangriffen. Die Folgen von lückenhaftem Datenschutz durch Messenger - dienste sind schwerwiegend: Jedes dritte Unternehmen ist von Wirtschaftsspionage betroffen. Das Schadensvolumen liegt bei jährlich rund 100 Milliarden Euro, so eine aktuel le Studie von KPMG. Gut 40 Prozent der Cyber attacken kommen aus dem eigenen unternehmerischen Umfeld. Das sind zum einen Wettbewerber, aber eben auch Kunden, Lieferanten oder Dienstleister. Herausforderung Datenschutz Unternehmen sind für die Einhaltung des Datenschutzes innerhalb des Betriebs verantwortlich. Das Thema wird zunehmend komplexer und die Vorschriften werden strenger. So leitet beispielsweise WhatsApp die kompletten Adressverzeichnisse, die sich auf dem Smartphone eines Nutzers befinden, an seinen US-Mutterkonzern Facebook weiter. Wer WhatsApp beruflich nutzt, sollte wissen, dass dies nach dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und nach der Datenschutzgrundverordnung der EU nicht zulässig ist. Ausnahme: Sämtliche betroffene Geschäftspartner und Mitarbeiter stimmen der Weitergabe der Daten ausdrücklich zu. In der Praxis ist das nicht durchführbar. Im Mai 2018 tritt die Europäische Datenschutzgrundverordnung EU-DSGVO in Kraft. Sie verlangt einen umfassenden Schutz von Daten. Bei Verstößen sieht sie Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro beziehungsweise vier Prozent des Jahresumsatzes vor. 40 Unternehmen Jedes 3. % der Cyberattacken kommen aus dem Umfeld des Unternehmens war schon einmal von Wirtschaftsspionage oder Cyberkriminalität betroffen SIMSme Business bietet: Verschlüsselung der Nutzer- und Kommu - ni kationsdaten auf Servern in Deutschland Löschung auf dem Server unmittelbar nach Abruf der Nachricht Konsequenter Zero-Knowledge-Ansatz über die gesamte Anwendung. Das heißt: keine Speicherung, Auswertung und Weitergabe von Metadaten Selbstzerstörungsfunktion für Nachrichten 8

9 ! OFF THE RECORD! Vertrauliche Nachrichten können mit Selbstzerstörungsfunktion oder zu einem definierten Zeitpunkt versandt werden. Nach Ablauf eines festgesetzten Countdowns oder zu einem definierten Zeitpunkt werden sie automatisch gelöscht auch auf dem Smartphone des Empfängers. Hier, wie besprochen, die Details zu den Vertragsänderungen. Der Geschäftsführer hat eine hoch vertrauliche Nachricht geschickt. Der Empfänger kann sie erst lesen, wenn er sie per Fingerdruck freischaltet. Von da an läuft die Zeit. Nach ein paar Sekunden ist die Meldung von allen Endgeräten wieder gelöscht. 8Ein leitender Mitarbeiter hat kurzfristig gekündigt und möchte freigestellt werden. Der Administrator kann über das Management Cockpit problemlos und auf Knopfdruck die Lizenz entziehen. Der Mitarbeiter hat jetzt keinerlei Zugriff mehr auf die Korrespondenz und die in der App gespeicherten Daten. 7 Der Personaldienstleister nimmt an einer Ausschreibung teil. Ein großes Industrieunternehmen will Teile der Produktion im Rahmen der Arbeitnehmerübernahme durchführen lassen. Nach dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz vom April 2017 müssen Zeitarbeiter bei Einsätzen, die länger als neun Monate dauern, den gleichen Lohn erhalten wie die Stammbeschäftigten. Dieses Equal Pay und die neuen Regeln zur Überlassungshöchstdauer erhöhen die Komplexität der Angebotserstellung. Sämtliche Kalkulationen unterliegen strengster Geheimhaltung. SIMSme Business hat sich in der Personaldienstleistung als wichtiges und viel genutztes Kommunikationsmedium etabliert. Auch in Management und Verwaltung wird der Messenger eingesetzt insbesondere, wenn es darum geht, sensible Dokumente wie Personalakten oder Kalkulationen zu versenden. Besonders praktisch: Die Disponenten können Mitarbeiter für kurzfristige Einsätze sehr viel schneller erreichen als über das Telefon. Die Zahl der Einsätze hat sich dadurch erhöht. Vorteil: Über die Browser-Version können Daten aus SIMSme Business direkt in einzelne Anwendungen geladen werden Return on Investment 9

10 Die Erfolgsbilanz von SIMSme Business: Reibungslose und schnittstellenfreie Kommunikation Schnellere Entscheidungen und effizientere Abläufe Bessere Personal- und Ressourcenauslastung Weniger Leerlauf und Verzögerungen Sichere Daten und Einhaltung der rechtlichen Vorgaben Hohe Identifikation der Mitarbeiter durch Branding des Messengers Return on Investment 9 In der Arbeitnehmerüberlassung arbeiten die Mitarbeiter ständig an wechselnden Einsatzorten. Regelmäßiger Kontakt zur Zentrale ist wichtig. Über SIMSme Business erhalten alle Mitarbeiter Informationen, die sie für ihren Arbeitseinsatz benötigen beispielsweise zum Verhalten am Arbeitsplatz, zur Gesundheitsprävention oder Einladungen zu Weiterbildungsangeboten. 10 Lent richtet Kanäle für unterschiedliche Gruppen von Mitarbeitern ein. Diese erhalten das jeweils für sie passende Informationsangebot.

11 Jetzt neu! SIMSme Business Web Messenger einfach auf dem Desktop arbeiten Mit SIMSme Business Web Messenger können Unternehmen den sicheren Messenger künftig auch auf dem Computer nutzen. Das macht das Arbeiten noch einfacher: Alle Chats, Daten und Kontakte immer synchron auf allen Geräten Sicherer Datentresor und Senden per Drag & Drop Bewährte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Geprüfte Kryptographie über alle Geräte hinweg Besonders bequem, da längere Texte über die Computertastatur zügig getippt sind 11

12 Ihr SIMSme Business-Team Telefon: DER SICHERE MESSENGER FÜR UNTERNEHMEN