Checkliste: Veranstaltungsorganisation Diese Liste ist als Anregung gedacht und erhebt KEINEN ANSPRUCH AUF VOLLSTÄNDIGKEIT Veranstaltung Was: Konferenz, Tagung, Workshop... Thema/Titel der Veranstaltung Zielgruppe Tagungsgebühr wenn ja: Konto Kasse Quittungsblock Stempel Einlassberechtigung/ Kontrolle Teilnahmebescheinigung Wochentag, Datum, Uhrzeit interne Termine, Ferien, Feiertage etc. berücksichtigen Ort Raumbedarf und -ausstattung Größe Lagerfläche/-raum barrierefrei Pausenzone Garderobe (Schild Haftungsausschluss) Zugang nach draußen (Raucher) Bestuhlung Stehtische Infodesk/Infotische Stellwände Whiteboard Flipchart Schreibunterlagen Rednerpult
Technik Internet-Zugang Steckdosen Laptop Beamer Overhead Mikrofon Moderatorenkoffer Anschlüsse/Kabel/Adapter Support Referenten Honorar Hotelinformationen Anreiseinformationen Parkplatz Technikbedarf für die Veranstaltung klären Namensschilder Tischschilder Hand-Out Geschenk Moderation Kosten Referenten Räume Technik Fördermittel/Partner Einladung gedruckt und/oder elektronisch und/oder telefonisch Anreiseinformationen und Parkmöglichkeit/Parkausweise/Fahrdienst Verteiler/Adressrecherche Versand Plakate Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort evtl. Veranstalter/Kontakt, Partner/Förderer (Logos) > siehe auch Checkliste Plakate und Flyer > Vorlagen: sharepoint Plakatierung Versand/Hängung Format
Flyer Inhalt: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort Veranstalter/Kontakt, Partner/Förderer (Logos) > siehe auch Checkliste Plakate und Flyer > Vorlagen: sharepoint Programm evtl. Infotext Anfahrtsbeschreibung Anmeldefrist dt/engl auslegen/verteilen (z.b. Seminare, Mensa) Versand Format Anmeldung telefonisch/online Teilnehmerliste Teilnehmerbescheinigung Organisationsbüro/ Ansprechpartner während der Veranstaltung Infodesk, Laptop, Drucker Notfallnummern Büromaterial Standbesetzung Material für die Teilnehmer / Ausstattung > sharepoint: Bestellung Tagungen oder Leihschein Tagungen Taschen Mappen Blöcke Kugelschreiber Programm/Flyer Namensschild Tischschild Tassen Regenschirme Pfefferminz USB-Stick Hinweisschilder sonstiges: Stadtplan, Fahrplan Infomaterial Stadt Siegen
Getränke Speisen Geschirr Gläser Besteck (Vorlagebesteck) Servietten Tischdecken Mülleiner Plastikbeutel Eimer (z.b. für Getränkereste) Einweghandschuhe Personal Musik Musiker Mikrofone Musikanlage Gema Hilfskräfte Organisation Technikbetreuung Fahrdienst Infodesk Fotograf Referentenfotos Gruppenfotos (vorher die Verwendung der Fotos klären und wo fotografiert werden soll;, evtl. Einverständniserklärung) sonstiges weiteres Mobiliar Dekoration Blumen
Ansprechpartner an der Fakultät / Universität Raumbuchung Janina Klingebiel Hölderlinstr. 3, 57076 Siegen Tel.: +49 271 740-3156 E-Mail: janina.klingebiel@zv.uni-siegen.de Anmeldung der Veranstaltung: Info an die Hausmeister wg. Öffnungszeiten Technik ZIMT Zentrum für Informations- und Medientechnologie Tel.: +49 271 7404777 E-Mail: zimt@zimt.uni-siegen.de ZIMT-AR Adolf-Reichwein-Straße 2, 57076 Siegen Gebäude X und Z ZIMT - H Hölderlinstraße 3, 57076 Siegen Ebene 2, Trakt D und Ebene 5, Trakt D Gestaltung Plakate und Flyer, Material für Tagungen Corina Rütten AR-K 218 Tel.: 40 271 7404493 E-Mail: ruetten@phil.uni-siegen.de Bestell- und Leihformular > sharepoint Webadministrator Kai Hilpisch AR-K 118 Te.: +49 271 7402501 oder +49 160 420 7148 E-Mail: hilpisch@phil.uni-siegen.de Sebastian Deuster Studentenwerk Siegen A.ö.R. -Verpflegungsbetriebe- Veranstaltungen und Tel.: +49 271 7403021 Pressestelle Adolf-Reichwein-Str. 2, Gebäude Z, 1. Untergeschoss Telefon: 0271 740-4865 E-Mail: presse@uni-siegen.de