A Basisinformationen Eckdaten der Veranstaltung Konferenzname* Veranstaltungsdatum Veranstaltungsort Sprachen Frontend* deutsch englisch weitere: Standardsprache* deutsch englisch andere: Veranstalter erscheint im Impressum Name des Veranstalters* Name des Mitveranstalters/Partners * Steuerpflicht umsatzsteuerpflichtig umsatzsteuerbefreit USt-IdNr. Handelsregister Webseite Allgemeiner Ansprechpartner (Konferenz-Manager) erscheint auf Webseite Ansprechpartner* E-Mail-* Benötigte Module Teilnehmeranmeldung ja nein Beitragseinreichung ja nein Konferenzplaner ja nein Konferenz App (Zusatzkosten) ja nein
Grundeinstellungen zur Veranstaltung Bild Headerbereich Bitte liefern, Breite 960 Pixel, Höhe max. 240 Pixel Veranstaltungslogo Bitte liefern, Breite 198 Pixel, Höhe max. 118 Pixel (für PDF-Dokumente und Veranstaltungsübersicht) Separate VA-Webseite außerhalb von Converia Eigene Domain für Ihre Converia-Seiten nein nein ja (bitte angeben): ja (bitte angeben): Anzeige E-Mail- ausblenden spamgeschützt komplett & verlinkt Erläuterungen Die Angaben des Konferenz-Managers erscheinen im Kopfbogen, auf der Website, auf Rechnung und Buchungsbestätigung sowie im Mail-Footer. Die Nutzung der Konferenz App ist mit Zusatzkosten verbunden und funktioniert nur bei Nutzung des Moduls Konferenzplaner.
B Einrichtungsservice Teilnehmeranmeldung Ansprechpartner Teilnehmeranmeldung (Konferenz-System-Admin) Kann auch Allgemeiner Ansprechpartner sein, er legt einzelne Events zur Tagung an, überwacht Buchungen, hat Zugriff auf die Module der Tagung Name E-Mail- Einstellungen zur Teilnehmeranmeldung Anmeldezeitraum Datum Von: Datum Bis: Buchungsmodus Rechnungskreis nur Einzelbuchung Einzel- und Gruppenbuchung Einzeleinsteig, weitere Teilnehmer hinzufügbar Beispiel: Jahr/max. 4 Stellen der Kostenstelle Die Rechnungs-Nr. wird automatisch generiert Vorausgewähltes Land im Registrierungsprozess keines folgendes: Teilnehmerliste anzeigen nie nur für Teilnehmer öffentlich sichtbar Booking-Editor (überwacht und realisiert den Zahlungseingang, erstellt Kontierungsbelege, tätigt Stornierungen) Name: Vorname: E-Mail-: : : Sichtvermerk des VT-Leiters/Leiterin Datum: Unterschrift:
Stornofristen Frist 1 Datum Bis: Gebühr: % Frist 2 Datum Bis: Gebühr: % Frist 3 Datum Bis: Gebühr: % Zahlungsarten Überweisung Datum Von: Datum Bis: Gebühr: Kreditkarte (Disagiokosten entstehen) Datum Von: Datum Bis: Gebühr: Zahlung am Counter Datum Von: Datum Bis: Gebühr: Kostenfrei Datum Von: Datum Bis: Gebühr: Individuelle Konfiguration des Anmeldevorgangs Converia erlaubt unterschiedliche Konfigurationen des Anmeldeprozesses. Haben Sie schon detaillierte Informationen zur geplanten Preisstruktur? Welche Konfiguration für Ihre Veranstaltung am besten geeignet ist, finden wir am Besten in einer individuellen Beratung heraus. Folgende Fragen werden dabei beantwortet. Auf dem Fragebogen haben Sie schon Raum für Notizen: Soll es für Ihre Veranstaltung unterschiedliche Anmeldezeiträume/-fristen mit unterschiedlichen Preisstufen geben (z.b. Frühbuchertarif, Spätbuchertarif, Vor-Ort-Tarif)? Gibt es unterschiedliche Preise für einzelne Personengruppen (z.b. Mitglieder, Studierende, Referenten)? Pflichtangebote (z.b. Tageskarten, Dauerkarten, Kombitickets): Welche Angebote müssen ausgewählt werden, um an der Veranstaltung teilzunehmen? Optionale Angebote (z.b. Abendveranstaltungen, Exkursionen): Gibt es Angebote, die nicht verpflichtend gewählt werden müssen? Welche Steuersätze gelten für die einzelnen Angebote? Sind Teilleistungen eines Angebots ggf. unterschiedlich zu besteuern? Sind Angebote Reverse-Charge-pflichtig? Hat der Auftraggeber seinen Unternehmenssitz in der EU, so gilt bei von der TU angebotenen Sponsoringleistungen oder Firmenpräsentationen das Reverse- Charge-Verfahren. Beim Reverse-Charge-Verfahren überträgt sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Gibt es Angebote, die nicht öffentlich sichtbar sein sollen? Gibt es Angebote, für die ein bestimmtes Kontingent eingerichtet werden soll? Gibt es zusätzliche Informationen, die Sie im Rahmen der Teilnahmebuchung zu einem Angebot abfragen wollen (vegetarisches Essen, Wahlveranstaltungen)?
B Converia Express: Anlage B - Teilnehmerliste Registrierungsfelder für Teilnehmerliste Folgende Felder stehen für die Aufnahme in die Teilnehmerliste zur Verfügung. Ja nein optional Anrede Titel Vorname Nachnahme E-Mail Straße PLZ Ort Land Firma/Institution Abteilung Tätigung
C Einrichtungsservice Beitragseinreichung Ansprechpartner Beitragseinreichung (Scientific-Committee-Chair) Ist der Vorsitzende des Programmkomitees, zuständig für den Einreichungs- und BegutachtungsProzess, er finalisiert die Entscheidung der Gutachter Name E-Mail- Basiskonfiguration Beitragseinreichung Beiträge pro Autor* Max. Anzahl: auswählbare Themen* Min. Anzahl: Max. Anzahl: Präsentationsformen* alle Themengebiete wählbar alle außer Oberthemengebiet wählbar Vortrag Poster Workshop Themen bitte übermitteln Zustimmung Veröffentlichung abfragen? * ja nein Veröffentlichungshinweise bitte liefern Einstellungen Abstracteinreichung falls gewünscht Einreichfrist* Von: Bis: Format: (JPG, PDF, PS) Einreichung Präsentation falls gewünscht Bis: Einreichungsformat* Formular html-formular Datei-Upload Max. Anzahl Seiten* max. Wörter: Dateigröße MB: Einstellungen Manuscripteinreichung falls gewünscht Einreichfrist* Von: Bis: Format: (JPG, PDF, PS) Einreichung Präsentation falls gewünscht Bis: Einreicheformat* Formular html-formular Datei-Upload Max. Anzahl Seiten* max. Zeichen (inkl. Leerzeichen) Dateigröße MB:
D Einrichtungsservice Beitragsbewertung Ansprechpartner Beitragsbewertung (Scientific-Committee-Chair) Ist der Vorsitzende des Programmkomitees, zuständig für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess, er finalisiert die Entscheidung der Gutachter Name E-Mail- Optionen Beitragsbewertung Beiträge pro Gutachter* max. Anzahl: Gutachter pro Beitrag* Kontaktdaten der Gutachter importieren Eigene Beiträge bewerten Vorauswahl Reviewing Nachrichten Anonyme Bewertung* Anzeige weitere Details Anzahl: Kontaktdatenimport via CSV-Datei Gutachter dürfen eigene Beiträge bewerten Präsentationsform des Autors im Reviewing vorauswählen Themengebiet des Autors im Reviewing vorauswählen Nachricht des Gutachters an Autor zulassen Nachricht des Gutachters an Programmkomitee zulassen anonym bewerten - Autorendaten verbergen Autorendaten ohne Kontaktdaten anzeigen Autorendaten mit Kontaktdaten anzeigen weitere Gutachter des Beitrags anzeigen Präsentationsform des Autors anzeigen Übersicht über alle Beiträge anzeigen Versionshistorie anzeigen Indiviuduelle Konfiguration der Beitragseinreichung und -bewertung Converia erlaubt eine freie Definition der Einreichethemen, Präsentationsformen und Bewertungskriterien. Einreichethemen können hierarchisch aufgebaut werden. Klassische Präsentationsformen sind bspw. Vortrag, Poster oder Workshop. Als Bewertungskriterium genügt im einfachsten Fall die Annahme oder Ablehnung. Darüber hinaus können Qualitätsabstufungen durch Notenvergabe, für mehrere Teilaspekte oder als Gesamtnote, abgebildet werden. Das vom Autor gewählte Thema und die gewählte Präsentationsform können im Rahmen der Bewertung geändert werden. Ihre Vorgaben können Sie uns gerne in jeder geeigneten Form übermitteln oder direkt im Backend eingeben.