FINANZVERFASSUNG FÜR DIE REGIONALGRUPPEN DER TIBET INITIATIVE DEUTSCHLAND E.V. Überarbeitete Fassung vom 01.05.2016 Inhaltsverzeichnis: Einführung 1. Die Ebenen der Tibet Initiative 2. Finanzhoheit der Regionalgruppen 3. Aufgaben der Kassenwarte*innen 4. Bankkonto der Regionalgruppen 5. Auslagenerstattung in den Regionalgruppen 6. Umsatzsteuer 7. Abrechnung von Veranstaltungen 8. Einreichen der Buchführungsunterlagen 9. Inkrafttreten 10. Anhang 1: Beispiel einer Nullmeldung 11. Anhang 2: Beispiel einer Veranstaltungsabrechnung 12. Anhang 3: Beispiel einer RG-Buchführung 13. Kenntnisnahme der Finanzverfassung Einführung Diese Finanzverfassung ist die Grundlage der Kassenwartstätigkeit in den Regionalgruppen und soll helfen, bei offenen Fragen eine Antwort zu finden. Für Seite 1 von 7
darüber hinaus auftretende Fragen stehen Buchhaltung (insbesondere buchungstechnische Fragen) und Bundeskassenwart*in (insbesondere Fragen zu den Regionalgruppen-Konten) gerne zur Verfügung. Deren Kontaktdaten sind auf der Webseite der Tibet Initiative zu finden. 1. Die Ebenen der Tibet Initiative Alle Ebenen (Vorstand, Geschäftsstelle, Regionalgruppen usw.) sind unter dem Dach der Tibet Initiative Deutschland e.v. als Gesamtverein tätig. Alle finanziellen Geschäftsvorgänge der RG sind Geschäftsvorgänge der Tibet Initiative. Der Verein ist nach außen für alle Geschäfte, auch für die der RG, verantwortlich sowie gegenüber dem Finanzamt steuerpflichtig. Der Verein, vertreten durch den Vorstand, ist verantwortlich für die Einhaltung der Voraussetzungen für die Gemeinnützigkeit. Das hat eine besondere Wichtigkeit, weil der Verein zu einem großen Teil durch Spenden finanziert wird. Folgende Ebenen arbeiten bzgl. der Finanzen der Regionalgruppen zusammen: Aufgaben der Regionalgruppen (Kassenwart*in); Vgl. auch Nr. 3: Kontrollieren und dokumentieren der Finanzgeschäfte der Regionalgruppe Führen eines Kassenbuches Übersendung der Abrechnung fristgerecht nach Quartalsende an die Buchhaltung Aufgaben der Buchhaltung: Kontierung der Belege und Buchung aller Geschäftsvorgänge Ermittlung und Anmeldung der Steuern Vorbereitung des Jahresabschlusses Aufgaben der Geschäftsstelle: Abführen der Umsatzsteuer Spendenbescheinigungen werden ausschließlich von der Geschäftsstelle ausgestellt! Dazu muss jedoch die entsprechende Quartalsabrechnung bei der Buchhaltung eingereicht sein. 2. Finanzhoheit der Regionalgruppen Die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel ergibt sich grundsätzlich aus der Satzung der Tibet Initiative und dem Vereinsrecht. In diesem Rahmen können die Regionalgruppen frei über Ausgaben entscheiden. Eigene Einnahmen generieren Regionalgruppen durch Materialverkäufe (Bezug z.b. über Tibet-Online-Shop zu vergünstigten Bedingungen) bei eigenen Veranstaltungen, Seite 2 von 7
durch die aktive Einwerbung von Spenden sowie durch Überschüsse von Veranstaltungen. Finanzielle Mittel, Inventar und Warenbestand der Regionalgruppen sind Eigentum der Tibet Initiative, werden jedoch von den Regionalgruppen eigenständig verwaltet und genutzt. Bei folgenden Geschäften ist die Zustimmung des Vorstandes einzuholen: 1. Veranstaltungen mit voraussichtlichen Gesamtkosten von mehr als 1.500,- und ohne finanzielle Absicherung durch das verfügbare Regionalgruppen-Vermögen 2. Anschaffungen über 250,- Zu 1: Der Vorstand wird rechtzeitig im Vorhinein mit einem Finanzierungskonzept informiert und kann dann eine Genehmigung für die entsprechenden Geschäfte erteilen. Verträge dürfen nur von einem Mitglied der Tibet Initiative abgeschlossen werden. Nur so besteht für den Fall eines finanziellen Verlustes die Absicherung aus Mitteln der Bundeskasse der Tibet Initiative. Absicherung der Gemeinnützigkeit Sollte eine nicht satzungsgemäße Mittelverwendung die Gemeinnützigkeit des Gesamtvereins gefährden, können der entsprechenden Regionalgruppe durch einen Vorstandsbeschluss die Bankvollmachten entzogen, eine Haftung der Verantwortlichen gegenüber der Tibet Initiative Deutschland e.v. geprüft und ggf. das Gruppenvermögen durch die Bundeskasse eingezogen werden. 3. Aufgaben der Kassenwarte*innen Regionalgruppen-Kassenwarte*innen sind für eine ordnungsgemäße Verwendung der Finanzen verantwortlich sowie für die korrekten Aufzeichnungen der Geschäftsvorgänge. Dazu gehören insbesondere: Ausgaben auf Vereinbarkeit mit der Satzung überprüfen Rechnungen prüfen und Zahlungen veranlassen Bankkonto führen und überwachen Barkasse führen und überwachen Kassenbuch führen mit Aufzeichnungen der Einnahmen und Ausgaben (wichtig!) - Bezeichnung der Geschäftsvorfälle - Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Beleg vorhanden sein - Belege in zeitlicher Reihenfolge dem Bankkonto bzw. dem Kassenbuch zuordnen - Abstimmen des Kassenbuchs mit dem Kassenbestand Seite 3 von 7
Spendenbescheinigungen für Spenden an die Regionalgruppen stellt die Geschäftsstelle nur nach Kenntnis von vollständigem Namen und Adressdaten aus. Zum 15. des Folgemonats nach Quartalsende die Aufzeichnungen, Belege und Kontoauszüge an die Buchhaltung (Kontaktdaten auf der Website der Tibet Initiative) senden (wichtig!) Bis 31.01. wird das Ergebnis der Inventur zum 31.12. des abgelaufenen Jahres per Post oder digital dem/der Bundeskassenwart*in zugesandt: 1. Das Inventar der Regionalgruppen 2. Warenbestandsliste mit Nettopreisen (Einkaufspreis ohne Umsatzsteuer) 4. Bankkonto der Regionalgruppen Jede Regionalgruppe führt ein Bankkonto. Kontoinhaber ist die Tibet Initiative Deutschland e.v., vertreten durch zwei Mitglieder des Vorstandes, in der Regel der/die 1. Vorsitzende gemeinsam mit dem/der Bundeskassenwart*in. Bevollmächtigte sind Regionalgruppen-Sprecher*in und Kassenwart*in jeder für sich. Bevollmächtigungen müssen auf dem aktuellen Stand sein; ausgeschiedene Bevollmächtigte müssen gestrichen werden. Die Satzung der Tibet Initiative Deutschland ist im öffentlichen Bereich der Webseite der Tibet Initiative zu finden. Der aktuelle Vereinsregisterauszug im mitgliederinternen Bereich der Webseite. Höhere Barbeträge als 250,- sollen spätestens nach einem Monat auf das Regionalgruppen-Bankkonto einbezahlt werden. 5. Auslagenerstattung in den Regionalgruppen Materialien: Erstattet werden Materialien, die im Namen und mit Rechnung an die Regionalgruppen ausgegeben wurden, auch Porto und Bürobedarf. Fahrtkosten: Das Maß für die Erstattung sind die günstigsten Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus). Bei Anreise mit dem eigenen Pkw sind die Kosten mit einem Nachweis für eine entsprechende Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu ermitteln. Bewirtungskosten: Bei der Übernachtung von Referenten*innen bei einem Regionalgruppen-Mitglied dürfen nur Kosten gegen Rechnung erstattet werden, die dem Mitglied persönlich entstanden sind (z.b. für deren Verpflegung). Seite 4 von 7
Technik: Die Anschaffungskosten für Technik, z.b. Computer, die einem Mitglied gehören, dürfen nicht ganz oder teilweise getragen werden, weil immer von einer überwiegenden privaten Nutzung ausgegangen wird. Verbrauchskosten können jedoch erstattet werden, z.b. für Druckerpatronen und Papier. 6. Umsatzsteuer Alle Einkünfte der Tibet Initiative unterliegen der Umsatzsteuer, die von der Bundeskasse abgeführt wird. Für Einnahmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, hat eine Regionalgruppe die Umsatzsteuer der Bundeskasse zu ersetzen. Zur Unterstützung der Regionalgruppen wird diese Regelung jedoch nur angewendet, wenn es sich um relevante Beträge über 100.- /Jahr pro Regionalgruppe handelt. 7. Abrechnung von Veranstaltungen Alle Einnahmen und Ausgaben einer Veranstaltung müssen nachvollziehbar dokumentiert (Vgl. Beispiel in Anlage 2) und belegt werden. Bei Abrechnungen werden die Einnahmen nach 7% (Bücher) und 19% (alles andere) getrennt aufgelistet. Professionelle Referenten*innen oder freiberufliche Künstler*innen: Diese sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Sie erstellen eine Rechnung und führen eigenverantwortlich ihre Steuern ab. Nebenberufliche Referenten*innen: Sie können ein Honorar erhalten, für das keine Umsatzsteuer zu entrichten ist. Auf der Quittung müssen Name und Anschrift deutlich aufgeführt sein (wichtig!). Wird das Honorar gespendet, ist folgender Ablauf zu beachten: Das Honorar darf nicht unter der Auflage vereinbart werden, dass sich der/die Referent*in zur Rückspende bereit erklärt. Sowohl das Honorar wie auch der Eingang der Spende müssen dokumentiert und belegt werden. Nur dann kann ihm eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden. Fahrtkosten der Referenten*innen werden anhand der Belege erstattet. Wenn Künstler*innen im Ausland leben und in Deutschland z.b. bei einer Veranstaltung der Tibet Initiative Einnahmen erzielen, hat der deutsche Veranstalter die Einkommensteuer einzubehalten und abzuführen. Da die Höhe dieser Steuer erst ab einer Höhe von 250.- gestaffelt fällig wird, kam dies in der Vergangenheit nur selten vor. Bitte bei Bedarf Rücksprache mit der Buchhaltung halten. Seite 5 von 7
8. Einreichen der Buchführungsunterlagen Die Tibet Initiative muss vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt einreichen. Deshalb ist die zeitnahe Einreichung der Quartalsabrechnungen unbedingt erforderlich. Die Unterlagen sind nach Quartalsende bis spätestens zum 15. des Folgemonats an die Buchhaltung einzureichen (Beispiel vgl. Anlage 3). Wenn für den Abrechnungszeitraum eines Quartals keine Abrechnung erforderlich ist, weil keine Einnahmen oder Ausgaben getätigt wurden, dann müssen in jedem Fall die Kontoauszüge und eine formlose Nullmeldung (vgl. Beispiel, Anhang 1) an die Buchhaltung gesandt werden. Die aktuellen Kontaktdaten der Buchhaltung sind auf der Webseite der Tibet Initiative zu finden. 9. Inkrafttreten Die Neufassung der Finanzverfassung gilt ab 01.05.2016. Die Regionalgruppen-Kassenwarte*innen und Regionalgruppen-Sprecher*innen bestätigen die Kenntnisnahme der Finanzverfassung. Bei einem Wechsel des/der Kassenwartes*in ist der/die Regionalgruppen-Sprecher*in für eine ordnungsgemäße Übergabe verantwortlich. Die Bestätigung der Übergabe muss dem/der Bundeskassenwart*in schriftlich / per E-Mail mitgeteilt werden. 10. Anhang 1: Beispiel für Nullmeldung 11. Anhang 2: Beispiel für Veranstaltungsabrechnung 12. Anhang 3: Beispiel einer Regionalgruppen-Buchführung 13. Kenntnisnahme der Finanzverfassung Seite 6 von 7
Diese Seite bitte unterschrieben an den/die Bundeskassenwart*in senden: ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------ Kenntnisnahme der Finanzverfassung Hiermit bestätigen wir den Erhalt der Finanzverfassung und deren Kenntnisnahme. Bei einem Wechsel ist der/die Gruppensprecher*in für eine ordnungsgemäße Übergabe verantwortlich. Regionalgruppe: Datum Gruppensprecher*in Kassenwart*in Seite 7 von 7