Inhaltsverzeichnis Vergabeunterlagen... 1 Projektinformation... 1 Vergabeunterlagen... 3 Bewerbungsbedingungen VgV... 3 1. Gegenstand der Auftragsvergabe... 3 2. Angebotsabgabe... 3 2.1. Fristen... 3 2.2. Form und Übermittlung des Angebots... 4 2.2.1. Einfache Textform... 4 2.2.2. Elektronische Signatur... 4 2.3. Weitere Festlegungen zur Angebotsabgabe... 4 2.4. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und verbundene Unternehmen... 7 2.4.1. Bietergemeinschaften... 7 2.4.2. Unterauftragnehmer... 8 2.4.3. Verbundene Unternehmen... 8 2.5. Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen... 8 3. Hinweise zu Prüfung und Wertung der Angebote... 9 4. Abschluss des Vergabeverfahrens... 9 5. Nachprüfungsverfahren... 9 6. Kommunikation im Vergabeverfahren... 10 Angebotsaufforderung... 11 Gewerbezentralregister... 12 1. Name des Unternehmens... 12 2. Unternehmensform... 12 3. Juristische Personen/Personenvereinigungen... 12 4. Natürliche Person / GbR... 13 Eigenerklärung... 14 Struktur Bieter... 16 1. Die Teilnahme am Verfahren erfolgt als:... 16 2. Folgende Unternehmen sind Mitglieder der Bietergemeinschaft:... 16 3. Bevollmächtigter Vertreter:... 17 4. Weitere Angaben zu verbundenen Unternehmen oder Unterauftragnehmern:... 17 Geheimhaltungsvereinbarung... 18 1. Geheimhaltung... 19 2. Löschung / Entsorgung / Vernichtung von Datenträgern, die Daten der Geheimhaltung enthalten... 20 3. Muster eines Datenträger-Löschberichts... 22 Vereinbarung_zur_Auftragsverarbeitung... 23 Inhaltsverzeichnis... 24 Präambel... 25 i
1 Anwendungsbereich... 26 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts... 26 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis... 26 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter... 28 5 Technische und organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle... 28 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter... 30 7 Löschung und Rückgabe von Daten... 30 8 Subunternehmen... 31 9 Datenschutzkontrolle... 32 10 Anweisungs-, empfangs- und kontrollberechtigte Personen... 32 11 Schlussbestimmungen... 32 Anhang 1... 33 Niederschrift über die Verpflichtungserklärung... 33 Anhang 2... 35 Technische und organisatorische Maßnahmen... 35 1 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen... 35 2 Innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation des Auftragsverarbeiters... 35 3 Konkretisierung der Einzelmaßnahmen... 36 Anhang 3... 39 Muster eines Löschungsprotokolls... 39 Anhang 4... 40 Liste der anweisungs-, empfangs- und kontrollberechtigte Personen... 40 Datenschutzhinweis... 41 Informationen zur KMU-Eigenschaft... 42 Besondere_Vertragsbedingungen... 43 Leistungsbeschreibung... 52 Produkte/Leistungen... 57 Kriterienkatalog... 62 Anlagen... 80 ii
VERFAHRENSINFORMATIONEN Ausschreibung 20.12.2018 Verfahren: 2018RJ000005 Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 INFORMATIONEN ZUR AUSSCHREIBUNG Der Freistaat Bayern, vertreten durch die Staatliche Führungsakademie (Auftraggeber), beabsichtigt die nach DGUV Vorschrift 4 durchzuführende sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel für alle Behörden inklusive Außen und Dienststellen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten an einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) zu vergeben. Der Auftrag wird in Gebietslose (Regierungsbezirke in Bayern) aufgeteilt. Die Rahmenvereinbarung zur Überprüfung der Betriebsmittel in Verwaltungs und Büroräumen sowie Laboren und Werkstätten soll für einen Zeitraum von 4 Jahren geschlossen werden. INFORMATIONEN ALLGEMEIN Auftragsname Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Vergabeart Auftraggeber Liefer /Ausführungsort Offenes Verfahren (EU) Freistaat Bayern, vertreten durch die Staatliche Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten Bayern Behörden im Ressort des StMELF VERFAHREN Losweise Vergabe Zuschlagskriterium Nebenangebote Ja Niedrigster Preis Nebenangebote sind nicht zugelassen TERMINE Frist Bieterfragen 24.01.2019 10:00 Angebotsfrist 31.01.2019 10:00:00 Bindefrist 30.04.2019 ANGEBOTE Verwendung elektronischer Mittel URL für elektronische Angebote Zulässige Signaturen Die Einreichung der Angebote/Teilnahmeanträge darf nur elektronisch erfolgen https://www.auftraege.bayern.de Textform nach 126b BGB ELEKTRONISCHE TEILNAHME BROWSEREINSTELLUNGEN Verwenden Sie zur Navigation in evergabe nur die Menüpunkte der Anwendung. Wenn Sie über die Browser Schaltflächen navigieren, werden die Informationen nicht zum Anwendungs Server übertragen und evergabe zeigt ggf. eine falsche Seite an. Eventuell gehen Daten verloren! Sicherheitseinstellungen an Ihrem Browser: JavaScript muss aktiviert sein Cookies (insbesondere Sitzungscookies) müssen erlaubt sein Pop Ups müssen erlaubt sein Internet Explorer Version 10 und höher, Mozilla Firefox oder Safari als mögliche Browser Internet Explorer 11 nur ohne die Einstellung "Kompatibilitätsansicht" Mit dem Assistenten (evtl. mit Symbol einblenden) werden Sie durch die Arbeitsschritte des Angebots geführt. ANGEBOT ERSTELLEN UND ABGEBEN Nachdem alle Arbeitsschritte erledigt sind, klicken Sie im Assistenten auf "Angebot abgeben" und geben im Feld "Unterschrift des Angebotsersteller(in)" den Unterzeichner an. Zum Abgeben des Angebots klicken Sie in der Menüzeile auf "Angebot abgeben". Damit ist die Textform nach 126b BGB erfüllt. Nach erfolgreicher elektronischer Angebotsabgabe erhalten Sie Ihr Angebot als PDF Datei. KOMMUNIKATION Die Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere zu Nachforderungen, sowie das Stellen von Bieterfragen erfolgt ausschließlich im jeweiligen Verfahren über den Bieterassistenten unter "Nachrichten". Sie erhalten hierzu unmittelbar eine Benachrichtigung per E Mail. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihren Posteingang unter "Nachrichten" und bestätigen dort die Kenntnisnahme. Verfahrensinformationen 1/2 1
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Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Bewerbungsbedingungen 1. Gegenstand der Auftragsvergabe Der Freistaat Bayern, vertreten durch die Staatliche Führungsakademie (Auftraggeber), beabsichtigt die nach DGUV Vorschrift 4 durchzuführende sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel für alle Behörden inklusive Außen- und Dienststellen im Geschäftsbereich des Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten an einen externen Dienstleister (Auftragnehmer) zu vergeben. Der Auftrag wird in Gebietslose (Regierungsbezirke in Bayern) aufgeteilt. Die Rahmenvereinbarung zur Überprüfung der Betriebsmittel in Verwaltungs- und Büroräumen sowie Laboren und Werkstätten soll für einen Zeitraum von 4 Jahren geschlossen werden. 2. Angebotsabgabe 2.1. Fristen Die Angebotsfrist endet am 31.01.2019 10:00:00 Uhr. Der Bieter kann sein Angebot nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist zurückziehen oder berichtigen. Der Auftraggeber wird den Zuschlag spätestens am 30.04.2019 erteilen. Der Bieter ist bis dahin an sein Angebot gebunden (Bindefrist). Die Frist für Bieterfragen endet am 24.01.2019 10:00 Uhr. Fragen, die nicht rechtzeitig eingehen werden grundsätzlich nicht beantwortet. 3
2.2. Form und Übermittlung des Angebots Das Angebot ist in elektronischer Form abzugeben. Konventionelle schriftliche Angebote in Papierform werden nicht berücksichtigt. Die Angebotserstellung erfolgt komplett über die Vergabeplattform evergabe. Sie können die online-bearbeitung des Angebots jederzeit unterbrechen und sich dann wieder über die Vergabeplattform in den Angebotsassistenten (durch Auswahl des entsprechenden Verfahrens in der Registerkarte Meine Angebote ) einwählen. Die erforderlichen Arbeitsschritte zur Erstellung eines elektronischen Angebots sind im Bieter-Handbuch dargestellt. Die Vergabestelle hat für die rechtsgültige Abgabe der Angebote entweder ein zwingendes Formerfordernis oder mehrere alternativ gültige Formerfordernisse vorgegeben, die Ihnen im Schritt Angebot unterschreiben zur Auswahl angeboten werden: Einfache Textform Bei Auswahl der Textform nach 126b BGB genügt die Angabe eines Angebotserstellers im dafür vorgesehenen Feld und die anschließende Bestätigung über den Button Unterschreiben. Elektronische Signatur Bei Auswahl einer elektronischen Signatur müssen Sie Ihr Angebot noch mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur gemäß 2 Nr. 2. und Nr. 3 des Gesetzes über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen versehen. Bitte beachten Sie hierfür die im Angebotsassistenten beschriebene Vorgehensweise. Der genaue Ablauf und die Anforderungen an die benötigten Komponenten sind im Bieter-Handbuch erläutert. 2.3. Weitere Festlegungen zur Angebotsabgabe Das Angebot muss vollständig sein. Alle geforderten Leistungsmerkmale müssen angeboten werden und in den angebotenen Preispositionen enthalten sein. Alle Nebenkosten, die bei der Erbringung der Leistungen entstehen, müssen in der Preiskalkulation berücksichtigt sein, sofern sie in den Vergabeunterlagen nicht gesondert abgefragt werden. 4
Preise im Angebot sind in Euro anzugeben, Zahlungen erfolgen ebenfalls in Euro. Entspricht der Gesamtbetrag einer Position nicht dem Ergebnis der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis maßgebend. Der Aufbau des Angebots ergibt sich aus den Vergabeunterlagen. Es sind ausschließlich die von der Vergabestelle elektronisch zur Verfügung gestellten Vergabeunterlagen in der zuletzt gültigen Fassung zu verwenden. Die geforderten Unterlagen sind dem Angebot bis zum Ablauf der Angebotsfrist beizufügen, es sei denn es ergibt sich aus den Vergabeunterlagen im Übrigen etwas anderes. Nachweise, die bei Angebotsabgabe zu erbringen sind, müssen im Arbeitsschritt Eigene Anlagen elektronisch beigefügt werden. Dateien unterliegen hinsichtlich Größe und Benennung Beschränkungen, auf die gesondert hingewiesen wird. Der Auftraggeber behält sich Nachforderungen nach Maßgabe des 56 VgV vor. Bitte beachten Sie, dass Verweise auf Datenträger, Literatur, Broschüren usw. die geforderten Antworten und Erklärungen nicht ersetzen. Sie werden nicht bewertet. Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und führen zum Ausschluss des Angebots. Das gilt insbesondere dann, wenn das Angebot die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters enthält. Bitte bedenken Sie, dass auch ein von Ihnen beigefügtes Begleitschreiben oder Ausführungen in einem geforderten Konzept etc. die Vergabeunterlagen in diesem Sinne ändern können. Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse sind in den Angebotsunterlagen entsprechend kenntlich zu machen. Im Angebot ist anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebots gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind. Sämtliche Unterlagen sind in der gemäß den Vergabeunterlagen geforderten Form einzureichen. Unterlagen die nicht der vorgegebenen Form entsprechen, gelten als nicht abgegeben. Das Angebot mit allen Anlagen ist in deutscher Sprache abzufassen. 5
Sofern Nachweise oder Erklärungen gefordert sind, die ein Bieter eines europäischen Mitgliedstaates objektiv nicht beibringen kann, werden vergleichbare Nachweise oder Erklärungen nach dem Recht des Sitzes des Bieters anerkannt. Soweit nichts anderes bestimmt ist, sind hierfür Übersetzungen vorzulegen, die durch einen amtlich vereidigten Übersetzer gefertigt wurden. Die Bieter haben auf erkannte Widersprüche und Fehler in den Vergabeunterlagen hinzuweisen. Die Rügeobliegenheit nach 160 Abs. 3 GWB bleibt davon unberührt. Konkretisieren die Antworten des Auftraggebers auf Bieterfragen die Vergabeunterlagen, werden die Antworten Bestandteil und Gegenstand der Vergabeunterlagen. Maßgeblich sind jeweils die zeitlich letzten Antworten des Auftraggebers. Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt. Dem Angebot beigefügte Unterlagen, Muster usw. gehen, sofern nichts anderes vereinbart, ohne Anspruch auf Vergütung in das Eigentum des Auftraggebers über. Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden. Jede Weitergabe oder Veröffentlichung (auch auszugsweise) der Vergabeunterlagen ohne schriftliche Zustimmung des Auftraggebers ist unzulässig. Der Bieter hat auch nach Beendigung des Verfahrens über die ihm bekannt gewordenen vertraulichen Informationen des Auftraggebers Verschwiegenheit zu wahren. Bei Verzicht auf eine Angebotsabgabe oder für den Fall, dass das Angebot den Zuschlag nicht erhält, sind alle Vergabeunterlagen zu vernichten. Soweit sich aus den Vergabeunterlagen nichts anderes ergibt, gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der derzeit gültigen Fassung nachrangig zu den Regelungen in den Vergabeunterlagen. Falls während der Angebotsphase die Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber geändert werden sollten (Korrekturzyklus), verlieren automatisch alle bis dahin abgegebenen Angebote ihre Gültigkeit. Zur Erreichbarkeit des Bieters für diese Fälle siehe Tz. 6 unten. Falls ein Angebot aufrechterhalten werden soll, muss es über den Angebotsassistenten erneut abgegeben werden. Hierzu kann eine automatisch angelegte Kopie des bisherigen Angebots als gültiges Angebot bestätigt werden. Es werden nur Angebote fachkundiger und leistungsfähiger Bieter berücksichtigt, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen. 6
Die Eignung der Bieter wird anhand der geforderten Erklärungen und Nachweise beurteilt. Sofern geforderte Erklärungen und Nachweise bereits bei der Eintragung in ein amtliches Verzeichnis oder einer Zertifizierung im Sinn des 48 Abs. 8 VgV abgegeben wurden, kann ersatzweise die Bescheinigung der aktuellen Eintragung oder Zertifizierung vorgelegt werden. Darüber hinaus gehende Anforderungen müssen gesondert nachgewiesen werden. Im Falle der Bildung einer Bietergemeinschaft oder der Unterbeauftragung oder sonstigen Berufung auf die Leistungsfähigkeit eines Dritten (Eignungsleihe) können sich die Angaben und Erklärungen für die einzelnen Unternehmen ergänzen, um die insgesamt erforderliche Leistungsfähigkeit des Bieters nachzuweisen. Sofern ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zum Nachweis der Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen möchte, ist nachzuweisen, dass die für den Auftrag erforderlichen Mittel bei der Ausführung des Auftrags tatsächlich zur Verfügung stehen. Der Nachweis kann z. B. durch eine entsprechende unterschriebene Verpflichtungserklärung des Dritten erfolgen. 2.4. Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und verbundene Unternehmen Bietergemeinschaften Die Angebotsabgabe ist durch Einzelbieter und Bietergemeinschaften möglich, soweit die Bildung der Bietergemeinschaft kartell- und wettbewerbsrechtlich zulässig ist. Das Vorliegen der kartell- und wettbewerbsrechtlichen Voraussetzungen ist dem Auftraggeber auf Verlangen nachzuweisen. Eine Bietergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder mit postalischer Anschrift und unter Bezeichnung ihrer Vertretungsverhältnisse aufgeführt sind und ein von allen für die Durchführung des Vergabeverfahrens und Vertrages gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigter Vertreter bezeichnet ist, dass dieser Vertreter gegenüber dem Auftraggeber alle Mitglieder rechtsverbindlich vertritt, dass alle Mitglieder für die Erfüllung sämtlicher vertraglichen Verpflichtungen als Gesamtschuldner haften, 7
in der eine Kontonummer bei einem näher bezeichneten Kreditinstitut angegeben ist, auf die sämtliche Zahlungen des Auftraggebers mit befreiender Wirkung für alle am Vertrag Beteiligten geleistet werden können. Unterauftragnehmer Die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist grundsätzlich zulässig, soweit sich aus den Vergabeunterlagen im Übrigen nichts anderes ergibt. Sofern ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft Unterauftragnehmer einschaltet, tritt der Bieter als Generalunternehmer auf. Er haftet für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags. Der Name und die Leistungen der Unterauftragnehmer sind im Angebot zu benennen. Darüber hinaus hat der Bieter zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen, der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der vorgesehenen Unterauftragnehmer die entsprechenden Erklärungen vom jeweiligen Unterauftragnehmer unterschreiben und mit Firmenstempel versehen zu lassen. Das gilt auch, wenn in den betreffenden Erklärungen keine Unterschriftenzeile vorgesehen ist. Verbundene Unternehmen Die Angebotsabgabe durch verbundene Unternehmen ist grundsätzlich zulässig, soweit sich aus den Vergabeunterlagen im Übrigen nichts anderes ergibt. Sofern ein Bieter oder eine Bietergemeinschaft verbundene Unternehmen einschaltet, tritt der Bieter als Generalunternehmer auf. Er haftet für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Auftrags. Der Name und die Leistungen der verbundenen Unternehmen sind im Angebot zu benennen. Darüber hinaus hat der Bieter zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen, der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der vorgesehenen verbundenen Unternehmen die entsprechenden Erklärungen vom jeweiligen verbundenen Unternehmen unterschreiben und mit Firmenstempel versehen zu lassen. Das gilt auch, wenn in den betreffenden Erklärungen keine Unterschriftenzeile vorgesehen ist. 2.5. Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen Wettbewerbsbeschränkende Absprachen gem. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sind unzulässig und führen zum Ausschluss der Angebote der Beteiligten. 8
Zur Bekämpfung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen des Auftraggebers Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist. Die Verpflichtungen aus Ziff. 2.4 bleiben davon unberührt. 3. Hinweise zu Prüfung und Wertung der Angebote Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Prüfung und Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesen Vergabeunterlagen erfüllen. Die Angebote werden hinsichtlich formaler Vollständigkeit und Richtigkeit, des Vorliegens von Ausschlussgründen, Eignung der Bieter, Angemessenheit der Preise sowie Wirtschaftlichkeit geprüft und bewertet. 4. Abschluss des Vergabeverfahrens Der Auftraggeber weist auf seine Verpflichtung aus 19 Abs. 4 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) hin, wonach für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach 150a der Gewerbeordnung einzuholen ist. Bei Verhandlungsverfahren behält sich der Auftraggeber gemäß 17 Abs. 11 VgV vor, den Zuschlag auch ohne zuvor verhandelt zu haben auf ein Angebot zu erteilen. Der Auftraggeber wird die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, vor Zuschlagserteilung nach Maßgabe des 134 GWB informieren. 5. Nachprüfungsverfahren Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung durch die Vergabekammern. Ein Antrag auf Nachprüfung nach 160 ff. GWB ist schriftlich zu stellen und an die Regierung von Mittelfranken - Vergabekammer Nordbayern Promenade 27, 91522 Ansbach zu richten. 9
Die Fristen für die Einlegung eines Nachprüfungsantrags richten sich nach 160 Abs. 3 GWB. Dieser lautet: 1 Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach 135 Absatz 1 Nummer 2. 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Für Amtshandlungen der Vergabekammern werden Kosten (Gebühren und Auslagen) zur Deckung des Verwaltungsaufwandes erhoben ( 182 Abs. 1 GWB). Für das Vergabeverfahren gilt deutsches Recht. 6. Kommunikation im Vergabeverfahren Die Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere die Angebotsaufklärung und Nachforderungen sowie das Stellen von Bieterfragen und deren Beantwortung erfolgt ausschließlich im jeweiligen Verfahren über den Angebotsassistenten unter "Nachrichten". Sie erhalten hierzu unmittelbar eine Benachrichtigung per E-Mail. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihren Posteingang unter "Nachrichten" und bestätigen dort die Kenntnisnahme. Telefonische Auskünfte werden vom Auftraggeber nicht erteilt. Bitte sorgen Sie dafür, dass Sie während des Vergabeverfahrens unter den von Ihnen in der evergabe mitgeteilten E-Mail-Adressen auch tatsächlich erreichbar sind. Der Auftraggeber wickelt das Verfahren ausschließlich über diese Kontaktdaten ab. Das gilt auch, wenn über automatisch generierte Antworten (z.b. Abwesenheitsassistenten) andere Kontaktdaten mitgeteilt werden. 10
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Firmenbezeichnung und Anschrift Angaben zu Fristen und Ansprechpartner Ablauf der Angebotsfrist: Ablauf der Bindefrist: 31.01.2019 10:00:00 30.04.2019 voraussichtliche Ausführungsfrist: Beginn: Ende: E-Mail: Datum: jennifer.riess@fueak.bayern.de 20.12.2018 Aufforderung zur Angebotsabgabe Sehr geehrte Damen und Herren, die Vergabestelle beabsichtigt, einen öffentlichen Auftrag zu vergeben. Falls Sie an diesem Auftrag interessiert sind, bitten wir Sie, ein Angebot abzugeben. Es gelten die angefügten Bewerbungsbedingungen. Wir würden uns über ein Angebot Ihrerseits sehr freuen. Freundliche Grüße Jennifer Rieß 11
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Auskunft aus dem Gewerbezentralregister gem. 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO Öffentliche Auftraggeber sind nach 19 Abs. 4 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) bei Aufträgen ab einer Höhe von 30.000 verpflichtet, für die Bewerberin oder den Bewerber, die oder der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach 150a GewO anzufordern. Hierzu werden folgende Angaben benötigt: 1. Name des Unternehmens 2. Unternehmensform Juristische Person/Personenvereinigung (z.b. OHG, KG, GmbH, GmbH & Co KG) (bitte weiter bei Punkt 3) Natürliche Person / GbR (bitte weiter bei Punkt 4) 3. Juristische Personen/Personenvereinigungen Sitz der Firma Anschrift der Firma Straße und Hausnummer PLZ und Ort Handelsregisternummer Registergericht 12
4. Natürliche Person / GbR Die Angaben werden für jeden Gesellschafter benötigt. Bei mehr als drei Gesellschaftern machen Sie die erforderlichen Angaben bitte auf einer gesonderten Anlage und laden diese unter dem Arbeitsschritt Anlagen im Angebotsassistenten hoch. 1. Gesellschafter Geburtsname Familienname Vorname Geburtsdatum Geburtsort Staatsangehörigkeit Geburtsname der Mutter 2. Gesellschafter Geburtsname Familienname Vorname Geburtsdatum Geburtsort Staatsangehörigkeit Geburtsname der Mutter 3. Gesellschafter Geburtsname Familienname Vorname Geburtsdatum Geburtsort Staatsangehörigkeit Geburtsname der Mutter 13
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Firmenbezeichnung und -anschrift Eigenerklärung Es ist keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, wegen einer der in 123 Abs. 1 GWB genannten Straftaten (z.b. 129-129b, 89c, 261, 263, 264, 299-299b, 108e, 333-335a, 232-233a StGB, Art. 2 2 IntBestG) oder vergleichbarer Vorschriften anderer Staaten verurteilt worden und es ist auch nicht aus denselben Gründen eine Geldbuße nach 30 OWiG gegen das Unternehmen festgesetzt worden. Das Unternehmen hat seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt. Das Unternehmen hat bei der Ausführung öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen. Das Unternehmen ist nicht zahlungsunfähig, es ist über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet oder mangels Masse abgelehnt worden, und es befindet sich auch nicht in Liquidation oder hat seine Tätigkeit eingestellt. Das Unternehmen hat keine schweren Verfehlungen begangen, die seine Integrität als Auftragnehmer für öffentliche Aufträge in Frage stellen. Dies gilt auch für Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist. 14
Das Unternehmen hat im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen abgegeben, keine irreführenden Informationen übermittelt und mit anderen Unternehmen keine Vereinbarungen getroffen, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Es liegt kein Ausschlussgrund nach 21 AentG, 19 MiloG, 21 SchwarzArbG und 98c AufenthG vor. Insbesondere wurde gegen das Unternehmen keine Geldbuße von mindestens 2.500 wegen eines Verstoßes nach 23 AEntG oder 21 MiloG verhängt. Auch wurde gegen das Unternehmen oder einen Vertretungsberechtigten keine Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten und keine Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbuße von mindestens 2.500 wegen Verstoßes gegen eine in 21 SchwarzArbG aufgeführte Vorschrift verhängt. Tritt bei den vorgenannten Umständen zu einem späteren Zeitpunkt eine Änderung ein, so ist dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wissentlich falsche Erklärungen können den Ausschluss von diesem und weiteren Verfahren zur Folge haben. Werden diese Umstände nach Auftragserteilung bekannt, steht dem Auftraggeber ein außerordentliches Kündigungsrecht zu. Mögliche Schadensersatzforderungen bleiben davon unberührt. Sollten für Sie bzw. Ihr Unternehmen fakultative Ausschlussgründe nach 124 GWB vorliegen, schildern Sie bitte im Arbeitsschritt Eignungskriterien, weshalb diese nicht zu einem Ausschluss vom Verfahren führen sollen. Der Auftraggeber entscheidet im Rahmen der Angebotsprüfung über den Ausschluss. 15
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Darstellung der Struktur des Bieters 1. Die Teilnahme am Verfahren erfolgt als: Einzelbieter Bietergemeinschaft Name des Bieters / der Bietergemeinschaft: unter Einbeziehung von verbundenen Unternehmen (V) unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern (U) 2. Folgende Unternehmen sind Mitglieder der Bietergemeinschaft: Name und postalische Anschrift Vorgesehene Aufgaben im Rahmen des Projekts bei bevorzugten Bietern ggf. Anteil am Gesamtangebot Bitte beachten Sie, dass Bietergemeinschaften mit Angebotsabgabe eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung nach Ziff. 2.4.1 der Bewerbungsbedingungen vorzulegen haben. Laden Sie die Erklärung dazu bitte im Angebotsassistenten im Arbeitsschritt Eigene Anlagen hoch. 16
3. Bevollmächtigter Vertreter: Angabe des von allen Mitgliedern für die Durchführung des Vergabeverfahrens und Vertrages gegenüber dem Auftraggeber bevollmächtigten Vertreters 4. Weitere Angaben zu verbundenen Unternehmen oder Unterauftragnehmern: Folgende Unternehmen sollen als verbundene Unternehmen (nachfolgend: V) oder Unterauftragnehmer (nachfolgend: U) eingesetzt werden: Name und postalische Anschrift Status V / U Vorgesehene Aufgaben im Rahmen des Projekts Bitte zusätzlich Ziffer 2.4.2 und 2.4.3 der Bewerbungsbedingungen beachten. 17
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Geheimhaltungsvereinbarung Zwischen Staatliche Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten und - im folgenden Auftraggeber genannt - - im folgenden Auftragnehmer genannt - wird folgende Geheimhaltungsvereinbarung geschlossen: Inhaltsverzeichnis 1. Geheimhaltung 2 2. Löschung / Entsorgung / Vernichtung von Datenträgern, die Daten der Geheimhaltung enthalten 3 3. Muster eines Datenträger-Löschberichts 5 18
1. Geheimhaltung Soweit der Auftragnehmer im Rahmen von Vertragsverhältnissen Einblick in die Betriebsabläufe des Auftraggebers oder der Vertragsbehörde bzw. Zugang zu nicht allgemein zugänglichem Know-how des Auftraggebers oder der Vertragsbehörde erhält, ist der Auftragnehmer zur Verschwiegenheit hierüber verpflichtet. Diese Verpflichtung besteht auch über das Vertragsverhältnis fort. Darüber hinaus wird der Auftragnehmer alle zumutbaren Vorkehrungen treffen, um einen unbefugten Zugriff Dritter auf sensible Daten in seinem Wirkungskreis zu verhindern. Auf Verlangen des Auftraggebers oder der Vertragsbehörde hat der Auftragnehmer die entsprechenden Maßnahmen nachzuweisen. Die Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten vertraulichen Informationen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln, insbesondere nicht an Dritte weiterzugeben oder anders als zu vertraglichen Zwecken zu verwerten. Der Erfahrungsaustausch des Auftraggebers mit und innerhalb der öffentlichen Hand bleibt unbenommen, ebenso wie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten des Auftraggebers. Unberührt bleibt die Pflicht zum vertraulichen Umgang mit auf der Grundlage des Vertrages erlangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, vertrauliche Informationen nur an solche Unterauftragnehmer weiterzugeben, deren Einsatz der Auftraggeber ausdrücklich zugestimmt hat, wenn und soweit diese vertraulichen Informationen für die Erbringung der jeweiligen Leistungen durch den Unterauftragnehmer erforderlich sind ( need-to-know - Prinzip). Dies gilt nur, wenn sich der Unterauftragnehmer zuvor dem Auftragnehmer gegenüber mindestens in gleichem Umfang zur Vertraulichkeit verpflichtet hat, wie der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber. Dabei muss die Weitergabe der vertraulichen Informationen durch den Unterauftragnehmer ausgeschlossen sein; soweit nicht der Auftraggeber jeweils zuvor einer Weitergabe ausdrücklich zugestimmt hat.1 Vertrauliche Informationen sind Informationen, die ein verständiger Dritter als schützenswert ansehen würde oder die als vertraulich gekennzeichnet sind; dies können auch solche Informationen sein, die während einer mündlichen Präsentation oder Diskussion bekannt werden. Vertrauliche Informationen dürfen ausschließlich zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertrag eingesetzt werden. Der Auftragnehmer verarbeitet Daten nur soweit er hierzu beauftragt wurde und nur auf ausdrückliche Weisung des Auftraggebers. Werden dem Auftragnehmer Speichermedien des Auftraggebers für die Erfüllung seiner Verpflichtung übergeben, so sind diese nach Erfüllung unverzüglich an den Auftraggeber zurückzugeben. 1 Vgl. hierzu auch Ziffer 19.4 der EVB-IT Dienstleistungs-AGB. 19
2. Löschung / Entsorgung / Vernichtung von Datenträgern, die Daten der Geheimhaltung enthalten Soweit der Geheimhaltung unterliegende Daten sich auf Datenträgern des Auftragnehmers befinden, sind diese nach Erfüllung der Verpflichtung unverzüglich zu löschen. Es steht im Ermessen des Auftraggebers, ob Datenträger zur Entsorgung / Vernichtung an den Auftragnehmer abgegeben werden. (z.b. bei Wartung und / oder im Garantiefall und / oder im Fall der Aussonderung). Bei Abgabe von Datenträgern an den Auftragnehmer zur Entsorgung/Vernichtung sind die im Folgenden dargestellten Vorgaben einzuhalten, wobei der Auftraggeber vorgibt, ob die Datenträger gelöscht oder vernichtet werden sollen. Wird eine Löschung gefordert, steht es dem Auftragnehmer frei stattdessen eine Vernichtung durchzuführen. Eine Vernichtung ist weiter in folgenden Fallkonstellationen vorzunehmen: Löschung konnte nicht fehlerfrei abgeschlossen werden Vorhandene Löschmethoden sind nicht geeignet (z.b. bei Datenträgern mit persistentem Halbleiterspeicher [SSD / Flash / USB-Stick / Cache / Hybrid-HDD etc.]). Werden durch den Auftragnehmer Hardware Komponenten ausgetauscht oder zurückgenommen, müssen hierbei die gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz, zum Steuergeheimnis und zum Geheimschutz eingehalten werden, die zum Zeitpunkt des Austausches oder der Rückgabe als Stand der Technik und der IT-Forensik angesehen werden. Maßgeblich sind hierbei die datenschutzrechtlichen Vorschriften nach dem BayDSG, BDSG und der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ( DSGVO ) für besonders schützenswerte personenbezogene Daten und die dazugehörigen Datenvernichtungsempfehlungen der Datenschutzbeauftragten. Es müssen zudem mindestens die Vorgaben für vertrauliche Daten und damit für den Schutzbedarf hoch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und des Bayern-CERT / Bayern-CIO / Bayern-CISO eingehalten werden. Bei Abweichungen der einzelnen Vorgaben ist die jeweils strengere Vorschrift anzuwenden. Die Datenlöschung ist spätestens innerhalb einer Woche nach Übergabe der Gegenstände abzuschließen. Die Maßnahmen des BSI IT-Grundschutz Vernichtung von Datenträgern durch externe Dienstleister (M 2.436) in der 12.EL oder vergleichbare Regelungen des IT-Grundschutzes in der jeweils aktuellen Fassung sind einzuhalten. Der Auftragnehmer weist die Vernichtung dem Auftraggeber datenschutzkonform mit Hilfe eines Löschberichts nach. 20
Bedient sich der Auftragnehmer Dritter als Erfüllungsgehilfen verpflichtet sich der Auftragnehmer diese zur Einhaltung obenstehender Regelungen zu verpflichten. Der Auftraggeber ist berechtigt, Erfüllungsgehilfen bei Verdacht mangelnder fachlicher Qualifikation zurückzuweisen. Der Auftragnehmer haftet gegenüber dem Auftraggeber für alle Schäden, die nach Übergabe durch nicht ordnungsgemäße Behandlung im obigen Sinne entstehen. Hinweis: Der BSI IT-Grundschutz ist auf folgender Seite einzusehen: Direktlink zu Website des BSI. 21
3. Muster eines Datenträger-Löschberichts Ein Löschbericht enthält mindestens je Datenträger inhaltlich folgende Informationen. Die Darstellungsreihenfolge und -form ist nicht fest vorgegeben. Mit * markierte Felder sind freiwillige Angaben. Erläuterungen und Beispiele in < >. Informationen zur ausführenden Person und Unternehmen: Name durchführende Person: Firma/Organisation: Löschergebnis je Datenträger: Datenträgerart: <z.b. Festplatte> Modell: <Hersteller> Typ: <Typenbezeichnung des Herstellers> Serien-Nr.: <Seriennummer des Datenträgers> Größe: <xxxx MB> Bus: <IDE etc.> Sektorenanzahl: <xxxxxxxxx> HPA: <(Nicht) vorhanden> DCO: <(Nicht) vorhanden> Remappte Sektoren: <Anzahl der fehlerhaften Sektoren> Lösch-Software/Version: <Angaben zur Löschsoftware> Löschstandard: <z.b. BSI-2011-VS, PRNG mit Durchlaufanzahl etc.> Löschung Start: <Datum/Zeit> Löschung Ende: <Datum/Zeit> Löschung Dauer: <Zeit> Status: Gelöscht / Fehler X Hardware-Informationen: (nur soweit ein Gesamtsystem mit eingebauten Datenträgern zurückgegeben wird) *Prozessor: *Gesamtspeicher: <X MB> Hersteller: <System Manufacturer> Modell: <System Name> Serien-Nr.: <Seriennummer des PC-/Server-Systems> *Version: <ggf. Unterversionsnummer> *Asset tag: <Im Gerät/BIOS verbuchte Asset-ID> Alle Datenträger: Festplatte: <Produzent>, <Speicherplatz> Der Löschbericht ist wie folgt zu bestätigen: Hiermit bestätige ich, dass die Datenlöschung gemäß den Vorgaben ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Unterzeichnung durch: Ausführende Person / Aufsicht bzw. Vorgesetzter / Firmenstempel 22
Projekt-Nr.: 2018RJ000005 Aktenzeichen: Projektname: Sicherheitstechnische Überprüfung ortsfester elektrischer Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 4 Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zwischen Staatliche Führungsakademie für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten nachfolgend Verantwortlicher und nachfolgend Auftragsverarbeiter - beide nachfolgend gemeinsam Vertragsparteien - wird die folgende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen: 23
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 Präambel 3 1 Anwendungsbereich 4 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts 4 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis 4 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter 6 5 Technische und organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle 6 6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter 8 7 Löschung und Rückgabe von Daten 8 8 Subunternehmen 9 9 Datenschutzkontrolle 10 10 Anweisungs-, empfangs- und kontrollberechtigte Personen 10 11 Schlussbestimmungen 10 Anhang 1 11 Niederschrift über die Verpflichtungserklärung 11 Anhang 2 13 Technische und organisatorische Maßnahmen 13 1 Technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen 13 2 Innerbehördliche oder innerbetriebliche Organisation des Auftragsverarbeiters 13 3 Konkretisierung der Einzelmaßnahmen 14 Anhang 3 17 Muster eines Löschungsprotokolls 17 Anhang 4 18 Liste der anweisungs-, empfangs- und kontrollberechtigte Personen 18 2 24
Präambel Die Vertragsparteien sind mit dem Zuschlag ein Auftragsverarbeitungsverhältnis eingegangen. Um die sich hieraus ergebenden Rechte und Pflichten gemäß den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG - DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und gegebenenfalls der Abgabenordnung (AO) zu konkretisieren, schließen die Vertragsparteien die nachfolgende Vereinbarung. 3 25
1 Anwendungsbereich Die Vereinbarung findet Anwendung auf die Verarbeitung aller personenbezogener Daten (im Folgenden: Daten) i.s.v. Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO, die Gegenstand des Vertrages sind oder im Rahmen von deren Durchführung anfallen oder dem Auftragsverarbeiter bekannt werden. Nicht unter den Anwendungsbereich fallen Daten von Mitarbeitern des Auftragsverarbeiters, soweit sie ausschließlich das Beschäftigungsverhältnis mit dem Auftragsverarbeiter betreffen. 2 Konkretisierung des Auftragsinhalts (1) Gegenstand und Dauer der Auftragsvereinbarung sowie Umfang, Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten bestimmen sich nach der Leistungsbeschreibung. (2) Eine nähere Bestimmung der Datenarten und -kategorien, die Gegenstand der Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter sind, erfolgt über eine Anlage zu dieser Vereinbarung. 3 Verantwortlichkeit und Weisungsbefugnis (1) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen. Der Verantwortliche ist im Rahmen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich ( Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Der Verantwortliche kann jederzeit die Herausgabe, Berichtigung, Anpassung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung der Daten verlangen. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i.s.v. 273 BGB wird hinsichtlich der für den Verantwortlichen verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen. (2) Der Verantwortliche kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragsverarbeiters gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieser Vereinbarung vorliegt, der Auftragsverarbeiter eine Weisung des Verantwortlichen nicht ausführen kann oder will oder der Auftragsverarbeiter Kontrollrechte des Verantwortlichen vertragswidrig verweigert. Insbesondere die Nichteinhaltung der in dieser Vereinbarung vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar. (3) Zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte der betroffenen Personen unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen angemessen, insbesondere durch die Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen. 4 26
(4) Soweit sich eine betroffene Person zwecks Geltendmachung eines Betroffenenrechts unmittelbar an den Auftragsverarbeiter wendet, wird der Auftragsverarbeiter dieses Ersuchen unverzüglich an den Verantwortlichen weiterleiten. (5) Der Auftragsverarbeiter darf Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Verantwortlichen verarbeiten, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder des Mitgliedstaates, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO). Eine Weisung ist die auf einen bestimmten Umgang des Auftragsverarbeiters mit Daten gerichtete schriftliche, elektronische oder mündliche Anordnung des Verantwortlichen. Die Anordnungen sind zu dokumentieren. Die Weisungen werden zunächst durch diese Vereinbarung definiert und können von dem Verantwortlichen danach in dokumentierter Form durch eine einzelne Weisung geändert, ergänzt oder ersetzt werden. (6) Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften. Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie von Seiten des Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird. (7) Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes mit Verfahrensänderungen sind gemeinsam abzustimmen und zu dokumentieren. Auskünfte an Dritte oder die betroffene Person darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung durch den Verantwortlichen erteilen. Der Auftragsverarbeiter verwendet die Daten für keine anderen Zwecke und ist insbesondere nicht berechtigt, sie an Dritte weiterzugeben. Kopien und Duplikate werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt. (8) Der Verantwortliche führt das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten i.s.d. Art. 30 Abs. 1 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Wunsch Informationen zur Aufnahme in das Verzeichnis zur Verfügung. Der Auftragsverarbeiter führt entsprechend den Vorgaben des Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein Verzeichnis zu allen Kategorien von im Auftrag des Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung. 5 27
(9) Die Verarbeitung der Daten im Auftrag des Verantwortlichen findet ausschließlich auf dem Gebiet der Europäischen Union statt. Eine Verarbeitung in einem Staat außerhalb des in Satz 1 genannten Territoriums ist nur zulässig, wenn sichergestellt ist, dass unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Kapitels V der DSGVO das durch die DSGVO gewährleistete Schutzniveau nicht unterlaufen wird und bedarf der vorherigen ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Verantwortlichen. Die grundlegenden Voraussetzungen für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleiben unberührt. (10) Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass ihm unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten. Eine Verarbeitung von Daten außerhalb der Betriebsräume des Auftragsverarbeiters (z.b. Telearbeit, Heimarbeit, Home-Office, mobiles Arbeiten) ist nicht zulässig. 4 Beachtung zwingender gesetzlicher Pflichten durch den Auftragsverarbeiter (1) Der Auftragsverarbeiter stellt gem. 1 des Verpflichtungsgesetzes (VerpflG) sicher, dass sich die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen zum Datenschutz und gegebenenfalls zur Wahrung des Steuergeheimnisses verpflichtet haben und weist dies dem Verantwortlichen nach. Dies umfasst auch die Belehrung über die in diesem Auftragsverarbeitungsverhältnis bestehende Weisungs- und Zweckbindung. Der Anhang 1 wird Gegenstand dieser Vereinbarung. (2) Die Vertragsparteien unterstützen sich gegenseitig beim Nachweis und der Dokumentation der ihnen obliegenden Rechenschaftspflicht im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung einschließlich der Umsetzung der notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen hierzu bei Bedarf entsprechende Informationen zur Verfügung. (3) Der Auftragsverarbeiter hat eine/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen, die/der ihre/seine Tätigkeit entsprechend den gesetzlichen Vorschriften ausübt. Die Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten sind dem Verantwortlichen zum Zwecke der direkten Kontaktaufnahme mitzuteilen. (4) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich über Kontrollen und Maßnahmen durch die Aufsichtsbehörden oder falls eine Aufsichtsbehörde im Rahmen ihrer Zuständigkeit bei dem Auftragsverarbeiter anfragt, ermittelt oder sonstige Erkundigungen einzieht. 5 Technische und organisatorische Maßnahmen und deren Kontrolle (1) Die Vertragsparteien vereinbaren die in dem Anhang 2 zu dieser Vereinbarung niedergelegten konkreten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Der Anhang 2 wird Gegenstand dieser Vereinbarung. 6 28
(2) Technische und organisatorische Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. Insoweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der in dem Anhang 2 festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. (3) Der Auftragsverarbeiter wird dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung der in dieser Vereinbarung getroffenen und der gesetzlichen Vorgaben erforderlich sind. Er wird insbesondere Überprüfungen/ Inspektionen, die vom Verantwortlichen oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, ermöglichen und deren Durchführung unterstützen. Der Nachweis der Umsetzung solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann dabei auch durch Vorlage eines aktuellen Testats, von Berichten hinreichend qualifizierter und unabhängiger Instanzen (z.b. Wirtschaftsprüfer, unabhängige Datenschutzauditoren), durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln nach Art. 40 DSGVO, einer Zertifizierung nach Art. 42 DSGVO oder einer geeigneten Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.b. nach BSI-Grundschutz) erbracht werden. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, den Verantwortlichen über den Ausschluss von genehmigten Verhaltensregeln gemäß Art. 41 Abs. 4 DSGVO, den Widerruf einer Zertifizierung gemäß Art. 42 Abs. 7 und jede andere Form der Aufhebung oder wesentlichen Änderung der vorgenannten Nachweise unverzüglich zu unterrichten. (4) Der Verantwortliche kann sich jederzeit zu Prüfzwecken in den Betriebsstätten des Auftragsverarbeiters zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs von der Angemessenheit der Maßnahmen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben oder der zur Durchführung dieser Vereinbarung erforderlichen technischen und organisatorischen Erfordernisse überzeugen. (5) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen darüber hinaus alle erforderlichen Informationen zur Verfügung, die sie für die Prüfungen nach Absatz 4 und 5 sowie für eine Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz der Daten (Datenschutz-Folgenabschätzung i.s.d. Art. 35 DSGVO) benötigen. (6) Der Auftragsverarbeiter hat im Benehmen mit dem Verantwortlichen alle erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten bzw. der Sicherheit der Verarbeitung, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Stands der Technik, sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. 7 29
6 Mitteilung bei Verstößen durch den Auftragsverarbeiter Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen umgehend bei schwerwiegenden Störungen seines Betriebsablaufes, bei Verdacht auf Verstöße gegen diese Vereinbarung sowie gesetzliche Datenschutzbestimmungen im Hinblick auf die Daten des Verantwortlichen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf die Meldepflicht nach Art. 33 Abs. 2 DSGVO sowie auf korrespondierende Pflichten des Verantwortlichen nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auftragsverarbeiter sichert zu, den Verantwortlichen erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen. Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Verantwortlichen darf der Auftragsverarbeiter nur nach vorheriger Weisung gem. 3 dieser Vereinbarung durchführen. 7 Löschung und Rückgabe von Daten (1) Überlassene Datenträger und Datensätze verbleiben im Eigentum des Verantwortlichen. (2) Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Leistungen oder früher nach Aufforderung durch den Verantwortlichen, jedoch spätestens mit Beendigung des Vertrags, hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangte Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände (wie auch hiervon gefertigte Kopien oder Reproduktionen), die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Verantwortlichen auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung des Verantwortlichen datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Ein Löschungsprotokoll (vgl. Anhang 3) ist dem Verantwortlichen auf Anforderung vorzulegen. (3) Der Auftragsverarbeiter kann Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen bis zu deren Ende auch über das Vertragsende hinaus aufbewahren. Alternativ kann er sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Verantwortlichen übergeben. Für die nach Satz 1 aufbewahrten Daten gelten nach Ende der Aufbewahrungsfrist die Pflichten nach Absatz 2. 8 30