Nachbericht zur Abendveranstaltung: Digitalisierung in Unternehmen Herausforderungen und Chancen für das Personalmanagement Referenten: Dr. Prof. Rolf van Dick: E-Mail Flut Mandy Golm und Anna Schwaderer: Pecha-Kucha Vortrag Value Stream Mapping www.servicevalue.de
Vortrag E-Mail Flut von Herr Prof. Dr. van Dick Nur zur internen Verwendung 2
Ausgangspunkt Befragung von 130 Personen aus verschiedenen Branchen im Winter 2013/2014 Die Befragten bekamen im Durchschnitt 34 Emails täglich Eigenes Verhalten: Ca. 25% bekommen jeden Tag mehr Emails, als sie bearbeiten können. Fast 50% werden durch Emails in ihren Tätigkeiten häufig unterbrochen und 20% fühlen sich durch Emails unter Druck gesetzt. Email-Kultur im Unternehmen: 45% sagen, dass ihr Unternehmen erwartet, dass sie außerhalb der Arbeitszeit erreichbar sind, bei 50% werden zeitliche Verzögerungen bei der Bearbeitung von Emails nicht toleriert Diejenigen, die über Probleme bei Verhalten und Kultur berichten, klagen auch über schlechte Work-Life-Balance, mehr Burnout und geringere Arbeitszufriedenheit Fazit: Ein Viertel bis ein Drittel der Mitarbeiter fühlt eine Email-Flut und diese beeinträchtigt ihre Zufriedenheit und Gesundheit
Reaktionen von Organisationen 2011: Bei VW werden 30 Minuten nach Betriebsschluss die Server abgeschaltet 2013: Bei Daimler werden automatisch alle Emails gelöscht, die während des Urlaubs eines Mitarbeiters eingehen 2013: Bundesarbeitsministerium will Emails nach Dienstschluss verbieten 2013: Atos will alle internen Emails verbieten Aber: Does one size fit all?
Die Ausgangssituation bei Email GmbH Die erste Befragung fand online vom 26.01. bis zum 09.02.15 statt. Der Link zur Onlinebefragung wurde per Email an 397 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschickt. Insgesamt nahmen 196 Personen an der Befragung teil dies entspricht einem Rücklauf von ca. 50%. Von den Befragten waren 59% männlich, das Durchschnittsalter betrug 44 Jahre mit einer großen Spanne von unter 25 bis über 60 Jahre. 17% haben Führungsverantwortung.
Email-Aufkommen (1. Befrg.) Die Mitarbeiter verschicken durchschnittlich 21 Emails pro Tag (Spanne: 1-60) und empfangen 37 Emails pro Tag (Spanne: 3-200). Von den empfangenen Emails werden im Durchschnitt 40 % für unwichtig gehalten, 11 % als SPAM gesehen. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird mit 4 Minuten angegeben, dabei sagen aber 60%, dass sie für eine Email 5 Minuten und länger benötigen bei durchschnittlich 21 versendeten Emails sind das ca. 2 Stunden am Tag.
Die Stichprobe (2. Bfrg.) Die zweite Befragung fand ebenfalls online vom 23.06. bis zum 10.07.15 statt. Insgesamt nahmen 165 Personen an der Befragung teil dies entspricht einem Rücklauf von ca. 41%. Von den Befragten gehörten 60 Personen den Interventionsgruppen an.
Interventionsmaßnahmen Alle Interventionsteams: - Keine cc-emails senden - Nutzung von Sharepoint - Nutzung von Lync -Persönliches Gespräch statt Email -Kein Ticketversand aus System Nur Gruppe 1 (rot): Kein interner Email-Versand zw. 12:00 und 15:00 Nur Gruppe 2 (grün): Keine automatischen Emails (pull statt push)!!!
Email-Aufkommen (2. Bfrg.) Die Mitarbeiter verschicken durchschnittlich 18 Emails pro Tag (vorher: 21) und empfangen 30 Emails pro Tag (vorher: 37). Die durchschnittliche Bearbeitungszeit wird mit 4 Minuten angegeben, dabei sagen 40 %, dass sie für eine Email 5 Minuten und länger benötigen bei durchschnittlich 18 versendeten Emails sind das ca. 1,5 Stunden am Tag (vorher: 2 Stunden).
Email-Verhalten und Zusammenhänge mit Zufriedenheit und Gesundheit (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Der Zusammenhang zwischen dem eigenen Email-Verhalten und der Work-Life-Balance beträgt: -.56 (-.47). Der Zusammenhang zwischen der Email-Kultur und Burnout.31 (.20) Email hängt also stark mit dem Thema Gesundheit und Work-Life-Balance zusammen 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Top 30% Flop 20%
1. Eigenes Emailverhalten (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Angaben in % nein w/n ja Ich empfinde die Kommunikation via Email als zeitraubend. 54 (60) 26 (23) 20 (17) Ich fühle mich von Emails bei der Arbeit unter Druck gesetzt. 56 (62) 24 (23) 20 (15) Geschäftliche Emails beeinträchtigen mein Privatleben. 79 (81) 11 (12) 10 (7) Die Kommunikation via Email finde ich wertvoll. 6 (5) 23 (22) 71 (73)
3 2,8 2,6 2,4 2,2 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1. Eigenes Emailverhalten (hohe Werte = negativ) 1 Vor der Intervention Nach der Intervention Eigenes Email-Verhalten ohne Intervention Eigenes Email-Verhalten mit Intervention
3 2,8 2,6 2,4 2,2 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1. Eigenes Emailverhalten 1 Vor der Intervention Nach der Intervention Eigenes Email-Verhalten ohne Intervention Mit Intervention 1 Mit Intervention 2
2. Email-Kultur (1. Befrg. / 2. Bfrg.) Angaben in % nein w/n ja Ich bin mit der Email-Kultur bei Bisnode zufrieden. 24 (14) 34 (23) 42 (63) Eine zeitliche Verzögerung bei der Bearbeitung von Emails wird bei Email GmbH toleriert. 17 (18) 45 (35) 38 (47) Bei Email GmbH werden wichtige Informationen gewöhnlich per Email verschickt. 6 (6) 25 (31) 69 (63) Das Unternehmen erwartet, dass ich auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar bin. 77 (78) 14 (12) 9 (10)
Bewertung der Interventionen (N=60) (hohe Werte = positiv, 1-5) Insgesamt haben die Maßnahmen zu Gr. 1 Gr. 2 einem besseren Umgang mit Mails beigetragen. 2,47 2,64 Insgesamt hat sich die Zahl meiner Emails durch die Maßnahmen reduziert. 2,21 2,17 Ich würde mich freuen, wenn die Maßnahmen Beibehalten und auf das gesamte Unternehmen Ausgeweitet würden. 2,68 2,94
Fazit -Mit geringem Aufwand (2 online Befragungen plus 2 Fokusgruppen und ein Kick-off) konnte der Iststand festgestellt und für das Unternehmen und die Mitarbeiter passende Maßnahmen entwickelt werden. -Das wissenschaftliche Vorgehen erlaubt eine klare Evaluation der Maßnahmen: Veränderungen können nur durch Maßnahmen erklärt werden. -Verantwortlich sollte das Unternehmen sein, nicht der einzelne Mitarbeiter! -Das Unternehmen wird längerfristig von Kulturveränderungen profitieren.
Pecha-Kucha Vortrag: Frau Mandy Golm und Anna Schwaderer Value Stream Mapping Nur zur internen Verwendung 18
Value Stream Mapping (I) Die Digitalisierung fordert Unternehmen heraus, sehr genau zu beobachten, was sich verändert und darüber hinaus zu bewerten, welche Veränderungen für das eigene Geschäft relevant sind. Je größer ein Unternehmen, desto mehr ist es nicht nur Opfer von Digitalisierung, sondern kann diese durch Forschung und Entwicklung bewusst vorantreiben. Der Einsatz von Value Stream Mapping hilft bei der Umsetzung der Strategie, dem Einsatz neuer Informationstechnologien, sowie der Anpassung der Prozesse an die neuen Systeme. Informationstechnologie, Controlling und andere Fachbereiche werden starke Verbündete des Personalmanagements. Nur zur internen Verwendung 19
Value Stream Mapping (II) Die Digitalisierung erzwingt in allen Lebensbereichen die Automatisierung von Routineaufgaben. Allerdings, die Auswahl von Personal, unserem wertvollstem Gut in einem Unternehmen, darf niemals durch rein maschinengeführte Prozesse stattfinden. Das Risiko potentielle Leistungsträger oder Kreativkräfte nicht zu finden, ist unendlich hoch. Und die Frage ist : Können wir uns das leisten? Nur zur internen Verwendung 20
Value Stream Mapping (III) Die Herausforderung und Chance für die Fachabteilung Personalmanagement besteht darin, sich zu einem strategisch ausgerichteten Dienstleister zu transformieren. Es wird höchstmögliche Kreativität gefordert, um ein Unternehmen nicht nur am Leben zu erhalten, sondern auch den Weg zu neuen Geschäftsmodellen zu ebnen, damit der Eintritt in die Digitalisierung und Industrie 4.0 zu schaffen ist. Der Einsatz von Value Stream Mapping hilft bei der Umsetzung der Strategie, dem Einsatz neuer Informationstechnologien, sowie der Anpassung der Prozesse an die neuen Systeme. Informationstechnologie, Controlling und andere Fachbereiche werden starke Verbündete des Personalmanagements. Nur zur internen Verwendung 21
Vielen Dank für Ihr Interesse! Köln, 26.11.2015 www.servicevalue.de