Microsoft Dynamcis NAV 4.0

STAATSINSTITUT FÜR SCHULQUALITÄT UND BILDUNGSFORSCHUNG MÜNCHEN ERP-Software Microsoft Dynamcis NAV 4.0 Installation Einzelplatz (Client) 2007

Erarbeitet im Auftrag des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus im Rahmen des Arbeitskreises Einsatz von ERP-Software im Unterricht Autor Edgar Sailer Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung, München Herausgeber Staatsinstitut für Schulqualität und Bildungsforschung, Grundsatzabteilung, Schellingstr. 155, 80797 München Telefon (089) 2170-2201, Telefax (089) 2170-2205 Internet: http://www.isb.bayern.de Inhalt 1 PROGRAMMINSTALLATION...3 1.1 NEUINSTALLATION...4 1.2 TERMINALSERVER...6 1.3 UPDATE...7 1.4 WINDOWS VISTA...9 2 PROGRAMMSTART...9 2.1 LIZENZEN...9 2.2 DATENBANK...10 2.3 MANDANTEN UND HANDREICHUNGEN...10

3 1 Programminstallation Bei der Einzelplatzinstallation wird das Programm auf den lokalen Festplatten oder zentral im Netz installiert und jeder Workstation wird eine eigene Datenbank zur Verfügung gestellt. Die Schüler benötigen im Datenbank-Verzeichnis immer Schreibrechte. Es ist zu beachten, dass bei einer Installation der Datenbanken in den Schüler-Homeverzeichnissen, je nach Hardwarevoraussetzungen, Performanceprobleme auftreten können. Nur beim Einsatz des Programms in einer Übungsfirma (z. B. Wirtschaftsschulen) ist eine Mehrplatzinstallation vorzunehmen, da hier ähnlich wie in der Praxis von mehreren Plätzen aus auf einen Mandanten zugegriffen wird. Die Programminstallation kann nur mit Administratorrechten durchgeführt werden. Nach dem Einlegen der CD startet das Installaltionsmenü normalerweise automatisch. Alternativ ist ein Start mittels der Datei startcd.exe im Hauptverzeichnis der CD-ROM möglich. Zunächst ist die Sprache Deutsch (Deutschland) auszuwählen Einzelplatzinstallation über die Menüauswahl Client und Microsoft Navision Client Anschließend ist die Setup-Sprache Deutsch (Deutschland) auszuwählen:

4 1.1 Neuinstallation Bei einer Neuinstallation, d. h. auf dem PC ist die Programmversion 3.10 von MBS Navision nicht installiert, erscheint zunächst der Installationsassistent. Über den Schalter gelangt man zur Maske Lizenzvertrag, dessen Bedingungen zu akzeptieren sind: In der nächsten Maske Benutzerinformationen stehen folgende Radio-Buttons zur Auswahl: Bei der Auswahl Für jeden, der diesen Computer verwendet wird für alle Benutzer unter Start / Programme eine eigene Verknüpfung angelegt. Wenn die Schüler jedoch über keine Administratorenrechte verfügen, erscheint beim Programmstart eine Fehlermeldung und die Installation muss nochmals gestartet werden (Dauer ca. 1 Minute). Es wird deshalb die Auswahl Nur für mich empfohlen, da die Schüler im Normalfall über keine Administratorenrechte verfügen. Das Programm wird dann von den Schülern über die Datei fin.exe bzw. über eine entsprechende Verknüpfung auf dem Desktop gestartet. In der Maske Installationsart muss der Radio-Button Minimal gewählt werden, da bei Vollständig die CD 2 (Demodatenbank) benötigt wird, die nicht im Lieferumfang enthalten ist: Bei der Auswahl des Buttons Benutzerdefiniert kann der Installationspfad geändert werden.

5 Da die Demodatenbank nicht mitgeliefert wird, sind die Features Demodatenbank und Datensicherung der Demodatenbank zu deaktivieren. Die Installation wird über den Button Fertig stellen abgeschlossen. Sie muss bei einer lokalen Installation auf allen Workstations wiederholt werden. Abschließend sollten noch die Hilfedateien für die Add-On-Module Kostenrechnung und Zahlungsverkehr von der Installations-CD: [LW]:\ISB\Hilfedateien.zip auf [LW]:\Programme\Microsoft Business Solutions-Navision\Client\DEU extrahiert werden. Falls in der Maske Benutzerinformationen der Radio-Button Nur für mich gewählt wurde, sollte auf jeder Workstation das Symbol für den Programmstart auf dem Desktop zur Verfügung gestellt werden: 1. Mausklick mit der rechten Taste auf den Desktop/Neu/Verknüpfung und Auswahl der Startdatei fin.exe mittels der Schaltfläche Durchsuchen 2. Eingabe einer Bezeichnung für die Verknüpfung und Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen

6 1.2 Terminalserver 1 1. Melden Sie sich an dem Terminalserver mit Administratorrechten an und schalten Sie den Terminalserver in den Installationsmodus (z. B. in einer MS- DOS Eingabeaufforderung mit der Anweisung: change user /install) 2. Führen Sie die setup.exe der Navision 4.0 Clientinstallation aus und wählen Sie dabei im Installationswizard die von Ihnen benötigten Komponenten aus (vgl. 1.1 Neuinstallation, Seite 4) 3. Extrahieren Sie anschließend die Hilfedateien für die Add-On-Module Kostenrechnung und Zahlungsverkehr von der Installations-CD: [LW]:\ISB\Hilfedateien.zip in [LW Terminalserver]:\Programme\Microsoft Business Solutions- Navision\Client\DEU. Hinweis: Sollten sich später beim Programmeinsatz Probleme beim Aufbau des Hilfeindexes ergeben, muss man im Installationsmodus jede Sprachschicht einmal über das Menü Extras/Sprache öffnen 4. Anschließend führen Sie einen Neustart des Terminalservers durch und melden Sie sich an dem Terminalserver wieder mit Administratorrechten an 5. Schalten Sie den Terminalserver in den Ausführungsmodus (z. B. in einer MS- DOS Eingabeaufforderung mit der Anweisung: change user /execute) Anschließend sind für die Clients Verknüpfungen zum Programm zu erstellen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Desktop/Neu/Verknüpfung und wählen Sie mittels der Schaltfläche Durchsuchen die Datei fin.exe aus 2. Geben Sie eine Bezeichnung für die Verknüpfung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen 3. Markieren Sie die erstellte Verknüpfung und wählen Sie Eigenschaften mit Hilfe der rechten Maustaste 4. Im Register Verknüpfung ergänzen Sie im Feld Ziel die folgenden Navision- Startparameter: "[Laufwerksbuchstabe Terminalserver]:\Programme\Microsoft Business Solutions-Navision\Client\fin.exe" database=[laufwerksbuchstabe Terminalserver]:\Programme\MBS Navision 4.00\Bayern.fdb, id=[laufwerksbuchstabe Terminalserver]:\%USERNAME%\MBS Navision 4.00\fin.zup 1 Hinweise zu den Hardwareanforderungen finden Sie in der Datei Terminal Server CITRIX Recommendations FAQ.doc (siehe Installations-CD:[LW]:\Doc). Obwohl sich der Dateiname auf Citrix-Terminalserver bezieht, gelten die Werte in gleicher Form für einen reinen Windows- Terminalserver. Der Bedarf von weiteren Applikationen, wie z. B. MS Office, muss noch zusätzlich berücksichtigt werden.

7 1.3 Update Bei einer Updateinstallation erscheint zunächst der Installationsassistent. Über den Schalter gelangt man zur Maske Programmupgrade: Bei der Auswahl Standard wird die alte Version 3.10 gelöscht. Über den Schalter Neu kann man beide Versionen gleichzeitig installieren. In der nächsten Maske Benutzerinformationen stehen folgende Radio-Buttons zur Auswahl: Bei der Auswahl Für jeden, der diesen Computer verwendet wird für jeden Benutzer unter Start / Programme eine eigene Verknüpfung angelegt. Wenn die Schüler jedoch über keine Administratorenrechte verfügen, erscheint beim Programmstart eine Fehlermeldung und die Installation muss nochmals gestartet werden (Dauer ca. 1 Minute). Es wird deshalb die Auswahl Nur für mich empfohlen, da die Schüler im Normalfall über keine Administratorenrechte verfügen. Das Programm wird dann von den Schülern über die Datei fin.exe bzw. über eine entsprechende Verknüpfung auf dem Desktop gestartet. In der Maske Installationsart muss der Radio-Button Minimal gewählt werden, da bei Vollständig die CD 2 (Demodatenbank) benötigt wird, die nicht im Lieferumfang enthalten ist:

8 Bei der Auswahl des Buttons Benutzerdefiniert kann der Installationspfad geändert werden: Da die Demodatenbank nicht mitgeliefert wird, sind die Features Demodatenbank und Datensicherung der Demodatenbank zu deaktivieren. Falls bei einer Neuinstallation folgende Meldung erscheint, handelt es sich um eine Falschmeldung, die mit OK bestätigt werden kann: Die Installation wird über den Button Fertig stellen abgeschlossen. Sie muss bei einer lokalen Installation auf allen Workstations wiederholt werden. Abschließend müssen noch die Hilfedateien für die Add-On-Module Kostenrechnung und Zahlungsverkehr von der Installations-CD: [LW]:\ISB\Hilfedateien_40.zip in [LW]:\Programme\Microsoft Business Solutions-Navision\Client\ DEU extrahiert werden. Falls in der Maske Benutzerinformationen der Radio-Button Nur für mich gewählt wurde, sollte auf jeder Workstation das Symbol für den Programmstart auf dem Desktop zur Verfügung gestellt werden: 1. Mausklick mit der rechten Taste auf Desktop/Neu/Verknüpfung und Wahl der Datei fin.exe mittels der Schaltfläche Durchsuchen 2. Eingabe einer Bezeichnung für die Verknüpfung und Mausklick auf die Schaltfläche Fertig stellen

Falls gleichzeitig die Programmversionen 3.10 und 4.0 installiert wurden, müssen zwei zup-dateien angelegt werden. Die zup-dateien, die im Ordner Dokumente und Einstellungen/User/Anwendungsdaten/ gespeichert werden, enthalten alle benutzerspezifischen Einstellungen (z. B. zuletzt verwendeter Mandant, Spaltenanzeige im FIBU-Fenster usw.). Damit bei dieser Parallelinstallation keine Einstellung überschrieben werden, sind bei der Desktop-Verknüpfung im Fenster Eigenschaften (rechte Maustaste) unter Ziel am Ende des Befehls (nach Leerzeichen) id=nav400 bzw. id=nav310 einzutragen. 9 1.4 Windows Vista Die Version 4.0 von Microsoft Dynamics NAV läuft grundsätzlich nicht unter dem Betriebssystem Winwos Vista. Es müsssen daher nach erfolgreicher Installation einige Dateien ersetzt werden. Dazu ist von der Installations-CD die Datei [LW:]\ISB\Update_Vista.zip im Client-Programmverzeichnis zu entpacken. 2 Programmstart Beim Programmstart wird im Anmeldefenster die Eingabe einer Benutzer-ID verlangt: Weitere Benutzer-IDs (jeweils ohne Kennwort): ind, eh, gh und kasse (siehe Handreichungen) Hinweis: Für den Benutzer admin sollte unter Extras/Zugriffsrechte/ Kennwort ein Passwort eingerichtet werden, da er über Administratorrechte verfügt. Dagegen wird empfohlen, für die Benutzer ind, eh, gh und kasse keine Passwörter zu vergeben. Aus Sicherheitsgründen wurde zusätzlich der Benutzer isb mit dem Kennwort *isb* angelegt, der auch über Administratorrecht verfügt. An diesem Benutzer dürfen keinesfalls Änderungen vorgenommen werden. Er sollte auch nur zum Einsatz kommen, wenn z. B. das Kennwort für den Benutzer admin vergessen wurde. 2.1 Lizenzen Bei der Installation wird zunächst nur eine Demolizenz für den Mandanten Cronus zur Verfügung gestellt. Die Bearbeitung oder Neuanlage anderen Mandanten ist nicht möglich. Die Schullizenz (Zusendung per E-Mail durch das ISB!) wird im Menü Extras/ Lizenzinformationen importiert:

10 Über den Schalter Import.. wird mit Hilfe des Explorers die eigene Lizenzdatei *.flf ausgewählt Zur Vereinfachung von Lizenz-Updates wird empfohlen, die Lizenzdatei auf einem Netzlaufwerk zu speichern. Auf diese Datei kann dann von allen Workstations aus zugegriffen werden. Falls beim Lizenzimport Schwierigkeiten auftreten, wird empfohlen, die Lizenzdatei in fin.flf umzubenennen und in das Programmverzeichnis zu kopieren. 2.2 Datenbank Bei der Installation wurde keine Datenbank zur Verfügung gestellt. Es muss daher die Datenbank Bayern.fdb von der Installations-CD: [LW]:\ISB\Bayern_40.zip im Programmverzeichnis, z. B. [LW]:\Programme\ Microsoft Business Solutions-Navision\ extrahiert werden. Die akutelle Datenbank wird auch im Internet 2 zum Download zur Verfügung gestellt. Nach dem Programmstart wird sie unter Datei/Datenbank/Öffnen eingebunden: Im Feld Datenbankname wird mit Hilfe des Buttons.. die Verknüpfung zur Datenbank eingetragen. Jeder Workstation muss eine eigene Datenbank zur Verfügung gestellt werden. Sie kann entweder in den Homeverzeichnissen der Schüler (z. B. h:\mbs\db\) oder auf den lokalen Festplatten (z. B. c:\daten\mbs\db\) gespeichert werden. 2.3 Mandanten und Handreichungen Die Mandanten und Handreichungen sind auf der Installations-CD: [LW:]\ISB\Mandanten bzw. [LW:]\ISB\Handreichungen gespeichert und werden 2 Die aktuelle Datenbank finden Sie unter http://www.erp-software-bayern.de

11 zusätzlich im Internet 3 zum Download angeboten. Der Import erfolgt im Menü Extras/Datensicherung importieren: Bei der Rücksicherung des Mandanten, z. B. zu Beginn der nächsten Unterrichtsstunde, ist der Mandant in der Datenbank evtl. bereits vorhanden und es erscheint folgende Fehlermeldung: In diesem Fall muss der alte Mandant mit Hilfe des Befehls Löschen (Menü Datei/Mandant) aus der Datenbank entfernt werden. Der Start des Mandanten erfolgt im Menü Datei/ Mandant/Öffnen Beim Einsatz des Programms in mehreren Klassen müssen die Mandanten am Ende der Unterrichtsstunde gesichert werden. Die Sicherung erfolgt im Menü Extras/Datensicherung erstellen: Pfad und Dateiname (*.fbk) sowie Beschreibung können beliebig gewählt werden. Die Felder Daten gemeinsam für alle Mandanten und Applikationsobjekte dürfen nicht aktiviert werden, da sich die Dateigröße sonst auf ca. 80 MB erhöht. 3 Die Mandanten mit den entsprechenden Handreichung und Kopiervorlagen finden Sie unter http://projekte.isb.bayern.de/erp oder http://www.isb.bayern.de und Projekte/Einsatz von ERP- Software im Unterricht