Case Study BERUFSBILDUNGSWERK. Auskoppelung aus dem Magazin der P&I AG für HR-Experten / Just P&I Ausgabe 01:12. Organisation. Zielsetzung.

Case Study Auskoppelung aus dem Magazin der P&I AG für HR-Experten / Just P&I Ausgabe 01:12 INTERNATIONAL ISSUE GERMANY / AUSTRIA / SWITZERLAND BERUFSBILDUNGSWERK Organisation Das Berufsbildungswerk Hamburg bietet seit über 30 Jahren Ausbildung und Berufsvorbereitung für junge Menschen mit Lern- und Körperbehinderungen oder psychischen Beeinträchtigungen. Zielsetzung intensive Betreuung der einzelnen Jugendlichen Arbeitserleichterung und Zeitersparnis in den Personalprozessen Nutzung des Webportals als Intranet Nutzen hohe Unabhängigkeit der Betreuer durch Internat und Personaleinsatzplanung Flexibilität für die Mitarbeiter durch verschiedene Zeitmodelle nahtlose Verbindung zwischen den einzelnen Modulen digitale Ablage persönlicher Dokumente in elektronischer Personalakte freie Kapazitäten durch Webportal P&I Lösung im Einsatz P&I LOGA Zeitwirtschaft P&I LOGA Personaleinsatzplanung P&I LOGA Auswertungsgenerator P&I HCM P&I LOGA Betriebliches Eingliederungsmanagement

DER RICHTIGE MOMENT Seit über 30 Jahren macht das Berufsbildungswerk Hamburg benachteiligte und behinderte Jugendliche fit für den Arbeitsmarkt. Erreicht wird dies durch eine Berufsausbildung oder -vorbereitung mit intensiver und individueller Betreuung der jungen Menschen in multiprofessionellen Lerngruppenteams. Dabei stets im Fokus: optimale Arbeitsplatzgestaltung der Mitarbeiter, zeitliche Flexibilität und prozessoptimierte Abläufe in der Organisation. Der Erfolg spricht für sich! > Heutzutage ist es nicht einfach, einen geeigneten betrieblichen Ausbildungsplatz zu finden. Die Anforderungen an Auszubildende steigen kontinuierlich. Jährlich benötigen daher viele Jugendliche Unterstützung beim Übergang in eine Ausbildung und Beschäftigung. Besonders gilt dies für Jugendliche mit konkreten Benachteiligungen wie Lernbehinderung, fehlende Schulabschlüsse, Defizite im sozialen Verhalten, Migrationshintergrund, psychische oder körperliche Behinderung. Für viele dieser Jugendlichen schlägt die berufliche Rehabilitation in Berufsbildungswerken die Brücke in eine perspektivische Zukunft. Berufsbildungswerke sind fundamentale Einrichtungen der beruflichen Ausbildung. Sie dienen der Erstausbildung und Berufsvorbereitung von körperlich, psychisch beeinträchtigten und benachteiligten jungen Menschen. Dazu zählen beispielsweise Schüler von Förder- oder Sonderschulen, Jugendliche mit schlechtem oder fehlendem Schulabschluss, denen auf dem allgemeinen Ausbildungsmarkt keine berufliche Chance eingeräumt wird. In den 52 Berufsbildungswerken in Deutschland werden rund 14.000 Ausbildungsplätze in über 200 verschiedenen Berufen angeboten. Finanziert werden die Leistungen der Berufsbildungswerke überwiegend durch die Bundesagentur für Arbeit. 30 Jahre Kompetenz Seit 1981 bildet das Berufsbildungswerk Hamburg (bbw) junge Menschen in staatlich anerkannten Berufen aus, vom Tischler bis zur Verkäuferin, von der Fachkraft im Gastgewerbe bis zur Fachkraft für Lagerlogistik. Die Berufsausbildungen werden sowohl in den eigenen Ausbildungsräumen des bbw als auch in Betrieben der Umgebung durchgeführt. Ausbilder des Berufsbildungswerks begleiten die Lehrlinge auch während der betrieblichen Phasen durchgehend bis zur Prüfung und darüber hinaus. Ziel der intensiven Betreuung ist eine erfolgreiche Eingliederung in den Arbeitsmarkt. Neben Berufsvorbereitung und -ausbildung werden junge Menschen mit Behinderungen maßgeblich in der Entwicklung ihrer Persönlichkeit unterstützt. Sie erfahren eine umfassende individuelle Beratung und Betreuung durch ein Team von Sonderpädagogen, Psychologen, Sport- und Sozialpädagogen. Die persönlichen Ziele und konkreten Betreuungsmaßnahmen im Berufsbildungswerk werden individuell festgelegt und folgend über entsprechende Förderpläne umgesetzt. Intensiv daran beteiligt sind auch die Lehrkräfte der staatlichen Berufsschule, die sich auf dem Gelände des bbw befindet. Sie unterrichtet die Teilnehmer exklusiv in kleinen Klassen. 3

Neben dem Praxiseinsatz im jeweiligen Ausbildungsberuf, besuchen die Jugendlichen auch die Staatliche Berufsschule und werden in kleinen Klassen unterrichtet. Erfolg durch intensive Betreuung 60% der betreuten Jugendlichen werden durch das bbw im ersten Jahr nach Abschluss der Ausbildung an reguläre Arbeitsplätze vermittelt ein großer Erfolg! Der Grund liegt vor allem in der intensiven Betreuung des einzelnen Teilnehmers. Wir versuchen, auch über Praktika Arbeitsplätze zu akquirieren. Der Ausbilder unterstützt seinen Schützling dabei und begleitet ihn in das Unternehmen oder den Praktikumsbetrieb, erklärt Margret Peise-Ditze, Leiterin des Leistungsbereichs Personal, Organisation und IT. Durch kleine Gruppengrößen gewährleistet das bbw eine gewissenhafte Betreuung. Die Stärken und Schwächen eines jeden Jugendlichen können ausgiebig eruiert und individuell behandelt werden. Dieses arbeitsintensive System setzt voraus, dass Lehrer, Ausbilder und Pädagogen über ein hohes Maß an Flexibilität verfügen. In sogenannten Lerngruppenteams mit Ausbildern, Lehrern und Sozialpädagogen wird ein individualisiertes Lernen stark gefördert. Jeder Jugendliche wird als Individuum gesehen, niemand über einen Kamm geschert. Das macht die Betreuung für alle anspruchsvoller. Wir schaffen dem einzelnen Teilnehmer eine Lernumgebung, in der er zwar mehr Eigenverantwortung übernehmen muss, am Ende das positive Ergebnis aber ausschlaggebend ist, erklärt Peise-Ditze. 4

Einsatz im Internat Die Betreuungsintensität wird zusätzlich durch das neu gebaute Internat weiter verdichtet. Hier setzen wir nun auf die Personaleinsatzplanung von P&I, so Peise-Ditze. Das erhöhte Aufkommen von Zuschlägen, Bereitschaftsdiensten oder Nachtschichten lässt sich manuell nicht mehr oder nur sehr umständlich realisieren. Zur korrekten Abbildung aller Arbeitszeit-Varianten wurde der Dienstplan angepasst und die verschiedenen Zuschläge im System ergänzt. Zukünftig wird das Hamburger Berufsbildungswerk den Jugendlichen im Internat eine 24-Stunden-Betreuung bieten, da viele von ihnen erstmals von zu Hause fort sind. Das Ziel besteht in erster Linie darin, den jungen Menschen zu mehr Selbstständigkeit zu verhelfen. Für dieses ehrgeizige Vorhaben werden die einzelnen Schichten des Internatspersonals durch den Internatsleiter mit der Personaleinsatzplanung gesteuert und gezielt eingesetzt. Mit Flexibilität gepunktet Mit der P&I LOGA Zeitwirtschaft ist das bbw in der Lage, auf veränderte Lebensarbeitszeiten oder die speziellen Gegebenheiten des öffentlichen Dienstes einzugehen. Wir haben die unterschiedlichsten Zeitmodelle hinterlegt, sodass beispielsweise bei einer gewünschten Altersteilzeit verschiedene Modelle wie Block- oder Teilzeitmodell möglich sind. Auch Besonderheiten wie ein Arbeitsbeginn der Mensa-Mitarbeiter um 6 Uhr oder flexible Pausenzeiten wurden ins System integriert, erklärt die Leistungsbereichsleiterin. Durch Richtlinien des öffentlichen Dienstes haben Mitarbeiter pro Entgeltgruppe und pro Altersklasse unterschiedliche Sollarbeitszeiten, sodass im System die verschiedenen Zeittypen parallel existieren. Erreicht z. B. ein Mitarbeiter das 50. Lebensjahr, muss er eine halbe Stunde weniger arbeiten. Über Auswertungen mit dem Auswertungsgenerator filtern wir diese Fälle heraus und passen das jeweilige Zeitmodell dementsprechend an. Vorteile sprechen für sich Das Berufsbildungswerk hat sich vor allem aus einem Grund für die Zeitwirtschaft von P&I entschieden. Die Organisation hat bereits seit einigen Jahren P&I LOGA im Einsatz und verfolgt mit dem integrativen Einsatz der Software ein Ziel: Arbeitserleichterung. Diese zeigt sich zum einen darin, dass heute nicht mehr alle Anträge wie beispielsweise ein Urlaubsantrag manuell erstellt und bearbeitet werden müssen. Heute sind alle Daten unserer Mitarbeiter und der Jugendlichen in einem Sys - tem vorhanden. Stammdaten müssen nur einmalig erfasst werden und die nahtlose Verbindung zwischen den einzelnen Modulen verschafft uns eine Menge Zeit- und Arbeitsersparnis, so Peise-Ditze. Die P&I-Software ist die am besten akzeptierte Software in unserem Haus, da die Mitarbeiter des bbw heute ihre Zeitdaten selbst online einsehen und nachvollziehen können. Auch sind persönliche Dokumente, wie beispielsweise die Gehaltsabrechnung oder die ELSTER-Bescheinigung in der elektronischen Personalakte abgelegt und können vom Mitarbeiter bei Bedarf 5

ausgedruckt werden. Früher war die Personalabteilung damit beschäftigt, viele Fragen der Mitarbeiter bezüglich einzelner Zeitdaten oder fehlender Urlaubsgenehmigung zu beantworten. Zutritt gewährt Im Einsatz sind seit 2007 zudem Zeitwirtschaftsterminals aus der P&I-Manufaktur. Die Terminals an den Eingängen des Haupt- und Nebengebäudes dienen vor allem an den Wochenenden und in den Ferienzeiten der Zutrittskontrolle. Auch das Internat wird mit einem Terminal ausgestattet werden. Dadurch ist für die Mitarbeiter des Internats eine Anbindung an die Zeiterfassung gewährleistet. Wir tragen die Verantwortung für die Heranwachsenden während ihres Aufenthaltes in unserem Internat. Daher sind sie auch mit einem Zutritts-Transponder ausgestattet. Individuell im System hinterlegte Zeitprofile erlauben es den Jugendlichen ihrem Alter entsprechend zu unterschiedlichen Zeiten abends das Haus zu betreten. Dadurch erhalten wir auch einen Überblick, wer sich an die vorgegebenen Regeln hält, erklärt Peise-Ditze. Webportal als Dreh- und Angelpunkt Das Herzstück unseres Personalmanagements bildet das webbasierte Mitarbeiter- und Führungskräfteportal P&I HCM, freut sich Peise-Ditze, die das Portal vor einigen Jahren eingeführt hat. Die Vorteile des Portals sprechen für sich, unsere Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit den Möglichkeiten, die sich hier bieten und machen eigenständig Werbung. Besonders das Antragswesen findet positiven Zuspruch. Hierbei können beispielsweise Dienstgänge, Fortbildungen oder ein Vorschuss auf eine Dienstreise beantragt werden auch mit Anlagen. Für Anträge aller Art wurden verschiedene Workflows hinterlegt, sodass es gerade für die Personalabteilung eine ungeheure Arbeitserleichterung darstellt. Zurzeit wird ein Intranet aufgebaut, in welches das Webportal mit eingebunden werden soll. 6

Die Vielfalt der Ausbildungsberufe reicht vom Metallbearbeiter und der Fachkraft für Gastgewerbe über Friseurin und Tischler bis hin zum Fachlagerist oder Gebäudereiniger. Ergänzt wird es u. a. mit der internen Telefonliste, dem Speiseplan, wichtigen Links, den umfangreichen Dokumenten des Qualitätsmanagementsystems und vielem mehr. Durch das Webportal sind bei uns zeitliche Kapazitäten freigeworden. Das erlaubt uns, verschiedene Auswertungen über den Auswertungsgenerator zu starten und Szenarien durchzuspielen. Wir haben den Freiraum, um verschiedene Dinge auszutesten, so die Personalleiterin. welche Mitarbeiter eine Unterstützung benötigen. Maßnahmen sind beispielsweise ein Stehtisch oder Rückenschule bei Rü - ckenbeschwerden. Mit Maßnahmen dieser Art schafft die Organisation beste Vo - raussetzungen für motivierte Mitarbeiter. Am Ende profitieren die Jugendlichen von den optimalen Abläufen im Berufsbildungswerk Hamburg. Stark für die Zukunft Das Berufsbildungswerk Hamburg kümmert sich nicht nur um die Zukunft seiner Teilnehmer der Ausbildungsprogramme, sondern auch um die eigenen Mitarbeiter. Mit der Einführung von P&I LOGA BEM (Betriebliches Eingliederungsmanagement) kann die Organisation nun künftig professionell EDVmäßig die Wiedereingliederungsmaßnahmen von kranken Mitarbeitern steuern. Über Auswertungen lässt sich prüfen, 7