Verfahrensweise bei Aussonderungen, vorläufigen und endgültigen Vermisst- Meldungen, sowie Verlustmeldungen von Zeitschriften innerhalb der ThULB (Stand: 29.12.2006) Aussonderungen finden statt, wenn damit dublette Bestände vermieden werden können und möglichst nur ein Exemplar aufgehoben bzw. magaziniert wird. Aussonderungen sind vom aussondernden Standort mit Antrag [Laufzettel] zu beantragen und vom für den jeweiligen Bestand verantwortlichen Fachreferent zu genehmigen. Bei dubletten Beständen sollte stets der Erhalt des Exemplars im bestmöglichen Zustand gewährleistet werden. Bearbeitungsweg Aussonderungen 1. Aussondernder Standort Magazinbestände: Prüfungen in der Ausleihe (Prüfzettelbearbeitung) Bestand lt. Katalogen (CBS, Zettelkataloge, Bandkatalog) auf offene Entleihungen (im OUS: alte und neue Bandsätze; konventionelle Ausleihen, Dauerleih- OPAC). Vor der Aussonderung müssen alle Ausleihvorgänge abgeschlossen sein Sofern es alte Bandsätze im OUS (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile) und / oder neue Zeitschrifteneinzelbandsätze (aufzurufen mit dem fam-befehl) für das auszusondernde Exemplar gibt, muss dies auf dem Laufzettel gekennzeichnet werden, für die nachfolgende Bearbeitung durch die Clearingstelle Prüfungen im Magazin: vorhandene Signaturen / Exemplare, physischer Zustand, Vollständigkeit Freihandbestände: Den Mitarbeitern des aussondernden Standorts obliegt die inhaltliche Prüfung (Kataloge, vorhandene Signaturen, offene Entleihungen, physischer Zustand, Vollständigkeit). Nach dem Prüfvorgang ist der Antrag [Laufzettel] und ein Titelausdruck aus CBS/LBS an die Zeitschriftenstelle weiterzuleiten. Prüfungen in der Ausleihe: hier nur, wenn es sich um ehemalige Magazinbestände handelt (Schritte wie bei Magazin) 2. Zeitschriftenstelle Ist der Antrag [Laufzettel] durch den Fachreferent bestätigt worden, wird dieser an die Zeitschriftenstelle geleitet. Die Bestandsänderung an der Zeitschriftenhauptaufnahme wird durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle im CBS und ggf. ACQ bearbeitet (Beispiel A1, 2, 3). Die Statistik (Abgang) für alle Bestände einschließlich Teilbibliotheken wird in einer Excel-Datei geführt.
Beispiel A1 (Aussonderung des gesamten Bestandes) PPN 319982831 vor Aussonderung 7002 25-01-01 : b 7100!Mag!4 Z 3853 @ s 7120 /v1/2000/v2/e2001 7121 1.2000,10-2.2001 7901 15-01-02; 5690/0000 7800 424129167 nach Aussonderung 4802 Ausgesondert am :<Datum> 7002 25-01-01 : d 4802 Ausgesondert am: 15.01.2002 7100!Mag!4 Z 3853 @ g 7120 /v1/2000/v2/e2001 7121 1.2000,10-2.2001 7901 15-01-02; 5690/0000 7800 424129167 Beispiel A2 (Aussonderung mit teilweiser Umsetzung) PPN 131185608 vor Aussonderung 7002 17-05-98 : bi041 7100!J 41! @ s 7120 /v24/b1993/v28/e1997 7121 24.1993-28.1997 7901 16-12-03; 1153/0027 8596 3327521x/01 7800 195768280 nach Aussonderung 4802 Ausgesondert und teilweise umgesetzt am: <Datum> 7002 17-05-98 : d 4802 Ausgesondert und teilweise umgesetzt am: 16.12.2003 7100!J 41! @ g 7120 /v24/b1993/v28/e1997 7121 24.1993-28.1997 7901 16-12-03; 1153/0027 8596 3327521x/01 7800 195768280 Beispiel A3 (teilweise Aussonderung) PPN 12947164X vor Aussonderung 7002 27-01-00 : b 7100!Mag!4 Siles.23 @ s 7120 /v1/b1859/v7/e1899; /sn.f./v1/b1900/v7/e1919 7121 1.1859-7.1899; N.F. 1.1900-7.1919; 10.1933 7800 376591706 nach Aussonderung 4802 Ausgesondert am <Datum>: Jg.Jahr,Heft 7120,7121 Bestandsangaben werden angepasst 7002 27-01-00 : b 4802 Ausgesondert am 06.03.2006: N.F. 1.1900-7.1919; 10.1933 7100!Mag!4 Siles.23 @ s 7120 /v1/b1859/v7/e1899 7121 1.1859-7.1899 7800 376591706
3. Bearbeitung in der Clearingstelle Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme auf vorhandene alte Bandsätze (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile). Wenn keine Entleihungen offen sind, können diese alten Bandsätze im OUS gelöscht werden (sichtbar in der OUS-Präsentation: Ausleihstadium muss Null sein). Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme über den fam-befehl auf Einzelbandsätze und erneute Prüfung auf Entleihungen (sichtbar in der OUS-Präsentation: Ausleihstadium muss Null sein). Wenn im OUS keine Entleihungen offen sind: Suchen der vorhandenen Einzelbandsätze im CBS über den fam-befehl und Löschen des auszusondernden Einzelbandes bzw. Exemplars. Es ist immer die Exemplarzugehörigkeit (Standort, Signatur) zu beachten. 4. Bearbeitung an konventionellen Katalogen für Bände vor 1950 Weiterleiten des Antrags [Laufzettels] an den Leiter Zentrale Information, ABE-Stelle und Magazin/Beutenberg zwecks Änderung in den entsprechenden Katalogen/Verzeichnissen : Bandkatalog, Ergänzungskatalog, R3 (Neubau, Ebene 0) StoK (Beutenberg) R1 (ABE-Stelle) 5. Bearbeitung am aussondernden Standort Nach erfolgter Bearbeitung in Zeitschriftenstelle, Ausleihe und ggf. Zentrale Information erfolgt die Aushebung am Standort. An den Bänden befindliche Barcodes sind zu entfernen. Nun können alle Bände ausgesondert gestempelt und Signaturen gestrichen werden. Danach erfolgt die Entsorgung von Bänden und Antrag [Laufzettel].
Bearbeitungsweg Vermisst- und Verlust-Meldungen Vor jeder Vermisst- oder Verlust-Meldung ist sicher zu stellen, dass keine Ausleihnachweise (elektronisch oder konventionell) existieren. Vorläufige Vermisst-Meldung bei aktueller Nichtauffindbarkeit eines Bandes infolge Nutzerbestellung bzw. Nutzeranfrage. Hier wird durch die Zeitschriftenstelle der Vermisst-Eintrag im CBS vorgenommen und bei Magazinbeständen am Standort eine Fahne gestellt. Abschließende Vermisst-Meldung nach wiederholter Prüfung (am Standort und auf offene Entleihungen). Zusätzlich wird für Magazin-Bestände bis 1950 der Nachtrag in den konventionellen Katalogen vorgenommen Verlust-Meldung - bei nachweislich verloren gegangenem Bestand. 1. Meldender Standort / Dienststelle Magazinbestände: vorläufige und abschließende Vermisstmeldungen und Verlustmeldungen werden durch die Ausleihe ausgelöst infolge Nutzerbestellungen / Prüfzettelbearbeitung. Die Ausleihe: fertigt die Fahne für das Magazin aus nimmt die Vermisst-/ Verlust-Eintragungen in vorhandenen Einzelbandsätzen im CBS vor (Beispiel B1, B2) gibt den Laufzettel (mit angeheftetem Prüfzettel) an die Zeitschriftenstelle zum Eintrag in der Zeitschriftenhauptaufnahme. Bei einer vorläufigen Meldung geht der Laufzettel nach Bearbeitung im CBS an die Ausleihe zurück. löscht nach Wiederauffinden im Magazin vorläufige und abschließende Vermisstmeldungen in vorhandenen Einzelbandsätzen im CBS anhand von gezogenen Fahnen. Diese werden an die Zeitschriftenstelle zur Änderung in der Zeitschriftenhauptaufnahme mit entsprechendem Vermerk (wieder am Ort: Datum, Unterschrift) weitergeleitet. Freihandbestände: nach Prüfungen gemäß Laufzettel Weitergabe an die Zeitschriftenstelle zum Eintrag in der Zeitschriftenhauptaufnahme nach Wiederauffinden im Freihandbestand Meldung per Titelausdruck an Zeitschriftenstelle
Beispiel B1 (Vermissteintrag Zeitschrifteneinzelband) PPN 374415293 1100 2002 2000 3-7954-1500-4 4180 #2000000900#!130249211! ; 9.2000 7001 28-11-03 : z 7100!Mag!8 Z 5805 :2000 @ b 7901 27-04-06; 7697/0027 8200 027$013096532 7800 624556964 4802 Vermisst <Datum> 1100 2002 2000 3-7954-1500-4 4180 #2000000900#!130249211! ; 9.2000 7001 28-11-03 : z 4802 Vermisst 27.04.2006 7100!Mag!8 Z 5805 :2000 @ z 7901 27-04-06; 7697/0027 8200 027$013096532 7800 624556964 Beispiel B2 (Verlusteintrag Zeitschrifteneinzelband) PPN 363160361 vor Bearbeitung 1100 2001 2000 3-7954-1384-2 4060 213 S 4061 Ill 4180 #1999000800#!130249211! ; 8.1999 7001 08-01-04 : z 7100!Mag!8 Z 5805 :1999 @ b 7901 08-01-04; 7627/0027 8200 027$013093290 7800 629569231 4802 Verlust <Datum> Anpassen von Selektionscode und Ausleihindikator 1100 2001 2000 3-7954-1384-2 4060 213 S 4061 Ill 4180 #1999000800#!130249211! ; 8.1999 7001 08-01-04 : d 4802 Verlust 27.04.2006 7100!Mag!8 Z 5805 :1999 @ g 7901 08-01-04; 7627/0027 8200 027$013093290 7800 629569231 2. Zeitschriftenstelle Vermisst-Meldungen Durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle wird im Kommentar (Kat. 4802) der Zeitschriftenhauptaufnahme im CBS der Vermisst-Eintrag vorgenommen (Beispiel B3). Bei Wiederauffinden werden die Vermisst-Einträge in 4802 wieder gelöscht.
Beispiel B3 (vorläufige und endgültige Vermisstmeldungen in der Zeitschriftenhauptaufnahme, nach Prüfung am Standort, ggf. TB, Zeitschriftenablage, Ausleih-Datei SLS, ACQ) 7001 03-06-96 : b 7100!Mag!8 Z 5805 @ s 7120 /b1992-7121 1992(1993) - 7901 28-04-06; 5690/0027 8596 29402700/01 7800 145661229 4801 Vermisst: Jg.Jahr,Heft 4802 Vermisst am <Datum>: Jg.Jahr,Heft 7001 03-06-96 : b 4801 Vermisst: 2000(2002) 4802 Vermisst am 27.04.2006: 2000(2002) 7100!Mag!8 Z 5805 @ s 7120 /b1992-7121 1992(1993) - 7901 28-04-06; 5690/0027 8596 29402700/01 7800 145661229 Verlust-Meldungen Durch die Mitarbeiter der Zeitschriftenstelle wird im Kommentar (Kat. 4802) der Zeitschriftenhauptaufnahme im CBS der Verlust-Eintrag vorgenommen. Die Bestandsangaben werden entsprechend angepasst (Beispiel B4 und B5). Die Statistik (Abgang) für alle Bestände einschließlich Teilbibliotheken wird in einer Excel-Datei geführt. Beispiel B4 (Verlust von Teilbeständen, in der Zeitschriftenhauptaufnahme) PPN 183931599 7001 24-01-98 : b 7100!Mag!4 Z 3177 @ s 7120 /v21/b1995/v23/e1997 7121 21.1995-23.1997,3 7901 21-07-04; 5690/0027 8596 31870004/01 7800 153404531 4802 Verlust am <Datum>: Jg.Jahr,Heft 7120,7121 Bestandsangaben werden angepasst 7001 24-01-98 : b 4802 Verlust am 21.07.2004: 23.1997,1-3 7100!Mag!4 Z 3177 @ s 7120 /v21/b1995/v22/e1996 7121 21.1995-22.1996 7901 21-07-04; 5690/0027 8596 31870004/01 7800 153404531
Beispiel B5 (Verlust des Gesamtbestandes, in der Zeitschriftenhauptaufnahme) PPN 12946547X 7001 06-07-00 : b 7100!Mag!4 Cam.VII,42/15 @ s 7120 /v1/b1912/13/v33/e1945 7121 N.F. 1=10.1912/13,Okt. - 33=42.1945,4 7901 22-09-03; 1153/0027 7800 395624509 4802 Verlust am <Datum> 7001 06-07-00 : d 4802 Verlust am 22.09.2003 7100!Mag!4 Cam.VII,42/15 @ g 7120 /v1/b1912/13/v33/e1945 7121 N.F. 1=10.1912/13,Okt. - 33=42.1945,4 7901 22-09-03; 1153/0027 7800 395624509 3. Bearbeitung in der Clearingstelle Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme auf vorhandene alte Bandsätze (sichtbar in der OUS-Präsentation als Bandzeile) Wenn keine Entleihungen offen sind, können diese alten Bandsätze im OUS gelöscht werden. Prüfung im OUS an der Zeitschriftenhauptaufnahme über den fam-befehl auf Einzelbandsätze Suchen des betreffenden Einzelbandes im CBS über den fam-befehl und Eintrag gemäß Beispiel B2 Es ist immer die Exemplarzugehörigkeit (Standort, Signatur) zu beachten. 4. Bearbeitung an konventionellen Katalogen für Bände vor 1950 (entfällt für vorläufig vermisst) Weiterleiten des Laufzettels an den Leiter Zentrale Information, Magazin/Beutenberg und ABE-Stelle zwecks Vermerk in den entsprechenden Katalogen/Verzeichnissen : - Bandkatalog, Ergänzungskatalog, R3 (Neubau, Ebene 0) - StoK (Beutenberg) - R1 (ABE-Stelle) 5. Fachreferenten Abschließend werden Verlust-Laufzettel an den entsprechenden Fachreferenten zur Information weitergeleitet. Mit der Veröffentlichung dieser Internen Mitteilung tritt die Interne Mitteilung vom 01.02.2002 außer Kraft. gez.: Vogler Leiter Erwerbung / Erschließung Kuhles Leiter Benutzung