Serviceseite der Reisekostenstelle

Serviceseite der Reisekostenstelle Diese Serviceseite dient zur speziellen Information der Beschäftigten und Lehrenden der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung NRW Vorbemerkungen Hiermit soll ein kompakter Überblick mit den wichtigsten Informationen hinsichtlich des Dienstreiseverkehrs und den damit verbundenen Reisekostenvergütungen gegeben werden. Dieser Überblick erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bei bestehendem Interesse können aber Auszüge aus dem Gesetzestext zur Verfügung gestellt werden. Auszug aus dem Reisekostenrecht 1. Allgemeine Hinweise 2. Begriffsbestimmungen: Dienstreise, Dienstgang, Fortbildung 3. Reisegenehmigung, Zuständigkeit, Antragsverfahren 4. Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel/ Mietwagen/ Privatfahrzeugen/ Flugzeugbenutzung 5. Ausschlussfrist 6. Tage- und Übernachtungsgeld 7. Nebenkosten 8. Abrechnungsverfahren bei Dienstreisen und Dienstgängen 9. Auslandsdienstreisen 1. Allgemeine Hinweise Maßgebend für alle dienstlichen Reisen ist das Landesreisekostengesetz (LRKG). Bei Anordnung/Genehmigung und Durchführung von Dienstreisen ist der Grundsatz der Sparsamkeit besonders zu beachten. Reisen dürfen nur angeordnet bzw. genehmigt werden, wenn sie dienstlich notwendig sind und der damit angestrebte Zweck nicht auf andere Weise mit geringerem Kostenaufwand z. B. durch Schriftwechsel, Ferngespräch usw. erzielt werden kann. Die an einer dienstlichen Reise teilnehmende Personenzahl muss sich in einem vertretbaren Rahmen bewegen. Grundsätzlich gilt das Erstattungsprinzip, d. h. der Dienstreisende hat Kosten, die ihm im Zusammenhang einer Dienstreise entstehen, vorab selbst zu bezahlen. Die entstandenen Kosten werden ihm dann nach Maßgabe des LRKG vergütet. Um eine zügige Bearbeitung gewährleisten zu können, ist dafür Sorge zu tragen, dass die Belege so der Reisekostenrechnung beizufügen sind, dass ein Verlust auf dem Postweg ausgeschlossen ist. Außerdem sind zur Vermeidung unnötiger Rückfragen die Abrechnungen sorgfältig und vollständig auszufüllen. (Der obere Teil des Antrags besteht ausschließlich aus Pflichtfeldern. Adresse, Email, Telefon, Grund der Dienstreise etc.) Ebenso ist die Dienstreisegenehmigung beizufügen. (Lehrbeauftragte legen bitte die Stundenabrechnung bei.) Für Rückfragen steht Ihnen das Dezernat 21 (Frau Reidemeister 0209-1659508) zur Verfügung. 1

2. Begriffsbestimmungen: Dienstreise, Dienstgang und Fortbildungsreise Dienstreise: Dienstreisen (In- und Ausland) sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes. Voraussetzung für eine Reisekostenvergütung ist die schriftliche Anordnung oder Genehmigung der Reise. Reisekostenvergütung wird nach dem LRKG gewährt. Dienstgang: Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Dienstgeschäften am Dienst- oder Wohnort außerhalb der Dienststätte. Voraussetzung für eine Reisekostenvergütung ist die Anordnung durch den unmittelbaren Vorgesetzten (keine Dienstreisegenehmigung). Reisekostenvergütung wird nach dem LRKG gewährt, es sei denn, der Mittelgeber hat etwas anderes vorgeschrieben. Fortbildungsreise: Hier handelt es sich um Reisen, die im dienstlichen Interesse liegen. Diese Reisen bedürfen einer Abordnung. Die Reisekostenvergütung wird nach der Trennungsentschädigungsverordnung (TEVO) gewährt, sofern die Reise länger als fünf Tage dauert. 3. Reisegenehmigung, Zuständigkeit, Antragsverfahren Dienstreisen und Dienstgänge dürfen nur dann angetreten werden, wenn sie vorher genehmigt worden sind. Werden Dienstreisen ohne Genehmigung angetreten, kann dies zum Verlust des Unfallversicherungsschutzes führen. Die Reiseanträge sollten spätestens eine Woche vor Antritt der Reise vorliegen. Die entsprechenden Anträge können Sie über unsere Homepage/Dezernat 21 erhalten. 4. Benutzung von regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln/ Privatfahrzeugen/ Flugzeugbenutzung Wenn die Entfernung zwischen Wohnung und Dienststelle mehr als 30 km beträgt, ist für die Abrechnung der Dienstreise immer die Dienststelle der Bezugspunkt für die Dienstreise, es sei denn, dass die Abrechnung von dem Wohnort kostengünstiger ist. Regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel: Bei Reisen mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln werden die notwendigen Kosten der niedrigsten Klasse erstattet. Die Kosten einer BahnCard sind erstattungsfähig, sofern durch weitere zu erwartende Reisen die Anschaffung gerechtfertigt ist. Dies ist bei der Abrechnung zu begründen. Die Anschaffung der BahnCard rentiert sich bei einem jährlichen Fahrpreis bei der BahnCard 25 in Höhe von 59,00 Euro und bei der BahnCard 50 in Höhe von 240,00 Euro. Die Versicherung der BahnCard ist nicht erstattungsfähig. Durch frühzeitige Buchungsmöglichkeit können Sparpreise in Anspruch genommen werden, die zur Kosteneinsparung genutzt werden sollten. In den 2

Fällen, in denen keine Einsparung genutzt wurde, kann die Fahrtkostenerstattung ggf. gekürzt werden. Ferner weisen wir auf die Möglichkeiten von RailPlus hin: BahnCard-Inhaber sparen auch bei Reisen ins Ausland. Zusätzlich zu der BahnCard-Ermäßigung auf der DB-Strecke erhalten BahnCard-Inhaber bei Reisen in 29 europäische Länder 25% Ermäßigung auf den gewöhnlichen Fahrpreis der Auslandsstrecke für nur EUR 15,-- Aufpreis jährlich. Wird die Dienstreise aus triftigen Gründen mit einem Flugzeug durchgeführt, werden die Kosten der niedrigsten buchbaren Klasse ersetzt ( 5 Abs. 1 LRKG). Durch die Vorlage einer Bescheinigung des Reisebüros ist nachzuweisen, dass in den Fällen, in denen die niedrigste Klasse nicht buchbar ist, die nächsthöhere Klasse gebucht werden muss. Bei Flugreisen in außereuropäische Länder sowie in den asiatischen Teil der Russischen Föderation können die Kosten für das Benutzen der Business oder einer vergleichbaren Klasse nur erstattet werden, wenn dies aus dienstlichen oder zwingenden persönlichen Gründen erforderlich ist und die mit der Reisedauer verbundenen Beeinträchtigungen nicht durch eine zusätzliche Übernachtung am Zielort ausgeglichen werden können. Die Kosten der nächsthöheren Klasse werden erstattet, wenn diese aus triftigen Gründen benutzt werden musste ( 5 Abs. 2 LRKG). Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung: Stehen regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht zur Verfügung oder liegen andere triftige Gründe für die Benutzung eines Kraftfahrzeuges vor, kann an Stelle des Einsatzes von Dienst- und Mietwagen auch die Benutzung eines privaten Kraftfahrzeuges genehmigt werden. Hierfür wird eine Wegstreckenentschädigung von 0,30 Euro/km gewährt. Für Strecken, die nicht aus triftigen Gründen mit einem privaten Kfz zurückgelegt werden, beträgt die pauschalierte Wegstreckenentschädigung für die ersten 50 km 0,30 Euro, ab dem 51. km 0,20 Euro, höchstens jedoch 100,00 Euro je Dienstreise. (Dienstreise= Hin- und Rückweg) Die Entschädigung erhöht sich bei der Mitnahme von Dienstreisenden (bitte namentlich angeben) um 0,02 Euro/Person bzw. mitgenommenem sperrigen Dienstgut oder Dienstgut mit mehr als 40 kg Gewicht um 0,02 Euro/km. Bei Mitnahme von mehr als der Hälfte der Strecke, steht große Wegstreckenentschädigung zu. Schadenersatz bei Benutzung des Privat-PKWs: Ersatz von Sachschäden am privaten PKW kann max. in Höhe von 300,00 gewährt werden, jedoch nur dann, wenn der Schaden unverschuldet oder leichte Fahrlässigkeit entstanden ist und vor Antritt der Reise triftige Gründe für die Benutzung des PKW anerkannt worden sind. Durch einen Unfall entstandene Prämienerhöhung sowie Wertminderung am Fahrzeug sind nicht erstattungsfähig. Für eine höhere Schadensabdeckung hat das Land NRW einen Rahmenvertrag mit der Westfälischen Provinzial-Feuersozietät, Provinzial-Allee 1, 48159 Münster, abgeschlossen. Die Beiträge sind gestaffelt nach den jährlichen dienstlichen Fahrleistungen. Es wird daher empfohlen, Dienstreisen grundsätzlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit einem Mietwagen durchzuführen. 3

5. Ausschlussfrist/Hinweis zur Ausschlussfrist Reisekostenrechnungen aller Art müssen innerhalb einer Ausschlussfrist von 6 Monaten der Reisekostenstelle vorliegen. Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise. 6. Tage- und Übernachtungsgeld Das Tage- und Übernachtungsgeld für Reisen innerhalb Deutschlands entnehmen Sie bitte nachfolgender Übersicht: Tagegeld: 1. bei einer Abwesenheit von 24 Std. am Kalendertag = 24,00 Euro 2. bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Std., aber mindestens 14 Std. am Kalendertag = 12,00 Euro 3. bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Std., aber mindestens 8 Std. am Kalendertag= 6,00 Euro Für Fortbildungsreisen sowie bei Reisen zu einem Dienstort mit Kantine wird ein anderes Tagegeld gezahlt. (Aufwandsentschädigung) In Fällen, in denen Frühstück, Mittag- und Abendessen unentgeltlich bereitgestellt werden, wird kein Tagegeld gezahlt. Hotelrechnungen, die Frühstücksanteile enthalten, müssen auf die FHÖV NRW ausgestellt sein, da sonst der Frühstücksanteil aus dem Tagegeld zu bestreiten ist. Übernachtungsgeld: Bei einer notwendigen Übernachtung wird eine Pauschale von 20,00 Euro gewährt. Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher, werden Sie erstattet, soweit sie unvermeidbar waren (z. Zt. in Großstädten bis zu 80,00 Euro, in Kleinstädten bis zu 50,00 Euro). Liegen die Übernachtungskosten über den Höchstgrenzen, ist eine Begründung erforderlich. Das Auslandstagegeld wird wie das Inlandstagegeld nach der Dauer der Abwesenheit gestaffelt. Sofern Verpflegung unentgeltlich gestellt wurde, ist dies gesondert anzugeben (Frühstück, Halb- oder Vollpension). Bei Dienstreisen über mehrere Tage ist anzugeben, mit welcher Mahlzeit die gestellte Verpflegung begann und endete. 4

7. Nebenkosten Nebenkostenerstattung Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht nach den 5 bis 8 zu erstatten sind, werden bei Nachweis als Nebenkosten ersetzt. Nebenkosten sind u. a. notwendige Auslagen für - Beförderung des persönlichen und dienstlichen Gepäcks, - Zimmerreservierungen, - Gepäckträger, Gepäckaufbewahrung, Gepäckversicherung, - Eintrittsgeld zum Besuch von Ausstellungen und Teilnehmerkarten zu Tagungen oder Versammlungen, wenn der Besuch oder die Teilnahme dienstlich angeordnet wird. - Post-, Internet-, Telefax- und Fernsprechgebühren, die aus Anlass des Dienstgeschäftes entstanden sind. - Parkgebühren, die bei der Benutzung von Dienstkraftfahrzeugen und von privaten Kraftfahrzeugen entstehen, wenn für die Benutzung des privateigenen Kraftfahrzeugs triftige Gründe anerkannt wurden, - Impfkosten bei Auslandsdienstreisen (s. Auslandsaufenthalt). Die Nebenkosten sind durch die Vorlage von Originalbelegen nachzuweisen. Keine Nebenkosten sind u. a. Auslagen für - Unterkunftsverzeichnisse, Stadtpläne, Landkarten, - den Abschluss einer besonderen Unfallversicherung (auch Flugunfallversicherung) oder Krankenversicherung, - Parkgebühren, die bei Benutzung von Kraftfahrzeugen entstehen, wenn keine triftigen Gründe anerkannt wurden, - Bankspesen, die z. B. durch den An- und Verkauf ausländischer Reisezahlungsmittel entstehen, - den Abschluss einer Reiserücktrittsversicherung. Taxikosten bedürfen einer Einzelfallprüfung. Keine Gründe für die Benutzung sind z. B.: 1. Ortsunkenntnis 2. das Hotel kann nicht direkt erreicht werden (ein kurzer Fußweg ist zumutbar!) Bei Taxifahrten im Ausland sind die Besonderheiten des Gastlandes zu berücksichtigen. Die triftigen Gründe müssen aber auch hier in der Reisekostenrechnung dargelegt werden. 5

8. Abrechnungsverfahren bei Dienstreisen und Dienstgängen Aufwendungen für Reisen sind über die Reisekostenstelle abzurechnen. Der Vordruck "Reisekostenrechnung" ist in der Reisekostenstelle erhältlich bzw. kann unter "Vordrucke" ausgedruckt werden. Die Angaben in der Reisekostenabrechnung müssen vollständig und zweifelsfrei sein und der Richtigkeit entsprechen. Beim Ausfüllen des Vordrucks ist insbesondere auf folgendes zu achten: Der Zweck der Reise muss sofern dieser sich nicht aus dem Antrag ergibt ausführlich erläutert sein. Ebenso sind Abweichungen vom Dienstreiseantrag zu begründen. Sämtliche Beträge, deren Erstattung beantragt wird, sind in den Vordruck einzutragen. Auslagen für die Benutzung von nicht regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln (z. B. Taxi, Mietwagen) sind zudem zu begründen, eine Erstattung erfolgt nur bei Vorliegen eines triftigen Grundes. 9. Auslandsdienstreise Bei Auslandsdienstreisen ist das Land anzugeben, das am Tag des Grenzübergangs vor Mitternacht zuletzt erreicht wurde. Bei der Rückreise ist der ausländische Grenzort an der deutschen Grenze anzugeben und der Zeitpunkt des Grenzübergangs. Bei Flugreisen ist der ausländische Abflughafen sowie der Zeitpunkt der ersten Landung im Inland anzugeben. Der Verlauf der Reise beim Besuch verschiedener Orte/Länder ist anzugeben. In der Auslandsreisekostenverordnung sind Pauschbeträge für jedes Land gem. der Länderliste festgelegt. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung des Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgeldes. Das Auslandsübernachtungsgeld beträgt einheitlich 30 Euro ohne Nachweis je Voll-, Halbpension, Übernachtung. Höhere Kosten können im Rahmen der festgesetzten Höchstgrenzen nur erstattet werden, wenn entsprechende (Original-)Nachweise vorgelegt werden. 6