Die Kasse im Focus der Betriebsprüfung 11. Dezember 2013 Gasthaus Schlappinger Hof Mandantenveranstaltung der ECOVIS BLB Steuerberatungsgesellschaft mbh Kanzlei Landau/Isar Steuerberatung Wirtschaftsprüfung Rechtsberatung Unternehmensberatung www.ecovis.com 0
Agenda 1 2 Ordnungsgemäße Kassenbuchführung Wie kann ich die Anforderungen des Finanzamtes umsetzen? www.ecovis.com 1
Einleitung Kassenbuchführung im Fokus bei Betriebsprüfungen Insbesondere, wenn Kasse den Mittelpunkt der geschäftlichen Bestätigung und deren Abwicklung bildet: Hofladen, Gastronomie, Barauszahlung Löhne Bargeldintensive Betriebe werden von der Finanzverwaltung als besonders risikobehaftet eingestuft Der Betriebsprüfer stellt sich folgende Fragen: Kann es sein, dass der Steuerpflichtige zu wenig Umsatz aufgezeichnet hat? Kann es sein, dass der Steuerpflichtige zu viel Barausgaben aufgezeichnet hat? Bei Bargeschäften sind wg. des latenten Risikos der Steuerverkürzung erhöhte Anforderungen an die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle zu erfüllen www.ecovis.com 2
Einleitung Stpfl. haben nach 158 AO Vertrauensvorschuss Buchführung und Aufzeichnungen sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden Praxis: Vermeidung formeller und materieller Fehler ansonsten: Schätzungsbefugnis der FinVerw - Wichtig! Allein formelle Fehler berechtigen nicht zur Schätzung, wenn nicht auch materielle Richtigkeit angezweifelt wird. www.ecovis.com 3
Einleitung typische formelle Fehler: Verletzung der Aufbewahrungspflichten Buchungen ohne Beleg nicht zeitgerechtes Festhalten von Kasseneinlagen und -entnahmen typische materielle Fehler: Verschleierung von Einnahmen kein Zählen des Tageskassenendbestandes Kassenfehlbeträge www.ecovis.com 4
Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Konkretisierung der allgemeinen Anforderungen Grundsatz der geordneten Verbuchung zeitgerecht und geordnet = tägliche lückenlose Kassenaufzeichnungen im Extremfall nach Uhrzeit! (Kassenfehlbetragsberechnung, vgl. Beispiel nächste Folie) Warum?: Möglichkeit der Durchführung eines Kassensturzes = keine rechnerische Führung der Kasse möglich gilt auch: Aufzeichnungspflichten nach 22 UStG, d. h. Trennung der Entgelte nach Steuersätzen (keine Schätzung möglich) www.ecovis.com 5
Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit Konkretisierung der allgemeinen Anforderungen noch: Grundsatz der geordneten Verbuchung Beispiel: a) Berechnung Tageseinnahmen b) Kassenfehlbetragsberechnung * Endbestand 1.000 Anfangsbestand 600 Anfangsbestand./. 600 Ausgaben Zwischensumme 400 a) Ware,/. 500 b) Sonstiges./. 250 Ausgaben Fehlbetrag vor Ladenöffnung./. 150 a) Ware + 500 b) Sonstiges + 250 Tageslosung 1.150 * Ausgaben lt. Beleg um 8:30 Uhr Ladenöffnung um 9:00 Uhr www.ecovis.com 6
Kassenbuch, Kassenbericht und Zählprotokoll Kassenbuch keine bestimmte Form vorgeschrieben geordnete Ablage von Kassenberichten ausreichend ( 146 Abs. 5 S. 1 AO) zwingende Angaben: Datum, Einnahmen, Ausgaben, Belegnummer, Buchungstext, USt, Bestand Achtung: Kassenbuch per EDV kann i. d. R. nachträglich geändert werden evtl. Anzweifelung der Ordnungsmäßigkeit durch FinVerw (vgl. BFH-Rspr. zum Fahrtenbuch per MS-Excel) Testat vom Hersteller in der Praxis kaum realisierbar Wenn Befreiung von Einzelaufzeichnungspflicht: Nachweis der Tageseinnahmen bei offener Ladenkasse = Kassenbericht bei Registrier- und PC-Kasse = Finanzbericht, Tagesendsummenbon (Z-Bon) www.ecovis.com 7
Kassenbuch, Kassenbericht und Zählprotokoll Kassenbericht bei offener Ladenkasse Grundvoraussetzung zum Nachweis der Tageseinnahmen Kassenbericht beginnt immer mit dem zuvor ausgezählten Tagesbestand bei chronologischer Sammlung inkl. Belege = Kassenbuchfunktion www.ecovis.com 8
Kassenbericht Kassenbericht vom.. ausgezählter Endbestand 867,63./. ausgezählter Vortagesbestand 678,36 + betriebliche Ausgaben Lohn Waren 450,00 187,00 637,00 + Einzahlungen auf Bank 500,00 + Privatentnahmen (Taschengeld Kind) 20,00 - Privateinlagen 200,00 Tageslosung/Tageseinnahme 1.146,27 www.ecovis.com 9
Kassenbericht z.b. Landwirtschaft Kassenbericht vom.. ausgezählter Endbestand 506,00./. ausgezählter Vortagesbestand 208,00 + betriebliche Ausgaben Lohn Ersatzteile 12.015,00 187,00 12.202,00./. Auszahlungen von Bank 15.000,00 + Privatentnahmen 2.500,00 Tageslosung 0,00 www.ecovis.com 10
Kassenbuch, Kassenbericht und Zählprotokoll Zählprotokoll weder von Gesetz oder FinVerw sowie Rspr. gefordert aber: Wie soll das tägliche Zählen glaubhaft gemacht werden? auch Centbeträge sind zu zählen! sollte unter Datumsangabe und Uhrzeit unterzeichnet werden Aufbewahrung zur Abwehrberatung www.ecovis.com 11
Zählprotokoll - Beispiel Einheit Stück Betrag Einheit Stück Betrag 20 EUR 20 ct 10 EUR 10 ct 5 EUR 5 ct 1 EUR 2 ct 50 ct 1 ct Smme I Summe II Gesamtsumme www.ecovis.com 12
Kassenarten Offene Ladenkasse manuelle Kassenführung ohne technische Unterstützung Geldkassette, Kellnerportemonaie, Tresenschublade Zählprotokoll Kassenbericht Kassenbuch alternativ chronologische Sammlung Kassenberichte www.ecovis.com 13
Kassenarten Registrierkasse elektronische Unterstützung der Kassenführung Kontrollfunktion bei Fremdpersonal i. d. R. Legitimierung über Schlüssel Berichtsarten der Registrierkasse = Angriffspunkt der FinVerw Finanzbericht (Z-Bon) muss täglich unter fortlaufender Nummer abgerufen und archiviert werden; auch bei versehentlichem Abruf (wg. fortlaufender Nr.) - bei Nichtbeachtung = schwerwiegender Mangel Warengruppenbericht evtl. von großer Bedeutung bei Nachkalkulation Stpfl. müssen Kasse beherrschen! Betriebsanleitung soll und muss vorhanden sein "Fremder Dritter" www.ecovis.com 14
Kassenarten Sowie PC-Kasse/Registrierkasse Z-Bon Kassenbericht Kassenbuch alternativ chronologische Sammlung Kassenberichte Achtung: Nachweis Geschlossenheit der Kasse eigentl. notwendig! www.ecovis.com 15
Aufbewahrung und Dokumentation Allgemeine Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Kassenberichte, Kassenbücher und Belege (auch Z-Bons) FinVerw will auch freiwillige Aufzeichnungen einsehen (bspw. Zählprotokoll) aber: BFH vom 24.06.2009 danach sind Aufzeichnungen, die gesetzlich nicht verpflichtend sind, für die Besteuerung nicht von Bedeutung = kein Zugriff der FinVerw bei freiwilligen Aufzeichnungen Für Abwehrberatung quasi Aufbewahrung www.ecovis.com 16
Aufbewahrung und Dokumentation Dokumentation besonderer Vorfälle Dokumentation zur Abwehrberatung (freiwillig) Defekt der Kasse Austausch der Kasse (mittlerweile zwingend) besondere Verkaufsangebote oder Verkaufsaktionen Diebstahl Wetterverhältnisse in der Außengastronomie im Sommer Erkannte Falschprogrammierungen www.ecovis.com 17
Besonderheiten bei EÜR Kassenbuch ist nicht gesetzlich vorgeschrieben Aufzeichnungspflicht nach 22 UStG gilt lt. BFH vom 16.02.2006 wird Bargeld sofort zu Privatvermögen, da bei EÜR keine Bestandskonten; es reicht geordnete Ablage von Belegen zum Nachweis - Achtung! Wird ein Kassenbuch freiwillig geführt, muss es alle Anforderungen erfüllen (FG Düsseldorf vom 08.12.2004, rkr.) Bareinnahmen müssen dennoch nachvollzogen werden können - Tageseinnahmen in einer Summe auf einem Zettel sind nicht genug - 3 Möglichkeiten: a) Quittungen (wohl eher seltener Fall) b) Kassenbericht bei offener Ladenkasse c) Z-Bon bei elektronischer Kasse www.ecovis.com 18
Exkurs: Prüfungsmethoden der FinVerw Allgemeines FinVerw ist Stpfl./StB ganzen Schritt voraus IT-Fachprüfer kommen zum Einsatz Auswertungen in Sekundenschnelle auf Knopfdruck Richtsätze kommen kaum noch zur Anwendung man schätzt anhand innerer Betriebsvergleiche, da auch in manipulierten Daten immer noch ein Fünkchen Wahrheit enthalten ist Wie? Chi-Quadrat-Test Benford-Test Zeitreihenvergleich Quantilsschätzung www.ecovis.com 19
Vielen Dank...... für Ihr Interesse! Quelle(n): Eigene Darstellung www.ecovis.com 20