Global Backup und Archiv

Universität Zürich Telefon +41 44 635 45 10 Telefax +41 44 635 45 05 www.zi.uzh.ch Global Backup und Archiv Leistungen und Bedingungen Global Backup ist der Backup- und Archivierungsdienst der Zentralen Informatik. Um den Dienst nutzen zu können, wird auf dem Rechner des Kunden eine Client-Software benötigt, die mit einem der zentralen Backup Server kommuniziert und vollautomatisch oder manuell das Backup der konfigurierten Files, Directories oder Filesysteme übernimmt. Mit Hilfe dieser Client-Software können zudem Archive von Files und Directories erstellt werden. Archive unterscheiden sich von Backups insofern, als sie nicht inkrementell sind sondern Files und Directories in ihrem aktuellen Zustand sichern. Die eingesetzte Software für Client und Server sind Komponenten des Tivoli Storage Manager (TSM) Systems von IBM. TSM ermöglicht einen effizienten, inkrementellen Backup. Es werden also nur diejenigen Files automatisch gesichert, die seit dem letzten Backup neu erstellt oder verändert wurden. Während der Backup i.d.r. vollautomatisch läuft, muss die Archivierungsfunktion vom Nutzer aktiv initiiert werden. Die zentrale Backup Infrastruktur besteht aus verschiedenen Tivoli Servern, einer virtuellen Tape Library (VTL) für schnelle Backups und Restores sowie 2 physischen Tape Libraries. Aus Sicherheitsgründen sind die Komponenten auf drei Standorte verteilt. Die TSM Server und Tape Libraries werden in den Datacentern der Zentralen Informatik am Irchel und an der Affolternstrasse, die VTL an der Rämistrasse betrieben. So kann sichergestellt werden, dass auch bei einem Disasterfall die wichtigsten Kundendaten direkt aus dem Backup/Archiv zur Verfügung gestellt werden können. Dienstleistungsumfang Die Dienstleistung Global Backup wird den Instituten der Universität für die Sicherung von Daten auf ihren Servern angeboten. Datenbanken (z.b. Oracle, DB2, etc.) können mit Hilfe von TSM Plugins gesichert werden. Die Kosten und der Support der Plugins übernimmt das Institut. Den Instituten soll ermöglicht werden, die geschäftskritischen Daten einfach und effizient zu sichern. Das Wiederherstellen von ganzen Systemen ( Disaster Recovery ) ist nicht Inhalt von Global Backup. Der Kunde bzw. der Systemadministrator erhält einmal täglich eine automatisch generierte E-Mail, das ihn über Erfolg- oder Misserfolg des letzten Backups sowie das zentral belegte Backup bzw. Archiv Volumen informiert. Standard Backup: Die Daten werden auf der Virtuellen Tape Library (VTL), einem System bestehend aus vielen Festplatten, gespeichert. Vorteil: schnelle, resp. kurze Backup-/ und Restorezeiten können realisiert werden. Die Backups der letzten minimal 6 bis maximal 12 Monate werden auf der VTL gelagert. Ältere Daten / Backups werden redundant auf die physischen Tape Libraries ausgelagert. Änderungen von Files / Dokumenten werden ebenfalls gesichert, resp. als neue Generation abgespeichert. Bei regelmässigen Änderungen können die letzten fünf Generationen eines Files wiederhergestellt werden. Die verschiedenen Backup Schedules entnehmen Sie bitte den Online Informationen unter: http://www.zi.uzh.ch/dl/backup.html Backup to Dual-Tape: Die Daten werden kurzfristig (1 Tag) ebenfalls auf die VTL geschrieben, um den Prozess für die Institute zu beschleunigen. Danach werden sie redundant auf die beiden physischen Tape Libraries geschrieben. Diese Lösung ist kostengünstig, impliziert jedoch speziell lange Restorezeiten. Archiv: Alternativ oder ergänzend können auch Archive (nicht-inkrementelle Momentaufnahmen) für die Zeiträume 1, 3, 5 oder 10 Jahre erstellt werden. Die TSM Archivfunktion wird vom Benutzer aktiv aufgerufen. Die zu archivierenden Daten werden redundant auf die beiden Tape Libraries geschrieben. Dual-Tape Archive werden ebenfalls kurzfristig (1d) auf die VTL geschrieben, um den Prozess für die Institute zu beschleunigen. Der Backup-Dienst steht zwar in der Regel 7 x 24 zur Verfügung, da es sich jedoch um einen Dienst handelt, der nicht ununterbrochen zur Verfügung stehen muss, behält sich die Zentrale Informatik vor, ihre Wartungsfenster für das Backup System nach Bedarf oder Opportunität zu legen. Daten nur auf Magnetbändern? Magnetbänder oder Tapes sind im Unterschied zu Festplatten so genannte Offline Medien. Ein Defekt kann i.d.r. nur dann festgestellt werden, wenn auf die Bänder geschrieben oder, weitaus folgenschwerer, von ihnen Daten gelesen werden. Aus diesem Grund werden Daten immer auf 2 Tapes gespeichert. Zudem führen die ZI mehrmals jährlich so genannte "Tape-Aerobics" durch, bei denen sämtliche Magnetbänder gelesen und defekte Tapes aussortiert werden. Der Inhalt eines solchen defekten Tapes wird von der zweiten Tape-Kopie wiederhergestellt. DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 1

Wiederherstellung von Daten Für die Wiederherstellung von Daten ist das Institut verantwortlich. Die Zentrale Informatik kann keine Verantwortung für die Integrität der Daten übernehmen, welche sich auf den zu sichernden Servern des Instituts befinden. Sie garantiert lediglich, dass bei einer erfolgreichen Datensicherung die Daten, welche zum Zeitpunkt der Sicherung auf den Servern vorhanden waren, auch gesichert wurden. Unterstützte Plattformen IBM bietet Sicherungssoftware ( Tivoli-Clients ) für verschiedene Plattformen an. Die aktuellste Liste ist jeweils online abrufbar. Netzwerkanbindung Global Backup macht nur dort Sinn, wo die Anbindung an das Datennetz der Universität mit entsprechender Geschwindigkeit gewährleistet ist oder die Backup Volumina klein sind. Eine unzureichende Bandbreite zusammen mit hohen Datenvolumen verunmöglichen in der Regel einen sinnvollen Betrieb. Die Zentrale Informatik empfiehlt, im Zweifelsfalle mit der Beratung Rücksprache zu nehmen. Verantwortung des Kunden Im TSM Client wird definiert / konfiguriert, welche Daten von einem System gesichert werden sollen (z.b. via Include/Exclude Listen). Der TSM Client schickt dann die entsprechenden Daten / Files an den TSM Server. Die Verwaltung, resp. Konfiguration des Clients liegt in der Verantwortung des Kunden. Die Zentrale Informatik überprüft den Inhalt der Datenströme nicht und kann entsprechend weder Integrität noch Vollständigkeit der Backups garantieren. Falls sensitive Daten (z.b. heikle Personendaten, etc.) gesichert werden sollen, müssen diese verschlüsselt werden. TSM Clients können entsprechend konfiguriert werden. In diesem Fall ist ebenfalls der Kunde für die Verschlüsselung und die dabei verwendeten Schlüssel / Passwörter verantwortlich. Wir empfehlen diese sicher zu speichern (z.b. auch offline, in einem Safe, etc.). Wichtig: Die Zentrale Informatik kann bei Verlust des Schlüssels / Passworts die Daten nicht mehr entschlüsseln! In einem solchen Fall wären diese verloren! Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verschlüsselung können Sie sich gerne an uns wenden, am besten via: globalbackup@id.uzh.ch. Die Kontrolle der Datensicherung obliegt ebenfalls dem Kunden bzw. dem Koordinator. Sie wird durch die täglich versandte Status E-Mail erleichtert, entbindet ihn aber nicht von der Verantwortung, die Gründe, welche zu einem fehlerhaften Backup geführt haben zu analysieren und den Fehler zu beheben. Die automatisierte E-Mail informiert grob über Erfolg oder Misserfolg eines Backups aus Serversicht. Um den effektiven Erfolg einer Datensicherung überprüfen zu können, muss das TSM Logfile des Clients regelmässig auf Fehlermeldungen hin kontrolliert werden. Die Zentrale Informatik empfiehlt Ihren Kunden ausserdem in regelmässigen Abständen Restore - Tests durchzuführen! Nur so kann sichergestellt werden dass die Daten / Files konsistent wiederhergestellt werden können. Die Konfiguration und Administration der TSM- Clients eines Instituts ist Aufgabe des Koordinators. Er stellt den First Level Support für das Institut sicher. Der TSM Client sollte in regelmässigen Abständen aktualisiert werden. Eine Liste aktueller Clients finden Sie unter: http://service.boulder.ibm.com/storage/tivolistorage-management/patches/client/ Prinzipiell gelten die Regeln der UZH über den Einsatz von Informatikmitteln: https://www.uzh.ch/cmsssl/id/dl/sicher/vorschriften/ REIM.pdf Der Kunde MUSS der Zentralen Informatik Änderungen der Verantwortlichen für den Backup- Service des Instituts und Änderungen, die die Verrechnung des Backups betreffen, umgehend melden. Rahmenbedingungen Der Service kann nur Instituten mit ausgewiesenem Bedarf zur Verfügung gestellt werden. Die Zentrale Informatik behält sich vor, einen Antrag mit entsprechender Begründung abzulehnen. Kosten Die Kosten werden monatlich berechnet und einmal jährlich rückwirkend verrechnet. Einen Hinweis auf die zu erwartenden Kosten finden sie in den automatisch versandten E-Mails. In diesen wird nämlich jeweils pro Node (Client) ausgewiesen wie gross das gesamte Backup Volumen ist. Die aktuellen Kosten für die verschiedenen Backup-/ und Archiv- Varianten finden Sie im Anhang A. Volumen Um das Datenvolumen Ihres Backups in vernünftigem Rahmen zu halten, können die Systemadministratoren sogenannte Include/Exclude Listen für den Client einrichten. Auf diesen Listen stehen Files, Directories oder Filesysteme, die spezifisch gesichert oder nicht gesichert werden sollen. Es ist z.b. nicht sinnvoll, Software zu sichern, die schneller von einer DVD neu installiert werden kann. Temporäre oder Cache Daten erhöhen ebenfalls sinnlos das Backup Volumen. Grundsätzlich kann der Tivoli-Client nur Dokumente sichern, welche nicht in Gebrauch (also ungeöffnet ) sind. Es ist DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 2

daher in der Regel sinnlos und führt zu Fehlermeldungen, z.b. Logfiles aktiver Applikationen zu sichern. Mehr Informationen zu den Include/Exclude Listen finden Sie unter: http://www.zi.uzh.ch/dl/backup.html Weiteres Vorgehen Die Installation eines Tivoli-Backup-Clients und die Registrierung Ihres Servers/Clients ist für die Nutzung des Global Backup Services der Zentralen Informatik Vorbedingung. Unter http://www.zi.uzh.ch/dl/backup.html finden Sie ein Antragsformular mit Checkliste, welches Ihnen die Beantragung von Global Backup erleichtern soll. Die Zentrale Informatik kann Sie auch bezüglich Ihrer Netzwerkanbindung beraten. Die Zentrale Informatik empfiehlt, zumindest vor der erstmaligen Nutzung dieses Dienstes, einen Beratungstermin zu vereinbaren. Zwingend für Koordinatoren, die diesen Dienst das erste Mal in Anspruch nehmen, ist eine kurze Schulung (max. 1 Stunde) in der Benutzung des Tivoli-Clients (Installation, Backup, Restore, Logfiles). Bitte nehmen Sie hierfür mit der Zentralen Informatik Kontakt auf via: globalbackup@id.uzh.ch Support Die Zentrale Informatik ist von Montag bis Freitag (exkl. Feiertage) zwischen 08:00 und 18:00 über die Helpline erreichbar: Tel. 044 634 33 33 oder support@id.uzh.ch Beratung Für Anträge und weitere Informationen: services@id.uzh.ch Gültigkeit Diese Vereinbarung tritt mit der Übermittlung der ersten Backup- bzw. Archivdaten in Kraft. Sie kann von jeder Partei unter Einhaltung einer Frist von 3 Monaten schriftlich gekündigt werden. DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 3

LV Nr. Leistungsbezeichnung Leistungsnehmer (Kunde) Global Backup und Archiv Universität Zürich Institut oder Abteilung Name Strasse 80xx Zürich Ansprechpartner des Kunden Name: Inst: Tel: E-Mail: Stellvertreter Name: Inst: Tel: E-Mail: Kostenstelle/Konto zur Verrechnung Kostenstelle:... Unterschriften Zentrale Informatik (Leistungserbringer): Name: Roberto Mazzoni (Abteilungsleiter Benutzerdienste) Dr. Alexander Godknecht (Abteilungsleiter IT Infrastruktur) Ort, Datum: Zürich,... Zürich,... Unterschrift...... Kunde (Leistungsnehmer) / Institut: Name:...... Ort, Datum: Zürich,... Zürich,... Unterschrift...... DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 4

Ansprechpartner der Zentralen Informatik Die Ansprechpartner der Zentralen Informatik finden Sie in Anhang B Eskalationspfad 1. Helpline der Zentralen Informatik 2. Leiter des Call Centers 3. Backup Verantwortlicher der Zentralen Informatik 4. Leiter der Gruppe Server, Storage, Backup (ZI-IS-SSB) 5. Leiter der Abteilung IT-Infrastruktur (ZI-IS) 6. Leiter der Zentralen Informatik (ZI) DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 5

Anhang A: Kosten: 1 TB Backup- bzw. Archivvolumen pro Institut ist gratis. Es wird jeweils vom teureren Speichermedium subtrahiert. Schneller Backup/Restore via VTL Pro TB genutztem Speicherplatz auf der virtuellen Tape Library (VTL) werden CHF 500.00 pro Jahr (verrechnet, ab 20 TB Backup Volumen werden CHF 400.00 pro Jahr pro weiterem TB verrechnet. Ein TB genutzter Platz auf 2 Tapes kostet CHF 96.00 pro Jahr wobei nicht zwischen Archiv und Backup Daten unterschieden wird. Die Rechnung wird rückwirkend auf der Basis des monatlichen Datenvolumens erstellt. Für Oracle und DB2 Datenbankserver stehen spezielle TSM Plugins zur Verfügung. Die Kosten der Plugins werden dem Institut verrechnet. Abrechnungsbeispiel: VTL und Tape jan feb mar apr may jun Total VTL [GB] 798 6189 12044 21289 28546 31334 Verrechnet (-1 TB gratis) [TB] 0 5.189 11.044 20.289 27.546 30.334 CHF 0.00 216.21 460.17 676.30 918.20 1011.13 3282.01 Dual Tape (GB) 1920 2140 5921 11200 13987 15100 Verrechnet (-1 TB gratis) [TB] 1.718 2.14 5.921 11.2 13.987 15.1 CHF 13.74 17.12 47.37 89.60 111.90 120.80 400.53 Total TB / Monat (1 TB Gratis) 1.72 7.33 16.97 31.49 41.53 45.43 Total CHF / Monat 13.74 233.33 507.53 765.90 1030.10 1131.93 3682.54 Nur Dual Tape jan feb mar apr may jun Total Dual Tape [GB] 1220 3140 8821 18200 23987 28100 Verrechnet (- 1 TB gratis) [TB] 0.22 2.14 7.821 17.2 22.987 27.1 Kosten 1.76 17.12 62.57 137.60 183.90 216.80 619.74 Sämtliche Preise verstehen sich exkl. MwSt. Die Preise können bei grösseren Änderungen der Backup-Infrastruktur angepasst werden. Die aktuellen Preise gelten ab dem 1.7.2015. DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 6

Anhang B: Ansprechpartner der Zentralen Informatik Helpline der Zentralen Informatik Tel. 044 634 24 21, support@id.uzh.ch Backup Verantwortlicher Dr. Martin Welti, Tel. 044 635 45 25, martin.welti@id.uzh.ch Leiter Gruppe SSB Michael Niedermann, Tel. 044 635 67 78, michael.niedermann@id.uzh.ch Abteilungsleiter IT-Infrastruktur Dr. Alexander Godknecht, Tel. 044 635 45 31, alexander.godknecht@id.uzh.ch Leiter der Zentralen Informatik (CIO) Thomas Sutter, Tel. 044 635 45 11 thomas.sutter@id.uzh.ch DL / LV Global Backup und Archiv Version 2.0 / 01.07.2015 Seite 7