extract November 2015 Der Newsletter rund um den Datenaustausch im Gesundheitswesen Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH Von Mensch zu Mensch Das war das Motto des diesjährigen GKVInfoShops, der nun schon zum 16. Mal von der ITSG veranstaltet wurde. Wenn es um aktuelle Entwicklungen rund um den elektronischen Datenaustausch im Meldewesen geht, gibt es alljährlich im Herbst einen unverzichtbaren Informationstermin für Software-Ersteller von Entgeltabrechnungs- und Zahlstellenabrechnungsprogrammen. So versammelten sich auch in diesem Jahr wieder mehr als 350 Teilnehmer zwischen dem 21. und 24. September in Homberg/Ohm. Die Inhalte wurden von mehr als 20 hochkarätigen Referenten punktgenau aufbereitet und vorgetragen. Mit dabei waren Vertreter des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS), des GKV-Spitzenverbandes, der Software-Ersteller, der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV), der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV), der Bundesagentur für Arbeit (BA), der Krankenkassen und des Veranstalters, der ITSG selbst. Wenn wir unser Kerngeschäft, den elektronischen Austausch von Meldedaten im Gesundheits- und Sozialwesen, gemeinsam optimieren wollen, bleibt das wichtigste Instrument immer noch der persönliche Austausch von Mensch zu Mensch, betonte ITSG-Geschäftsführer Harald Flex in seiner Eröffnungsrede. Dafür gab es wie gewohnt neben den Fachvorträgen auch reichlich Raum und Zeit für Gespräche bis hin zu den Abenden in familiärer Atmosphäre, die das Team des Bildungszentrums in geschätzter Qualität kulinarisch bereicherte. 1
Ein Gesetz, viele Vereinfachungen Zahlreiche Änderungen hatten Dr. Thomas Molkentin und Ivo Hurnik vom BMAS im Gepäck. Mit einem Überblick der gesetzlichen Regelungen zu den Meldeverfahren eröffnete Ivo Hurnik das inhaltliche Programm des GKV-InfoShops. Wir machen in Berlin ein neues Gesetz, in das gleich alle Neuerungen für das Meldewesen auf einmal reinkommen wir nennen es auch Omnibus-Gesetz, berichtete der Regierungsdirektor. Mit dem 5. SGB-IV-Änderungsgesetz sind dabei Regelungen verbunden, deren Inkrafttreten sich über die Jahre 2015 bis 2017 erstreckt. Zu den wichtigsten Veränderungen zählt die verbindliche Einführung des im Projekt OMS (Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung) begonnenen Data Dictionary, das einen Datenkatalog, der die Definitionen und Darstellungsregeln für alle Anwendungsdaten des Meldeverfahrens und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Datenobjekten enthält, bereitstellen soll. Darüber hinaus erhalten Arbeitgeber künftig die Möglichkeit, auf elektronischem Weg die Versicherungsnummer neuer Mitarbeiter abzufragen ein weiterer OMS-Vorschlag. Ausgeweitet wurden die Gemeinsamen Grundsätze auf Kommunikationsdaten und die sogenannten Bestandsprüfungen. In Vorbereitung auf die Einführung des elektronischen Lohnnachweisverfahrens für die Unfallversicherung im Jahr 2017 durch die Arbeitgeber, muss im kommenden Jahr für die Prüfzwecke der Rentenversicherung eine neue gesonderte Jahresmeldung zur Unfallversicherung erfolgen. Über diese Neuregelungen hinaus gab Ivo Hurnik auch einen Ausblick auf das 6. SGB-IV-Änderungsgesetz, das im Jahr 2017 in Kraft treten soll. Darin ist unter anderem die Einrichtung eines Informationsportals für Arbeitgeber vorgesehen, das beispielsweise Existenzgründer darüber informiert, wie die elektronischen Meldeverfahren zu den sozialen Sicherungssystemen funktionieren. Die ITSG hat dazu bereits ein Lastenheft erstellt und soll mit der Einrichtung des Informationsportals beauftragt werden. Außerdem verpflichtet das Gesetz die Software-Ersteller zur Nutzung des elektronischen Testverfahrens (evpt) für die Überprüfung ihrer Programme im Zuge der jährlichen Qualitätskontrolle. Einheitliche Datensätze, weniger Meldevolumen In bewährter Weise informierte Lars Maiwald vom GKV-Spitzenverband das Plenum über die Neuerungen und Änderungen im Meldewesen. Dabei stellte er Regelungen für das Arbeitgeber- und das Zahlstellen-Meldeverfahren vor. So regeln ab dem 1. Januar 2016 die Gemeinsamen Grundsätze auch die zentrale Dokumentation der Kommunikationsdaten in Hinblick auf die Inhalte der Daten und den Aufbau der Datensätze. Zum 1. Juli 2016 wird die Bestandsprüfung neu eingeführt. Sie gilt zunächst im DEÜV-Meldeverfahren andere Verfahren folgen sukzessive. Dafür müssen die Einzugsstellen etwa bei den Krankenkassen die Meldedaten der Arbeitgeber maschinell mit ihren Datenbeständen abgleichen. Kommt es dabei zu Abweichungen, wird die Meldung abgelehnt und der Arbeitgeber hat die Pflicht, die Unstimmigkeiten zu klären. Ab dem Jahr 2017 soll das Meldevolumen im Zahlstellenverfahren dadurch gesenkt werden, dass eine Rückmeldung des maximal zu verbeitragenden Anteils eines Versorgungsbezugs (VB-Max) nur noch dann erfolgt, wenn durch die Summe aller Zahlungen für einen Leistungsempfänger die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) überschritten wird. 2
Beitragsermittlung präzisiert Beitragssatz profitieren. Für Beschäftigte, die auch nach dem Ende ihrer Freistellung weiter berufstätig bleiben, müssen Arbeitgeber ab sofort die Abgaben nach dem allgemeinen Beitragssatz abführen. Darüber hinaus stellte Peter Kulaß in verschiedenen Fallkonstellationen beispielhaft vor, wie sich die Anzahl der beitragspflichtigen Tage pro Monat für freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer korrekt ermitteln lässt, deren Arbeitgeber am Firmenzahlerverfahren teilnehmen. Aus dem Bereich der Neuerungen und Änderungen im Beitragswesen stellte Peter Kulaß vom GKV-Spitzenverband einige rechtliche Besonderheiten vor. Dabei informierte er über die Auswirkungen von Freistellungsvereinfachungen. So stellte er klar, dass künftig nur noch Arbeitnehmer, die nach dem Ende der Freistellung aus dem Erwerbsleben ausscheiden, vom ermäßigten Neuerungen bei der Rentenversicherung Mit welchem Verfahren die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV-Bund) künftig die Bescheinigungen von den Arbeitgebern elektronisch anfordern will, stellte Robert Kronthaler im Plenum vor. Die gesetzlichen Grundlagen für das freiwillige Verfahren treten zum 1. Juli 2016 in Kraft. Arbeitgeber, die sich daran beteiligen wollen, sollen sich künftig für die Teilnahme registrieren können. Von ihnen will die DRV- Bund Bescheinigungen in Zukunft elektronisch anfordern. Wann dieses Verfahren nach einer Erprobungsphase in den Praxisbetrieb überführt wird, ließ Robert Kronthaler noch offen. Zum DEÜV-Meldeverfahren wies er darauf hin, dass der Datensatz Meldung (DSME) in der Version 3.0 zur Vorbereitung der Bestandsprüfung um den Datenbaustein Bestandsfehler (DBBF) ergänzt wird. Seit 1. Juni 2015 kann die DEÜV-Kernprüfung der Entgeltabrechnungssoftware ausschließlich noch über die Java- Version des Kernprüfprogramms erfolgen. Neue Programmversionen werden künftig jeweils zum 1. Januar und zum 1. Juli eingeführt. 3
Neues zum BEA-Verfahren Über einen ersten Teilerfolg des BEA-Verfahrens der Bundesagentur für Arbeit (BA) informierte Stefan Schneider das Plenum. Zwar kann die BA pro Bescheinigung das erhoffte Einsparpotenzial erreichen. Die Zahl der Anwender, die das Verfahren einsetzen, bleibt mit rund fünf Prozent bislang aber noch deutlich hinter der Erwartung von 80 Prozent elektronisch abgegebener Bescheinigungen zurück. Deshalb hat die BA das Statistische Bundesamt (DESTATIS) mit der Ermittlung der Einsparpotenziale bei Arbeitgebern durch das BEA-Verfahren beauftragt. Ergebnis der Befragung: Insbesondere für größere Unternehmen ergibt sich ein hohes Einsparpotential. Hauptmotive für BEA-Nutzer sind Zeitersparnis, Arbeitserleichterung und die schnellere Übermittlung der Daten an die Arbeitsagenturen. Aktuelles zur Systemuntersuchung Aktuelle Entwicklungen aus dem Bereich der Systemuntersuchung stellten Lothar Ruppert und Harald Flex von der ITSG vor. So hat das Kernteam Systemuntersuchung seine Beratungsangebote weiter ausgebaut. Bei einer Pilotveranstaltung mit 42 Teilnehmern zum Thema Entgeltersatzleistungen hat sich ein Webinar als zusätzliches Informationsformat bewährt, weitere themenspezifische Veranstaltungen werden im kommenden Jahr folgen. Darüber hinaus hat die ITSG im Jahr 2015 wieder vier Veranstaltungen zum regionalen Erfahrungsaustausch durchgeführt. Ab 2016 beteiligt sich die Unfallversicherung an Systemprüfungen und -beratungen sowie bei Qualitätskontrollen in Einzelfällen. Über die Neuerungen durch die Einführung der Bestandsprüfungen sowie die Arbeitgeberanfrage zur Versicherungsnummer und das neue Verfahren RV-BEA hinaus wiesen die Referenten auf zusätzliche Änderungen im Pflichtenheft für Software-Ersteller hin: Besonders wichtige Kriterien für die Beitragsoder Meldeverfahren, die als grundlegende Vorgaben gelten können, sind darin nun mit einem Doppel-Paragrafenzeichen gekennzeichnet. Dass diese Anforderungen erfüllt werden, ist ab sofort Grundvoraussetzung für das Bestehen der Qualitätskontrolle. 4
Vertiefter Informationsaustausch in Foren Traditionell prägt der intensive Gedankenaustausch in sechs Fachforen den GKV-InfoShop. Zwei Drittel der Zeit des Veranstaltungsprogramms stehen Software-Erstellern und Referenten zur Vertiefung der Inhalte aus dem Plenum zur Verfügung. Dafür gewinnt die ITSG in jedem Jahr hochkarätige Experten, die sich besonders den Spezialitäten und kniffeligen Ausführungsbestimmungen der einzelnen fachlichen und technischen Neuerungen widmen. Unterstützt werden sie vom Kernteam Systemuntersuchung der ITSG, das jeweils Hinweise zur Anwendung der neuen Bestimmungen aus den Erfahrungen des Praxiseinsatzes beisteuern kann. Die inhaltlichen Ergebnisse der Foren stehen für Software-Ersteller unter www.gkv-ag.de zum Download bereit. Die Foren des 16. GKV-InfoShops im Überblick: Forum 1: Datenaustausch in der Praxis Referenten: Wilhelm Drecker, Gudrun Martens, Roland Busse (alle ArGe PERSER) Bislang fehlt den Software-Erstellern die Erfahrung mit der neuen Qualitätsprüfung nach dem evpt-verfahren. Die meisten Unternehmen werden es wahrscheinlich erst mit der zweiten Ausbaustufe und ohne vorherige Tests einsetzen. Für die Umsetzung von Insolvenzmeldungen schlagen die Software-Ersteller die Einführung eines Zusatzmoduls als Alternative zum bislang vorgesehenen Weg vor. In der Praxis haben sie beobachtet, dass Insolvenzmeldungen in der Regel von den Insolvenzverwaltern außerhalb der Entgeltabrechnungssoftware des betreffenden Arbeitgebers vorgenommen werden. Um Meldungen künftig eindeutig maschinell zuordnen zu können, schlagen die Software-Ersteller die Einführung eines zusätzlichen Felds für die Datensatz-ID vor, die es Absendern und Empfängern ermöglicht, ein eindeutiges Versionsmerkmal mitzuführen. 5
Forum 2: Unfallversicherung Referenten: Norbert Lehner, Dr. Jens Gebhard (beide DGUV), Katharina Decker (ITSG) Anhand von Beispielen wurden die Teilnehmer über die bislang festgelegten Eckpunkte für die Arbeitgeber-Jahresmeldung zur Unfallversicherung, zum elektronischen Lohnnachweis und zum geplanten Stammdatendienst informiert. Eine Umstellung der Stammdatendatei zur Unfallversicherung auf das xml-format wurde vorerst zurückgestellt. Weiter diskutiert wird der Wegfall der Gefahrtarifstellendatei. Forum 3: Meldeverfahren Referenten: Tino Opretzka (GKV- Spitzenverband), Jörg Kähler (DAK), Michael Brauwers (ITSG) Nach dem 5. Änderungsgesetz zum Sozialgesetzbuch IV müssen die Krankenkassen im Antragsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ab dem 1. Januar 2016 Rückmeldungen an die Arbeitgeber senden, wenn sie einen abweichenden Erstattungsbetrag feststellen. Die Teilnehmer des Forums baten darüber hinaus auch um Rückmeldungen bei Ablehnung des Antrags ebenso wie bei übereinstimmender Berechnung. Forum 4: Technik im Datenaustausch Referenten: Björn Scharatta (GKV- Spitzenverband), Gregor Grebe, Florian Beetz (beide ITSG) Zum 1. Januar 2016 wird der extra-standard am GKV-Kommunikationsserver auf die Version 1.4 umgestellt. Die alte Version 1.3 wird parallel dazu noch bis Ende Februar 2016 akzeptiert. Ab November 2015 kann die Beitragssatzdatei in der Version 5.1 genutzt werden. Ihre Vorgängerversion bleibt bis zum 30. Juni 2016 weiterhin gültig. Die neue Version des Qualitätsmanagementssystems ist im Pilotstatus produktiv. Die Anwender äußerten sich positiv über die ersten Erfahrungen. Mit dem neuen Release des evpt-verfahrens wird auch ein Handbuch mit Quickstart-Guide veröffentlicht, um den Software-Erstellern den Einstieg in das elektronische Qualitätsmanagement zu erleichtern. 6
Forum 5: Meldeverfahren (EEL) Referenten: Ramon Lang, Mirko Dietzel (beide GKV-Spitzenverband) Die Anpassungen an der Version 8 des Datenaustauschs zu den Entgeltersatzleistungen im Zusammenhang mit dem Gesetz zur besseren Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf sowie dem 5. Änderungsgesetz zum Sozialgesetzbuch IV haben bei den Teilnehmern am Forum 5 breite Zustimmung gefunden. Insbesondere wurden die Änderungen an der Datensatzbeschreibung für die Angaben zur Freistellung bei Erkrankung oder Verletzung eines eigenen Kindes begrüßt, die zum 1. Januar 2016 gültig werden. Forum 6: Meldedialog und Zahlstellenmeldeverfahren Referenten: Björn Scharatta (GKV- Spitzenverband), Tobias Mihalek (Barmer/ GEK), Rolf Grüger (ITSG) Im Bestandsfehlerverfahren sollen zu Beginn nur wenige Sachverhalte geprüft werden. Arbeitgeber, die Bestandsfehlermeldungen erhalten, können die korrigierten Sachverhalte ohne vorangehende Stornomeldung erneut melden. Die Teilnehmer im Forum 6 schlugen die Aufnahme eines Datenbausteins Ansprechpartner der Krankenkasse (DBAP) vor, um die Ursache für die Abweisung direkt klären zu können. Zum Datenbaustein Bestandsfehler (DBBF) wird auch ein Testfall in die elektronische Qualitätssicherung über das evpt-verfahren aufgenommen. Ausblick Harald Flex berichtete, dass sich die Software- Ersteller in einer Umfrage mit einer deutlichen Mehrheit von 48 der 83 abgegebenen Stimmen für einen Verbleib des GKV-InfoShops am bewährten Veranstaltungsort im Bildungszentrum Homberg/Ohm ausgesprochen haben. Auch im kommenden Jahr findet deshalb der 17. GKV-Infoshop in der Zeit vom 19. bis 22. September 2016 im Bildungszentrum Homberg/ Ohm statt. Die meisten Software-Ersteller und Referenten haben bereits ihre Teilnahme avisiert. 7
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