ANTRAGSVERFAHREN A1 BEI ENTSENDUNG INS AUSLAND

Transkript

1 ANTRAGSVERFAHREN A1 BEI ENTSENDUNG INS AUSLAND Wenn ein Arbeitnehmer in ein anderes Land entsendet wird und dort arbeitet, kann im Beschäftigungsverhältnis unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin inländisches Sozialversicherungsrecht angewendet werden. Die Weitergeltung deutschen Sozialversicherungsrechts wird mit der Bescheinigung A1 oder einer Ausnahmevereinbarung dokumentiert. Die Bescheinigungen werden von den deutschen Sozialversicherungsträgern ausgestellt. Mit Stotax Gehalt und Lohn haben Sie die Möglichkeit, die Anträge auf eine Bescheinigung A1 bzw. einer Ausnahmevereinbarung elektronisch zu stellen. Im ersten Halbjahr 2018 wird Ihnen die Bescheinigung A1 per Post zugesendet, ab dem Sommer 2018 von den ersten SV- Trägern elektronisch als PDF zugesendet. Die Ausnahmevereinbarungen werden immer per Post versendet. Dieser Leitfaden erläutert lediglich die Programmfunktionen von Stotax Gehalt und Lohn zum Antragsverfahren. Bitte informieren Sie sich vor dem Stellen eines Antrags beim zuständigen SV-Träger über die rechtlichen Voraussetzungen. Rechtlicher Hintergrund...2 Grundkonfiguration...2 Arbeitnehmer-Meldemanager...3 Erstellen des Antrags...3 Versenden des Antrags...4 Rückmeldungen/Bescheinigung A1...4 Stornieren eines Antrags...4 STAND 03/2018 SEITE 1 VON 5

2 RECHTLICHER HINTERGRUND Grundsätzlich gilt in jedem Land das jeweilige Sozialversicherungsrecht für alle dort Beschäftigten. Da es bei einer befristeten Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland (z.b. Messeaufbauer, Bus-/Speditionsfahrer) unpraktisch wäre, mit jedem Grenzübertritt eines Arbeitnehmers dessen gesetzliche Sozialversicherung komplett umzustellen, gibt es eine EG-Verordnung sowie bilaterale Abkommen, die bei einem befristeten Auslandseinsatz die Weitergeltung des Sozialversicherungsrechts des Entsendestaates regeln. Die Weitergeltung wird von den Sozialversicherungsträgern des Entsendestaates bescheinigt. Für normale Auslandsentsendungen im europäischen Bereich (EU, EWR und Schweiz) ist das die Bescheinigung A1, darüber hinaus ist in Sonderfällen auch eine sog. Ausnahmevereinbarung möglich. In Stotax Gehalt und Lohn haben Sie die Möglichkeit, den Antrag zu einer Bescheinigung A1 bzw. einer Ausnahmevereinbarung zu erfassen und elektronisch per Kommunikationsserver an den zuständigen Sozialversicherungsträger zu schicken. Rechtliche Informationen zum Bescheinigungsverfahren A1 erhalten Sie direkt vom zuständigen Sozialversicherungsträger, mit Sie auch fachliche Details klären können. Dies ist für einen gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer die gesetzliche Krankenkasse (z.b. die AOK). Für einen privat Versicherten ist es die Deutsche Rentenversicherung, sofern nicht für einen berufsständisch Rentenversicherten die besondere Zuständigkeit des berufsständischen Versorgungswerks (ABV) greift. Für die Ausnahmevereinbarungen ist immer zentral der GKV-Spitzenverband, DVKA zuständig. Dieser Leitfaden soll Ihnen nur die Programmbedienung von Stotax Gehalt und Lohn zum Bescheinigungsverfahren A1 und zur Ausnahmevereinbarung näher bringen. GRUNDKONFIGURATION Dieser Leitfaden geht davon aus, dass Sie bereits ein Verschlüsselungszertifikat für die Sozialversicherung besitzen und der Arbeitnehmer-Meldemanager für den Versand von Sozialversicherungsmeldungen vollständig eingerichtet ist. Die Erläuterungen zum Aktivieren des Arbeitnehmer-Meldemanagers und dem Beantragen von SV-Zertifikaten finden Sie in unserem grundlegenden Leitfaden zur elektronischen Übermittlung von Sozialversicherungsdaten. Die folgenden Erläuterungen betreffen daher ausschließlich die Besonderheiten bei den Bescheinigungen A1 und Ausnahmevereinbarungen. STAND 03/2018 SEITE 2 VON 5

3 ARBEITNEHMER-MELDEMANAGER Die Anträge für die Bescheinigungen A1 und die Ausnahmevereinbarungen setzen lediglich voraus, dass die betreffenden Arbeitnehmer in Stotax Gehalt und Lohn angelegt sind. Es ist nicht notwendig, dass Abrechnungen existieren, weil die Verfahren keine Entgeltdaten beinhalten. ERSTELLEN DES ANTRAGS Im Arbeitnehmer-Meldemanager in der Meldeansicht wählen Sie zunächst den Arbeitnehmer aus, für den Sie einen Antrag erstellen möchten. Wenn Sie anschließend auf die Schaltfläche Meldungen ermitteln klicken, erscheinen im Auswahlmenü die Erstellungsoptionen für die Anträge. Sie wählen hier den zutreffenden Antrag aus. Nun öffnet sich eine Bearbeitungsmaske für den jeweiligen Antrag, die Sie einfach Reiterkarte für Reiterkarte ausfüllen. STAND 03/2018 SEITE 3 VON 5

4 Über die Schaltfläche Plausibilität prüfen können Sie überprüfen, ob die Angaben vollständig und plausibel sind. Sie können einen Antrag jederzeit speichern, aber ein Versand ist erst möglich, wenn die Angaben plausibel sind. Am Ende klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um den Eingabedialog zu schließen. Wenn übrigens beim Erstellen eines neuen Antrags in der Meldeübersicht ein bestehender A1-Antrag markiert ist, werden dessen Werte automatisch im neuen Antrag vorbelegt. VERSENDEN DES ANTRAGS Sie versenden die Anträge über die Schaltfläche Datensatz erstellen wie alle anderen SV-Meldungen auch. Die A1-Anträge für gesetzlich Krankenversicherte werden an die Annahmestelle der jeweiligen Arbeitnehmer-Krankenkasse geschickt, die berufsständisch Rentenversicherten an die DASBV und die übrigen privat Krankenversicherten an die Deutsche Rentenversicherung. Die Ausnahmevereinbarungen gehen über eine neue Annahmestelle der ITSG direkt an den GKV-Spitzenverband, DVKA. RÜCKMELDUNGEN/BESCHEINIGUNG A1 Bis zum Sommer 2018 werden Sie auf A1-Anträge als elektronische Rückmeldungen lediglich ggf. technische Weiterleitungsbestätigungen erhalten. Die vom SV-Träger ausgestellte Bescheinigung A1 wird weiterhin per Post versendet. Ab Mitte 2018 werden dann auch die ersten SV-Träger die Bescheinigung A1 elektronisch über den SV-Kommunikationsserver als PDF versenden. Stotax Gehalt und Lohn wird auch diese Rückmeldungen automatisch abholen und Ihnen bereitstellen. Für bestimmte, im A1-Verfahren definierte Fälle wird ein SV-Träger Ihnen auch die Ablehnung einer Bescheinigung A1 elektronisch übermitteln. Das Widerspruchsverfahren würden Sie weiterhin per Post betreiben. Bei den Ausnahmevereinbarungen erfolgt nur Ihr Antrag elektronisch. Alle weiteren Verfahrensschritte werden per Post erledigt. STORNIEREN EINES ANTRAGS Beim Stellen eines A1-Antrags verpflichten Sie sich, den SV-Träger u.a. bei einer Änderung der tatsächlichen Verhältnisse zu informieren und ggf. den A1-Antrag zu stornieren. Zum Stornieren markieren Sie einfach im Meldemanager in der Meldeansicht den bereits versendeten A1-Antrag, klicken dann auf die Schaltfläche Meldungen ermitteln wählen im A1-Untermenü die Stornierungs-Option aus. STAND 03/2018 SEITE 4 VON 5

5 Anschließend können Sie ggf. einen neuen korrigierten Antrag stellen. Wenn beim Erstellen eines neuen Antrags in der Meldeübersicht bereits ein A1-Antrag markiert ist, werden dessen Werte automatisch vorbelegt. STAND 03/2018 SEITE 5 VON 5