Senatsverwaltung für Finanzen

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1 Senatsverwaltung für Finanzen Senatsverwaltung für Finanzen, Klosterstraße 59, Berlin An die Senatsverwaltungen (einschließlich Senatskanzlei) die Verwaltung des Abgeordnetenhauses die Präsidentin des Verfassungsgerichtshofes die Präsidentin des Rechnungshofes den Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit die Bezirksämter die Sonderbehörden die nichtrechtsfähigen Anstalten die Eigenbetriebe nachrichtlich an die Eigengesellschaften die gemischtwirtschaftlichen Unternehmen, an denen Berlin überwiegend beteiligt ist die Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts den Hauptpersonalrat Geschäftszeichen IV B - TLSD 5600 Bearbeiter Herr Lüdtke / IV B 19 Zimmer 3067 Telefon (030) Telefax (030) heiko.luedtke@senfin.berlin.de Elektronische Zugangseröffnung gem. 3a Abs. 1 VwVfG: poststelle@senfin.berlin.de Internet Verkehrsverbindungen U Klosterstraße / S+U Jannowitzbrücke Datum Rundschreiben SenFin IV Nr. 68 /2015 DEÜV-Meldeverfahren und weitere Änderungen Hier: 5. SGB IV-Änderungsgesetz Rundschreiben SenFin IV Nr. 42/ Anlagen Übersicht der wesentlichen Publikationen der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger (Link-Liste) 5. SGB IV-Änderungsgesetz Inhalt: Hinweise für den Personalservice Änderungen im DEÜV-Meldeverfahren ab (Märzklausel, Bestandsprüfungen, Einführung extra-standard, AAG und Zahlstellenverfahren) Die Senatsverwaltung für Finanzen ist seit August 2011 als familienbewusste Arbeitgeberin zertifiziert

2 Allgemeines Mit Verabschiedung des 5. SGB IV-Änderungsgesetzes (5. SGB IV-ÄndG) durch den Bundesrat und der Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt 2015 Teil I Nr. 15 vom 21.April 2015 treten eine Vielzahl von Änderungen im Sozialversicherungsrecht zu unterschiedlichen Zeitpunkten in Kraft. Mit diesem Rundschreiben werden Sie über folgende Änderungen ab informiert: 1. Märzklausel ( 23 a Abs. 4 SGB IV) 2. Einführungen von Bestandsprüfungen im Meldewesen 3. Verpflichtenden Einführung des extra-standards für die Datenübermittlung 4. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) 5. Zahlstellenverfahren Änderungen im Melderecht (DEÜV) 1. Märzklausel Seit dem muss die Jahresmeldung spätestens am eines Jahres an die Einzugsstelle übermittelt worden sein. Das im Zeitraum bis einmalig gezahlte Entgelt ist dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Kalenderjahres zuzuordnen, sofern die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des laufenden Kalenderjahres nicht überschritten wird ( 23 a Abs. 4 SGB IV). Wird die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für den Zeitraum bis unter Berücksichtigung der gezahlten Einmalzahlung überschritten, ist die Einmalzahlung ab stets gesondert zu melden (Sondermeldung GD des Vorjahres gemäß 11 Absatz 2 Nummer 4 DEÜV). Die Meldung des einmalig gezahlten Arbeitsentgeltes hat mit der ersten folgenden Lohn-und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung zu erfolgen. 2. Bestandsprüfungen Ab dem 1. Januar 2016 führen die Einzugsstellen und auch alle anderen Empfänger von Daten der Arbeitgeber automatisierte inhaltliche Prüfungen der Meldungen, sogenannte Bestandsprüfungen durch, die alle elektronischen Arbeitgebermeldeverfahren betreffen. Konkret bedeutet dies, dass die vom Arbeitgeber übermittelten Meldungen vom jeweiligen Empfänger nach den festgelegten Bestandsprüfungen zu prüfen sind. Dabei gleichen die Empfänger der Meldungen die Meldeinhalte mit den in ihrem Bestand gespeicherten Daten ab. Ist eine Meldung für mehrere Empfänger bestimmt, sind bei allen Empfängern Bestandsprüfungen durchzuführen. 2

3 a) Verfahren der Rückmeldung Wird bei der Prüfung der Meldungen ein Fehler festgestellt, hat die Einzugsstelle diese Meldung innerhalb von drei Arbeitstagen nach Zugang der Daten nach 97 Absatz 3 Satz 2 SGB IV durch Datenübertragung an den Meldepflichtigen zurückzuweisen. Die fehlerfreien Meldungen müssen innerhalb von drei Arbeitstagen an die weiteren Adressaten der Meldeinhalte (z. B. Rentenversicherungsträger, Unfallversicherungsträger) weitergeleitet werden. Die Regelung soll ein durchgehendes elektronisches Fehlerrückmeldeverfahren vom Empfänger der Daten zum Arbeitgeber sicherstellen. Das heißt, dass jede fehlerhafte Meldung grundsätzlich vom Verursacher zu korrigieren und ein Eingriff in die Meldung durch Dritte somit nicht mehr zulässig ist. Wurde eine ursprünglich abgegebene Meldung von einem Sozialversicherungsträger an einen anderen weitergeleitet und stellt dieser einen Fehler im Abgleich mit seinem Bestand fest, weist er die Meldung ab, dokumentiert den Fehler und sendet ihn an den ursprünglichen Empfänger der Meldung zurück. Dieser Sozialversicherungsträger storniert die von ihm ursprünglich fehlerfrei verarbeitete Meldung in seinem Bestand und übermittelt die Fehlermeldung an den Arbeitgeber. b) Verfahren bei den Arbeitgebern Meldungen, die aufgrund von Bestandsfehlern von den Trägern der Sozialversicherung abgewiesen wurden, sind nach Sachverhaltsaufklärung neu zu erstatten. Durch dieses Verfahren soll sichergestellt werden, das es keine Abweichungen mehr zwischen den Datenbeständen der Sozialversicherungsträger und dem Entgeltabrechnungsprogramm der Arbeitgeber geben kann. c) Bestandsprüfungen bei den Einzugsstellen Bestandsprüfungen werden grundsätzlich in den nachfolgenden Meldeverfahren durchgeführt: Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Sozialleistungen und Mitteilungen über Vorerkrankungen Meldungen für Arbeitnehmer einschließlich der Jahresmeldung Beitragsnachweise Meldungen bei Versorgungsbezügen Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz Begonnen werden soll mit den Meldungen für Arbeitnehmer. Für nachfolgende Verfahren werden die Bestandsprüfungen zu abweichenden Terminen implementiert: 3

4 Meldungen nach 28a SGB IV (DEÜV-Meldungen) durch die Einzugsstellen, die Deutsche Rentenversicherung Bund und die berufsständischen Versorgungseinrichtungen zum Verfahren nach 2 Abs. 3 AAG (Antragsverfahren auf Erstattung nach dem AAG) und 202 Abs. 1 SGB V (Zahlstellenmeldeverfahren) zum In einer Ausbaustufe erfolgt die Implementierung der Bestandsprüfungen in den Verfahren nach 23c Abs. 2 SGB IV (EEL-Verfahren) und 28f Abs. 3 Satz 1 SGB IV bzw. 256 Abs. 1 Satz 3 SGB V (Beitragsnachweise) sowie die Erweiterung der Bestandsprüfungen in den zuvor genannten Verfahren. 3. Verpflichtende Einführung des extra-standards für die Datenübermittlung Der entwickelte extra-standard konnte bereits in allen Beitrags- und Meldeverfahren auf freiwilliger Basis genutzt werden. Damit wurde auch das DEÜV-Verfahren an den aktuellen technischen Stand angepasst. Der Kommunikationsserver der Gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) nutzt extra als Transportplattform. Die Übertragung über den GKV-Kommunikationsserver war bisher teilweise schon obligatorisch, teilweise aber noch optional. Mit der verpflichtenden Einführung des extra-standards für die Datenübermittlung werden ab 1. Januar 2016 alle Daten der Beitrags- und Meldeverfahren über den GKV-Kommunikationsserver ausgetauscht. Die Übertragungsverfahren FTAM und E- Mail sind dann nicht mehr zulässig. Der Arbeitgeber hat Meldungen der Sozialversicherungsträger oder anderer öffentlicher Stellen nach SGB IV mindestens einmal wöchentlich von den Kommunikationsservern abzurufen und zu verarbeiten. Der Abruf ist durch den Arbeitgeber zu quittieren. Mit dem Empfang gelten die Meldungen als dem Arbeitgeber zugegangen. 30 Tage nach Eingang der Quittung sind diese Meldungen durch den Sozialversicherungsträger oder die andere öffentliche Stelle zu löschen ( 96 SGB IV). a) Neue Datensatzstruktur für Arbeitgeber-Meldeverfahren Zum 1. Januar 2016 ändert sich die Datensatzstruktur im Arbeitgeber-Meldeverfahren. Es werden folgende Inhalte neu aufgenommen: eine Datensatz-ID, um das Fehlerrückmeldeverfahren zu verbessern Merkmale zur Identifizierung des benutzten Entgeltabrechnungsprogramms eine "Nebenversions-Nummer" zur besseren Überprüfung der gemeldeten Version Reservefelder für zukünftige Veränderungen Zur Sicherstellung eines reibungslosen technischen Umstiegs können bei dem Versionswechsel zum 1. Januar 2016 Meldungen in der bis gültigen Version 4

5 noch bis einschließlich 31. März 2016 übermittelt werden. Die Datenannahmestellen der Krankenkassen werden diese Datensätze entsprechend konvertieren. Ungeachtet dieser Übergangsregelung erfolgen die fachlichen Rückmeldungen der Krankenkassen ab dem 1. Januar 2016 ausschließlich in der neuen Version. 4. Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) In der Praxis kommt es besonders bei größeren Arbeitgebern regelmäßig zu Abweichungen zwischen den Angaben der Arbeitgeber in den Erstattungsanträgen und den letztendlichen Berechnungen der Erstattung durch die Krankenkassen. Ohne eine detaillierte inhaltliche Rückmeldung dieser Abweichungen können Arbeitgeber diese nicht dem einzelnen Beschäftigten zuordnen, sodass die letztendlichen Verrechnungen und die Erstattungsanträge immer abweichende Beträge enthalten. Um die tatsächlichen Erstattungsgrundlagen festzustellen, führt das bei den Arbeitgebern im Einzelfall zu erheblichem Aufwand. Stellen Krankenkassen Abweichungen zwischen ihrer Berechnung der Erstattungshöhe und dem Antrag des Arbeitgebers fest, müssen sie ab den Arbeitgebern die Abweichungen in elektronischer Form unverzüglich melden. Die Anträge auf Erstattung nach dem AAG sind ab dem genannten Zeitpunkt im Übrigen durch Datenfernübertragung an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. Nähere Erläuterungen sind der Verfahrensbeschreibung für das Antragsverfahren auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) des GKV- Spitzenverbandes in der jeweils aktuellen Fassung zu entnehmen. 5. Zahlstellenverfahren Die Meldungen der Zahlstellen werden der zuständigen Krankenkasse gemäß 202 Absatz 2 SGB V durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemgeprüfter, maschineller Ausfüllhilfen erstattet (sv.net). Seit dem 1. Januar 2011 ist die Teilnahme am maschinellen Verfahren für alle Zahlstellen verpflichtend. Insoweit sind Meldungen im Zahlstellen-Meldeverfahren maschinell zu übermitteln. Ausnahmen hiervon bestehen bei Meldungen für Versorgungsbezüge, deren Bewilligungs-/ Beginnmeldung vor dem 1. Januar 2011 auf Papier erfolgten. In diesen Fällen sind maschinelle Meldungen nur für Zeiträume nach dem 31. Dezember 2010 erforderlich. Soweit rückwirkende Meldungen für Zeiträume vor dem 1. Januar 2011 für Versorgungsbezüge abzugeben sind, deren Bewilligung/Beginn vor dem 1. Januar 2011 auf Papier gemeldet wurden, kann dies außerhalb des Zahlstellen- Meldeverfahrens erfolgen (Papiermeldung). Zahlstellen, die kein systemgeprüftes Programm einsetzen, haben die Meldungen mittels systemgeprüften, maschinellen Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der 5

6 Krankenkassen zu übermitteln. Die vorgenannten Regelungen zur Papiermeldung gelten entsprechend. Zahlstellen, die systemgeprüfte Programme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch systemgeprüfte, maschinelle Ausfüllhilfen nutzen. Eine maschinelle Befüllung der Ausfüllhilfe mit Meldedaten (aus den Beständen der Zahlstellen) ist nicht zulässig. Aufgrund der umfangreichen Änderungen die mit dem 5.SGB IV Änderungsgesetz einhergehen, haben die hierzu von den Spitzenverbänden der Sozialversicherungsträger veröffentlichten Publikationen ein Volumen erreicht, welches eine Versendung per erschwert. Diesem Rundschreiben ist daher eine Übersicht der relevanten Publikationen der Spitzenverbände der SV-Träger beigefügt (Anlage 1). In der Übersicht sind zu den aufgeführten Publikationen Links hinterlegt mit denen die Publikationen im Downloadverfahren im AOK-Nordost Business Bereich von Ihnen abgerufen werden können. Die aufgeführten Verlinkungen haben den Stand Dezember Im Auftrag Mayr 6