Optimierungsvorschlag Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle

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1 11. September 2012 Optimierungsvorschlag Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle Grobkonzept für die Erstattung von Monatsmeldungen der Arbeitgeber an das zentrale Kompetenzcenter Stand: Seite 1 von 11 Version: 0.2

2 Inhalt Seite 1 Allgemeines Das Verfahren Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle Kommunikation mit den Arbeitgebern Aufgaben des Zentralen Kompetenzcenters Kommunikation mit den Arbeitgebern Verarbeitung Kommunikation mit externen Stellen Datenschutz und Datensicherheit Sachbearbeitung Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern Geschäftsprozesse für die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Geschäftsprozesse für den Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen (DASBV) Geschäftsprozesse für die Einzugsstelle der Krankenversicherung (KV) Geschäftsprozesse für die Bundesagentur für Arbeit (BA) Geschäftsprozesse für die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) Erforderliche Rechtsgrundlage für das Verfahren Übergangsregelung Zusammenfassung...10 Stand: Seite 2 von 11 Version: 0.2

3 1 Allgemeines Im Rahmen des Projekts Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS) wird unter Federführung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) eine Untersuchung der Optimierungsmöglichkeiten im Melde-, Bescheinigungs- und Antragswesen durchgeführt. Aktuell wurde die IST-Aufnahme (Szenario 0) von 39 Verfahren abgeschlossen. Der Abschlussbericht enthält fachliche, technische und organisatorische Aspekte der untersuchten Verfahren sowie eine grafische Übersicht der Prozesse und Prozessketten unter Zuhilfenahme der Modellierungsmethode BPMN (Business Prozess Model and Notation). Alle interessierte Bürger und Verfahrensbeteiligte sind jetzt aufgefordert, Vorschläge zur Optimierung der Verfahren im Melde-, Bescheinigungs- und Antragswesen einzureichen. Der folgende Optimierungsvorschlag Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle zielt nicht auf ein einzelnes Verfahren ab, sondern beschreibt ein integriertes Szenario für das Beitrags- und Meldeverfahren in der Sozialversicherung, in dem mehrere Verfahren in einer vermittelnden Stelle zwischen Arbeitgeber und Sozialversicherung - dem zentralen Kompetenzcenter - gebündelt werden: Der Arbeitgeber schickt nur noch eine monatliche Meldung an das zentrale Kompetenzcenter der Sozialversicherung mit den Entgeltdaten der beschäftigten Arbeitnehmer Alle anlassbezogenen 1 und regelmäßigen Meldungen an die Träger der Sozialversicherung werden vom zentralen Kompetenzcenter aus der Monatsmeldung des Arbeitnehmers erstellt und termingerecht an die Sozialversicherungsträger versandt. Auch die Beitragsnachweise können vom zentralen Kompetenzcenter auf Grund der Monatsmeldungen der Arbeitnehmer erzeugt und dem Arbeitgeber sowie der entsprechenden Einzugstelle zugestellt werden. Die Optimierung betrifft insbesondere die folgenden Verfahren vom Arbeitgeber zur Sozialversicherung, die in OMS untersucht wurden: MB 01-1 Meldeverfahren für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte MB 01-3 Sozialausgleichsverfahren (Beitragsausgleichsverfahren bei Mehrfachbeschäftigung) MB 01-4 Meldeverfahren für geringfügig Beschäftigte MB 01-6 Beitragsnachweisverfahren A03 Gesonderte Meldung und Hochrechnung 194 SGB VI B11 Bescheinigung gemäß 194 SGB VI, Gesonderte Meldung Durch die fachliche Integration dieser Verfahren in einem zentralen Kompetenzcenter wird das Beitrags- und Meldeverfahren für den Arbeitgeber in der Komplexität wesentlich vereinfacht. Der Arbeitgeber erfährt das neue elektronische Meldeverfahren als wesentlichen Beitrag zum Bürokratieabbau, das ihm wesentliche Kosteneinsparungen ermöglicht. 1 Einige anlassbezogenen Meldungen schickt der Arbeitgeber weiterhin aufgrund der fachlichen Anforderungen direkt zur Sozialversicherung, z.b. die Anmeldung im Sofortmeldeverfahren, die Meldungen für die eubp und die Anfrage bzw. Vergabe der Versicherungsnummer. Stand: Seite 3 von 11 Version: 0.2

4 Die angeschlossenen Systeme der sozialen Sicherheit erhalten stichtagsgenaue, qualitätsgeprüfte Meldungen vom zentralen Kompetenzcenter bei vollem Investitionsschutz der etablierten Fachverfahren, d.h. die Effizienz und die Qualität der Verfahren wird erheblich verbessert. Dieser Vorschlag mit der Bündelung der Verfahren in einem zentralen Kompetenzcenter verwirklicht auch das Prinzip der Datensparsamkeit im Sinne des Datenschutzes, da nur die Daten an den jeweiligen Sozialversicherungsträger weitergeleitet werden, die er aufgrund seines gesetzlichen Auftrags benötigt. Der Vorschlag eröffnet zudem eine Fülle von weiteren Optimierungsmöglichkeiten im Bereich des Beitragsnachweises, der Betriebsprüfung etc., die in den folgenden Ausführungen erläutert werden. 2 Das Verfahren Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle Im Folgenden werden das Verfahren, die gesetzliche Grundlage und die Funktionsweise des zentralen Kompetenzcenters beschrieben. Die folgende Abbildung stellt das Gesamtverfahren graphisch dar: Klärung von Zweifelsfällen Arbeitgeber Zentrales Kompetenzcenter Kommunikation mit Arbeitgebern Monatsmeldung Beitragsnachweis Sachbearbeitung Verarbeitung Kommunikation mit externen Stellen BNW RV KV DASBV BA UV Stand: Seite 4 von 11 Version: 0.2

5 2.1 Kommunikation mit den Arbeitgebern Der Arbeitgeber schickt monatliche Meldungen für seine Beschäftigten an das zentrale Kompetenzcenter der Sozialversicherung mit den Entgeltdaten. Damit entfallen für den Arbeitgeber anlassbezogene Besonderheiten aus dem Sozialrecht insbesondere Anmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 1 und 6 Jahresmeldung gem. 28a Abs. 2 und 10 Unterbrechungsmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 8 und 9 Abmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 8 Meldung von einmalig gezahlten Arbeitsentgelt gem. 28a Abs. 1 Nr. 12 und 11 Sonstige Meldungen gem. 28a Abs. 1 und 12 Meldung von Arbeitsentgelt bei Mehrfachbeschäftigung gem. 28a Abs. 1 Nr. 10 und 11b Zusätzliche Meldungen an die Annahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtungen gem. 28a Abs. 10 und 11 SGB IV Gesonderte Meldung nach 194 SGB VI und 12 Abs. 5 Beitragsnachweis nach 28 f Abs. 3 SGB IV. Dauermeldung des Arbeitgebers Ergeben sich aus der Entgeltabrechung Monatsmeldungen, die - mit Ausnahme der Monatsangabe - vollständig identisch zur Monatsmeldung des Vormonats sind, kann der Arbeitgeber eine Dauermeldung veranlassen. Die Dauermeldung bewirkt, dass automatisiert vom zentralen Kompetenzcenter die entsprechenden Meldungen erstellt und abgegeben werden können. Die Dauermeldung ist mit der Dauerauftragserteilung bei einer Bank vergleichbar. Sie kann jederzeit durch den Arbeitgeber geändert oder beendet werden. 2.2 Aufgaben des Zentralen Kompetenzcenters Das zentrale Kompetenzcenter stellt für den Arbeitgeber eine zentrale Annahmestelle für sämtliche Informationen der Sozialversicherung dar, die sofort die Annahme quittiert, die formalen und fachlichen Prüfungen durchführt und das Ergebnis der Prüfungen bereitstellt. Erkennt das zentrale Kompetenzcenter aus den eingegangenen Meldungen zu einem Versicherten Situationen, die einer Klärung bedürfen, werden diese Sachverhalte entweder dem Arbeitgeber maschinell zur Korrektur zurückgegeben oder der zuständigen Sachbearbeitung zur bilateralen Klärung mit dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Durch die zentrale Prüfung der Meldungen wird die Qualität der Meldungen deutlich erhöht, z. B. können Mehrfachbeschäftigungen sofort erkannt werden. Das zentrale Kompetenzcenter stellt aus den Meldungen der Arbeitgeber die für die jeweilige Institution relevanten Daten zusammen und übermittelt diese, je nach Sachverhalt, regelmäßig oder situativ an die jeweiligen Institutionen. Stand: Seite 5 von 11 Version: 0.2

6 Das zentrale Kompetenzcenter setzt sich aus mehreren Ebenen zusammen: Kommunikation mit den Arbeitgebern Für die Kommunikation mit den Arbeitgebern wird innerhalb des zentralen Kompetenzcenters ein Annahmesystem bereitgestellt, welches die verschlüsselten Meldungen der Arbeitgeber empfängt und nach technischer bzw. syntaktischer Prüfung den Eingang quittiert. Im Annahmesystem liegen die Meldungen ausschließlich in verschlüsselter Form vor. Es existiert eine Schnittstelle zum Verarbeitungssystem des zentralen Kompetenzcenters Verarbeitung Im Verarbeitungssystem des zentralen Kompetenzcenters werden die eingegangenen Daten entschlüsselt und plausibilitäts- sowie anwenderspezifischen Prüfungen unterzogen. Je nach Prüfergebnis erhält der Arbeitgeber entweder eine positive Verarbeitungsbestätigung oder ein Fehlerprotokoll mit der Aufforderung zur erneuten Übermittlung der Meldung. Im Verarbeitungssystem erfolgt die temporäre Speicherung der Daten. Um die Kommunikation mit externen Stellen vorzubereiten, werden im Verarbeitungssystem mithilfe eines hinterlegten Formelsystems die gewohnten Meldungen an die jeweiligen Institutionen erzeugt. Diese werden entweder regelmäßig oder situativ erstellt und beinhalten genau die Daten, die die jeweilige Institution zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt Kommunikation mit externen Stellen Über die Schnittstelle zwischen dem Verarbeitungssystem und der Kommunikationsebene für die externen Stellen werden die erzeugten Meldungen so bereitgestellt, dass sie durch gesicherte Übertragung an die externen Stellen übermittelt werden können Datenschutz und Datensicherheit Das Verfahren kommt ohne zentrale Vorratsdatenspeicherung aus, da sämtliche Daten dezentral bei den Rentenversicherungsträgern im Versicherungskonto zur Verfügung stehen. Das monatliche Meldeverfahren an die zentrale Stelle verwirklicht das Prinzip der Datensparsamkeit im Sinne des Datenschutzes, da nur die Daten an den jeweiligen Sozialversicherungsträger weitergeleitet werden, die er aufgrund seines gesetzlichen Auftrags benötigt. Der Aufbau und Betrieb des zentralen Kompetenzcenters wird unter die Aufsicht des BfDI gestellt. Das Sicherheitskonzept und die Umsetzung der Maßnahmen werden durch das BSI evaluiert. 2.3 Sachbearbeitung Für Sachverhalte, die in einem maschinellen Verfahren nicht zweifelsfrei akzeptiert werden können, wird eine qualifizierte Sachbearbeitung benötigt, um diese in Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber zu berichtigen. Die Zuständigkeit sowie die Organisationsform sollte vom Gesetzgeber festgelegt werden. Vom zentralen Kompetenzcenter erkannte Zweifelsfälle Stand: Seite 6 von 11 Version: 0.2

7 werden der zuständigen Sachbearbeitung zur Klärung mit dem Arbeitgeber unverzüglich maschinell zur Verfügung gestellt. 2.4 Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern Das zentrale Kompetenzcenter stellt aus den Meldungen der Arbeitgeber die für die jeweilige Institution relevanten Daten zusammen und übermittelt diese, je nach Sachverhalt, regelmäßig oder situativ an die jeweiligen Institutionen. Dies bewirkt eine Optimierung des Beitrags- und Meldeverfahrens im Sinne der Datensparsamkeit, da die Geschäftsprozesse so angepasst werden, dass jede Institution nur noch die Daten erhält die sie zur Erfüllung ihrer originären Aufgaben benötigt Geschäftsprozesse für die Deutsche Rentenversicherung (DRV) Das zentrale Kompetenzcenter erstellt aus den Monatsmeldungen der Arbeitgeber termingerecht die folgenden Meldungen an die RV: Anmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 1 und 6 Jahresmeldung gem. 28a Abs. 2 und 10 Unterbrechungsmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 8 und 9 Abmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 8 Meldung von einmalig gezahlten Arbeitsentgelt gem. 28a Abs. 1 Nr. 12 und 11 Sonstige Meldungen gem. 28a Abs. 1 und 12 Gesonderte Meldung nach 194 SGB VI und 12 Abs. 5 zur Hochrechnung Damit erhalten die RV-Träger alle Meldungen nach der wie bisher. Die schriftliche Anforderung beim Arbeitgeber für die gesonderte Meldung wird durch eine maschinelle Anforderung beim Kompetenzcenter ersetzt Geschäftsprozesse für den Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen (DASBV) Das zentrale Kompetenzcenter erstellt aus den Monatsmeldungen der Arbeitgeber termingerecht die folgenden Meldungen an die DASBV: Anmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 1 und 6 Jahresmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 10 Unterbrechungsmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 8 und 9 Abmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 8 Meldung von einmalig gezahlten Arbeitsentgelt gem. 28a Abs. 1 Nr. 12 und 11 Sonstige Meldungen gem. 28a Abs. 1 und 12 Meldung von Arbeitsentgelt bei Mehrfachbeschäftigung gem. 28a Abs. 1 Nr. 10 und 11b Monatliche Meldungen an die Annahmestelle der berufsständischen Versorgungseinrichtungen gem. 28a Abs. 11 SGB IV zur Beitragserhebung Damit erhält die DASBV alle Meldungen nach der wie bisher. Stand: Seite 7 von 11 Version: 0.2

8 2.4.3 Geschäftsprozesse für die Einzugsstelle der Krankenversicherung (KV) Das zentrale Kompetenzcenter erstellt aus den Monatsmeldungen der Arbeitgeber termingerecht die folgenden Meldungen an die Einzugsstellen: Anmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 1 und 6 Abmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 8 Beitragsnachweis nach 28 f Abs. 3 SGB IV. Damit erhalten die Einzugsstellen alle Meldungen nach der, die sie zur Erfüllung ihrer originären Aufgaben benötigen. Übergangsweise kann das zentrale Kompetenzcenter wie bisher alle -Meldungen an die Einzugsstellen erzeugen Geschäftsprozesse für die Bundesagentur für Arbeit (BA) Das zentrale Kompetenzcenter erstellt aus den Monatsmeldungen der Arbeitgeber termingerecht die folgenden Meldungen an die BA: Anmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 1 und 6 Abmeldung gem. 28a Abs. 1 Nr. 2 und 8 Damit erhält die BA alle Meldungen nach der, die sie zur Erfüllung ihrer originären Aufgaben benötigt. Übergangsweise kann das zentrale Kompetenzcenter wie bisher alle -Meldungen an die BA erzeugen Geschäftsprozesse für die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung (UV) Das zentrale Kompetenzcenter erstellt aus den Monatsmeldungen der Arbeitgeber termingerecht die folgenden Meldungen an die UV: Daten zur Berechnung der Umlage nach 152 SGB VII gem. 28a Abs. 3a i.v.m. 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 2 Buchstabe c und h SGB IV Damit erhält die UV alle Meldungen nach der wie bisher, die sie zur Erfüllung ihrer originären Aufgaben benötigt. 3 Erforderliche Rechtsgrundlage für das Verfahren Das Verfahren Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle erfordert eine rechtliche Grundlage, die wie folgt aussehen könnte: Pflichten des Arbeitgebers Der Arbeitgeber meldet monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung für jeden in der Kranken-, Pflege- oder Rentenversicherung oder nach dem Recht der Arbeitsförderung kraft Gesetzes Versicherten oder geringfügig Beschäftigten oder Stand: Seite 8 von 11 Version: 0.2

9 Beschäftigten, der nach 6 Abs. 1 SGB VI von der Versicherungspflicht befreit und Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung ist einen Datensatz an ein zentrales Kompetenzcenter mit folgenden Informationen: die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes die Betriebsnummer der Krankenkasse die Versicherungsnummer die Personengruppe Meldemonat Beginn Meldemonat Ende Tätigkeitsschlüssel Merkmal zur Kennzeichnung einer Berufsausbildung Merkmal zur Kennzeichnung einer Altersteilzeit Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt nach dem Recht der Rentenversicherung Das beitragspflichtige Arbeitsentgelt nach dem Recht der Unfallversicherung die geleisteten Arbeitsstunden Anzahl der Sozialversicherungstage der laufende Beitrag der Krankenversicherung, der Beitrag bei Einmalzahlung und der Arbeitnehmeranteil der laufende Beitrag der Rentenversicherung, der Beitrag bei Einmalzahlung und der Arbeitnehmeranteil der laufende Arbeitslosenversicherung, der Beitrag bei Einmalzahlung und der Arbeitnehmeranteil der laufende Beitrag der Pflegeversicherung, der Beitrag bei Einmalzahlung und der Arbeitnehmeranteil Rechtskreis Beitragsgruppe die Unfallversicherungsmitgliedsnummer des Beschäftigungsbetriebes die Betriebsnummer des UV-Trägers die anzuwendende Gefahrtarifstelle die Mitgliedsnummer der Versorgungseinrichtung Betriebsnummer der Versorgungseinrichtung Kennzeichen über Beginn oder Ende der Beschäftigung Bei Beginn einer Beschäftigung sind zusätzlich zu melden: Familienname und Vorname Geburtsdatum Anschrift Staatsangehörigkeit die Beziehung zum Arbeitgeber als Ehegatte, Lebenspartner oder Abkömmling, die Angabe, ob es sich um eine Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer GmbH handelt Aufgaben des Kompetenzcenters Das zentrale Kompetenzcenter erzeugt und übermittelt an die Einzugsstelle, Rentenversicherung, Bundesagentur für Arbeit und an die DASBV eine Meldung über den Beginn und das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung unverzüglich nach Eingang der Monatsmeldung an die Rentenversicherung eine Meldung über das beitragspflichtige Entgelt und den Zeitraum, in dem es erzielt wurde bis Ende Januar des Folgejahres an die berufsständischen Versorgungseinrichtungen eine Meldung über das beitragspflichtige Entgelt und den Zeitraum, in dem es erzielt wurde bis Ende Januar des Folgejahres an die Bundesagentur für Arbeit die zur Erstellung der Beschäftigungsstatistik erforderlichen Daten Stand: Seite 9 von 11 Version: 0.2

10 an den zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung zusammengefasst für jeden Arbeitgeber die beitragspflichtigen Entgelte zur Berechung der Umlage nach 152 SGB VII. an die Einzugsstelle einen Beitragsnachweis zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge für den Arbeitgeber eine Kopie des Beitragsnachweises zwei Arbeitstage vor Fälligkeit der Beiträge Die Träger der Rentenversicherung können in den Fällen des 194 SGB VI die sofortige Übermittlung des beitragspflichtigen Entgeltes und den Zeitraum, in dem es erzielt wurde, automatisiert abfordern. 4 Übergangsregelung Das Verfahren Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle ist für alle Arbeitgeber und Sozialversicherungsträger verbindlich. In einem Übergangszeitraum ist die Teilnahme für den Arbeitgeber an dem Verfahren frei wählbar. Dies gilt zeitlich befristet auch für die Sozialversicherungsträger, die alle Meldungen nach der wie bisher erhalten können. Die Regelungen für den Übergangszeitraum und die Modalitäten sind festzulegen. 5 Zusammenfassung Mit der Umsetzung des Verfahrens können die folgenden Optimierungen erzielt werden: Qualität Fachliche Fehlersachverhalte werden schon bei der Anlieferung festgestellt und an den Arbeitgeber qualifiziert zurück gemeldet Die Meldeverfahren werden beschleunigt, die Qualität der gemeldeten Daten wird erhöht Überschneidungsmeldungen werden zeitnah festgestellt und an den Arbeitgeber zurück gemeldet Eine Mehrfachbeschäftigung für einen Arbeitnehmer kann den betroffenen Arbeitgebern unmittelbar aufgezeigt werden damit entfallen langwierige Rückfragen durch die Sachbearbeitung und Nachforderungen der Betriebsprüfung werden verringert Kosten Viele Sachverhalte müssen durch den Arbeitgeber nicht mehr gesondert gemeldet werden, da die Daten in der Monatsmeldung enthalten sind Durch die zentrale Bündelung der Kommunikation zum Arbeitgeber und die zentrale Erstellung der Meldungen an die Sozialversicherungsträger ergibt sich insgesamt in der Sozialversicherung eine wesentliche Kostenersparnis Stand: Seite 10 von 11 Version: 0.2

11 Für den Arbeitgeber reduziert sich der Aufwand für die Meldungen an die Sozialversicherung: eine monatliche Meldung pro Arbeitnehmer an eine zentrale Stelle statt viele verschiedene Meldungen an unterschiedliche Institutionen Die Funktion Dauerauftrag bietet dem Arbeitgeber, die immer wiederkehrende, gleichlautende Meldungen für Arbeitnehmer erstatten, einen zusätzlichen Mehrwert durch Zeit- und Kostenersparnis. Die Komplexität der Lohnabrechungsprogramme wird wesentlich verringert sowie die Prüfung zur Systemzulassung vereinfacht Für die Annahmestellen der Sozialversicherung reduziert sich der Aufwand für die elektronische Kommunikation mit den Arbeitgebern, da sie nur von einer Stelle Daten erhalten und nicht mehr mit allen Arbeitgebern direkt kommunizieren müssen. Datenschutz Das Verfahren kommt ohne zentrale Vorratsdatenspeicherung aus und verwirklicht das Prinzip der Datensparsamkeit im Sinne des Datenschutzes Der Aufbau und Betrieb des zentralen Kompetenzcenter wird unter die Aufsicht des BfDI gestellt, um den hohen Datenschutzanforderung Rechnung zu tragen. Datensicherheit Nach Regeln des BSI wird das Sicherheitskonzept erstellt und damit die hohen Anforderungen an die Datensicherheit erfüllt Das zentrale Kompetenzcenter wird unter Aufsicht des BSI gestellt Das Verfahren Monatliche Meldung an eine zentrale Stelle trägt somit wesentlich zu einer Erreichung der Ziele des OMS Projektes bei: die bestehenden Melde-, Bescheinigungs- und Antragsverfahren in der sozialen Sicherung werden optimiert, Bürokratie wird signifikant abgebaut und die Effizienz der Meldeverfahren und Fachverfahren in der Sozialversicherung insgesamt wird erheblich gesteigert. Stand: Seite 11 von 11 Version: 0.2