Finanzordnung des Fachschaftsrates Biowissenschaften der Universität Greifswald

Finanzordnung des Fachschaftsrates Biowissenschaften der Universität Greifswald Fassung vom 06.07.2010 A) ALLGEMEINES B) HAUSHALTSPLAN C) VORSCHRIFTEN FÜR BESTIMMTE EINNAHME- UND AUSGABEPOSITIONEN D) KASSENWESEN E) TEILNAHME AM BÜRGERLICHEN RECHTSVERKEHR F) ÜBERPRÜFUNG DER HAUSHALTS- UND WIRTSCHAFTSFÜHRUNG G) SCHLUSSBESTIMMUNGEN A) ALLGEMEINES 1 Geltungsbereich Diese Wirtschaftsordnung gilt für die Haushalts- und Wirtschaftsführung des Fachschaftsrates Biowissenschaften der Ernst-Moritz-Arndt Universität Greifswald. 2 Übergeordnete Bestimmungen (1) Die Wirtschaftsordnung unterliegt dem derzeit gültigem Landeshochschulgesetz von Mecklenburg-Vorpommern, der Landeshaushaltsordnung von Mecklenburg- Vorpommern, der derzeit gültigen Finanzordnung der Studentenschaft der EMAU Greifswald, der derzeit gültigen Satzung der Studentenschaft der EMAU Greifswald sowie der derzeit gültigen Fachschaftsordnung des Fachschaftsrates Biowissenschaften. (2) Soweit diese Ordnung keine Regelungen trifft, sind die in (1) genannten Bestimmungen entsprechend anzuwenden. Bei der entsprechenden Anwendung des Landeshaushaltsrechtes treten an die Stelle: des Landes die Fachschaftsmitglieder, des Landtages der Fachschaftsrat, der Verwaltung der Fachschaftsrat, der zuständigen Ministerin die zuständige Fachschaftsratsreferentin, der Beauftragten für den Haushalt die Finanzreferentin des Fachschaftsrates, der Leiterin der Verwaltung/der Dienststelle die Vorsitzende des Fachschaftsrates. 3 Finanzreferentin (1) Die Finanzreferentin bewirtschaftet die Einnahmen und Ausgaben der Fachschaft Biowissenschaften. (2) Die Finanzreferentin erstellt den Haushaltsplan sowie etwaige Nachträge und ist alleinig zur Erteilung finanzwirksamer Anweisungen, insbesondere Kassenanordnung gemäß 16 (1) befugt. Sie ist verantwortlich für die Buchführung und Rechnungslegung. (3) Die Finanzreferentin kann zum Zwecke der fristgemäßen Aufgabenerfüllung sowie der geordneten Haushaltsund Wirtschaftsführung Mitglieder des Fachschaftsrates Biowissenschaften mit der Wahrnehmung einzelner Befugnisse der Finanzreferentin schriftlich beauftragen. (4) Die Bevollmächtigung gemäß (3) ist von der Vollmachtgeberin, der Bevollmächtigten und der Fachschaftsratsvorsitzenden zu unterzeichnen. Bevollmächtigte Personen dürfen nicht zugleich zeichnungsberechtigt für das Konto der Fachschaft Biowissenschaften sein und auch nicht über die Barkasse der Fachschaft Biowissenschaften verfügen. Sie haften in Vertretung der Finanzreferentin für ihre Handlungen selbst. Eine Bevollmächtigung endet durch schriftlichen Widerruf der Finanzreferentin oder der Fachschaftsratsvorsitzenden. (5) Die Finanzreferentin ist von allen Maßnahmen der Fachschaft Biowissenschaften, die finanzielle Belange berühren, rechtzeitig in Kenntnis zu setzen. Anträge an den Fachschaftsrat Biowissenschaften sind bis spätestens zur letzten der betreffenden Maßnahme vorausgehenden Sitzung in schriftlicher Form bei der Finanzreferentin einzureichen. 1

B) HAUSHALTSPLAN 4 Haushaltsjahr Das Haushaltsjahr der Fachschaft Biowissenschaften ist identisch mit dem Kalenderjahr. 5 Haushaltsstruktur (1) Der Haushaltsplan besteht aus Einnahme- und Ausgabetiteln. Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund aufzuführen, die Ausgaben sind getrennt den Titeln zuzuordnen. Voraussichtlich benötigte Verpflichtungsermächtigungen sind gesondert aufzuführen. (2) Im Haushaltsplan sind wenigstens gesondert aufzuführen: a) bei den Einnahmen: Fachschaftszuschüsse, Entnahmen aus Rücklagen, Zinsen, Einnahmen aus Kulturveranstaltungen, Einnahmen aus Bildungsveranstaltungen, Einnahmen aus Sportveranstaltungen, Einnahmen aus sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen, Werbeeinnahmen, Einnahmen aus sonstiger wirtschaftlicher Betätigung; b) bei den Ausgaben: Personalausgaben, Sächliche Verwaltungsausgaben, Ausgaben für Kulturveranstaltungen, Ausgaben für Bildungsveranstaltungen, Ausgaben für Sportveranstaltungen, Ausgaben für sonstige satzungsgemäße Veranstaltungen, Ausgaben für sonstige wirtschaftliche Betätigung, Zuführung an Rücklagen, Zuwendung an Stellen außerhalb der Fachschaft Biowissenschaften. (3) Ein voraussichtlicher Überschuss des ablaufenden Haushaltsjahres ist im folgenden Haushaltsplan als Einnahme, ein voraussichtlicher Fehlbetrag als Ausgabe zu veranschlagen. (4) Der Haushalt sollte in Einnahmen und Ausgaben ausgeglichen sein. (5) Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben. Auf die Verwendung für bestimmte Zwecke dürfen Einnahmen nur beschränkt werden, wenn die Mittel von anderer Seite zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden oder Ausnahmen im Haushaltsplan zugelassen worden sind. (6) Zuwendungen an Stellen außerhalb der Fachschaft Biowissenschaften können im Haushaltsplan nur dann festgestellt werden, wenn die entsprechende Stelle mit diesen Mitteln satzungsgemäße Aufgaben der Fachschaft erfüllen hilft. Ausgaben für nicht rückzahlbare Zuwendungen dürfen im Übrigen nur dann veranschlagt werden, soweit der Zweck nicht durch unbedingt oder bedingt rückzahlbare Zuwendungen erreicht werden kann. 6 Einbringung und Feststellung des Haushaltsplanes (1) Der Haushaltsplanentwurf ist spätestens vier Wochen vor Beginn des Haushaltsjahres von der Finanzreferentin in den Fachschaftsrat Biowissenschaften einzubringen. (2) Der Haushaltsplanentwurf ist im Fachschaftsrat Biowissenschaften in zwei Lesungen zu beraten. Der Haushaltsplan wird vom Fachschaftsrat Biowissenschaften mit einfacher Mehrheit festgestellt. (3) Werden einzelne Titel oder der gesamte Entwurf des Haushaltsplanes abgelehnt, so hat die Finanzreferentin dem Fachschaftsrat Biowissenschaften schnellstmöglich einen modifizierten Entwurf vorzulegen. (4) Der Haushaltsplan ist durch Aushang öffentlich bekannt zumachen. Er tritt am Tage der Bekanntmachung, frühestens jedoch mit Beginn des Haushaltsjahres in Kraft. 7 Bedeutung des Haushaltsplanes gegenüber Dritten Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten Dritter gegenüber der Fachschaft Biowissenschaften weder begründet noch aufgehoben. 8 Deckung von Ausgaben (1) Ausgaben dürfen nur geleistet werden, wenn in den entsprechenden Titeln Mittel zur Verfügung stehen. (2) Ausgaben, die über den Ansatz eines Titels hinausgehen oder unter keine Zweckbestimmung des Haushaltes fallen, dürfen erst geleistet werden, wenn ein Nachtrag zum Haushaltsplan in Kraft getreten ist. Dies gilt nicht für unabweisbare Ausgaben, insbesondere solche, die zur sparsamen Fortführung der Verwaltung erforderlich sind, sofern Mehrausgaben an anderer Stelle des Haushaltes eingespart werden. (3) bleibt von Satz 1 unberührt. (3) Bei einzelnen Ausgabetiteln kann die Finanzreferentin mit Einwilligung des Fachschaftsrates Biowissenschaften Überschreitungen von bis zu 10% des Ansatzes zulassen, wenn entsprechende Mehreinnahmen zu erwarten sind 2

9 Kompetenzen Einzelausgaben bedürfen der Zustimmung des Fachschaftsrates Biowissenschaften. Dies gilt nicht für Ausgaben, deren Zweckbestimmung im Haushaltsplan hinreichend bestimmt ist. 10 Nachtragshaushalt (1) Ist absehbar, dass bis Ende des Haushaltsjahres in einzelnen Titeln Überschreitungen des Ansatzes von mehr als 10% eintreten werden, so ist ein Nachtragshaushalt zu erstellen. (2) Bei der Aufstellung eines Nachtragshaushaltes finden dieselben Bestimmungen wie für die erstmalige Aufstellung des Haushaltsplanes Anwendung. 11 Vorläufige Haushaltsführung (1) Grundlage für die Haushaltsführung vor Inkrafttreten des Haushaltsplanes (vorläufige Haushaltsführung) sind die Ansätze des Vorjahres; von diesen darf für jeden Monat der vorläufigen Haushaltsführung ein Zwölftel in Anspruch genommen werden. (2) Neue Stellen dürfen erst nach Inkrafttreten des Haushaltes in Anspruch genommen werden. C) VORSCHRIFTEN FÜR BESTIMMTE EINNAHME- UND AUSGABEPOSITIONEN 12 Aufwandsentschädigungen (1) Für Leistungen des Fachschaftsrats Biowissenschaften, egal ob durch Mitglieder oder Nicht Mitglieder erbracht, werden keine Aufwandsentschädigungen gezahlt. Ausnahmen sind möglich, wenn spezielle Leistungen benötigt werden, die von einem Fachschaftsrat nicht erwartet werden können (z.b. DJ, Fachvorträge etc.). Die Höhe der Aufwandsentschädigung darf 50 nicht überschreiten. 13a Finanzielle Förderung der Organisation von Veranstaltungen und Partys (1) Förderbarkeit Es ist ein Finanzantrag nach vorgegebenem Formular und der Kostenvoranschlag einzureichen. Der Antragsteller sollte seinen Antrag auf einer Sitzung des Fachschaftsrats Biowissenschaften kurz vorstellen. Der Antragsteller sollte im Vorfeld geprüft haben, ob die Veranstaltung auch von anderen Gebern gefördert werden könnte. Die Veranstaltung muss für die Studierenden wenigstens eines Studienganges der Fachschaft Biowissenschaften öffentlich sein. Die Veranstaltung muss in mindestens zwei Instituten der Fachrichtung Biologie per Aushang angekündigt werden. Sofern nicht anders vereinbart, ist der Antragsteller dafür selbst zuständig. Zusätzlich sollte der Fachschaftsrat Biowissenschaften mittels seines Email Verteilers zur Bekanntmachung der Veranstaltung beitragen. (2) Zeitlicher Rahmen Der Antrag sollte spätestens zwei Wochen vor Beginn der Veranstaltung eingehen. Anschließend berät der Fachschaftsrat Biowissenschaften über den Antrag und einigt sich ggf. auf die Höhe der Förderung. Das Ergebnis der Beratung wird dem Antragsteller baldmöglichst mitgeteilt. Die Auszahlung der bewilligten Gelder erfolgt nach Eingang der Abrechnung, welche Aufstellung der Einnahmen, Ausgaben und deren Nachweise beinhaltet. Die Abrechnung sollte spätestens zwei Wochen nach Ende der Veranstaltung eingehen, andernfalls behält sich der Fachschaftsrat Biowissenschaften das Recht vor, auf Zahlung bewilligter Gelder zu verzichten. (3) Höhe der Förderung Die Angaben im Kostenvoranschlag sollten auf Zweckmäßigkeit und nötigen Umfang hin kritisch geprüft werden. Die Höhe der bewilligten Gelder ergibt sich aus den Beratungen des Fachschaftsrats Biowissenschaften unter Berücksichtigung des Haushaltsplans. Es gelten die Einschränkungen des Abs. 4. (4) Zusätzliche Bestimmungen bei Förderung von Partys Für die finanzielle Förderung von Partys stehen 50 pro Semester und Studiengang zur Verfügung. Der Studiengang "Landscape ecology and nature conservation" wird dabei als ein Bestandteil des Studiengangs "Landschaftsökologie und Naturschutz" geführt. Der Fachschaftsrat Biowissenschaften behält sich vor, Töpfe in Ausnahmefällen zu erweitern. Zu Semesterbeginn enthält jeder Topf 50, Restbestände aus vergangenen Semestern verfallen. Der Antragsteller muss der Fachschaft Biowissenschaften angehören. 3

13b Finanzielle Förderung der Teilnahme an Exkursionen und Tagungen (1) Förderbarkeit Die Veranstaltung darf nicht unmittelbar zum universitären Lehrbetrieb zählen. Insbesondere Exkursionen von Studenten für Studenten, der Besuch von Tagungen und Symposien sowie ähnliche Veranstaltungen, werden gefördert. Die Veranstaltung darf nicht anderweitig gefördert werden oder gefördert werden können. (2) Höhe der Förderung Für die Förderung werden pro Semester 250 im Haushalt des Fachschaftsrates eingeplant. Pro Person und Semester stehen maximal 25 bereit. Davon werden 12,50 für Fahrtkosten und 12,50 Beiträge und Eintritte etc. ausgezahlt. Wenn die Gesamtsumme der Förderungsanträge die Höhe der für die Förderung bereitgestellten Summe im jeweiligen Semester übersteigt, wird die Förderung nach folgendem Schlüssel zwischen den Antragstellern aufgeteilt. (3) Zeitlicher Rahmen Der zeitliche Rahmen entspricht einem Semester. Die Anträge aller Veranstaltungen, die während des gleichen Semsters stattfinden, werden gesammelt. Die Auszahlung erfolgt um den 15. des auf das Semesterende folgenden Monats. (4) Beantragung Für die Förderung muss spätestens 10 Tage nach der Veranstaltung ein Antrag an den Fachschaftsrat gestellt werden. Dieser muss folgende Daten des Antragstellers enthalten: Name und Vorname Adresse Universitäts-E-Mail-Adresse Studiengang, Semester, Matrikelnummer Bankverbindung für die Auszahlung Name, Termin und Ort der Veranstaltung Eine kurze und prägnante Begründung, warum eine Förderung angebracht ist. Belege für Fahrtkosten und geleistete Beiträge, Eintritte etc. 4

D) KASSENWESEN 14 Kassenverwalter (1) Der Fachschaftsrat Biowissenschaften ernennt eine Kassenverwalterin. (2) Die Kassenverwalterin ist zeichnungsberechtigt für das Konto der Fachschaft Biowissenschaften und verwaltet die Barkasse. Sie bewirkt Einnahmen und Ausgaben der Fachschaft Biowissenschaften aufgrund der von der Finanzreferentin erteilten Kassenanordnungen und verwahrt die durchlaufenden Gelder. (3) Der Fachschaftsrat Biowissenschaften kann eine Vertreterin der Kassenverwalterin und für abgegrenzte Aufgabengebiete weitere Kassenverwalterinnen schriftlich bestellen. Die bestellten Personen haften in Ausübung ihrer Kassenverwaltertätigkeit für ihre Handlungen selbst. Sie sind der Kassenverwalterin und Finanzreferentin rechenschaftspflichtig. 15 Zahlungsverkehr (1) Die Fachschaft Biowissenschaften unterhält ein Girokonto. (2) Der Zahlungsverkehr ist möglichst bargeldlos durchzuführen. Der Bestand der Barkasse soll 100 nicht übersteigen. Begründete Ausnahmefälle bedürfen der Genehmigung der Fachschaftsratsvorsitzenden und der Finanzreferentin. 16 Kassenführung (1) Zahlungen dürfen nur von der Kassenverwalterin bzw. dessen nach 14 (3) benannten Vertreterinnen und nur aufgrund schriftlicher Anordnungen (Kassenanordnungen) angenommen oder geleistet werden. Einzahlungen oder Überweisungen sind auch dann anzunehmen, wenn eine Annahmeanordnung nicht vorliegt. Die Anordnung ist in diesem Falle nachträglich zu erteilen. (2) Über jede Bareinzahlung ist der Einzahlenden eine Quittung zu erteilen, soweit der Nachweis der Einzahlung nicht in anderer Form sichergestellt ist. Über jede Barauszahlung ist von der Empfängerin eine Quittung zu verlangen. Bei Einnahmen, die nach Entscheidung der Finanzreferentin listengemäß erfasst werden, tritt an die Stelle der Einzelquittung die Unterschrift der Einzahlerin in der Liste als Einzahlungsbestätigung. (3) Die Barkasse ist am Ende jeden dritten Monats bzw. auf Verlangen der Finanzreferentin von der Kassenverwalterin aufzunehmen. Das Aufnahmeprotokoll und die Buchungsunterlagen sind der Finanzreferentin von der Kassenverwalterin unverzüglich nach der Aufnahme vorzulegen. 17 Buchführung (1) Über die Zahlungen ist nach der Zeitfolge mit Hinsicht auf den entsprechenden Haushaltsplantitel Buch zu führen. (2) Bleibt am Ende des Haushaltsjahres der Gesamtbetrag der Einnahmen hinter dem Gesamtbetrag der Ausgaben zurück, so ist der Fehlbetrag im nächsten Haushaltsjahr als Ausgabe nachzuweisen. Ein Überschuss ist im nächsten Haushaltsjahr als Einnahme zu buchen. (3) Belege, Buch gemäß (1) und Kontoauszüge sind nach Abschluss des Haushaltsjahres mindestens drei Jahre geordnet aufzubewahren. 18 Rücklagen (1) Die Fachschaft Biowissenshaften bildet zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Kassenwirtschaft, für die Beschaffung von Vermögensgegenständen von größerem Wert sowie für besondere Vorhaben eine allgemeine Rücklage. (2) Der Gesamtbetrag der Rücklagen muss pro Haushaltsjahr mindestens 5% der veranschlagten Einnahmen betragen und darf pro Haushaltsjahr 30% der veranschlagten Einnahmen aus Studentenschaftsbeiträgen nicht überschreiten. (3) Zuführungen und Entnahmen von Rücklagen sind im Haushaltsplan zu veranschlagen. Die Rücklagen sind in einer Anlage zum Haushaltsplan auszuweisen. (4) Zinsen aus Rücklagebeständen sind im Haushaltsplan als Einnahme zu veranschlagen. 5

19 Kreditaufnahme Kredite dürfen nicht aufgenommen werden 20 Rechnungslegung Innerhalb von einem Monat nach Ende des Haushaltsjahres stellt die Finanzreferentin die Jahreshaushaltsrechnung auf der Grundlage des Buches gemäß 81 der Landeshaushaltsordnung von Mecklenburg-Vorpommern auf. 21 Einsichtsrecht Die Mitglieder des Fachschaftsrates Biowissenschaften haben ständiges Einsichtsrecht in die Bücher. E) TEILNAHME AM BÜRGERLICHEN RECHTSVERKEHR 22 Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen Es ist der Fachschaft Biowissenschaften nicht gestattet, Unternehmen zu erwerben, zu übernehmen oder zu gründen oder sich an solchen zu beteiligen. 23 Beitragspflichtige Mitgliedschaft Eine Mitgliedschaft der Fachschaft Biowissenschaften in einem Verein, einer Organisation oder Institution, die zur Zahlung von Beiträgen verpflichtet, ist nur zulässig, wenn diese Mitgliedschaft satzungsgemäße Aufgaben erfüllen hilft und der Fachschaftsrat dieser Mitgliedschaft zustimmt. 24 Bürgschaften Die Übernahme von Bürgschaften ist unzulässig. 25 Darlehen Die Vergabe von Darlehen ist unzulässig. 26 Angestellte Der Fachschaftsrat Biowissenschaften kann unter Beachtung der gebotenen Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit mit der Mehrheit von zwei Dritteln seiner satzungsgemäßen Mitglieder intern über die Einstellung und Entlassung von Angestellten beschließen. Im Außenverhältnis werden die Rechtshandlungen durch die Fachschaftsratsvorsitzende unter Beachtung der arbeitsrechtlichen Vorschriften getätigt. F) ÜBERPRÜFUNG DER HAUSHALTS- UND WIRTSCHAFTSFÜHRUNG 27 Kassenprüfung (1) Der Fachschaftsrat Biowissenschaften bestimmt zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres eine Kassenprüferin. Die Kassenprüferin darf nicht Finanzreferentin oder Kassenverwalterin, sowie deren Vertreter nach 13 (3) sein, noch im Prüfungszeitraum gewesen sein. Die Kassenprüfung ist mindestens einmal jährlich durchzuführen. (2) Die Kassenprüferin kontrolliert insbesondere, ob: a) der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt (Kassenbestandsaufnahme), b) die Buchungen nach der Zeitfolge mit den Buchungen nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung übereinstimmen, c) die erforderlichen Kassenanordnungen vorhanden und korrekt unterzeichnet worden sind, d) die entsprechenden Belege vorhanden sind, e) Zahlungen aus den richtigen Titeln geleistet und Einnahmen unter den richtigen Titeln eingebucht wurden. 6

(3) Finanzreferentin und Kassenverwalterin müssen bei der Kassenprüfung anwesend sein. (4) Über die Kassenprüfung ist eine Niederschrift anzufertigen, in die der Kassenbestand und alle festgestellten Mängel aufzunehmen sind. Die Niederschrift ist dem Fachschaftsrat Biowissenschaften zur Kenntnis zu geben. (5) Festgestellte Mängel sind schnellstmöglich zu beheben. Die Finanzreferentin hat der Kassenprüferin und den Fachschaftsrat Biowissenschaften über die Behebung schriftlich zu informieren. Die Mängelbeseitigung ist vom der Kassenprüferin nachzuprüfen. G) SCHLUSSBESTIMMUNGEN 27 Gleichstellung Sämtliche Funktionsbezeichnungen gelten sowohl für das männliche und weibliche Geschlecht. 28 Inkrafttreten und Bekanntmachung Die Finanzordnung tritt am Tage ihrer Bekanntmachung in Kraft. beschlossen durch Fachschaftsrat der Fachschaftsrat genehmigt durch den Rektor der Rektor der EMAU 7