Bürokommunikation Wirtschaftssprache Korrespondenz Lehrmittel für das Fach IKA
Bürokommunikation Wirtschaftssprache Korrespondenz Leseprobe Lehrmittel für das Fach IKA Lalita Wild Esther Wyss Wings Lernmedien Chaltenbodenstrasse 4a CH 8834 Schindellegi +41 43 888 21 51 info@wings.ch www.wings.ch Ihr Partner für erfolgreiches Lernen.
Version 2016 A Autorinnen: Lalita Wild, Esther Wyss Art. Nr. 11330.16SG gebunden 11330.16FG Farbdruck, gebunden Copyright 2016 Wings Lernmedien, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Lernmedien urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Lernmedien nicht erlaubt. Layout: Room for Ideas, Zürich Umschlag: nicolas vontobel, werbung
Inhaltsverzeichnis 1 Kommunikation Grundlagen 1 1.1 Kommunikationsformen 2 1.2 Kommunikationswege 3 1.3 Kommunikationsleitbild 3 1.3.1 Einfluss der Kommunikationskultur 3 1.3.2 Kommunikationsbedarf 4 1.4 Bürokommunikation 4 1.4.1 Umgang mit Informationen 5 1.4.2 Informationen bearbeiten 5 1.4.3 Informationsmittel 5 Übung 1.5 A Kommunikation 6 Übung 1.5 B Kommunikationsquadrat 6 Übung 1.5 C Aussagen analysieren 7 Übung 1.5 D Fragen zur Kommunikation 7 2 Telefonieren 9 2.1 Professionell telefonieren die Visitenkarte des Unternehmens 10 2.2 Weshalb sind Telefongespräche so heikel? 10 2.3 Telefonnotiz und Formulare 11 Übung 2.4 A Der richtige Ton beim Telefonieren 12 3 Papier 13 3.1 Papierherstellung 14 3.1.1 Wasserzeichen 14 3.2 Papierqualitäten 14 3.3 Formate und Normen im Büroalltag 15 3.3.1 Die wichtigsten drei aufeinander abgestimmten DIN-Formatreihen 15 3.3.2 Papierformate 15 3.3.3 Umschläge und Hüllformate 15 Übung 3.4 A Papier und Papierverbrauch 16 4 Schriftliche Kommunikation 17 4.1 Schriftliche Mitteilung 18 4.2 Das ASA-Prinzip 18 5 Briefdarstellung 21 5.1 Briefelemente 22 5.1.1 Empfängeradresse 22 5.1.2 Umschlagbeschriftung 23 5.1.3 Ort und Datum 23 5.1.4 Brieftitel/Headline und Behandlungsvermerke 24 Copyright Wings Lernmedien
5.1.5 Anrede 24 5.1.6 Brieftext 25 5.1.7 Regeln für die Briefgestaltung 25 5.1.8 Schreibregeln 28 5.1.9 Briefschluss 31 5.1.10 Beilagevermerk 31 5.2 Briefdarstellung links 32 5.2.1 Beispiel Briefdarstellung links 33 5.3 Briefdarstellung rechts 34 5.3.1 Beispiel Briefdarstellung rechts 35 5.3.2 Vorgaben an unserer Schule 36 Übung 5.4 A Adressierung, Anrede 37 Übung 5.4 B Briefdarstellung 37 Übung 5.4 C Briefkorrektur 38 6 Die Sprache in Briefen 39 6.1 Die Wortwahl 40 6.2 Der Satz 41 6.2.1 Haupt- oder Nebensatz? 41 6.2.2 Satzlänge 42 6.3 Der Stil 42 Übung 6.4 A Sichtweisen 44 Übung 6.4 B Floskeln 45 Übung 6.4 C Stilübungen 45 6.5 Fax-Mitteilungen 46 6.6 E-Mails 47 6.6.1 Der Stil der E-Mails 47 Übung 6.7 A Mailen Sie richtig? 49 7 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss 51 7.1 Ablauf 53 7.2 Anfrage 53 7.2.1 Rechtliches 53 7.2.2 Formales 54 7.2.3 Beispiel einer Anfrage 55 Übung 7.3 A Kontrollfragen 56 Übung 7.3 B Anfragen formulieren 56 7.4 Angebot/Offerte 57 7.4.1 Rechtliches 57 7.4.2 Formales 58 7.4.3 Beispiel eines Angebots 59 Übung 7.5 A Kontrollfragen 60 Übung 7.5 B Aufbau eines Angebotes 60 Übung 7.5 C Offerten formulieren 60 7.6 Gegenangebot 61 7.6.1 Rechtliches 61 7.6.2 Formales 61 7.6.3 Beispiel eines Gegenangebots 63 Übung 7.7 A Kontrollfragen 64 Übung 7.7 B Gegenangebot 64 7.8 Bestellung/Auftrag 65 Copyright Wings Lernmedien
7.8.1 Rechtliches 65 7.8.2 Formales 66 7.8.3 Beispiel einer Bestellung 67 Übung 7.9 A Kontrollfragen 68 Übung 7.9 B Bestellung 68 7.10 Auftragsbestätigung 68 7.10.1 Formales 69 7.10.2 Beispiel einer Auftragsbestätigung 70 Übung 7.11 A Auftragsbestätigung 71 Übung 7.11 B Textbausteine 71 7.12 Widerruf von Bestellungen/Aufträgen 71 7.12.1 Begründungen 71 7.12.2 Rechtliches 72 7.12.3 Formales 72 7.12.4 Beispiel eines Widerrufs 73 Übung 7.13 A Kontrollfragen 74 Übung 7.13 B Bestellung widerrufen/widerruf ablehnen 74 7.14 Ablehnung eines Auftrags 74 7.14.1 Formales 75 Übung 7.15 A Kontrollfragen 75 Übung 7.15 B Auftragsablehnung 75 8 Ausführung eines Auftrags 77 8.1 Ablauf 79 8.2 Lieferung 79 8.2.1 Rechtliches 79 8.3 Rechnung und Quittung 79 8.3.1 Formales 80 Übung 8.4 A Kontrollfragen 81 Übung 8.4 B Quittung und Rechnung 81 8.5 Liefermahnung 81 8.5.1 Rechtliches 82 8.5.2 Sonderbestimmung 82 8.5.3 Formales 83 8.5.4 Beispiel einer Liefermahnung 84 Übung 8.6 A Kontrollfragen 85 Übung 8.6 B Liefermahnung 85 8.7 Antwort auf Liefermahnung 86 8.7.1 Rechtliches 86 8.7.2 Formales 86 Übung 8.8 A Kontrollfragen 87 Übung 8.8 B Antwort auf eine Liefermahnung 87 8.9 Mängelrüge/Beschwerde 87 8.9.1 Rechtliches 87 8.9.2 Art der Mängel 88 8.9.3 Formales 88 8.9.4 Beispiel einer Mängelrüge 89 Übung 8.10 A Kontrollfragen 91 Übung 8.10 B Mängelrüge 91 8.11 Antwort auf Mängelrüge 92 8.11.1 Formales 92 8.11.2 Beispiel einer Antwort auf eine Mängelrüge 93 Übung 8.12 A Kontrollfragen 94 Copyright Wings Lernmedien
Übung 8.12 B Antwort auf eine Mängelrüge 94 8.13 Mahnung 94 8.13.1 Rechtliches 94 8.13.2 Formales 95 8.13.3 Beispiel einer Zahlungserinnerung (1. Mahnstufe) 96 8.13.4 Beispiel einer Mahnung (2. Mahnstufe) 97 8.13.5 Beispiel für eine letzte Mahnung (3. Mahnstufe) 98 Übung 8.14 A Kontrollfragen 99 Übung 8.14 B Folge-Mahnungen 99 8.15 Antwort auf Mahnung 99 8.15.1 Rechtliches 99 8.15.2 Formales 100 Übung 8.16 A Kontrollfragen 100 Übung 8.16 B Zahlungsvorschläge 100 9 Briefe an Institutionen und Behörden 101 9.1 Das Gesuch 102 9.1.1 Wie schreibt man ein Gesuch 102 9.1.2 Formales 102 9.1.3 Beispiel Gesuch (Ausschnitt) 103 Übung 9.2 A Gesuch stellen 103 9.3 Einsprachen 104 9.3.1 Formales 104 9.3.2 Beispiel Einsprache (Ausschnitt) 105 Übung 9.4 A Einsprache erheben 106 9.5 Beschwerde 106 9.5.1 Formales 106 9.5.2 Beispiel Beschwerde (Ausschnitt) 107 Übung 9.5 A Beschwerde einreichen 107 10 Sekretariat 109 10.1 Das Rundschreiben Informationen an Geschäftspartner 110 10.1.1 Beispiel eines Rundschreibens (Ausschnitt) 110 10.2 Interne Mitteilungen 111 10.2.1 Formales 111 10.2.2 Beispiel für eine interne Mitteilung 112 10.3 Gesprächs- und Telefonnotizen 113 10.3.1 Formales 113 10.3.2 Beispiel einer Gesprächsnotiz 114 10.3.3 Die Aktennotiz (der Aktenvermerk) 115 10.3.4 Formales 115 10.3.5 Beispiel einer Aktennotiz 116 10.4 Der Bericht 117 10.4.1 Beispiel eines Berichts 118 Übung 10.5 A Bericht korrigieren 119 10.6 Protokolle 119 10.6.1 Protokollarten 120 10.6.2 Beispiel eines Protokollkopfs 121 Übung 10.7 A Protokoll 122 10.8 Einladungen 123 10.8.1 Beispiel einer Einladung (Ausschnitt) 123 Copyright Wings Lernmedien
10.8.1 Beispiel einer Sitzungseinladung (Ausschnitt) 124 10.9 Dankesbriefe 125 10.9.1 Beispiel eines Dankesbriefes (Ausschnitt) 125 11 Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung 127 11.1 Stellensuche und Stellenbewerbung 128 11.1.1 Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren 128 11.2 Was gehört in eine Bewerbung? 128 11.2.1 Motivations-/Begleitschreiben 129 11.2.2 Formales 129 11.2.3 Beispiele Stellenbewerbungen 130 11.2.4 Der Lebenslauf Curriculum Vitae (CV) 132 11.2.5 Beispiel Personalblatt 134 11.2.6 Zeugnisse und andere Nachweise 135 11.2.7 Deckblatt 135 11.2.8 Die Dritte Seite 136 11.3 Die elektronische Bewerbung 137 11.3.1 Online-Formulare 138 Übung 11.4 A Bewerbung 139 11.5 Auskünfte einholen und erteilen 140 11.5.1 Auskünfte einholen 140 11.5.2 Auskünfte erteilen 140 11.6 Kündigung 141 11.6.1 Beispiel einer Kündigung 142 12 Postbearbeitung 143 12.1 Posteingang 144 12.1.1 Checkliste Posteingang 144 12.2 Postausgang 145 12.2.1 Checkliste Postausgang 146 12.2.2 Sortieren nach Versandarten 146 12.2.3 Frankieren 146 Übung 12.3 A Postbearbeitung 147 13 Ablage und Archivierung 149 13.1 Aufbewahrungspflicht 150 13.2 Aufbewahrungswert 150 13.3 Archivierungsmittel 151 13.4 Ordnungstechnik 152 13.5 Aktenpläne und Registratur-Vorschriften 152 13.6 Elektronische Ablage Dateimanagement 153 13.6.1 Rechtliches 153 13.6.2 Zugriffsrechte und Akteneinsicht 154 13.6.3 Datenverlust und Sicherheitskopien 154 13.6.4 Bundesgesetz Zugang zu Dokumenten 155 13.6.5 Bundesgesetz Datenschutz und Datensicherheit 155 Übung 13.7 A Aufbewahrung und Datensicherung 156 Copyright Wings Lernmedien
14 Arbeits- und Planungsmittel 157 14.1 Formulare 158 Übung 14.2 A Formulare erstellen 158 14.3 Checklisten 159 Übung 14.4 A Checkliste erstellen 159 15 Projektarbeiten 161 15.1 Leitfaden für Projektarbeiten 162 15.1.1 Flussdiagramm 163 Übung 15.2 A Flussdiagramm Telefonat 164 Übung 15.2 B Flussdiagramm Posteingang 164 15.2.2 Mindmap 164 Übung 15.3 A Mindmap 165 15.3.3 Checkliste für Vertiefungsarbeit 166 16 Aufgaben 167 16.1 Aufgabe Auftragsabwicklung 168 16.2 Aufgabe Weiterbildung 169 16.3 Aufgabe Mietprobleme 169 16.4 Aufgabe EDV-Störung 170 16.5 Aufgabe Rundschreiben und Gegenangebot 170 16.6 Aufgabe Lieferverzögerung 170 16.7 Aufgabe Ärger mit einer Möbellieferung 171 16.8 Aufgabe Klubanlass 171 16.9 Aufgabe Umbau 171 16.10 Aufgabe Zahlungsvorschlag 172 Index 173 Copyright Wings Lernmedien
In diesem Kapitel lernen Sie rechtliche Aspekte von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss kennen. Weiter formulieren Sie zu den einzelnen Themen eigene Briefe. 7 Von der Anfrage zum Vertragsabschluss 7.1 Ablauf 53 7.2 Anfrage 53 7.2.1 Rechtliches 53 7.2.2 Formales 54 7.2.3 Beispiel einer Anfrage 55 Übung 7.3 A Kontrollfragen 56 Übung 7.3 B Anfragen formulieren 56 7.4 Angebot/Offerte 57 7.4.1 Rechtliches 57 7.4.2 Formales 58 7.4.3 Beispiel eines Angebots 59 Übung 7.5 A Kontrollfragen 60 Übung 7.5 B Aufbau eines Angebotes 60 Übung 7.5 C Offerten formulieren 60 7.6 Gegenangebot 61 7.6.1 Rechtliches 61 7.6.2 Formales 61 7.6.3 Beispiel eines Gegenangebots 63 Übung 7.7 A Kontrollfragen 64 Übung 7.7 B Gegenangebot 64 7.8 Bestellung/Auftrag 65 7.8.1 Rechtliches 65 7.8.2 Formales 66 7.8.3 Beispiel einer Bestellung 67 Übung 7.9 A Kontrollfragen 68 Übung 7.9 B Bestellung 68 7.10 Auftragsbestätigung 68 7.10.1 Formales 69 7.10.2 Beispiel einer Auftragsbestätigung 70 Übung 7.11 A Auftragsbestätigung 71 Übung 7.11 B Textbausteine 71 7.12 Widerruf von Bestellungen/Aufträgen 71 7.12.1 Begründungen 71 7.12.2 Rechtliches 72 7.12.3 Formales 72 7.12.4 Beispiel eines Widerrufs 73 Übung 7.13 A Kontrollfragen 74 Übung 7.13 B Bestellung widerrufen/widerruf ablehnen 74 Copyright Wings Lernmedien 51
7.1 Ablauf 7.2 Anfrage Eine Anfrage dient dazu, Preise, Konditionen und Ausführungsbestimmungen unverbindlich festzustellen. Je präziser die Anfrage formuliert wird, desto besser kann das darauffolgende Angebot formuliert und die Wünsche berücksichtigt werden. Grob lassen sich Anfragen nach bestimmten Konditionen unterscheiden. 7.2.1 Rechtliches Bestimmte Anfrage Mit der bestimmten Anfrage wünschen wir ein Angebot über eine klar umschriebene Ware oder Dienstleistung. Der Anbieter hat die Möglichkeit, ein detailliertes Angebot zu schreiben. Allgemeine, unbestimmte Anfrage In der unbestimmten Anfrage erkundigen wir uns nach dem Warenangebot, nach Prospekten oder Katalogen oder nach einem Vertreterbesuch und wünschen eine allgemeine Auskunft über eine Dienstleistung. Die allgemeine Anfrage ist nicht ausführlich. Damit fehlen dem Anbieter die eindeutigen Hinweise für ein detailliertes Angebot. Copyright Wings Lernmedien 53
7.2.2 Formales Briefaufbau Bestimmte Anfrage Interesse, Anlass für Anfrage Allgemeine, unbestimmte Anfrage Bedarf an bestimmter Ware/Dienstleistung Zusätzliche Angaben: Qualität, Menge Preis Lieferung Zahlungsart usw. Bitte um Angebot bzw. Vorschläge Interesse, Anlass für Anfrage Allgemeine Wünsche Textbausteine Einleitung Ihr neues Produkt hat uns überzeugt. Besonders die interessieren uns. Sie haben Ihre Kollektion erweitert. Das Modell spricht uns sehr an. Ihr neues Modell XY gefällt uns. Schluss Bitte senden Sie uns Ihr Angebot. Vielen Dank. Kann Ihr Vertreter uns nächste Woche besuchen? Bitte um Angebot 54 Copyright Wings Lernmedien
7.2.3 Beispiel einer Anfrage Fröbel und Wachter Sandstrasse 12 5707 Seengen Telefon/Fax 062 603 29 54 Experten Team Herr Dieter Bühler Industriestrasse 12 3000 Bern 20. März 20** Die neuen IPC Professional-Notebooks Sehr geehrter Herr Bühler Mit grossem Interesse haben wir in der Fachpresse gelesen, dass in diesen Tagen eine neue Generation von IPC Professional-Notebooks auf den Markt kommt. Die Leistungsdaten haben uns überzeugt. Wir sind ein aufsteigendes Unternehmen in der Immobilienbranche. Für unsere zehn neuen Aussendienstmitarbeiter benötigen wir zusätzliche Hardware. Könnten Sie bis Ende der 20. Kalenderwoche die Notebooks liefern? Bitte senden Sie uns ein Angebot mit detaillierten Angaben zu Lieferfristen, zur Garantie sowie zu Ihren Verkaufs- und Lieferbedingungen bis zum 4. April 20**. Gespannt warten wir auf Ihren Vorschlag. Vielen Dank. Freundliche Grüsse Fröbel und Wachter Klaus Fröbel Geschäftsführer Copyright Wings Lernmedien 55
Übung 7.3 A Kontrollfragen Lernziel Sie kennen die Arten der Anfrage und vertiefen Ihr Wissen mit Kontrollfragen Schwierigkeitsgrad einfach Dauer 15 Minuten Übung 7.3 B Beantworten Sie die folgenden Fragen. Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Arten der Anfrage. Welche? Gibt es auch verbindliche Anfragen? Was soll mit einer bestimmten Anfrage erreicht werden? Anfragen formulieren Lernziel Sie kennen die Arten der Anfrage und können eine solche formulieren. Schwierigkeitsgrad mittel Dauer 15 Minuten Formulieren Sie ansprechende Anfragen. Ein Verein möchte neue Uniformen bzw. Sportdresses anschaffen. Als Vorstandsmitglied wenden Sie sich an eine Uniformenfabrik oder an einen Sportbekleidungshersteller. Bitten Sie um ein Angebot für das Einkleiden von 34 Aktivmitgliedern. Die Lieferung sollte innerhalb von zehn Wochen möglich sein, da zu jenem Zeitpunkt ein bedeutender Anlass bevorsteht. Sie wollen Angebote für die Sommerferien einholen und haben sich dazu folgende Notizen gemacht: Ferien für zwei Personen vom 6. Juli 20** bis 20. Juli 20** Zwei Wochen USA, Region: Südstaaten und/oder Mittlerer Westen Miete Harley-Davidson (Kosten? Bedingungen?) keine Übernachtungen (nur Flug und Harley etc.) Suchen Sie die Adresse eines Reisebüros und verfassen Sie eine Anfrage. Ihre Firma plant einen Betriebsausflug. Suchen Sie im Internet den Webauftritt eines Hotels bzw. Restaurants. Sie haben einige Notizen erhalten, anhand welcher Sie eine Anfrage verfassen sollen: Voraussichtlicher Termin 10. April 20** Rund 60 Personen nehmen teil Betriebsausflug an den Neuenburgersee Abendessen mit Unterhaltung in Yverdon-les-Bains Unterhaltung = Beiträge von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Hotel/Restaurant nach Räumlichkeiten und Menüvorschlägen (auch vegetarisch) anfragen Keine Übernachtungen 56 Copyright Wings Lernmedien
Sie lernen die Grundregeln für das Erstellen eines Bewerbungsschreibens kennen. 11 Stellenbewerbung, Anstellung und Kündigung 11.1 Stellensuche und Stellenbewerbung 128 11.1.1 Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren 128 11.2 Was gehört in eine Bewerbung? 128 11.2.1 Motivations-/Begleitschreiben 129 11.2.2 Formales 129 11.2.3 Beispiele Stellenbewerbungen 130 11.2.4 Der Lebenslauf Curriculum Vitae (CV) 132 11.2.5 Beispiel Personalblatt 134 11.2.6 Zeugnisse und andere Nachweise 135 11.2.7 Deckblatt 135 11.2.8 Die Dritte Seite 136 11.3 Die elektronische Bewerbung 137 11.3.1 Online-Formulare 138 Übung 11.4 A Bewerbung 139 11.5 Auskünfte einholen und erteilen 140 11.5.1 Auskünfte einholen 140 11.5.2 Auskünfte erteilen 140 11.6 Kündigung 141 11.6.1 Beispiel einer Kündigung 142 Copyright Wings Lernmedien 127
11.1 Stellensuche und Stellenbewerbung Stellenanzeigen sind teuer. Mehrere tausend Franken kostet die Suche nach geeignetem Personal. So wie der Chef mit der Bewerbung bereits eine erste Arbeitsprobe des neuen Mitarbeiters erhalten hat, ist auch die Stellenausschreibung die Visitenkarte der inserierenden Firma. 11.1.1 Stellenanzeigen richtig lesen und interpretieren Wer einen Job sucht, muss Anzeigen gründlich lesen und richtig interpretieren. Worauf kommt es bei der angebotenen Stelle an? Erfülle ich die geforderten Voraussetzungen? Erfüllt die Firma meine Erwartungen an einen Arbeitsplatz? Nicht immer sind die Antworten sofort ersichtlich; häufig muss man sie zwischen den Zeilen des Inserats herauslesen. Aufbau von Annoncen Selbstdarstellung Stellenbeschreibung Anforderungskatalog In der Regel sind Annoncen nach folgendem Schema aufgebaut: In einer kurzen Selbstdarstellung gibt das Unternehmen Auskunft über die Branche, über das vertriebene Produkt bzw. die Dienstleistung sowie über Grösse, Marktstellung und Standort der Firma. Die Stellenbeschreibung informiert über Position und Aufgabengebiet sowie den gewünschten Eintrittstermin. Im Anforderungskatalog finden Sie die geforderte formale Ausbildung, die erwünschte Berufserfahrung und die Zusatzqualifikationen. Auf eine Stellenanzeige sollte nur reagieren, wer die entsprechenden Qualifikationen mitbringt. Doch welches sind die Kriterien, auf die es wirklich ankommt, und was ist schmückendes Beiwerk, über das sich unter Umständen reden lässt? Hier gilt es, den genauen Wortlaut der Anzeige zu beachten. 11.2 Was gehört in eine Bewerbung? Motivations-/Begleitschreiben Lebenslauf (auch Curriculum Vitae, Personalblatt, Werdegang oder Biografie), mit Foto Zeugnis-, Arbeitszeugnis-, Ausweis- oder Diplomkopien Fakultativ: Deckblatt (vor Motivationsschreiben) und «Dritte Seite» (nach Lebenslauf) Weitere Unterlagen wie Handschrift- oder Arbeitsproben sind nur auf Wunsch beizulegen. Stellen Sie die Bewerbungsunterlagen in geordneter Reihenfolge als Dokumentenmappe zusammen. Wollen Sie allen Unsicherheiten ausweichen, so halten Sie sich möglichst an die offiziellen Normen zum Schreiben von Briefen. 128 Copyright Wings Lernmedien
11.2.6 Zeugnisse und andere Nachweise Legen Sie keine Originalzeugnisse, sondern nur Kopien bei. Diese sollen jedoch neu sein; denn gebrauchte, zerknitterte, abgegriffene Zeugniskopien vermitteln einen schlechten Eindruck. Halten Sie sich an folgende Reihenfolge: Arbeitszeugnisse (fehlende Arbeitszeugnisse, wenn möglich anfordern) Sonstige berufsbezogene Nachweise (Bescheinigungen über Zusatzausbildungen, Patente...) Diplomzeugnisse (falls nötig, Übersetzungen und Anerkennungsurkunde[n] beifügen) Schulabschlusszeugnis, Fähigkeitszeugnis, oder Mittelschulabschluss (Matura) 11.2.7 Deckblatt Ein Deckblatt gehört nicht zwingend in ein Bewerbungsdossier. Es kann jedoch Ihre Bewerbung aufwerten, da es mehr Spielraum in seiner Gestaltung bietet. Verwenden Sie trotzdem nicht zu viele Schriftarten und -grössen. Wählen Sie dezente Farben und Designelemente aus und stimmen Sie sie aufeinander ab. Inhalt Titel mit Anstellungsbezeichnung Bewerbungsfoto (grösser als Passformat), wenn nicht schon im Lebenslauf eingefügt. Foto drucken, nicht kleben oder heften Angabe über Ihre persönlichen Daten wie Name, Adresse und Kontaktmöglichkeiten Entscheiden Sie sich für ein Deckblatt, so ist es die erste Seite in Ihrem Bewerbungsdossier. Copyright Wings Lernmedien 135
Beispiel Deckblatt (Ausschnitt) BEWERBUNG als Bürokauffrau bei Muster AG Sarah Muster Foto Musterstrasse 20 8000 Musterort Telefon 011 222 33 44 Mobil 012 345 67 89 E-Mail sarah@muster.ch 11.2.8 Die Dritte Seite Die Kernaussagen über Ihre Person sollten im Lebenslauf stehen. Für die Angabe von Zusatzqualifikationen eignet sich eine «Dritte Seite». Durch geschicktes Argumentieren, können Sie sich damit von Ihren Mitbewerbern abheben. Sie ist jedoch ein fakultativer Bestandteil Ihrer Bewerbung. Nutzen Sie die «Dritte Seite» nur, wenn Sie etwas Wichtiges mitteilen wollen. Sie eignet sich dazu, persönliche Softskills (soziale Kompetenzen), Fähigkeiten und Kenntnisse aufzuzeigen. Schreiben Sie keine Geschichten, beschränken Sie sich auf höchstens zehn Zeilen pro Absatz. Betonen Sie Ihre Stärken aber übertreiben Sie nicht. Nennen Sie keine Schwächen. Führen Sie Argumente für die Einstellung an. Am Ende der Seite schreiben Sie Ort, Datum und Ihre Unterschrift hin. Für die Unterschrift verwenden Sie am besten blaue Tinte. Wenn Sie sich für eine «Dritte Seite» entscheiden, folgt diese nach dem Lebenslauf und vor den Zeugnissen. 136 Copyright Wings Lernmedien
Beispiel Dritte Seite (Ausschnitt) Wer bin ich? Ich bin Eine verantwortungsbewusste und zielstrebige Person mit vielseitigen Interessen und bereit, mich mit grossem Einsatz voll und ganz für neue Aufgaben einzusetzen. Mein Arbeitsstil ist geprägt durch klare Kommunikation, einen sicheren Überblick in allen Situationen und ein hohes Qualitätsbewusstsein. Für Ihr Unternehmen Die richtige Werde ich durch meine Innovationskraft und meine Fähigkeit, analytisch zu denken, sicherlich bald eine gewinnbringende Mitarbeiterin sein und damit zu einer positiven Firmenentwicklung beitragen. Arbeitsmotivation beziehe ich aus anspruchsvollen Problemstellungen und meiner Identifikation mit der Firma und ihren Produkten. Dies trifft aus meiner Sicht bei Ihrem Unternehmen und der angebotenen Tätigkeit absolut zu und verstärkt meinen Wunsch, meinen Teil für den Erfolg Ihres Unternehmens beizutragen. 11.3 Die elektronische Bewerbung Viele Firmen wünschen heute ausschliesslich elektronische Bewerbungen. Das Internet ist ein schnelles Medium die elektronische Bewerbung darf aufgrund dieser Geschwindigkeit nicht an Qualität einbüssen und sollte genauso sorgfältig verfasst werden wie eine klassische briefliche Bewerbung. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie sich bewerben sollen, so rufen Sie das Unternehmen an und klären Sie, wie man die Unterlagen erhalten möchte. Wichtig ist aber auch, welche Form zu Ihnen passt. Eine elektronische Bewerbung empfiehlt sich bei bestimmten Branchen und bedingt gute PC-Kenntnisse. Sie unterscheidet sich inhaltlich nur in der (technischen) Form von der schriftlichen Bewerbung. Copyright Wings Lernmedien 137
Hier ein paar Tipps Betreffzeile Inhalt der E-Mail Beispiel Bewerbung als Assistentin Personaladministration Anrede Wann immer möglich persönlich (Angaben in der Ausschreibung beachten) Beispiele Sehr geehrte Frau Djukic Sehr geehrter Herr Scherrer Absender Vollständig mit Telefonnummer: Beispiel Sonja Zimmermann Industriestrasse 38 8902 Urdorf 079 987 65 43 Anhang Höchstens zwei PDF-Dokumente, nicht grösser als 2 MB: Bewerbungsschreiben und Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und Diplome Beachten Sie Schreiben Sie wie im Brief in angemessenem Stil (keine «lockere E-Mail-Sprache») und weisen Sie in der E-Mail auf den Anhang hin. Der kurze Mail-Text ersetzt nicht das Begleitschreiben. Zeugnisse, Diplome usw. werden als Scan elektronisch verfügbar gemacht. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse (keine Fantasienamen, Nicknamen usw.) Schreiben Sie eine klare Betreffzeile (eine leere Betreffzeile wird oft als Spam erkannt) Versenden Sie alle Dateien im PDF-Format, so lassen sie sich von Mac- und PC-Nutzern öffnen und es sind keine Veränderungen am Inhalt möglich. Senden Sie als Test die Bewerbung (mit allen Anhängen) an sich selbst. Bewerben Sie sich nicht zusätzlich per Post einmal genügt. 11.3.1 Online-Formulare Etwas kostengünstiger sind Kontaktformulare, die auf der Homepage des Unternehmens ausgefüllt werden. Je nach Formular können auch Dokumente (als PDF oder JPG) versenden werden. Steht ein Online-Formular zur Verfügung, sollten Sie diese Form vorziehen. Tipp Verfassen Sie den Bewerbungstext erst ausserhalb des Online-Formulars, so können Sie vermeiden, dass Sie aus Versehen einen Rohentwurf senden. 138 Copyright Wings Lernmedien
Vorteile E-Mail-Bewerbung Schnell und zielgerichtet Individualität kann ausgedrückt werden Entspricht der klassischen Postbewerbung Online-Formular Schnell und zielgerichtet Exakte Abstimmung zum Stellenprofil Nachteile Gespeicherte Daten Detaillierte Daten Evtl. Fremdbenutzung beim Empfänger (die Daten sind automatisch auf einer speziell eingerichteten Seite der Firma/ Unternehmung) Das Internet ist ein unsicheres Medium. Sie müssen immer damit rechnen, dass Unbefugte Ihre Daten abfangen und lesen könnten. Nach dem Bewerbungsprozess muss das Unternehmen Ihre Daten vernichten genauso wie es Papierunterlagen zurückschicken muss. Ohne Ihre Zustimmung dürfen Ihre Daten nicht in eine Datenbank aufgenommen werden es kann vorkommen, dass Sie mit Ihrer Internet-Bewerbung automatisch Ihr Einverständnis dafür geben (ein solcher Hinweis befindet sich in diesem Fall auf der Stellenseite). In einer Absage könnte stehen: «... dennoch würden wir Sie gerne in unserer Datenbank aufnehmen,...» Sie müssen sich umgehend melden, wenn Sie dies nicht wünschen. Unter http://www.treffpunkt-arbeit.ch/dateien/broschuere/elektronische_bewerbung_dt.pdf finden Sie die Broschüre Elektronische Bewerbung, herausgegeben vom Staatssekretariat für Wirtschaft SECO. Übung 11.4 A Bewerbung Lernziel Sie sind in der Lage, sich erfolgversprechend zu bewerben Schwierigkeitsgrad mittel/anspruchsvoll Dauer 15 Minuten Sie verfassen ein Bewerbungsscheiben und ein Personalblatt. Sie beschaffen sich verschiedene Informationen. Bewerben Sie sich auf Grund eines Inserats um eine Stelle. Sie möchten den Arbeitsplatz unbedingt erhalten und bieten deshalb Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Ihre Leistungsbereitschaft erfolgversprechend an. Verfassen Sie das Begleitschreiben und erwähnen Sie die übrigen Dokumente als Beilage. Verfassen bzw. aktualisieren Sie Ihr Personalblatt. Beschaffen Sie sich Formulare und Unterlagen von einem Stellenvermittlungsbüro. Suchen Sie im Internet, wo Stellen ausgeschrieben werden und wo Sie sich direkt bewerben können. Copyright Wings Lernmedien 139