Tipps für die Gliederung einer Präsentation Eldepark, 19372 Garwitz Telefon (038722) 227-0 Telefax (038722) 227-50 Ansprechpartner: Carsten Kremke Internet: www.kremke.de E-Mail: c.kremke@kremke.de
Das Muster für die Gliederung Ihres Vortrages, das Sie in unserem Downloadbereich finden, hilft Ihnen auf dem Weg zu Präsentationen, die Ihre Zuhörer begeistern. Sie werden sich vielleicht fragen: Ist das nötig? oder Habe ich das nötig? Urteilen Sie selbst: Vor noch nicht allzu langer Zeit (in der Vor-PowerPoint- Ära ) war die Aufgabe, einen Vortrag vor einer Gruppe zu halten, eine Herausforderung. Der Vortragende musste rhetorische Fähigkeiten besitzen, stressfest sein und genau wissen, was die Zuhörer interessiert und wie er es Ihnen am Besten rüberbringt, damit er nicht auf dem Podium scheitert. Wenn nur eine dieser Fähigkeiten fehlte, führte das zu einem darwinistischen Ausleseprozess und der Betreffende bemühte sich, zu seinem Wohl und dem seiner Zuhörer, weitere Vorträge zu vermeiden. Schauen wir uns die heutige Vortragskultur an: Auf den Powerpoint-Folien werden Informationen gesammelt (Wer sind wir, was können wir, was machen wir, was wollen wir...). Damit steht das, was der Vortragende sagen will, auf den Folien. Diese brauchen dann nur abgelesen und bei Bedarf ausgeschmückt werden. Zwar leidet der Vortragende dabei nicht mehr unter Stress wie früher, er benötigt dafür auch nicht unbedingt rhetorische Fähigkeiten, aber: die Zuhörer leiden! Was ist passiert? Ich habe bei den meisten Vorträgen den Eindruck, dass sich heute die Machtverhältnisse verschoben haben. Früher war jedem Vortragendem klar, für wen er seinen Vortrag hielt. Nach dem Vorbild guter Geschichtenerzähler, die bis weit in die Antike zurückreichen, war die Zielgruppe und damit die Hauptfigur jedes guten Vortrages, jeder Präsentation der Zuhörer. Was interessiert ihn? Ohne eine Antwort auf diese Frage wird man kein Interesse bei den Zuhörern, geschweige denn Begeisterung hervorrufen können. Die meisten heutigen Vortragenden messen dieser Frage keine Bedeutung mehr bei. Ihre Powerpoint-Folien mit den eigenen Detailinformationen scheinen ein Gefühl der Stärke zu geben, die das Bemühen um den Zuhörer überflüssig macht. Das führt zu nervtötenden, uninteressanten und meistens auch unverständlichen Vorträgen. 2
Zu welchen Resultaten das in den Unternehmen führt, beklagen immer mehr Fachleute - sogar die Untersuchungskommission des Space-Shuttle Unglücks von 2003 kommt zu dem Schluss, dass ungenügende Kommunikation durch schlechte, unverständliche und nicht zielgruppenorientierte Folien eine Ursache des Absturzes sind! Aber leider ändert sich noch viel zu wenig! Zuhörer lassen schlechte Vorträge widerspruchslos über sich ergehen (vielleicht in der Hoffnung, bei der eigenen nächsten Präsentation ebenso geduldet zu werden?). Gliederung Ihrer Präsentation Ihre Präsentation gliedert sich in drei Abschnitte. Wir beginnen im ersten Abschnitt mit der Dramaturgie, der Kunst, einen Spannungsbogen zu kreieren. Die erste Folie sollte sich mit der Szenerie beschäftigen. Beschreiben Sie die Ausgangssituation. Sie stellen ein neues Produkt vor? Dann beschreiben Sie den früheren Markt. Sie sollen einen Erfahrungsbericht über ein Projekt präsentieren? Dann beschreiben Sie die Situation vor dem Projekt. Sie wollen ein Konzept verkaufen? Dann beschreiben Sie das Heute mit den Problemen (die Ihr Konzept lösen wird). Die zweite Folie beschäftigt sich mit der Hauptfigur Ihres Vortrages. In der Regel sind das Ihre Zuhörer. Beschreiben Sie die Aufgabe, die Herausforderung Ihrer Zuhörer. Hier muss sich der Zuhörer wiederfinden, spätestens hier muss er neugierig werden auf dass, was Sie präsentieren werden. Was aber tun, wenn Sie z.b. nur über ein fremdes Projekt, einen fremden Hauptakteur berichten sollen? Dann hoffe ich für Sie, dass dieses Projekt oder Ihr Akteur in irgendeinem Zusammenhang mit Ihren Zuhörern steht (das gleiche Problem, die gleiche Situation...), denn warum sonst möchten Sie Ihren Zuhörern etwas erzählen?! Also: stellen Sie diesen Bezug zwischen dem Hauptakteur Ihrer Story und dem Hauptakteur der Präsentation (Ihren Zuhörern) her. In der dritten Folie sind wir bereits auf dem Höhepunkt unseres Spannungsbogens. Hier beschreiben Sie das Problem, die Herausforderung vor der Ihre Hauptakteure stehen. Die Zuschauer fühlen sich jetzt von Ihnen verstanden und brennen darauf, Ihre Lösung zu hören. 3
In der vierten Folie beschreiben Sie die Lösung. Aber hier nur allgemein, also den anzustrebenden Endzustand. Denn erst in der fünften Folie beschreiben Sie den Weg zu dieser Lösung. Wenn Sie das geschafft haben, wenn Ihre Zuhörer Ihnen auf Ihrem Spannungsbogen gefolgt sind, wenn sich die Zuhörer mit Ihren Darstellungen identifizieren können, kann nicht mehr viel schief gehen. In den nachfolgenden Feldern tragen Sie die Inhalte der Folien ein, die sich nun mit den Details des Themas befassen, das Sie präsentieren: Ihre Argumente, Ihre Lösung, Ihr Erfahrungsbericht... Je nachdem, wie lange Sie präsentieren wollen/sollen, variieren Sie in diesem Teil: 3-4 Folien für eine 10 Minuten-Kurzpräsentation (so dass Sie auf ca. 14 Folien für Ihren Vortrag kommen, ca. 45 Sek./Folie) 8-10 Folien für eine 20 Minuten-Präsentation (so dass Sie auf ca. 20 Folien kommen, ca. 60 Sek./Folie) 12-15 Folien für eine 30 Minuten-Präsentation (so dass Sie auf ca. 25 Folien kommen, ca. 72 Sek./Folie) Bevor Sie nun zu Ihrer Zusammenfassung kommen, sollten Sie noch eine Überleitung von Ihren Argumenten zu diesem letzten Teil der Präsentation finden. Sie müssen das Ende der Argumentationsphase signalisieren. Das könnte die kurze Widerlegung von möglichen Zweifeln sein, eingeholten Meinungen... Im letzten Teil laufen alle Fäden unserer Präsentation zusammen. Hier verstärken wir noch einmal das positive Gefühl unserer Zuhörer und setzen den Höhepunkt unserer Inszenierung. Auf der Folie Problem fassen wir noch einmal die Folien 3 und 4 des ersten Teils zusammen. (Wo ist das heutige Problem und wie hätte ich es gerne zukünftig?) Die nächste Folie ist identisch mit Folie 5 des ersten Teils (Lösungsweg). Das stimmte schon beim ersten Mal, jetzt ist dieser vorgestellte Lösungsweg noch vertrauter! 4
Und jetzt kommen Sie zu dem Höhepunkt Ihrer Präsentation! Alles was Sie bisher präsentiert haben, sollte auf diese Aussage hingearbeitet haben. Was ist die Hauptaussage in Ihrer Präsentation? Hoffnung, Gefahren, Chancen, Visionen, Mut... Hier ist die Stelle für große Emotionen. Zu guter Letzt bietet es sich an, die Präsentation mit einem Slogan, einem Resumé oder auch einer Aufforderung zu beenden. Was ist noch zu sagen? Diese Gliederung ist ein Grobgerüst. Es ist als Vorschlag und keinesfalls als einzige Möglichkeit gedacht. Das Ziel dieser Mustergliederung sollte sein, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Zuhörer in den Fokus Ihrer Präsentation zu bringen. Es ist der erste Schritt. Wenn Sie jetzt, bei der Anwendung der Gliederung, auf noch bessere Ideen kommen, Ihr Thema begeisternd rüber zu bringen: bestens! Denn es gibt wirklich noch viele Möglichkeiten, Tipps und Tricks für die perfekte Präsentation. Kremke Gesellschaft für Managementtraining mbh Carsten Kremke www.kremke.de c.kremke@kremke.de 5