Investitionsmanagement mit SAP Robin Schneider
INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis Einleitung 5 1 Einführung in das Investitionsmanagement mit SAP 7 1.1 Investitionsmanagement und Investitionscontrolling Basis für den Erfolg eines Unternehmens 7 1.2 Phasen des Investitionsprozesses 12 1.3 Verfahren der Investitionsbewertung 15 1.4 Investitionsmanagement im SAP ERP Aufbau und systematischer Zusammenhang ausgewählter SAP- Module 17 2 Investitionsobjekte im SAP 25 2.1 Investitionsprogramme 26 2.2 Programmdefinition 46 2.3 Investitionsprogrammposition 48 2.4 Maßnahmenanforderungen 56 2.5 Investitionsmaßnahmen 103 2.6 Berechtigungsobjekte des IM 112 3 Planung und Budgetierung 115 3.1 Planung 115 3.2 Budgetierung 125 3.3 Integration der Planung und Budgetierung 138 4 Investitionsmanagement Durchführung 141 4.1 Belastung mit IST-Werten 141 4.2 Budgetaktualisierung Nachtrag 142 4.3 Budgetaktualisierung Rückgabe 145 3
INHALTSVERZEICHNIS 4.4 Erzeugen einer Anlage im Bau für Investitionsmaßnahmen 150 4.5 Erzeugen der Fertigen Anlage für Investitionsmaßnahmen 155 4.6 AfA-Simulation 158 5 Investitionsabrechnung 163 5.1 Einzelpostengenaue Abrechnung 164 5.2 Abrechnungsschema 169 5.3 Ursprungsschema 173 5.4 Abrechnungsprofil 174 5.5 Hinterlegung der Abrechnungsparameter im PSP-Element 176 5.6 Durchführung der Abrechnung 177 6 Jahreswechsel 189 6.1 Eröffnung des neuen Genehmigungsjahres 189 6.2 Eröffnung eines neuen Genehmigungsjahres Wiederholungslauf 192 6.3 Abschluss des alten Genehmigungsjahres 197 7 Berichte 201 8 Fazit 205 A Der Autor 209 B Index 211 C Disclaimer 214 4
2 Investitionsobjekte im SAP Um die prozessuale Abwicklung und den Wertefluss bei Investitionen im SAP abbilden zu können, benötigen wir als Medium entsprechende SAP-Objekte. Diese möchte ich in nachfolgendem Kapitel darstellen und näher untersuchen. Bei der Abwicklung von Investitionen bedient sich die Komponente SAP IM zum einen eigener Objekte wie Investitionsprogrammen oder Maßnahmenanforderungen. Zum anderen werden aber auch Objekte aus anderen Komponenten herangezogen, wie Projekte/PSP-Elemente aus dem Modul Projektsystem (PS), CO-Innenaufträge aus dem Modul Gemeinkostencontrolling (CO-OM) oder Instandhaltungsaufträge aus dem Modul Instandhaltung (PM). Die zuletzt genannten Objekte werden auch Maßnahmen/Investitionsmaßnahmen genannt und stellen die eigentlichen Investitionen dar. Abbildung 2.1 zeigt eine Übersicht der im SAP IM verwendeten Objekte: 25
INVESTITIONSOBJEKTE IM SAP Abbildung 2.1: Objekte im Investitionsmanagement, Übersicht In den folgenden Kapiteln werden wir die einzelnen Objekte näher betrachten. 2.1 Investitionsprogramme Investitionsprogramme unterstützen Unternehmen, die jährlich einen Investitionsplan und/oder ein Investitionsbudget aufstellen sowie übergreifend überwachen möchten. Hier werden die geplanten oder budgetierten Kosten für Investitionen eines Unternehmens/Konzerns in Form einer hierarchischen Struktur dargestellt. Diese ist beliebig definierbar und unabhängig von den Organisationsbegriffen des SAP- Systems wie den Geschäftsbereichen, Werken usw. Mithilfe von Investitionsprogrammen lassen sich folgende Aspekte darstellen: 26
INVESTITIONSOBJEKTE IM SAP Verwaltung maßnahmenübergreifender Investitionsbudgets ganzer Unternehmen und Konzerne (in einem Kostenrechnungskreis). Verwaltung aller Maßnahmen (Aufträge/Projekte) in einem Kostenrechnungskreis, deren Währung/Geschäftsjahresvariante mit der in der Programmdefinition hinterlegten übereinstimmt. Unter diesen Voraussetzungen können insbesondere auch buchungskreisübergreifende Programme definiert werden. Stringente und übersichtliche Überwachung der Planungsund Budgetierungsprozesse in komplexen Unternehmensstrukturen für alle Investitionen der Gruppe. Realisierung eines integrierten Planungssystems durch direkte Verbindung zu den operativen Maßnahmen (PSP- Elemente, Aufträge). Die Überwachung aller Kosten ermöglicht das rechtzeitige Erkennen von Überschreitungen des übergreifenden Budgets. 2.1.1 Genehmigungsjahr Eine Besonderheit im Investitionsmanagement stellt das Genehmigungsjahr dar. Dieses steht immer im Zusammenhang mit dem Investitionsprogramm, welches stets eindeutig durch eine Bezeichnung und das Genehmigungsjahr identifiziert wird. Genehmigungsjahr bedeutet, dass das Programm Werte trägt, die in diesem Jahr genehmigt wurden. Diese können sowohl für das Genehmigungsjahr als auch für andere Jahre stehen. Für genehmigte Budgets und/oder Maßnahmen, die in die Zukunft verschoben werden sollen oder aus anderen Gründen nicht zur Ausführung kommen, kann wie folgt verfahren werden: 27
INVESTITIONSOBJEKTE IM SAP Rückgabe des Budgets an das Programm und erneute Budgetierung der Maßnahme in einem späteren Genehmigungsjahr oder Beibehaltung des an die Maßnahme verteilten Budgets und Änderung der Jahresverteilung innerhalb der Maßnahme. Kostenrechnungskreisübergreifende Investitionsprogramme Für den Fall, dass Sie im Unternehmen kostenrechnungskreisübergreifende Investitionsprogramme verwenden möchte, müssen alle zugeordneten Kostenrechnungskreise die gleiche Geschäftsjahresvariante und die gleiche Währung verwenden, nämlich die in der Programmdefinition festgelegten. Da der Kostenrechnungskreis innerhalb eines Programmteilbaums nicht wechseln darf, müssen in diesem Fall mehrere Top-Positionen für das Programm angelegt werden mindestens eine Top-Position je Kostenrechnungskreis. 2.1.2 Programmart Zur Klassifizierung der Investitionsprogramme richten Sie zunächst die Programmart ein. Diese enthält wichtige Steuerungsinformationen und muss beim Anlegen einer Programmdefinition einem Programm zugeordnet werden. Um die Programmarten zu definieren, rufen Sie bitte folgenden Customizingpfad auf: INVESTITIONSMANAGEMENT INVESTITIONSPRO- GRAMM STAMMDATEN PROGRAMMARTEN DEFINIEREN (siehe Abbildung 2.2). 28
INVESTITIONSOBJEKTE IM SAP Abbildung 2.2: Customizingpfad Stammdaten Programmart 1 Mit einem Doppelklick auf die jeweilige Programmart gelangen Sie zu den in Abbildung 2.3 dargestellten allgemeinen Parametern. Programmart allgemeine Parameter Abbildung 2.3: Customizingpfad Stammdaten Programmart 2 29
INDEX B Index 4-Phasen Modell 12 Abrechnung einzelpostengenau 43, 163 summarisch 43, 163 Abrechnungsjahr 177 Abrechnungskostenart 170 Abrechnungsperiode 177 Abrechnungsprofil 174 Abrechnungsschema 169 Abrechnungsvorschrift 155, 165 Abschreibungsschlüssel 89 AfA-Beginn 89 AfA-Simulation 44, 88, 110, 111, 158 AfA-Vorausschau 201 Allgemeine Werteliste 121, 140 Amortisationsrechnung 16 Anforderungsarten 57 Anforderungsvariante 79, 92 Anlage 103 Anlagen im Bau 103, 150 Anlagenklasse 90 Anwenderstatus 59 Asset Explorer 181 Ausschöpfungsgrad 133 Benutzerfelder 66, 76 Berechtigungsobjekt 112 Berichte 201 Betriebs- und Auslaufphase 13 Bewertungs- und Entscheidungsphase 13 Bewertungsmethoden dynamisch 17 statistisch 16 Budgetaktualisierung 142 Budgetierung 125 Budgetprofil 30, 39, 107 Budgetüberwachung 134 Budgetverteilung 127 CO-Innenauftrag 103 Customizing 18 Darstellungsform 30 Dynamische Amortisationsrechnung 17 Editions-ID 34 Endabrechnung 166 ERP Central Component 17 Errichtungsinvestitionen 10 Ersatzinvestitionen 10 Ertragsplanung 65 Erweiterungsinvestitionen 11 Fertige Anlage 155 Genehmigungsjahr 27, 189 Genehmigungsverfahren 96 Genehmigungs-Workflow 98 211
INDEX Gesamtabrechnung 178 Gesamtwert 63, 120 hochgerollen 122 Ideenfindungsphase 12 IM-Programmpositionen 116 Instandhaltungsauftrag 103 Interner Zinsfuß 17 Investitionen 7 immaterielle 10 Zweck 10 Investitionscontrolling 8 operativ 11 strategisch 11 Investitionsgrund 32 Investitionsmaßnahmen 25, 99 Investitionsprofil 30, 150 Investitionsprogramme 26 Investitionsprogrammpositione n 48 Investitionsprozess 12 Jahreswechsel 189 Jahreswerte 63, 120 Kapitalwertmethode 17 Kostenvergleichsrechnung 16 Maßnahmenanforderungen 56 Maßnahmenbudget 196 Nachtrag 142 Nummernvergabe 58 Nutzungsdauer 89 Objektklasse 30 Organisationseinheiten 74 Partnerfindung 60 Planprofil 30, 38, 104, 105 Plansumme 129 Planung 115, 119, 120 Planungshorizont 38 Plan-Versionen 36 Programmart 28 Programmbudget 138, 140 Programmdefinition 46 Programmplan 138 Programmpositionsschlüssel 34 Programmstruktur 48, 190 PSP-Element 99, 103 Querschnittscharakter 7 Rationalisierungsinvestitionen 11 Realinvestition 10 Realisierungsphase 13, 162 Rentabilitätsvergleichsrechnun g 16 Rückgabe 145 Sachinvestition 10 SAP Easy Access Menü 20 SAP Investitionsmanagement 7, 23 SAP-Investitionsmanagement 22 Simulationsbasis 160 Sonderzeichen 35 Sozial- und Sicherheitsinvestitionen 11 Stammdaten 156 Statusschema 30, 152 Statusverwaltung 151 Systemstatus 59 Toleranzgrenzen 132 212
INDEX Top-Position 48 Ur-Alternative 93 Ursprungsschema 173 Varianten 77 Variantensteuerung 61 Verantwortliche 32 Verarbeitungsart 177, 178 Verfügbarkeitskontrolle 131 Verrechnungsschema 169 Vorabrechnung 165 Wertstellungsdatum 177 Wiederholungslauf 192 Wirtschaftlichkeitsrechnung 68 Zeitfrequenz 12 Zinskurve 68 Zuordnungen 169, 173 213