Abwicklung von Projekten in der Instandhaltung am Beispiel der Stadtwerke Bochum

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1 Abwicklung von Projekten in der Instandhaltung am Beispiel der Stadtwerke Bochum Instandhaltungsabwicklung mit SAP PM Wir leben Instandhaltung Thomas Neuhaus Seniorberater IM/PS

2 Agenda Ausgangssituation Geschäftsprozesse Strukturierung von Projekten R/3-Modulfunktion Prozessablauf/Ablauforganisation Berechtigungskonzept Auftragswesen Schnittstellen Schulung/Information 2

3 Ausgangssituation Bauabrechnung Projektstammdaten Projektstrukturen Leistungsverzeichnisse Materialverzeichnisse Vorkalkulation Nachkalkulation SAP-IM (Investitionsmanagement) Budgets Global Projektbezogen Verfügte Mittel Verfügbare Mitte l Aufmaße/Massenaufnahme SAP-Aufträge CO/PM Unterteilung der Projekte in einzelne Maßnahmen operative Abwicklung der Maßnahmen im SAP-System 3

4 Keine Steuerung aus Sicht des Investitionsmanagements Keine Systemanbindung der Vorkalkulation zum Investitionsmanagement Prozessschritte wie Plankorrekturen, Materialreservierungen finden durch fehlende Systemintegration keinen Niederschlag im Investitionsmanagement Es werden regelmäßig zu hohe Budgetmittel für Projekte bereitgestellt. Keine Verfügbarkeitskontrolle aus IM-Sicht Projektbeurteilung erst nach Erfassung aller Ist-Kosten möglich 4

5 Keine Sicht auf das Projekt im SAP-System Keine Verfügbarkeitskontrolle aus Projektsicht, weder aktiv noch passiv Keine Kostenverfolgung aus Projektsicht im führenden kaufmännischen System 5

6 Geschäftsprozesse mit Finanzmittel im IM Erweiterung Neubau Abbau Umbau Erneuerung Beschaffung von Investitionsgütern Dienstleistungen 6

7 Geschäftsprozesse Investitionsmanagement Erweiterung Abbau Neubau Umbau Erneuerung Beschaffung v. Investitionsgütern Dienstleistungen 7

8 weitere Geschäftsprozesse mit Projektcharakter Geschäftsprozesse, für die keine Finanzmittel im IM bereitgestellt sind, könnenüber ein Projekt abgebildet werden Kostenstellenplanung vorbeugende Instandhaltung Wartung Störung Beschaffung v. Investitionsgütern Dienstleistungen keine Mittel bereitgestellt 8

9 Strukturierung von Projekten Ebenen der Projektstruktur Projektedition 9

10 Strukturierung von Projekten Ebenen der Projektstruktur 10

11 Ebenen der Projektstruktur 11

12 Investitionsmanagement (Ebene der Blattposition) Anbindu ung PS Topebene Projektbezeichnung (Castroper Str) Gesamtverantwortlicher: GL 210 oder 220 Antragsteller 2. Ebene Sparte 2. Ebene Sparte STROM GAS/WASSER Projektleiter GL 210 Projektleiter GL 220 Antragsteller Antragsteller 3. Ebene Teilprojekt 10/0.4 kv Kabel Verantwortlicher Gl Ebene Teilprojekt FMK/LWL Verantwortlicher GL Ebene Teilprojekt ÖBel Verantwortlicher GL Ebene Teilprojekt Gasrohre Verantwortlicher GL Ebene Teilprojekt Wasserrohre Verantwortlicher GL 200 AUFTR AUFTR AUFTR AUFTR AUFTR AUFTR 12

13 Strukturierung von Projekten Ebenen der Projektstruktur Anbindung PSP-Element an IM-Blattposition 13

14 Anbindung PSP-Element an IM-Blattposition TOP-PSP Neubaugebiet Strom NSP - Netzleitung NSP Hausanschl. Gas ND - Netzleitung ND Hausanschl. 14

15 R/3-Modulfunktionen Investitionsmanagement Verantwortliche je Programmposition; Mitarbeiter des Controlling Verantwortlich für die Budgetierung der Programm- und Blattpositionen Verantwortlich für die Steuerung der Programmpositionen und Überwachung der darunterliegenden Blattpositionen Verantwortlich für die notwendigen Kommunikationsprozesse Grundlage für das Berechtigungskonzept 15

16 R/3-Modulfunktionen Projektsystem Maßnahmenplanung Gesamt-/Jahresplanung Anbindung an IM: Bottom-up Top-down Budgetierung aus IM Freigabe des Projektes über separaten Anwenderstatus Zweistufige gestaffelte aktive Verfügbarkeitskontrolle Budgetgrenze 1: Online-Warnung und Mail an Verantwortlichen Budgetgrenze 2: Keine Geschäftsvorfälle mehr möglich 16

17 R/3-Modulfunktionen Projektsystem Projekte werden nicht als Kontierungselemente genutzt, sondern als projektorientierte Sicht auf die Arbeitsebene Projektart je Sparte ist Grundlage für das Berechtigungskonzept auf Projektebene 17

18 R/3-Modulfunktionen Projektsystem Verantwortliche je PSP-Element (Mußfeld) Verantwortlicher der dritten Ebene hat zentrale Bedeutung Verantwortung für die Steuerung des Teilprojektes Verantwortung für den gesamten Kommunikationsprozess des Teilprojektes(aktiv, nicht passiv) mit allen Beteiligten Verantwortlich für technische und kaufmännische Rückmeldungen 18

19 Geschäftsjahresplanung GJ 2003 Planung für das GJ

20 GJ 2003 Planung für das GJ 2004 Geplante Massnahmen IM Massnahmenplan 0 Geplante + ungeplante Massnahmen IM Plan IM Budget Vorgaben der Finanzplanverantwortlichen 20

21 GJ 2004 frei für Planung frei für Budgetierung IM Massnahmenplan IM Budget IM Budget verteilt verfügt verfügbar Projekt 1 Projekt 2 Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt: Plan Aufträge zum Projekt Plan Obligo Ist ARestplan = verfügt:

22 GJ 2004 frei für Planung frei für Budgetierung IM Massnahmenplan IM Budget IM Budget verteilt verfügt verfügbar Plan Budget Obligo Ist ARestplan = verfügt: verfügbar Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt:

23 GJ 2004 frei für Planung frei für Budgetierung IM Massnahmenplan IM Budget IM Budget verteilt verfügt verfügbar Projekt 1 Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt: Projekt 2 Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt:

24 frei für Planung frei für Budgetierung IM Massnahmenplan IM Budget IM Budget verteilt verfügt verfügbar Projekt 1 Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt: Projekt 2 Plan Budget Obligo verfügbar Ist ARestplan = verfügt:

25 frei für Planung 0 frei für Budgetierung 0 IM Massnahmenplan IM Budget IM Budget verteilt verfügt verfügbar Projekt 1 Plan Budget = verfügt: verfügbar Projekt 2 Plan Budget = verfügt: verfügbar Projekt 3 Plan Budget = verfügt: verfügbar Projekt 4 Plan Budget = verfügt: verfügbar

26 Auftragswesen Keine Anbindung von Aufträgen an das Investitionsmanagement Keine Verechnung von PM -> CO Aufträge Bei gemeinsam genutzten Auftragsarten sind zwingend die Querverbindungen mit ewmr zu beachten 26

27 Übergangsstrategie Sichtung und Bereinigung der alten Aufträge und Zuordnung zu neu anzulegenden Projekten Bereinigung alter nicht abgeschlossener Bestellvorgänge auf den weiterzuführenden Aufträgen Budgetierung der Altmaßnahmen aus noch vorhandenen Budget Bereinigung der IM-Budgets, sofern vorher keine aktive Verfügbarkeitskontrolle vorhanden war 27

28 SAP-System 28

29 SAP-System 29

30 SAP-System 30

31 SAP-System 31

32 SAP-System 32

33 SAP-System 33

34 SAP-System 34

35 SAP-System 35

36 SAP-System 36

37 SAP-System 37

38 SAP-System 38

39 SAP-System 39

40 SAP-System 40

41 SAP-System 41

42 SAP-System 42

43 SAP-System 43

44 SAP-System 44

45 SAP-System 45

46 Vielen Dank P&S Consulting GmbH Am Kiekenbusch Duisburg Thomas Neuhaus Senior Berater IM/PS Tel.: Copyright: EMPRISE Management Consulting 46