Wie mahne ich wirkungsvoll? Christoph Schieder Fürstenfeldbruck, 10.März 2016 Creditreform Gruppe 2010 Dokumentenname 1
Creditreform München Ganzmüller, Groher & Kollegen KG Zahlen & Fakten» 4.360 Mitglieder/Kunden» 103 Mitarbeiter» 42.890 Inkassofälle (2015)» 559.000 Auskünfte (2015) LIquiditätsplanung Creditreform Gruppe 2010 2
Inhalt 1. Was ist Forderungsmanagement? 2. Wirkungsvoll Mahnen! 3. Eskalation extern: Einschalten von Dritten 3
Der Forderungsmanagement - Prozess Angebotsphase Engagement Problem- Engagement - Angebot - Auftrag - Vertrag - Rechnung Zahlungsziel t 4
Der Lieferantenkredit ist für Unternehmen in Deutschland weitaus bedeutsamer als der kurzfristige Bankkredit Forderungen aus LuL u. kurzfr. Bankverbindlichk. deutscher Unternehmen in Mrd. 450 42 % der Unternehmen bis 5 Mio. nutzt lt. forca keinen Bankkredit! 400 350 300 Angaben in Mrd. Euro 250 200 150 100 50 kurzfr. Verb. gg. Kreditinstitute Forderungen aus L&L 0 1997 1999 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 Quelle: Deutsche Bundesbank, statso5_1997_2013 5
Der Forderungsmanagement - Prozess Angebotsphase Engagement Problem- Engagement - Angebot - Auftrag - Vertrag - Rechnung Zahlungsziel t 6
Gründe, warum Kunden nicht zahlen 1 Zahlungsverhalten in Deutschland Gewerbliche Schuldner Private Schuldner» schlechte Auftragslage (85 %)» momentaner Engpass (71 %)» zu wenig Eigenkapital (65 %)» Ausnutzung von Lieferantenkrediten (47 %)» Vorsatz (23 %)» Überschuldung (84 %)» Arbeitslosigkeit (80 %)» momentaner Engpass (50 %)» Vorsatz (47 %)» Vergesslichkeit (4 %) Forderungsausfälle und Außenstandsdauer sind beeinflussbar 1 Quelle: BDIU (Mehrfachnennungen möglich) 7
Jedes fünfte Unternehmen in Deutschland hat Forderungsverluste von > 1 % des Umsatzes Große Hebelwirkung von Forderungsausfällen Beispielrechnung: Umsatz 6.000.000 Umsatzrendite 3,00 % Gewinn 180.000 Forderungsausfall 1,00 % Forderungsausfall 60.000 Fazit: Um den Forderungsausfall von 60.000 bei einer Umsatzrendite von 3 % ausgleichen zu können, muss man den Umsatz um 2.000.000 (33 %) von 6 Mio. auf 8 Mio. steigern. 8
Der Forderungsmanagement - Prozess Bonitätsprüfung Überwachung/ Monitoring Inkasso/ Anwalt Angebotsphase Engagement Problem- Engagement - Angebot - Auftrag - Vertrag - Rechnung Zahlungsziel t 9
Creditreform Bonitätsindex ein trennscharfer Frühwarnindikator Creditreform Bonitätsindex 1) Vermögens-, Finanzund Ertragslage ca. 20-30 % Branchenrisiko 10-15% Bonitätsindex 100 600 Strukturrisiken 10-15% Zahlungsweise 20-25% Krediturteil 25-30%» Bis zu 15 bonitätsrelevante Merkmale, von der Liquidität über den Umsatz und die Eigenkapitalstruktur bis hin zur Zahlungsweise des Unternehmens und Strukturmerkmalen wie beispielsweise der Rechtsform, werden zur Bonitätsbewertung herangezogen» Diese Kriterien werden einzeln bewertet und anschließend zu einer Gesamtnote dem Bonitätsindex verdichtet 1 2 3+ 3 3-4 5 6 Ausgezeichnete Bonität Bonitätsindex 100-149 Ausfallwahrscheinlichkeit 0,13 % Sehr gute Bonität Bonitätsindex 150-200 Ausfallwahrscheinlichkeit 0,23% Gute Bonität Bonitätsindex 201-250 Ausfallwahrscheinlichkeit 0,55% Mittlere Bonität Bonitätsindex 251-300 Ausfallwahrscheinlichkeit 1,50%# Schwache Bonität Bonitätsindex 301-350 Ausfallwahrscheinlichkeit 5,02% Sehr schwache Bonität Bonitätsindex 351-499 Ausfallwahrscheinlichkeit 13,41% Mangelhafte Bonität Bonitätsindex 500 Ungenügende Bonität/Zahlungseinstellung Bonitätsindex 600 Einteilung des Bonitätsindexes 1) *1) Einjährige Ausfallwahrscheinlichkeit, Stand 30.06.2012 10
Der Forderungsmanagement - Prozess Bonitätsprüfung Überwachung/ Monitoring Inkasso/ Anwalt Angebotsphase Engagement Problem- Engagement - Angebot - Auftrag - Vertrag - Rechnung Zahlungsziel t 11
Aufgaben Ausgaben und Ziele des effektiven Forderungsmanagements Liquiditäts- und Forderungsmanagement dient der Unternehmenssicherung Ziele Liquiditätssicherung Existenzsicherung /Vermeidung von Forderungsausfällen Sicherstellung effizienter Abläufe» Jederzeitige Zahlungsfähigkeit sicherstellen» Fälligkeitskongruenz herstellen / geringe Überfälligkeiten» Mindestliquidität vorhalten» Rollierende Liquiditätsplanung (kfr./mfr./lfr.)» Liquiditätskontrolle und Planabweichungsanalysen» Bewirtschaftung des Forderungsbestands für angemessenen und jungen Bestands und niedriger DSO» Gezielte Ansprache von solventem Kundenpotenzial» Bonitätsprüfung vor Auftragsannahme» Objektivierte Kreditlimitvergabe» Permanente Bonitätsüberwachung (auch bei langjährigen Kundenbeziehungen)» Konsequentes Mahn- und Inkassowesen» Optional: Absicherung von Großrisiken durch eine Warenkreditversicherung» Definition von Abläufen und Verantwortlichkeiten (inkl. Vertretungsregelung)» Festlegung von Entscheidungs- und Eskalationsstrukturen» Aufbau und Pflege eines detaillierten und lückenlosen Berichtswesens» Permanente Überwachung des gesamten Debitorenbestandes 12
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Wirkungsvoll Mahnen: Fälligkeit und Verzug 30 Tage-Regelung: Automatischer Verzug Rechnung Fällig Zugang Verzug 23.05. sofort 24.05. 24.06. 23.05. 2 Wochen (06.06.) 24.05. 06.07. 23.05. sofort 21.08. 20.09. 14
Wirkungsvoll mahnen Die Mahnung Allgemein» keine Formvorschrift; das Wort Mahnung muss im Anschreiben an den Schuldner nicht enthalten sein» Vorteil der Nachweisbarkeit bei schriftlicher Mahnung (aber: fehlende Beweiskraft!)» die Zahlungsaufforderung muss deutlich aus der Mahnung hervorgehen. Es reicht nicht aus, wenn man formuliert wir sehen der Zahlung gern entgegen.» für den Fall mehrerer offener Rechnungen sollte die Mahnung eine Aufstellung enthalten aus welcher hervorgeht, auf welche Beträge genau sie sich bezieht. 15
Wirkungsvoll mahnen Grundsätzliche Überlegungen zuerst:» Mehr als zwei Mahnungen sollten nicht versendet werden» Schreiben Sie auf Ihr erstes Mahnschreiben Zahlungserinnerung und auf das zweite dann letzte Mahnung.» die zweite Mahnung ist auch die letzte, vor weiteren evtl. gerichtlichen Schritten.» Konsequent und regelmäßig mahnen 1. Mahnstufe: 5 Tage nach Fälligkeit, 2. Mahnstufe: 14 Tage später Mahnlauf wöchentlich durchführen 30 Tage nach Fälligkeit: Abgabe an Creditreform-Inkasso oder einen Rechtsanwalt 16
Wirkungsvoll mahnen Die erste Mahnung: Zahlungserinnerung» eine erste Mahnung kann - bei entsprechender Vereinbarung ( 280 BGB mit seinen Alternativen) entfallen. Ein Gläubiger kann demnach ohne Mahnungen auskommen. Im normalen Geschäftsablauf wird aber regelmäßig gemahnt. Eine Mahnung ist hier da nicht unbedingt notwendig - als kaufmännische Kulanz zu betrachten.» führt den Verzug herbei. Der Gläubiger muss keine weitere Mahnung versenden» dient zu Dokumentationszwecken. Ab Zugang der ersten Mahnung können Verzugszinsen, Verzugsschaden etc. verlangt werden» Bei sehr hohen Forderungen oder bei zweifelhaften Schuldnern empfiehlt es sich, die Mahnung ggf. per Einwurf-Einschreiben, per Boten oder unter Zeugen zu versenden/einzuwerfen. 17
Wirkungsvoll mahnen Die telefonische Mahnung» hoher Aufwand, dennoch effektiv. Sie erkennen, warum das Geld zurückbehalten wird bzw. wie man weiter vorgehen sollte» Reaktion des Schuldners» möglichst früh im Verfahren. Wichtige Informationen erhalten Sie sonst zu spät. Währenddessen hätten Sie längst andere Maßnahmen ergreifen können. Gibt der Schuldner jetzt erst Mängel an, verschiebt sich der Vorgang wiederum.» empfehlenswert bei kleinerem Kundenstamm bzw. bei gutem persönlichen Kontakt. 18
Wirkungsvoll mahnen Die letzte Mahnung» Ankündigung von weitergehenden Schritten» strengere, härtere Wortwahl» mit der zweiten Mahnung sollten Sie Verzugszinsen berechnen» nennen Sie einen konkreten, kurzfristigen und letzten Zahlungstermin 19
Das Zeitmoment im Forderungsmanagement 20
Mahnwesen: Wie lange warten? Beispielhafte Matrix Kaufmännisches Mahnverfahren Inkasso B2C Neukunden 2 Mahnstufen: max. 30 Tg Bestandskunden B2B Neukunden (C) 2-3 Mahnstufen: max. 60 Tg 2 Mahnstufen: max. 30 Tg Optimaler Übergabezeitpunkt 60 Tage Neukunden (A + B) 3 Mahnstufen: max. 45 Tg Bestandskunden (C) 3 Mahnstufen: max. 60 Tg Bestandskunden (A + B) 3-4 Mahnstufen: max. 90 Tg Fälligkeit Übergabe Cash A = Großkunden B = Mittelgroße Kunden C = Kleinkunden 21
Wirkungsvoll Mahnen: Einschalten von Dritten Soll man Dritte einschalten und wie?» Kostenvorteile» Partner im Forderungsmanagement» Welche Dienstleistung für welchen Bedarf?» Vorteile eines Outsourcings von bestimmten Prozessen» Preise und Konditionen 22
Vorteile des Outsourcings von Inkassoprozessen» Eskalation auf einen externen Inkassopartner erhöht die Zahlungsbereitschaft (Third-Party Effekt)» Verkürzung der Außenstandsdauer (DSO)» Kosten des Inkassopartners sind als Verzugsschaden vom Schuldner zu zahlen» Vollkosten sind im Regelfall niedriger als bei internen Mahnabteilungen (economies of scale, spezialisierte Inkassosoftware, Erfolgsbeteiligung der Mitarbeiter)» Unternehmensressourcen werden nicht abseits des Kerngeschäftes eingesetzt» Nutzung der Erfahrungen aus anderen Inkassofällen mit dem gleichen Schuldner» Stärker ausgeprägte Spezialisierung der Mitarbeiter Kumulierter Geldeingang Debitorenmanagement Fälligkeit der Forderung Außergerichtliches Inkasso Maximale Gesamtrealisierung Gerichtliches Mahnverfahren Third-Party Effekt Titelüberwachung Eigenes Forderungsmanagement Zeit 24
bonitätsgeprüfte Firmenadressen kaufkräftige Privatpersonen microgeografische Daten Wirtschaftsinformationen Privatpersonenauskünfte Permanente Information -Nachtragsservice -Fremdüberwachung Aufbau und Anreicherung Ihrer Kundendatenbank Billing (Rechnungsservice) Crefo Factoring Mahnservice Mahnverfahren Überwachungsverfahren Leistungsspektrum der Creditreform Unternehmensgruppe Wann und mit welcher Dienstleistung wir für Sie tätig werden, entscheiden Sie. Marketing Akquisition Erstaufträge Kundenbe-ziehungen festigen Rechnungen Zahlungsstörungen wertberichtigte Forderungen Marketing Akquisition 27
Kontakt Creditreform München Ganzmüller, Groher & Kollegen KG Christoph Schieder phone +49 (089) 189293-914 Email c.schieder@muenchen.creditreform.de Creditreform Gruppe 2010 Dokumentenname 28