> Creditreform Inkasso. Forderungsmanagement. Freiberufler Praxistipps

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1 > Creditreform Inkasso Forderungsmanagement für Freiberufler Praxistipps

2 1. Trau, schau wem! Die Kundenauswahl Gerade im Geschäftsleben ist es wichtig, sich ein genaues Bild über seinen Geschäftspartner zu verschaffen. Denn Vertrauen aus dem Lateinischen Kredit verdient nur jemand, der seine Seriosität und seine Bonität unter Beweis stellt. Daher ist es besonders wichtig, sich ein klares Bild über seinen Geschäftspartner zu verschaffen: 1. Wer ist mein Geschäftspartner? Diese Frage ist vielmals offenkundig, in Einzelfällen jedoch erst durch Nachfragen erkennbar. Die Gaststätte Zum goldenen Hirschen kann nicht Ihr Vertragspartner werden, wohl aber der im Gewerberegister eingetragene Inhaber. Lassen Sie sich im Zweifelsfall eine Kopie des Gewerberegisterauszugs geben. Erbringen Sie Ihre Dienstleistung für eine Firma, die im Handelsregister eingetragen ist, sollten Sie sich durch einen Blick in das Register überzeugen, dass die beauftragende Person auch zur Vertretung des Unternehmens berechtigt ist. Gleiches gilt natürlich auch für Gewerbebetriebe. Nicht jeder Angestellter darf Aufträge an Dritte erteilen. Vergewissern Sie sich, im Zweifelsfall beim Inhaber des Gewerbes. 2. Wird mein Geschäftspartner die Leistung später auch bezahlen können? Gerade diese Frage zeigt, dass Forderungsmanagement nicht erst bei der Mahnung, sondern bei der Kundenauswahl beginnt. Üblicherweise lässt sich an den äußeren Umständen des Auftrags die Zahlungsfähigkeit des Vertragspartners schließen. Verschaffen Sie sich einen unabhängigen Einblick in die wirtschaftliche Situation Ihres Gegenübers. Vor der Annahme eines Auftrags sollte die Einholung von Creditreform Wirtschaftsinformationen obligatorisch sein. Anhand der darin aufgezeigten Bonitätsbewertung bestimmen Sie dann die Zahlungsmodalitäten. Bestehen Zweifel an der Solvenz, sollte Vorauskasse oder zumindest eine Anzahlung vereinbart werden. Bei Privatpersonen ist die Erteilung einer Bonitätsauskunft an das berechtigte Interesse des Anfragenden geknüpft. Am besten lassen Sie sich vom Kunden eine Einwilligungserklärung zur Einholung einer sogenannten Consumer-Auskunft unterzeichnen. Lehnt Ihr Kunde dies ab, kann das ein erster Hinweis auf eine mangelnde Bonität sein. Auch in einer laufenden Geschäftsbeziehung empfiehlt es sich, externe Bonitätsinformationen zur Beurteilung der Zahlungsfähigkeit heranzuziehen. Die Erfahrungen zeigen, dass ein in die Insolvenz abgleitender Schuldner zunächst seine Nebenlieferanten und -dienstleister schleppender bezahlt; sie sind im Regelfall leichter zu ersetzen. 2. Hand drauf! Der Vertragsabschluss Der Abschluss eines Vertrages per Handschlag ist natürlich zulässig. Der Kauf einer Zeitung am Kiosk oder das Lösen eines Fahrscheins am Automaten sind einfache Beispiele, die zeigen, dass Verträge nicht immer schriftlich fixiert werden müssen. Im täglichen Leben schließen wir deutlich mehr Verträge mündlich oder durch unser Handeln als auf dem schriftlichen Weg. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt nur wenige Ausnahmen, in denen der Vertragsabschluss an bestimmte Formvorschriften gebunden ist. Nachteil mündlich oder konkludent geschlossener Verträge ist die Beweislast, wenn es zum Streitfall kommt. Daher sollten Freiberufler mit ihrem Auftraggeber den Leistungsumfang und die jeweiligen 2

3 Rechte und Pflichten der Vertragspartner möglichst genau vertraglich festlegen. Dabei gilt: Je genauer die zu erbringende Leistung vertraglich beschrieben ist, umso geringer ist das Risiko, dass der Kunde später berechtigt oder unberechtigt reklamiert. Eine exakte Leistungsbeschreibung zeigt implizit auch auf, was der Kunde nicht erwarten darf. Dabei sollten nicht nur die Art und Menge einer Leistung festgelegt werden, sondern auch die Qualität und der Ausführungszeitraum. Jede später vereinbarte Änderung am Vertragsumfang oder Leistungszeitraum sollten ebenfalls schriftlich festgehalten und von beiden Vertragspartnern unterzeichnet werden. Für regelmäßig wiederkehrende Vertragsklauseln empfiehlt sich die Zusammenstellung Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB). Der Gesetzgeber setzt Grenzen bei der Ausgestaltung von AGB ( 307 ff. BGB). Somit ist es ratsam, Standard-AGB, wie sie häufig von Handwerkskammern und Berufsverbänden zur Verfügung gestellt werden, auf die individuellen Anforderungen Ihrer freiberuflichen Tätigkeit anzupassen. Vor der Einführung der AGB sollten Sie sie einem fachkundigen Rechtsanwalt zur Prüfung und Abnahme vorlegen. Auch hier bieten Handwerkskammern und Innungen für Mitglieder im Regelfall kostenfreie oder kostengünstige Rechtsberatung. Die besten AGB nützen jedoch nichts, wenn sie nicht explizit in den Vertrag eingebunden sind. Die bloße Existenz der AGB entfaltet noch nicht die gewünschte Schutzwirkung. Auftrags- und Vertragsformulare sollten daher grundsätzlich die AGB in das Vertragsverhältnis einbeziehen. 3. Papier ist geduldig Die Dokumentation Sinnbildlich für eine langwierige Umsetzung eines Plans, lässt sich dem geduldigen Papier etwas Positives abgewinnen. Lassen Sie Ihre Leistungserbringung von Ihrem Kunden schriftlich bestätigen. Mit der Unterzeichnung des Leistungsnachweises ist zweifelsfrei dokumentiert, dass Sie Ihre Arbeit vertragskonform verrichtet und nun einen Anspruch auf die Gegenleistung haben. Nun kommt Ihnen die genaue Detaillierung des Auftragsumfangs aus der Vertragsvereinbarung zugute. Je genauer die Vorarbeit war, umso einfacher ist es nun, die Leistungserbringung auszuhaken. Die vom Kunden unterzeichneten Leistungsnachweise erleichtern es Ihnen, Ihren Zahlungsanspruch im Bedarfsfall später durchzusetzen. Der Richter muss dann nicht mehr entscheiden, ob Sie Ihre Leistungen vertragskonform erbracht haben, sondern kann auf die schriftliche Bestätigung des Kunden zurückgreifen. Sie stärken Ihre Rechtsposition deutlich. 4. Time is money Der Mahnprozess Sie haben Ihre Leistung vertragskonform erbracht und sich dies auch von Ihrem Kunden bestätigen lassen. Doch Ihr Kunde hat bei Fälligkeit noch nicht gezahlt. Was nun? Sie müssen Ihren Kunden erst in Verzug setzen, bevor Sie Ihre weiteren Rechte geltend machen können. Wann ein Schuldner in Verzug gerät, beschreibt der Gesetzgeber in 286 BGB: Grundsätzlich ist eine Mahnung erforderlich ( 286 Abs. 1 BGB). Für die Mahnung besteht keine Formvorschrift. Sie kann also auch mündlich erfolgen. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, schriftlich zu mahnen. Üblicherweise wird die erste Mahnung mit normaler Post zugestellt. Sie haben keinen Nachweis, ob die Mahnung tatsächlich den Empfänger erreicht hat. Nicht jeder Kunde wird bestreiten, dass er die erste Mahnung erhalten hat. Insofern bleibt zu überlegen, ob sich der Versand per Einschreiben lohnt. In besonders wichtigen Fällen ist es sogar ratsam, die Mahnung unter Zeugen selbst im Briefkasten des Schuldners einzuwerfen. 3

4 Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Regel: Die Mahnung ist entbehrlich, wenn die Fälligkeit nach dem Kalender bestimmt ist ( 286 Abs 2 Nr. 1 BGB) Es wäre ein Irrtum anzunehmen, es würde ausreichen, das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung eindeutig zu bestimmen (z. B.: Diese Rechnung ist am fällig ). Der Fälligkeitstermin muss bereits bei Vertragsabschluss festgelegt werden. Diese Festlegung wird jedoch nur in den seltensten Fällen zu so einem frühen Zeitpunkt möglich sein. Besonders dann nicht, wenn die Ausführung des Auftrags von weiteren Faktoren wie Materialeinkauf abhängt, da die Zahlung erst erfolgt, wenn Sie Ihre Leistung vollständig erbracht haben. Dennoch sollten Sie aus psychologischen Gründen in der Rechnung ein konkretes Fälligkeitsdatum angeben. Die Erfahrung zeigt, dass Rechnungen mit konkretem Fälligkeitsdatum schneller bezahlt werden, als Rechnungen mit dem Vermerk Fällig x Tage nach Rechnungsdatum. Die Mahnung ist auch entbehrlich, wenn die Fälligkeit von einem Ereignis abhängt und sich die Fälligkeit vom Eintritt des Ereignisses an nach dem Kalender bestimmen lässt. ( 286 Abs 2 Nr. 2 BGB) Eine mögliche Fallkonstellation, die unter diese Regelung fallen würde, wäre folgende Vertragsklausel: Die Schlusszahlung wird 14 Kalendertage nach schriftlicher Abnahme der Leistung durch den Bauherrn fällig. Das der Fälligkeit der Forderung vorausgehende Ereignis wäre die schriftliche Leistungsabnahme durch den Bauherrn. Dies setzt voraus, dass bei Leistungsabnahme auch das Datum mitdokumentiert wird. Die Frist von 14 Tagen lässt sich eindeutig am Kalender ableiten. Auch hier gilt, dass die Fälligkeitsvereinbarung schon bei Vertragsabschluss besteht. Verweigert der Schuldner ernsthaft und endgültig, entfällt die Pflicht zur Mahnung ( 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB) Es ist leicht nachvollziehbar, dass es nicht notwendig ist zu mahnen, wenn der Schuldner schon vorher sagt, dass er nicht zahlen wird. In diesem Fall ist es ratsam, s oder Briefe, aus denen die Zahlungsweigerung hervorgeht, aufzubewahren. Bei mündlichen Aussagen sollte ein Zeuge anwesend sein. Nicht gemahnt werden muss auch in solchen Fällen, in denen aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist. ( 286 Abs. 2 Nr. 4 BGB) Beispielsweise verhindert der Schuldner durch sein Verhalten, dass Sie als Gläubiger eine Mahnung aussprechen. Der Schuldner verspricht Ihnen noch vor der Mahnung, dass er die Zahlung kurzfristig leisten wird. Oder er erkennt die Zahlungspflicht und den Verzug auch ohne Mahnung an. In Anbetracht der schleppenden Zahlungsmoral, unter denen insbesondere freiberuflich Tätige zu leiden haben, hat der Gesetzgeber für Geldforderungen in 286 Abs. 3 BGB die 30-Tage-Frist für den Zahlungsverzug eingeführt. Damit die automatische Verzugsfrist von 30 Tagen ihre Wirkung entfalten kann, sind zwei Voraussetzungen zu erfüllen: a) Die Forderung muss fällig sein und b) dem Schuldner muss die Rechnung zugegangen sein. 4

5 Die Beweislast trifft Sie als Dienstleister, was insbesondere für die Bedingung b) gilt. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnung nicht nur verschickt, sondern auch tatsächlich angekommen ist. Für den automatischen Verzug nach 30 Tagen sind folgende Regelungen zu beachten: Ist Ihr Kunde eine Privatperson, so müssen Sie als weitere Voraussetzung Ihren Kunden auf die Folgen hinweisen, um den automatischen Verzug nach 30 Tagen zu bewirken. Versehen Sie Ihre Rechnung daher mit einem entsprechenden Vermerk: Diese Rechnung ist sofort fällig. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie auch ohne gesonderte Mahnung 30 Tage nach Erhalt dieser Rechnung in Verzug geraten ( 286 Abs. 3 BGB). Bei nicht fristgerechter Zahlung können weitere Kosten für Sie entstehen. Sofern bei gewerblichen Abnehmern der Zugang der Rechnung unsicher ist, so beginnt die Frist ab Erhalt der Leistung ( 286 Abs. 3 Satz 2 BGB). Ist Ihr Kunde also ein Unternehmen oder ein Gewerbetreibender, so empfiehlt sich, die Erbringung der Leistung genau zu dokumentieren und sich vom Kunden bestätigen zu lassen. Bewahren Sie also Lieferscheine und Stundennachweise entsprechend auf. Neben der schriftlichen Mahnung kann es durchaus sinnvoll sein, telefonisch nachzufassen, wenn die Zahlung trotz Mahnung ausbleibt. Dabei sollte der Anruf zeitnah erfolgen, d. h. im Regelfall 2-3 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist in der Mahnung. Aber auch vor Ablauf der Mahnfrist kann die telefonische Kontaktaufnahme hilfreich sein und die Zahlungsbereitschaft des Schuldners erhöhen. Klären Sie im Telefonat, ob Rechnung und Mahnung beim Schuldner angekommen sind. Faxen Sie fehlende Belege unverzüglich bzw. senden Sie sie per und lassen Sie sich den Empfang der Dokumente bestätigen. Bereiten Sie das Telefongespräch gut vor. Legen Sie sich den Sachverhalt mit allen Belegen zurecht. Überlegen Sie sich, was Sie mit dem Telefonat erreichen möchten und priorisieren Sie Ihre Ziele, z. B. 1. Zahlung erhalten, 2. Eventuelle Einreden und Einwendungen klären, 3. Gründe für das Ausbleiben der Zahlung erkunden etc. Ein Telefonat durchbricht die Anonymität. Ein gut vorbereitetes Telefonat schafft Klarheit und erhöht den Druck auf den Kunden, die Zahlung zeitnah zu leisten. Mit einem aktiven Telefonat sind Sie in der Offensive und können das Gespräch gezielt steuern. Seien Sie kompromissbereit, ohne Ihr Ziel aus dem Auge zu verlieren. Möchte der Kunde etwas von Ihnen im Regelfall Zahlungsaufschub, so muss er Ihnen auch etwas geben beispielsweise in Form einer Abschlagzahlung. Je nach Höhe der Forderung und der Dauer der Stundung kann die Gegenleistung in der Unterzeichnung eines vollstreckbaren notariellen Schuldanerkenntnisses bestehen. So können Sie sehr kurzfristig Vollstreckungsmaßnahmen einleiten, wenn sich Ihr Kunde nicht an die Absprachen hält. 5

6 Wie oft und mit welcher Frist gemahnt werden soll, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Anzahl der Mahnungen und die Fristsetzung hängen unter anderem von der Bedeutung des Kunden für Ihre freiberufliche Tätigkeit (Hauptabnehmer versus Gelegenheitsbesteller), der aktuellen Bonität des Abnehmers, der Höhe der Forderung und Branchengepflogenheiten ab. Generell gilt jedoch, dass bereits die dritte schriftliche Mahnung kaum noch Wirkung zeigt. 40% Zahlungseingang nach Mahnstufe in % der HF 20% 1. Mahnstufe 2. Mahnstufe 3. Mahnstufe Umso wichtiger ist es, wenige Mahnungen möglichst kurz zu takten und bereits spätestens nach 60 Tagen ein Inkasso-Unternehmen wie Creditreform mit dem weiteren Einzug zu beauftragen. Denn je später Sie diesbezüglich tätig werden, umso geringer ist die Chance, dass Ihr Inkasso-Dienstleister die Forderung noch für Sie realisieren kann. Kaufmännisches Mahnverfahren Inkasso B2C Neukunden Bestandskunden B2B 2 Mahnstufen: max. 30 Tg 2-3 Mahnstufen: max. 60 Tg Optimaler Übergabezeitpunkt 60 Tage Neukunden(C) Neukunden (A + B) Bestandskunden (C) Bestandskunden (A + B) 2 Mahnstufen: max. 30 Tg 3 Mahnstufen: max. 45 Tg 3 Mahnstufen: max. 60 Tg 3-4 Mahnstufen: max. 90 Tg Fälligkeit Übergabe Cash A = Großkunden B = Mittelgroße Kunden C = Kleinkunden 6

7 5. Schuster, bleib bei Deinen Leisten Die Zusammenarbeit mit einem Inkasso-Dienstleister Natürlich drängt sich die Frage auf, was ein Inkasso-Dienstleister besser macht als Sie selbst oder die bei Ihnen für die kaufmännischen Angelegenheiten zuständige Person. Um es auf den Punkt zu bringen: Es ist die Spezialisierung. In gleicher Art und Weise, wie Sie sich mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit auf die Erbringung von bestimmten Dienstleistungen fokussieren, besteht das Kerngeschäft eines Inkasso-Dienstleisters im effektiven Einzug überfälliger Forderungen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Sie zeigen Ihrem Kunden, dass Ihnen Ihr Geld wichtig ist und Sie mit aller Konsequenz Ihr Recht durchsetzen. Titelüberwachung Debitorenmanagement Kumulierter Geldeingang Vorgerichtliches Inkasso Maximale Gesamtrealisierung Gerichtliches Mahnverfahren Third-Party Effekt Eigenes Forderungsmanagement Fälligkeit der Forderung Zeit Vorteile des Outsourcings von Inkasso-Prozessen Eskalation auf einen externen Inkasso-Partner erhöht die Zahlungsbereitschaft (Third-Party Effekt) Verkürzung der Außenstandsdauer (DSO) Kosten des Inkasso-Partners sind als Verzugsschaden vom Schuldner zu zahlen Vollkosten sind im Regelfall niedriger als bei internen Mahnabteilungen (economies of scale, spezialisierte Inkasso-Software, Erfolgsbeteiligung der Mitarbeiter) Unternehmensressourcen werden nicht abseits des Kerngeschäftes eingesetzt Nutzung der Erfahrungen aus anderen Inkasso-Fällen mit dem gleichen Schuldner Stärker ausgeprägte Spezialisierung der Mitarbeiter Ein besonderer Vorteil liegt darin, dass Sie sich von den Fällen entlasten, die besonders zeit- und damit kostenaufwändig sind. Zudem muss Ihnen der Schuldner die durch den Zahlungsverzug entstandenen Mehrkosten aus der Beauftragung von Creditreform als Verzugsschaden ersetzen. Dazu ist er gesetzlich verpflichtet. Warum sollten Sie also auf Vorteile verzichten? 7

8 6. Quo vadis? Welcher Dienstleister ist der richtige? Bei mehr als Rechtsanwälten und über 800 Inkasso-Unternehmen in Deutschland stellt sich natürlich die berechtigte Frage nach dem richtigen Partner. Dabei gilt die Grundsatzfrage zu klären, ob für Ihre Forderungen eher die Beauftragung eines Rechtsanwaltes oder die Beauftragung von Creditreform in Frage kommt. Die Antwort hängt vom Einzelfall ab. Rechtsanwalt» Geeignet bei strittigen Forderungen» Erfolgsabhängige Vergütung i.d.r. nicht zulässig» Keine individuelle Gebührenregelung bei Misserfolg möglich» Einleitung des Klageverfahrens ohne Systembruch möglich» Interessenschwerpunkt liegt in der (kostenpflichtigen) Titulierung und Zwangsvollstreckung» Kaum Einsatz von externen Bonitätsinformationen» Nachhaltiger Forderungseinzug (Titelüberwachung) gebührenrechtlich unattraktiv Berufsgruppenspezifische Vor- und Nachteile Inkasso-Unternehmen» Filterfunktion durch bonitätsbasiertes Inkasso» Erfolgsorientierte, individualisierbare Konditionsgestaltung möglich» Mediation und außergerichtlicher Einzug stehen im Vordergrund» Kostenoptimierung durch Informationsbündelung und Nutzung von Skaleneffekten» Hohe Effizienz durch Kombination von automatisierten Prozessen und individueller Schuldneransprache» Rückwirkung auf Bonitätseinschätzung ist beim Schuldner bekannt (Creditreformspezifischer Vorteil)» Kostengünstige Titulierung nach RDG» Klageverfahren über erfahrene Vertragsanwälte Der Einsatz von Inkasso-Unternehmen wie Creditreform fokussiert sich auf fällige und augenscheinlich unbestrittene Forderungen. Die Hauptaufgabe von Creditreform besteht darin, bei Zahlungsunwilligkeit den Schuldner zur Begleichung der offenen Forderung zu motivieren und bei Zahlungsunfähigkeit gemeinsam mit dem Schuldner und Ihnen als Gläubiger einen Lösungsweg zur Begleichung der noch offenen Forderung zu erarbeiten. Macht der Schuldner bereits von vornherein Mängelrügen geltend oder hat er gar von sich aus einen Rechtsanwalt eingeschaltet, so empfiehlt es sich, einen Rechtsanwalt zu konsultieren. Denn in dieser Fallkonstellation ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass der Sachverhalt in einem sogenannten streitigen Verfahren gerichtlich geklärt werden muss. Die Vertretung einer Streitpartei vor Gericht bleibt den Rechtsanwälten vorbehalten. Sind Sie unsicher, welchen Weg Sie einschlagen sollten? Dann sprechen Sie bitte mit uns. Wir beraten Sie gerne, wie Sie am schnellsten zu Ihrem Geld und zu Ihrem Recht kommen. 7. Gut ist uns nicht gut genug Vorteile von Creditreform Die größtmögliche Entlastung im Umgang mit säumigen Kunden erlangen Sie natürlich nur mit einem Inkasso-Partner, der Ihnen das gesamte Spektrum des Forderungsmanagement bieten kann. Von der vorgerichtlichen Inkasso-Tätigkeit über das gerichtliche Mahnverfahren bis hin zur Einleitung von Zwangsvollstreckungsmaßnahmen und der Langzeitüberwachung titulierter Forderungen erhalten Sie 8

9 das gesamte Lösungsspektrum bei Creditreform aus einer Hand. Und sollte wider Erwarten eine gerichtliche Klärung der Forderungsangelegenheit erforderlich sein, vermitteln wir Ihnen gerne einen fachkundigen und erfahrenen Rechtsanwalt für die Durchsetzung Ihrer Ansprüche. Bei aller Konsequenz in unserer Inkasso-Tätigkeit beachten wir immer den Grundsatz, dass der Schuldner Ihr Kunde ist und als solcher behandelt werden sollte. Auf diese Weise nehmen wir Rücksicht auf den Ruf Ihres Unternehmens, denn Ihre Reputation und Ihre Zufriedenheit sind uns wichtig. Damit Sie ein gutes Gefühl in der Zusammenarbeit mit Creditreform haben, legen wir Ihnen unsere Arbeitsweise offen und stimmen mit Ihnen im Vorfeld ab, wie wir versuchen, Ihren Kunden zur Zahlung zu motivieren. Diese Transparenz setzt sich fort in einer klaren Berichterstattung über die eingeleiteten Inkasso-Maßnahmen, so dass Sie jederzeit im Bilde sind wenn Sie möchten, rund um die Uhr mit unserem WebInkasso. Die Vorteile von Creditreform liegen auf der Hand: Hohe Erfolgsquote durch Kombination Auskunftei und Inkasso Individualisiertes Vorgehen anhand Schuldnerbonität Konzentration auf gute Schuldner Identifizierung schlechter Schuldner Geschulte und erfahrene Inkasso-Spezialisten Creditreform in der Mediatorrolle (Schonung der Kundenbeziehung) Eigene Software-Entwicklung für das Inkasso Permanente Optimierung der Inkasso-Abläufe Übernahme des gesamten Schriftverkehrs mit Schuldnern und Dritten Umfangreiches Berichtswesen auch im Internet abrufbar Ein Ansprechpartner für Gläubiger und Schuldner vor Ort Creditreform. Unternehmen Sie nichts ohne uns. 9

10 Kontakt Verband der Vereine Creditreform e.v. Hellersbergstr Neuss phone / mail info@verband.creditreform.de web