9. Integrationsmanager-Briefing 13. Juni 2012
Effiziente Meetings Alfred Bertschinger,
Effiziente Meetings «Dabeisitzen ist alles!» «Braucht es diese Sitzung tatsächlich?» Seite 2
Agenda 1. Was ist ein Meeting? 2. Meeting als Zeitverschwendung 3. Wo steht Ihre Meeting-Kultur? Zukunftsorientierte Meeting-Kultur 4. Ziel: effiziente und effektive Meetings 5. Wie kommt man/frau dahin? Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung 6. Neue Möglichkeiten webbasierter Kommunikation 7. Tipps & Tricks Seite 3
Was ist ein Meeting? Versammlung, Zusammenkunft einer Vereinigung, eines Gremiums o. Ä., bei der über etwas beraten wird, Beschlüsse gefasst werden (Duden) Beschlüsse fassen Zusammenkunft einer Gruppe von Leuten, die zu einem bestimmten Zweck regelmäßig zusammenkommen (Duden) regelmässig Seite 4
Was ist ein Workshop? Abgrenzung Meeting/Workshop? Kurs, Veranstaltung o. Ä., in dem bestimmte Themen von den Teilnehmern selbst erarbeitet werden, praktische Übungen durchgeführt werden (Duden) selbst erarbeiten Übungen Seite 5
Was ist ein Meeting? Eine arbeitsbezogene Zusammenkunft, Geleitet von einem (meist hierarchisch höhergestellten) Teilnehmer, Von einigen Minuten bis max. einem Tag Dauer, An der zwei bis max. 20 Personen teilnehmen, Die am gleichen (virtuellen?) Tisch sitzen Und sich von Angesicht zu Angesicht sehen Quelle: Schmid/Fritz (2010). Meeting for Success Funktion: Koordination / Führung / Entscheidung Seite 6
2. Meeting als Zeitverschwendung Seite 7
2. Meeting als Zeitverschwendung Meetings nehmen viel Zeit in Anspruch Ein Wissensarbeiter ist pro Monat im Schnitt an 10-20 Meetings beteiligt Durchschnittsdauer pro Meeting: 1h Rund 20% der Personalkosten fallen auf Meetings Zusammenarbeit ist teuer Rund 1/3 aller Meetings sind Zeitverschwendung Seite 8
Die Kostenseite: Ein Beispiel 1 IM und 5 IT-MitarbeiterInnen sitzen 2x pro Monat 2 Stunden zusammen (Routine-Sitzung im Führungsrhythmus) Die Arbeitskosten in der öffentlichen Verwaltung betragen rund 68.- SFr./Stunde (Daten BFS, 2010) 6 Pers. x 2h = 816.- SFr./Sitzung 6.80 SFr. pro Minute 816.- x 2 x 12 = 19 584.- SFr./Jahr Seite 9
3. Wo steht Ihre Meeting-Kultur? Seite 10
Wo steht Ihre Meeting-Kultur? Wie sieht der Status quo bei Ihnen aus? Wie steht es um Ihre Meeting-Kultur? Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie an Sitzungen? Wie viele dieser Sitzungen bewerten Sie als «unnötig»? Unser Tipp: Am Schluss der Sitzung die erreichten Resultate mit der getätigten Investition vergleichen! Seite 11
Zukunftsorientierte Meeting-Kultur Partizipative Entscheidungsfindung, hierarchieunabhängig Meetingleiter ist Entwickler / Coach Aktiver Einbezug der Teilnehmenden Nicht jeder muss überall mitmachen Alle haben im Voraus die richtigen Infos gleicher Wissensstand als Entscheidungsgrundlage Offene und freie Informationsweitergabe (Transparenz) Klare Agenda Outputorientiert -> das Resultat zählt die Entscheidung Das Wichtigste zuerst Seite 12
4. Ziel: effiziente und effektive Meetings Seite 13
Meetings - unsere Ziele Qualität der Meetings verbessern und Quantität der Meetings verringern. Seite 14
Get the most Alle Teilnehmende (TN) verstehen das Ziel, den Zweck und die zu leistende Aufgabe Alle TN arbeiten konstruktiv zusammen Entscheidungen sind getroffen Etwaige Konflikte werden angesprochen und aufgelöst Die Aufgaben sind organisiert Seite 15
. With the least effort in möglichst kurzer Zeit mit möglichst geringen Kosten mit den richtigen Teilnehmenden Seite 16
5. Wie kommt man/frau dorthin? Seite 17
Wie kommt Man/Frau dahin? Ein Meeting lässt sich in drei Phasen unterteilen: Vorbereitung Durchführung Nachbearbeitung Seite 18
Zentrale Frage «Braucht es diese Sitzung tatsächlich?» Seite 19
Welche Form? Face to face Telefon Webbasiert Instant Messaging / Collaboration Tools / WebConferencing Informelle Meetings zum Beispiel in der Kaffeepause (Beschleunigter Informationsaustausch) Unser Tipp: Initialisiere ein Face to face - Meeting nur, wenn dieses auch Sinn macht! Seite 20
Einladung Definition der Vorbereitungsarbeiten der Teilnehmenden Ziele Agenda mit Zeitplan Unser Tipp: Falls keine Ziele und Agenda definiert sind, darf die Teilnahme am Meeting abgesagt werden! Seite 21
Zentrale Frage «Welche Teilnehmenden braucht es wirklich?» Seite 22
Einladung Meeting: Vorsitz: Protokoll: Anwesend: Abwesend: Date/Time: Ort: Material: Distribution: Item # Start Unser Tipp: In Zeiten von Outlook Dauer (in min.) Beschreibung Resultat Verantwortlich Einladung direkt dort gestalten 1 00:00 Begrüssung 2 00:05 Review, Genehmigung 3 00:05 Zusammmenfassung To Dos, wie weiter? Welche Punkte werden vertagt? Seite 23
Entscheiden! Wichtig ist, dass nach der Entscheidung folgende Punkte geklärt werden: Wie sieht das weitere Vorgehen aus (Next Steps)? Wer hat was bis wann zu erledigen (Tasks)? Wer informiert wen, wie über die Resultate (Communication)? Seite 24
Entscheiden! Unsere Regel: Ein Meeting ohne Beschluss ist verlorene Zeit! Treffe Entscheidungen (E), weise Pendenzen zu (P) oder informiere (I)! Seite 25
Protokoll 80% der Meeting Notizen landen ungelesen im Papierkorb Protokolle sind Führungs-, Koordinations- und Kontroll- Instrumente Ein gutes Protokoll umfasst folgende Punkte: Nummer Art der Information (E, P oder I) Priorisierung Beschreibung Verantwortliche(r) Termin Seite 26
Protokoll Unser Tipp: Pendenzen in einem Aufgabentool erfassen Seite 27
6. Neue Möglichkeiten webbasierter Kommunikation Seite 28
Webbasierte Kommunikation Frage: Was gibt es für Formen webbasierter Kommunikation und welche setzten Sie ein? Seite 29
Webbasierte Kommunikation Funktionalitäten: Audioübertragung Videoübertragung Desktop-Sharing Application-Sharing (Remote Zugriff) Quelle: (2010). Conferencing-Guide. Seite 30
Webbasierte Kommunikation Konkret stiftet der Einsatz von Conferencing-Lösungen folgenden Nutzen: Produktivere Zusammenarbeit Höhere Arbeitsqualität Niedrigere Kosten Reduktion von Umweltemissionen Pandemievorsorge Weiterführende Informationen zu Conferencing-Lösungen unter: www.conferencing-guide.ch Seite 31
7. Tipps & Tricks Seite 32
Im Vorfeld Meetings sind gelebte Führung! Initialisiere ein Face to face-meeting nur, wenn dieses auch Sinn macht! Nicht jeder muss überall mitmachen Eine Einladung für ein Meeting besteht aus Definition der Vorarbeiten, der Ziele und der Agenda. Falls keine Ziele und Agenda definiert sind, darf die Teilnahme am Meeting abgesagt werden. Zur Vorbereitung von Entscheidungen Collaborations- Werkzeuge nutzen Seite 33
Am Meeting Beginne mit den wichtigsten Punkten Lege vorgängig mit den Teilnehmern die zentralen Ziele fest In jedem Meeting muss ein Beschluss gefasst werden Ein Meeting ohne Beschluss ist verlorene Zeit! Zum Abschluss in einer kurzen Feedback-Runde (maximal fünf Minuten), die Zielerreichung überprüfen Berechne am Schluss die Kosten uns stelle sie den erreichten Zielen gegenüber Beende das Treffen pünktlich! Seite 34
Im Nachgang Protokoll verfassen und an alle verschicken Ein Sitzungsprotokoll beantwortet folgende Fragen: Was ist zu tun? Wer ist dafür verantwortlich? Bis wann ist das zu erledigen? Nutze im Protokoll Kürzel: E = Entscheidung P = Pendenz I = Information Seite 35
Haben Sie noch Fragen? Seite 36
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und denken Sie an die Produktivität! Seite 37