Nortel / Avaya IP-Telefon i2004 Bedienungsanleitung

Nortel / Avaya IP-Telefon i2004 Bedienungsanleitung Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 1 von 41

IP Telefon 2004 4 Die Steuerelemente Ihres Telefons 5 Anruffunktionen Ihres Telefons 8 Verwenden der Freisprechfunktion 8 Verwenden der Wahlvorbereitung 9 Tätigen eines Anrufs 10 Wahl bei aufgelegtem Hörer 10 Zielwahl 11 Rückruf 12 Wahlwiederholung der letzten Nummer 12 Entgegennehmen eines Anrufs 13 Während eines Telefonats 14 Setzen eines Anrufs auf Halten 14 Umlegen eines Anrufs 14 Anzeigen eingehender Anrufe 15 Abwesenheit vom Arbeitsplatz 16 Umleiten von Anrufen 16 Konferenzgespräch 1 Optionen 18 Menüpunkt Telefonoptionen 19 Ändern der Lautstärke 19 Kontrasteinstellung 20 Auswählen einer Sprache 20 Auswählen des Datum/Zeit-Formats 21 Anzeigetest 21 Aktivieren des Tastentons 21 Tel-Info 22 Test 22 Anrufprotokoll-Optionen 22 Eingehende Anrufe 22 Einrichten der Ortskennzahl 23 Wählen des Tonrufs 23 Aktivieren der Gesprächszeiterfassung 24 Einstellen des Standards für ankommende Anrufe 24 Ändern der Funktionstastenbeschriftung 25 Menüpunkt Passwortverwaltung 26 Menüpunkt Virtuelle Büroanmeldung 2 Virtuelle Büroanmeldung 2 Virtuelle Büroabmeldung 2 Fehlersuche für Virtuelles Büro 28 Telefonlisten/Protokoll 29 Firmenverzeichnis / Corporate Directory 30 Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 2 von 41

Suchen nach einem Eintrag 30 Karte (Detailansicht) 31 Anrufen mithilfe des Firmenverzeichnisses 31 Persönliches Verzeichnis 32 Hinzufügen eines Eintrags zum persönlichen Verzeichnis 32 Suchen nach einem Eintrag 33 Detailansicht 33 Anrufen mit Hilfe des persönlichen Verzeichnisses 33 Bearbeiten eines Eintrags im persönlichen Verzeichnis 34 Löschen eines Eintrags im persönlichen Verzeichnis 35 Löschen Ihres persönlichen Verzeichnisses 35 Kopieren einer Nummer aus dem Firmenverzeichnis, aus der Wahlwiederholungsliste der Anruferliste in das Persönliche Verzeichnis 36 Anruferliste 3 Anzeigen der Anruferliste 3 Anrufen mithilfe der Anruferliste 3 Wahlwiederholungsliste 38 Verwenden der Wahlwiederholungsliste 38 Schutzmodus ändern 39 So aktivieren Sie den Passwortschutz: 39 So deaktivieren Sie den Passwortschutz: 39 KEM - Key Expansion Module 40 KEM - Speichern und Ändern eines Eintrags 40 KEM - Tastenbeschriftung 40 KEM - Anzeige einer gespeicherten Rufnummer 41 KEM - Anrufen einer gespeicherten Rufnummer 41 Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 3 von 41

IP Telefon 2004 Die Verbindung des IP Telefons 2004 erfolgt über eine Ethernet-Verbindung direkt mit dem LAN (Local Area Network). Das IP-Telefon 2004 kombiniert Sprach- und Datenübertragung auf dem Desktop. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 4 von 41

Die Steuerelemente Ihres Telefons LED / Anzeige für Funktionsaktivierung Die Anzeige für die Funktionsaktivierung dient allen programmierbaren Funktionstasten. Die LED- Funktionsanzeige blinkt leuchtet., wenn eine Funktion aktiviert ist. Mit der Taste Freisprechen können Sie die Funktionen Freisprechen und Lauthören aktivieren. Eine leuchtende LED-Anzeige zeigt an, dass der Freisprechmodus aktiviert ist; eine blinkende LED-Anzeige weist darauf hin, dass der Lauthörenmodus aktiviert ist. Mithilfe des Lautstärkereglers können Sie die Lautstärke des Hörers, des Kopfhörers, des Lautsprechers, des Ruftons, sowie die Lautstärke im Freisprechmodus einstellen. Zum Erhöhen der Lautstärke drücken Sie auf die rechte Seite des Reglers. Zum Verringern der Lautstärke drücken Sie auf die linke Seite. Drücken Sie die Taste Kopfhörer, um einen Anruf entgegenzunehmen, wenn Sie den Kopfhörer benutzen. Sie können damit auch während eines Telefonats vom Hörer- Freisprechmodus in den Kopfhörermodus wechseln. Mithilfe der Taste Stumm können Sie ein Gespräch mithören, ohne selbst gehört zu werden. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie während einer Konferenzschaltung nur zuhören möchten. Drücken Sie erneut die Taste Stumm, um von den Gesprächspartnern wieder gehört zu werden. Die Taste Stumm kann für den Freisprech-, Hörer- den Kopfhörermodus verwendet werden. Wenn die Option Stumm aktiviert ist, blinkt die LED - Anzeige für Stumm. Die Taste Anwendung ermöglicht den Zugriff auf das Firmenverzeichnis (Corporate Directory), Ihr persönliches Verzeichnis (100 Einträge), die Anruferliste (die letzten 100 eingehenden Anrufe), die Wahlwiederholungsliste (die letzten 20 ausgehenden Anrufe) und die Passwortaktivierung / -deaktivierung. Mit der Taste Beenden wird eine aktive Anwendung beendet. Der Status der Anrufe, die sich derzeit auf dem Telefon befinden, wird durch Drücken der Taste Beenden nicht beeinflusst. Hinweis: Wenn Sie die Taste Beenden vor der Taste Fertig drücken, wird die Anwendung ohne Speichern der Änderungen verlassen. Drücken Sie die Taste Fertig, um Ihre Änderungen vor dem Verlassen der Anwendung zu speichern. Mit der Taste Nachricht haben Sie Direktzugriff zum Sprachspeichersystem. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 5 von 41

Mit der Taste Umschalten können Sie auf die zweite Ebene der Rufnummern- / Funktionstasten zugreifen. Mithilfe der Taste Optionen können Sie u. a. auf Telefonoptionen zugreifen und diese ändern. Expand Taste ist nicht belegt, sondern reserviert für zukünftige Entwicklung Mithilfe der Navigationstasten können Sie die Menüs und Listen auf der Anzeige durchblättern. Die Taste Kopieren kopiert die Rufnummern von einbzw. ausgehenden Anrufen in das persönliche Verzeichnis. 411 411 Beispiel: Umleg Die Funktionstasten (Softkeys) sind für verschiedene Funktionen konfiguriert. Die Funktionstasten befinden sich unterhalb des Anzeigebereichs. Oberhalb der Tasten befindet sich jeweils eine LCD-Beschriftung, die sich abhängig von den verfügbaren Funktionen der gerade aktiven Anwendung ändert. Hinweis: Ein Dreieck vor einer Taste zeigt an, dass die jeweilige Funktion aktiviert wurde. Ihrem Telefon sind Leitungstasten zugewiesen. Es kann sich hierbei um eine Primäre Rufnummer um Sekundärrufnummern handeln. Die Rufnummern-/Funktionstaste unten rechts auf der ersten Ebene ist Ihre Primäre Rufnummerntaste.. Wenn Sie den Hörer abnehmen, können Sie über die mit dieser Taste verknüpfte Leitung einen Anruf tätigen. Hinweis: Sie besitzen zwar nur eine Primäre Rufnummer; es können jedoch weitere Leitungstasten zugewiesen werden. Wenn die LCD-Anzeige neben einer Leitungstaste leuchtet, ist die entsprechende Funktion die Leitung aktiviert. Wenn die LCD-Anzeige blinkt, wurde der Anruf auf der entsprechenden Leitung auf Halten gesetzt bzw. wird die Funktion gerade programmiert. Zielwahl Die Rufnummern-/Funktionstasten befinden sich oben links und oben rechts vom Anzeigebereich. Je nach Konfiguration ermöglichen die Rufnummern- /Funktionstasten die Aktivierung einer Funktion durch einmaligen Tastendruck. Ein Statussymbol zeigt den Anruf- bzw. Funktionsstatus an. Anzeige für wartende Nachrichten und Anrufstatus Die Anzeige für wartende Nachrichten hat verschiedene Funktionen. Die Anzeige blinkt bei einem eingehenden Anruf bzw. bei einem auf Halten gesetzten Anruf. Sie leuchtet, wenn eine noch nicht abgehörte Nachricht vorliegt. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 6 von 41

Ein aktiver Anruf wird beendet, indem Sie die Taste Ende drücken. Die Taste Ende eignet sich besonders zum Beenden eines Anrufs im Freisprech- bzw. Kopfhörermodus. Drücken Sie die Taste Halten, um einen aktiven Anruf auf Halten zu setzen. Um zum Anruf zurückzukehren, drücken Sie die Leitungstaste neben der blinkenden Anzeige. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite von 41

Anruffunktionen Ihres Telefons Der Netzwerkadministrator weist den programmierbaren Funktionstasten definierte Funktionen zu. Zum Aufrufen einer Funktion drücken Sie die jeweilige Funktionstaste. Verwenden der Freisprechfunktion Sie können mit dem integrierten Mikrofon und Lautsprecher bei aufgelegtem Hörer im Freisprechmodus telefonieren. Während eines aktiven Anrufs können Sie zwischen Hörer- und Freisprechmodus wechseln. So nehmen Sie einen Anruf im Freisprechmodus entgegen: Drücken Sie die Taste Freisprechen. Sie telefonieren jetzt im Freisprechmodus. So beenden Sie einen Anruf im Freisprechmodus: Drücken Sie die Taste Ende, um die Verbindung zu beenden. So schalten Sie einen Anruf im Freisprechmodus stumm: Drücken Sie die Taste Stumm. Die LED-Anzeige blinkt. So wechseln Sie vom Freisprechmodus zum Hörer: Drücken Sie erneut die Taste Stumm, um das Gespräch im Freisprechmodus fortzusetzen. Nehmen Sie den Hörer ab, um vom Freisprechmodus zum Hörer zu wechseln. So wechseln Sie vom Hörer zum Freisprechen: Drücken Sie die Taste Freisprechen. Legen Sie den Hörer auf. So verwenden Sie den Kopfhörer: Drücken Sie die Kopfhörer-Taste. Hinweis: Mit der Option Lautstärke-Regelung im Optionen-Menü können Sie die Kopfhörer-Lautstärke und die Kopfhörer-Rückkopplung optimal auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 8 von 41

ABC So wechseln Sie vom Freisprechmodus zum Kopfhörer: Drücken Sie die Kopfhörer-Taste. Verwenden der Wahlvorbereitung Die Wahlvorbereitung ermöglicht es Ihnen, eine Nummer einzugeben, diese zu überprüfen und vor dem Wählen eventuelle Korrekturen vorzunehmen. So verwenden Sie die Wahlvorbereitung: Legen Sie den Hörer auf, wenn dieser abgehoben ist. Wählen Sie die gewünschte Nummer. Hinweis: Wenn Sie eine externe eine Fernwahlnummer anrufen, vergewissern Sie sich, dass die entsprechenden Zugriffscodes in der Nummer enthalten sind. Wenn Sie eine falsche Nummer eingegeben haben: Drücken Sie die Taste LÖSCHEN, um einzelne Ziffern zu bearbeiten. Drücken Sie die Taste ENTFERN, um die eingegebene Nummer komplett zu löschen. Drücken Sie die Leitungstaste. Sie erhalten den Wählton und die angezeigte vorgewählte Nummer wird automatisch gewählt. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn sich der Gesprächspartner meldet, beginnen Sie zu sprechen, sofern der Freisprechmodus aktiviert ist. Hinweis: Sie können die Wahlvorbereitung nicht verwenden, wenn die Funktion für die automatische Leitungsbelegung aktiviert ist. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 9 von 41

ABC ABC Tätigen eines Anrufs In diesem Abschnitt sind Funktionen beschrieben, die Sie beim Telefonieren verwenden können. Sie können auf verschiedene Arten von Ihrem IP-Telefon 2004 einen Anruf tätigen. So tätigen Sie einen Anruf: Nehmen Sie den Hörer ab. Drücken Sie die Leitungstaste. Drücken Sie die Taste Freisprechen. Drücken Sie die Taste Kopfhörer, falls ein Kopfhörer an Ihrem Telefon angeschlossen ist. Wählen Sie die gewünschte Nummer. Hinweis: Die Anweisung Nehmen Sie den Hörer ab steht in diesem Dokument als eine mögliche Option, für die Sie auch die Leitungstaste, die Freisprechen- Taste die Kopfhörer-Taste drücken können. Bei all diesen Vorgängen erhalten Sie den Wählton. So wechseln Sie vom Hörer zum Kopfhörer: Über die Kopfhörer-Taste können Sie in den Kopfhörermodus umschalten. Im Kopfhörermodus leuchtet die LED-Anzeige konstant. Wahl bei aufgelegtem Hörer So wählen Sie bei aufgelegtem Hörer: Drücken Sie die Leitungstaste. Wählen Sie die Nummer, wenn Sie den Wählton erhalten. Nehmen Sie den Hörer ab, wenn sich der Gesprächspartner meldet. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 10 von 41

ABC Zielwahl Die Zielwahl ermöglicht Ihnen das Zuweisen einer Funktionstaste zu einer bestimmten Telefonnummer. Durch Drücken der Zielwahltaste wird die Nummer automatisch gewählt. So speichern / ändern Sie eine Zielwahlnummer: Zielwahl Drücken Sie die Taste Zielwahl, ohne den Hörer abzunehmen. Wählen Sie die Telefonnummer, die auf der Zielwahltaste gespeichert werden soll. Hinweis: Wenn Sie eine externe eine Fernwahlnummer speichern, vergewissern Sie sich, dass die entsprechenden Zugriffscodes in der Nummer enthalten sind. Zielwahl Drücken Sie die Taste Zielwahl erneut. Die Nummer wird auf der Taste gespeichert. Hinweis: Um die Tastenbeschriftung Zielwahl zu ändern, wählen Sie Tastenbeschrift. ändern aus dem Menü Optionen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Ändern der Funktionstastenbeschriftung. So verwenden Sie die Zielwahl: Nehmen Sie den Hörer ab. Zielwahl Drücken Sie die entsprechende Zielwahltaste. Die Nummer wird automatisch gewählt. So zeigen Sie die Zielwahlnummer an: Anzeigen Drücken Sie die Taste Anzeigen. Zielwahl Drücken Sie die für die Zielwahl konfigurierte Taste. Die Nummer erscheint auf der Anzeige. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 11 von 41

ABC Rückruf Verwenden Sie die Rückruffunktion, wenn Sie nach dem Wählen einer Telefonnummer innerhalb Ihres Netzwerks ein Besetztzeichen hören keine Antwort erhalten. Die Rückruffunktion teilt Ihnen mit, wenn die betreffende Person wieder erreichbar ist ihr Telefon verwendet hat. Mit der Rückruffunktion können Sie die Nummer dann automatisch neu wählen. Hinweis 1: Die Rückruffunktion bleibt nur 30 Minuten aktiv; danach müssen Sie ggf. den Rückruf neu einleiten. Hinweis 2: Ein Rückruf kann nur auf eine Rufnummer, nicht auf mehrere Rufnummern gleichzeitig eingeleitet werden. So verwenden Sie die Rückruffunktion: Sie wählen eine Nummer und hören ein Besetztzeichen erhalten keine Antwort. Rückruf Drücken Sie die Taste Rückruf. Ein Dreieck an der Taste zeigt die aktivierte Funktion an. So rufen Sie einen Rückrufpartner nach Erhalt des Rückrufsignals an: Wenn die gewünschte Nummer erreichbar ist die betreffende Person ihr Telefon wieder verwendet hat, hören Sie das Rückrufsignal. Auf der Anzeige erscheint die Meldung: Rückruf wartet RUFNUMMER, dann RÜCKRUF Das Dreieck an der Taste Rückruf blinkt. Nehmen Sie den Hörer ab, drücken Sie die Leitungstaste. Rückruf Drücken Sie die Taste Rückruf. So deaktivieren Sie die Rückruffunktion vor Erhalt des Rückrufsignals: Rückruf Drücken Sie die Taste Rückruf. Das Dreieck vor der Taste verschwindet. Wahlwiederholung der letzten Nummer Mit der Wahlwiederholung können Sie die zuletzt gewählte Nummer automatisch neu wählen. So verwenden Sie die Wahlwiederholung im Hörermodus: Nehmen Sie den Hörer ab. Drücken Sie die Leitungstaste. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 12 von 41

So verwenden Sie die Wahlwiederholung im Freisprechmodus: Drücken Sie die Leitungstaste zweimal. Entgegennehmen eines Anrufs Die von Ihnen zuletzt gewählte Nummer wird automatisch neu gewählt. Wenn Sie einen eingehenden Anruf erhalten, klingelt Ihr Telefon, und die optische Anrufanzeige blinkt. So nehmen Sie einen Anruf entgegen: Nehmen Sie den Hörer ab. Drücken Sie die Taste Freisprechen. Drücken Sie die Leitungstaste neben der blinkenden LCD- Anzeige. Drücken Sie die Taste Kopfhörer, falls ein Kopfhörer an Ihrem Telefon angeschlossen ist. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 13 von 41

ABC Während eines Telefonats In diesem Abschnitt werden Funktionen beschrieben, die Sie während eines Telefonats verwenden können. Setzen eines Anrufs auf Halten Verwenden Sie die Funktion Halten, wenn Sie mit einem Gesprächspartner telefonieren und auf einer zweiten Leitung ein weiterer Anruf eingeht. Sie können den zweiten Anruf entgegennehmen, ohne die erste Verbindung zu beenden, indem Sie diese auf Halten setzen. So setzen Sie einen Anruf auf Halten: So aktivieren Sie einen auf Halten gesetzten Anruf: Drücken Sie die Taste Halten. Die LCD-Anzeige neben der gehaltenen Verbindung blinkt. Hinweis: Der Anrufer, dessen Anruf auf Halten gesetzt ist, hört Musik, sofern für Ihr System die Funktion für Musik bei Halten konfiguriert ist. Drücken Sie die Leitungstaste neben der blinkenden LCD- Anzeige. Umlegen eines Anrufs Mit der Funktion Gespräch umlegen können Sie einen Anruf an einen dritten Teilnehmer weiterleiten. So verwenden Sie die Funktion Gespräch umlegen Umleg Drücken Sie die Taste Umlegen. Ihr Gesprächspartner wird auf Halten gesetzt, und Sie hören den Wählton. Auf der Anzeige erscheint die Meldung Gespräch umlegen Rufnummer eingeben. Wählen Sie die Rufnummer des Teilnehmers, an den das Gespräch umgelegt werden soll. Nach dem Melden kündigen Sie das Gespräch an. Legen Sie den Hörer auf. Umleg Drücken Sie erneut die Taste Umlegen und legen dann den Hörer auf. Die beiden Anrufer sind nun verbunden, und Sie können neue Anrufe auf Ihrem Telefon tätigen empfangen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 14 von 41

Falls die Person, an die Sie das Gespräch umlegen möchten, nicht erreichbar ist: Drücken Sie die Taste Ende. Drücken Sie die Leitungstaste mit dem blinkenden Symbol, um den ursprünglichen Anruf wieder aufzunehmen. Anzeigen eingehender Anrufe Mit der Taste Anzeigen können Sie während eines aktiven Anrufs den Namen und/ die Nummer eines eingehenden Anrufs anzeigen (falls diese nicht schon automatisch angezeigt werden), ohne das aktuelle Gespräch zu unterbrechen. So zeigen Sie den Namen eines zweiten Anrufers während eines Telefonats an: Anzeigen Drücken Sie die Taste Anzeigen. Drücken Sie die blinkende Leitungstaste. Auf der Anzeige erscheinen die Informationen zu diesem Anruf. Hinweis: Die Verwendung der Taste Anzeigen beeinträchtigt die bestehende Verbindung nicht. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 15 von 41

ABC Abwesenheit vom Arbeitsplatz In diesem Abschnitt werden die Funktionen beschrieben, die Sie bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz verwenden können. Umleiten von Anrufen Mit der Funktion Rufumleitung können Sie Ihre Anrufe an eine andere Rufnummer weiterleiten. Während das Telefon klingelt, können keine Anrufe umgeleitet werden. So können Sie Ihre Anrufe umleiten die Nummer ändern, zu der umgeleitet wird: Rufumlt Drücken Sie die Taste Rufumleitung. Falls eine früher gespeicherte Rufumleitungsnummer existiert, wird diese eingeblendet, und auf der Anzeige erscheint die Meldung UMLEITUNG neue Nr. Wählen Sie die Rufnummer, zu der Sie Ihre Anrufe umleiten möchten. Rufumlt Drücken Sie die Taste Rufumleitung erneut, um die Rufumleitung zu aktivieren. Hinweis: Eine aktive Rufumleitung erkennen Sie am feststehenden Pfeil neben der Taste Rufumleitung. So deaktivieren Sie die Rufumleitung: Rufumlt Drücken Sie die Taste Rufumleitung. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 16 von 41

ABC Konferenzgespräch Ein Konferenzgespräch kann für maximal 3 Personen (einschließlich Ihnen selbst) aufgebaut werden. So richten Sie ein Konferenzgespräch ein: Konf Drücken Sie während eines Telefonats die Taste Konferenz. Der andere Gesprächspartner wird auf Halten gesetzt, und Sie hören den Wählton. Auf der Anzeige erscheint die Meldung Konferenz Rufnummer eingeben. Wählen Sie die Nummer der Person, die an der Konferenzschaltung teilnehmen soll. Konf Drücken Sie die Taste Konferenz erneut, um die Konferenzteilnehmer miteinander zu verbinden. Falls die Person, die Sie zur Konferenz hinzufügen möchten, nicht erreichbar ist: Drücken Sie die Taste Ende. Drücken Sie die Leitungstaste mit dem blinkenden Symbol, um den ursprünglichen Anruf wieder aufzunehmen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 1 von 41

Optionen Mit dem Menü Optionen können Sie bestimmte Merkmale Ihres Telefons anpassen. Menüpunkt Telefonoptionen: Lautstärke-Regelung, Kontrasteinstellung, Sprache..., Datum-/Zeit-Format, Anzeigetest, Tastenton, Anrufprotokoll-Optionen, Tonruf, Gesprächszeiterfassung, Standard für ankommende Anrufe (Freisprechen Kopfhörer), Funktionstastenbeschriftung ändern, Format Namensanzeige. Menüpunkt Passwortverwaltung: Festlegen bzw. Ändern des Passworts für das persönliche Verzeichnis, die Anruferliste und die Wahlwiederholungsliste. Einige der Optionen sind nur dann verfügbar, wenn sie von Ihrem Netzwerkadministrator aktiviert wurden, z. B.: Menüpunkt Virtuelle Büroanmeldung So ändern Sie die Einstellung einer beliebigen Option: Drücken Sie die Taste Optionen. Blättern Sie mit den Navigationstasten durch die Liste der Optionen: Telefonoptionen Passwortverwaltung Virtuelle Büroanmeldg Wählen Drücken Sie die Taste Wählen, wenn die gewünschte Option markiert ist. Ändern Sie die Einstellungen der Option. Genauere Angaben hierzu finden Sie auf den folgenden Seiten. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen, um Ihre Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Hinweis: Wenn Sie die Taste Beenden die Taste Optionen vor der Taste Wählen drücken, wird das Optionen-Menü ohne Speichern Ihrer Änderungen verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 18 von 41

Menüpunkt Telefonoptionen Telefonoptionen Unter dem Menüpunkt Telefonoptionen können Sie die benutzerspezifischen Eigenschaften Ihres Telefonapparates einstellen. Ändern der Lautstärke Hinweis: Nach Auswahl der Option Lautstärke-Regelung.. wird eine Liste mit Komponenten angezeigt, die sich auf Ihrem Telefonmodell anpassen lassen. Es ist empfehlenswert, diese Parameter während eines Telefonats zu ändern, damit Sie die Resultate der vorgenommenen Änderungen besser beurteilen können. Lautstärke-Regelung Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Lautstärke-Regelung aus dem Menü Telefonoptionen aus. So ändern Sie die Ruftonlautstärke: Tonruf Wählen Sie Tonruf aus dem Menü Lautstärke. Abwärts Aufwärts Drücken Sie die Taste Abwärts um die Lautstärke des Ruftons zu verringern, drücken Sie die Taste Aufwärts um die Lautstärke des Ruftons zu erhöhen. Hinweis: Sie können die Einstellungen auch über die Navigationstasten ändern. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Abbruch, um die aktive Funktion zu verlassen. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Mit dem oben beschriebenen Verfahren können Sie die Lautstärke der folgenden Komponenten ändern: Tonruf Hörer-Empfangslautstärke Freisprech-Lautstärke Kopfh.-Empfanglautstärke Summer Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 19 von 41

Kontrasteinstellung Mit der Option Kontrasteinstellung können Sie den Kontrast der Anzeige Ihres Telefons einstellen. Kontrasteinstellung Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Kontrasteinstellung aus dem Menü Telefonoptionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Abwärts Aufwärts Drücken Sie die Taste Abwärts, um den Kontrast zu verringern, drücken Sie die Taste Aufwärts, um den Kontrast zu erhöhen. Hinweis: Sie können die Einstellungen auch über die Navigationstasten ändern. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Abbruch, um die aktive Funktion zu verlassen. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Auswählen einer Sprache Anzeige und Menüführung des IP Telefon 2004 stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung. Sprache... Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Sprache... aus dem Menü Telefonoptionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Markieren Sie die gewünschte Sprache (z. B. Deutsch) mithilfe der Navigationstasten. Deutsch Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Drücken Sie erneut die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 20 von 41

Auswählen des Datum/Zeit-Formats Es stehen 12 Datum/Zeit-Formate zur Auswahl. Vier Formate basieren auf dem 12-Stunden-Format und acht auf dem 24-Stunden-Format. Datum/Zeit-Format Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Datum/Zeit-Format. aus dem Menü Telefonoptionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Blättern Sie mit den Navigationstasten durch die 12 Formate. Die Beispielformate werden oben rechts auf der Anzeige eingeblendet. Z. B.: Format 3 Anzeigetest Wählen Drücken Sie die Taste Wählen, um das markierte Format auszuwählen. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Mit der Option Anzeigetest lässt sich die Funktionalität der Bildschirmanzeige und der optischen Anrufanzeigen Ihres Telefons testen. Weiterhin liefert diese Option Informationen über die Firmware, die auf Ihrem Telefon verwendet wird. Anzeigetest Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Anzeigetest aus dem Menü Optionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Blättern Sie mit den nach oben und unten zeigenden Navigationstasten durch die Liste, und sehen Sie sich die verschiedenen Bildschirmanzeigen an. Aktivieren des Tastentons Drücken Sie die Taste Abbruch, um zum Menü Telefonoptionen zurückzukehren. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Die Option Tastenton bewirkt, dass der Hörer der Lautsprecher beim Drücken der Telefontasten einen klickenden Ton erzeugt. Tastenton Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Tastenton aus dem Menü Telefonoptionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Wählen Sie Schnellkl Ton, um die Tastenklick- Funktion zu aktivieren; wählen Sie die Kein, um die Tastenklick-Funktion zu deaktivieren. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 21 von 41

Tel-Info Test Allg. Telefon-Info; nur relevant für Servicetechniker Anrufprotokoll-Optionen Hier stellen Sie den Modus ein für: Protokollierung der eingehenden Anrufe Anzeigeformat Namen der Anrufer Anzeige der ext. Rufnummer bei eingehenden Anrufen (Ortskennzahl) Anrufprotokoll-Optionen Eingehende Anrufe Telefonoptionen Sie können wahlweise alle eingehenden Anrufe, nur die nicht entgegengenommenen Anrufe keinerlei Anrufe protokollieren. Die Anruferliste kann bis zu 100 Anrufe aufzeichnen. Anrufprotokoll-Optionen Telefonoptionen Eingehende Anrufe Wählen Sie zunächst Eingehende Anrufe aus dem Menü Telefonoptionen -> Anrufprotokoll-Optionen. Wählen Sie anschließend Protokollmodus aus: Protokollmodus: Alle Protokollmodus: Unbeantwortete Anrufe Hinweis: Die Option Anzeige neuer Anruf muss auf Ein gesetzt sein, falls Sie eine Anruferlisten-Benachrichtigung wünschen. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Auswahl zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 22 von 41

Einrichten der Ortskennzahl Wenn Sie die Option Ortskennzahl einrichten verwenden, wird in der Anruferliste und auf der Anzeige für die Anruferidentifizierung (CLID) zuerst die Nummer/Durchwahl und dann die Vorwahl in Klammern angezeigt. Dadurch wird die Identifizierung von Ortsgesprächen und internen Anrufen erleichtert. Sie können maximal drei Codes definieren. Hinweis: Nach Einrichten der Ortskennzahl kann in den meisten Fällen die Funktion Anrufen mithilfe der Anruferliste nicht mehr genutzt werden! Anrufprotokoll-Optionen 1. Kennzahl: 2. Kennzahl: 3. Kennzahl: Telefonoptionen Ortskennzahl einrichten Wählen Sie zunächst Ortskennzahl einrichten aus dem Menü Telefonoptionen -> Anrufprotokoll-Optionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Setzen Sie den Cursor unter Verwendung der Navigationstasten in die erste Zeile, und geben Sie die gewünschte Ortskennzahl/Ländervorwahl ein. Hinweis: Sie können maximal drei Codes Ihrer Wahl eingeben. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Wählen des Tonrufs Mit der Option Tonruf können Sie einen aus 8 verschiedenen Ruftönen auswählen, die für Ihr Telefonmodell verfügbar sind. Tonruf Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Tonruf... aus dem Menü Telefonoptionen, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Blättern Sie mit den Navigationstasten durch die Liste der Ruftontypen. Tonruftyp 3 WDRgabe Drücken Sie die Taste Wiedergabe, um einen Rufton anzuhören. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen, um den gewünschten Ruftontyp zu aktivieren. Drücken Sie erneut die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 23 von 41

Aktivieren der Gesprächszeiterfassung Die Option Gesprächszeiterfassung zeichnet die Länge Ihrer Gespräche auf. Gesprächszeiterfassung Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Gesprächszeiterfassung aus dem Menü Telefonoptionen, und wählen Sie aus: Gesprächszeiterf.: Ein Gesprächszeiterf.: Aus Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Einstellen des Standards für ankommende Anrufe Die Option Freispr. Kopfhörer (Standard für ankommende Anrufe) öffnet beim Drücken einer Leitungstaste automatisch den Sprachpfad entweder über den Kopfhörer über den Freisprechmodus. Freispr. Kopfhörer Telefonoptionen Wählen Sie zunächst Freispr. Kopfhörer aus dem Menü Telefonoptionen, und wählen Sie aus: Freisprechen Kopfhörer Drücken Sie die Taste Wählen, um die Auswahl zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 24 von 41

ABC Ändern der Funktionstastenbeschriftung Sie können die Namen auf den programmierbaren Rufnummern-/Funktionstasten (mit LCD-Beschriftung) ändern. Diese Tasten befinden sich oben rechts und links neben dem Anzeigebereich. FunktTastBeschr ändern Telefonoptionen Wählen Sie zunächst FunktTastBeschr ändern aus dem Menü Telefonoptionen. So ändern Sie eine Funktionstastenbeschriftung: Aus den angebotenen Optionen wählen Sie nochmals FunktTastBeschr ändern aus. Funktionstaste wählen Zielwahl Sie werden aufgefordert, die zu ändernde Taste auszuwählen. Drücken Sie die programmierbare Rufnummern- /Funktionstaste, deren Beschriftung Sie ändern möchten (z. B. Zielwahl). Geben Sie die neue Beschriftung (max. 10 Zeichen) über die Wähltasten ein: Drücken Sie wiederholt die Wähltaste mit dem gewünschten Buchstaben, bis dieser Buchstabe auf der Anzeige erscheint. Drücken Sie die nach rechts zeigende Navigationstaste, um den Cursor an die nächste Stelle zu setzen. Hinweis: Der Cursor springt automatisch an die nächste Position, wenn eine andere Taste als die vorherige gedrückt wird, wenn eine kurze Pause eingelegt wird. Hinweis: Umlaute (ä, ö, ü), sowie ß werden nicht unterstützt und müssen aufgelöst werden ( ae, oe, ue, ss). GROSS/klein Mit der Taste GROSS / klein können Sie die Groß- bzw. Kleinschreibung des Buchstabens ändern. Drücken Sie die Taste Wählen, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Optionen, um das Menü zu verlassen. So stellen Sie eine Tastenbeschriftung wieder her: 1 TastBeschr wdrherst. Wählen Wählen Sie FunktTastBeschr ändern aus dem Menü Telefonoptionen. Aus den angebotenen Optionen wählen Sie 1 TastBeschr wdrherst. Drücken Sie die Taste Wählen. Funktionstaste wählen Sie werden aufgefordert, die zu ändernde Taste auszuwählen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 25 von 41

Einkauf TastBeschr wiederherst.? Drücken Sie die programmierbare Rufnummern- /Funktionstaste (mit LCD-Beschriftung), deren ursprüngliche Beschriftung Sie wiederherstellen möchten (z. B. Einkauf). Drücken Sie Ja, um die Tastenbeschriftung wiederherzustellen, Drücken Sie Nein, um ohne Änderung abzubrechen. Hinweis: Die Beschriftung der Leitungstaste kann nicht geändert werden. Sie können die Umschalttaste drücken, wenn sich die zu ändernde Beschriftung auf der zweiten Ebene der programmierbaren Rufnummern-/Funktionstasten mit LCD-Beschriftung befindet. Menüpunkt Passwortverwaltung Passwortverwaltung Sie können Ihr persönliches Verzeichnis, die Anruferliste und die Wahlwiederholungsliste durch ein Passwort schützen. Das Standard-Passwort bei Auslieferung des IP Telefon 2004 ist 0000. Im Menü Optionen richten Sie Ihr neues Passwort erstmalig ein, bzw. ändern es bei Bedarf ab. Passwort eingeben Wählen Sie Passwortverwaltung. Sie werden aufgefordert, ein Passwort (4 Ziffern) einzugeben. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Neues Passwort Geben Sie Ihr Passwort nochmals ein. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Passwort bestätigen Geben Sie Ihr Passwort nochmals ein. Hinweis: Mit der Änderung Ihres Endgerätepassworts ändern Sie automatisch auch Ihr Passwort für das zusätzliche Leistungsmerkmal Virtuelles Büro und die Anwendung Softphone (sofern diese Funktionen für Ihren Telefonapparat konfiguriert wurden). Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 26 von 41

Menüpunkt Virtuelle Büroanmeldung Mit der Funktion Virtual Office können Sie sich bei einem speziell designierten Telefon anmelden. Bei der Anmeldung wird Ihre persönliche Konfiguration für den Rufnummern- und Funktionszugriff auf dem anderen Telefon geladen. Virtual Office ist die ideale Lösung für Gemeinschaftstelefone, die je nach Uhrzeit Wochentag von verschiedenen Personen benutzt werden. Virtuelle Büroanmeldung Virtuelle Büroanmeldung Wählen Sie zunächst Virtuelle Büroanmeldung aus dem Menü Telefonoptionen aus. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. User ID Sie werden aufgefordert, Ihre User ID einzugeben. (User ID = Ihre Rufnummer) Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Passwort Sie werden aufgefordert, Ihr Passwort einzugeben. (Das Standard-Passwort bei Auslieferung des IP Telefon 2004 ist 0000.). Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. User: 1234 Im Display wird die virtuelle Büro-Rufnummer angezeigt. Hinweis 1: Geben Sie eine nicht konfigurierte User ID ein, erscheint auf dem Display der Hinweis: Suche Remote Server Hinweis 2: Nach drei fehlerhaften Anmelde-Versuchen ist ein weiterer Versuch aus Sicherheitsgründen erst wieder nach Ablauf einer Stunde möglich. Nur über Ihren IS Service Desk können Sie Ihr Passwort sofort zurücksetzen lassen. Virtuelle Büroabmeldung So beenden Sie die virtuelle Büroanmeldung: Virtuelle Büroabmeldung Wählen Sie zunächst Virtuelle Büroabmeldung aus dem Menü Telefonoptionen aus. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 2 von 41

Fehlersuche für Virtuelles Büro Bei Verwendung der Funktion Virtuelles Büro können auf der Anzeige möglicherweise Fehlermeldungen angezeigt werden. In der folgenden Tabelle sind die Fehlermeldungen sowie die Lösungen zur Behebung der Ursachen aufgelistet. Angezeigte Meldung Mögliche Ursache Lösung Besetzt, neuer Versuch Ungültige ID (1) Entferntes IP Telefon ist aktiv (nicht frei). ACD ist angemeldet Anrufschutz ist auf ACDTelefon nicht aktiv. Falsche Benutzer-ID eingegeben. Die Benutzer-ID befindet sich nicht in der Gatekeeper-Datenbank. Warten Sie, bis das entfernte IP Telefon frei wird, und versuchen Sie es dann erneut. Melden Sie sich vom ACD-Telefon ab, bevor Sie die Funktion Virtuelles Büro von einem anderen Telefon starten. Konfigurieren Sie den Anrufschutz auf dem ACD-Telefon. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Ungültige ID (2) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Ungültige ID (3) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Benutzer-ID in Gatekeeper- Datenbank weist auf erzeugenden Call Server hin. Von Anmeldung gesperrt Drei gescheiterte Versuche zur Eingabe des richtigen Endgerätepassworts. Genehmigung abgelehnt (1) Das entfernte IP Telefon hat kein Endgerätepasswort. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Warten Sie eine Stunde, bis die Sperre automatisch aufgehoben wird wenden Sie sich an Ihren Service Desk. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Genehmigung abgelehnt (3) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Das entfernte IP Telefon hat kein Endgerätepasswort. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Genehmigung abgelehnt (4) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Sie haben versucht, sich von einem IP Telefon i2004 an einem IP Telefon i2002 einem IP Softphone 2050 anzumelden (es gelten bestimmte Einschränkungen). Versuchen Sie den Vorgang erneut von einem IP Telefon i2002 IP Softphone 2050 aus, wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Genehmigung abgelehnt (5) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Das entfernte IP Telefon verfügt über keine VOUA Optionsklasse. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk. Genehmigung abgelehnt (6) Falsche Benutzer-ID eingegeben. Geben Sie die korrekte Benutzer-ID ein. Server unerreichbar (1) Server unerreichbar (2) Falsches eingegeben. Netzwerkproblem. Netzwerkproblem. Endgerätepasswort Wählen Sie Wiederh, und versuchen Sie es erneut mit dem korrekten Endgerätepasswort. Wenden Sie sich an Ihren Service Desk, wenn das Problem weiterhin besteht. Wenden Sie sich an Ihren IS Service Desk., wenn das Problem weiterhin besteht. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 28 von 41

Telefonlisten/Protokoll Die Taste Telefonbuch/Protokoll ermöglicht den Zugriff auf das Firmenverzeichnis (Corporate Directory), Ihr persönliches Verzeichnis (100 Einträge), die Anruferliste (die letzten 100 eingehenden Anrufe), die Wahlwiederholungsliste (die letzten 20 ausgehenden Anrufe) und die Passwortaktivierung / -deaktivierung. (Schutzmodus ändern). So rufen Sie den Menüpunkt Telefonlisten / Protokoll auf: Drücken Sie die Taste Telefonlisten/Protokoll. Markieren Sie mit den Navigationstasten die Funktion, die Sie aufrufen möchten: Firmenverzeichnis Persönliches Verzeichnis Anruferliste Wahlw.liste Schutzmodus ändern Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. So verlassen Sie den Menüpunkt Telefonlisten / Protokoll: Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 29 von 41

ABC ABC Firmenverzeichnis / Corporate Directory Im Firmenverzeichnis (Corporate Directory) finden Sie Namen, Rufnummer und OrgCode der Mitarbeiter am jeweiligen Standort. Die Einträge im Zentralen Telefonbuch werden täglich aktualisiert. Mit der Anwendung Firmenverzeichnis (Corporate Directory) können Sie nach dem gewünschten Teilnehmer suchen, indem Sie die Buchstaben dessen Namen (beginnend mit dem Nachnamen) eingeben. Wenn Sie den Namen und die Telefonnummer des Teilnehmers gefunden haben, können Sie unter Verwendung der Programmtaste zum Wählen den Anruf tätigen. Auf dem IP Telefon 2004 können Sie Einträge aus dem Firmenverzeichnis in Ihr persönliches Verzeichnis kopieren. Hinweis: Namensänderungen im Telefondisplay Rufnummernänderungen werden nur im Firmenverzeichnis automatisch aktualisiert. Diese Änderungen können nicht automatisch für das Persönliche Verzeichnis übernommen werden. Wir empfehlen daher, im Persönlichen Verzeichnis nur Einträge aufzunehmen, die nicht im Firmenverzeichnis vorhanden sind. Suchen nach einem Eintrag Sie können das Firmenverzeichnis nach bestimmten Einträgen durchsuchen. Firmenverzeichnis Wählen Sie zunächst Firmenverzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Geben Sie über die Wähltastatur den gesuchten Namen ein, beginnend mit dem Nachnamen. Trennen Sie den Nachnamen und den Vornamen durch ein Komma. Hinweis: Das Komma ist das erste Zeichen auf der Taste 1 auf Ihrer Wähltastatur. Hinweis: Umlaute (ä, ö, ü), sowie ß im Namen werden aufgelöst. Sie suchen z. B. den Namen Müller und geben ein: MUELLER Sie suchen z. B. den Namen Groß und geben ein: GROSS Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Schmitt Suchen Drücken Sie zum Beispiel vier Mal die Taste PQRS, um den ersten Eintrag zu suchen, der mit dem Buchstaben S beginnt. Drücken Sie die Taste Suchen. Blättern Sie mithilfe der Navigationstasten, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben. NeuSuch Mit der Taste Neue Suche gehen Sie zum Beginn der Suche im Firmenverzeichnis zurück. Wdraufn Mit der Taste Wiederaufnahme gehen Sie zu dem ersten Eintrag zurück, der mit dem gesuchten Buchstaben beginnt. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 30 von 41

ABC ABC Karte (Detailansicht) Sie können mit der nach rechts zeigenden Navigationstaste von der Listenansicht in die Detailansicht wechseln. In der Detailansicht können Sie die Telefonnummer und den OrgCode für den ausgewählten Eintrag einsehen. Drücken Sie die nach links zeigende Navigationstaste, um zur Listenansicht zurückzukehren. Anrufen mithilfe des Firmenverzeichnisses Firmenverzeichnis Wählen Sie zunächst Firmenverzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Geben Sie über die Wähltastatur den gesuchten Namen ein, beginnend mit dem Nachnamen. Trennen Sie den Nachnamen und den Vornamen durch ein Komma. Hinweis: Das Komma ist das erste Zeichen auf der Taste 1 auf Ihrer Wähltastatur. Hinweis: Umlaute (ä, ö, ü), sowie ß im Namen werden aufgelöst. Sie suchen z. B. den Namen Müller und geben ein: MUELLER Sie suchen z. B. den Namen Groß und geben ein: GROSS Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Schmitt Suchen Drücken Sie zum Beispiel vier Mal die Taste PQRS, um den ersten Eintrag zu suchen, der mit dem Buchstaben S beginnt. Drücken Sie die Taste Suchen. Blättern Sie mithilfe der Navigationstasten, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben. Wählen NeuSuch Wdraufn Drücken Sie die Taste Wählen, um den Teilnehmer anzurufen, dessen Name markiert ist, drücken Sie die Taste Neue Suche Wiederaufnahme, um zur Auswahl Firmenverzeichnis zurückzukehren Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 31 von 41

ABC ABC Persönliches Verzeichnis Das persönliche Verzeichnis enthält die von Ihnen gespeicherten Namen und die zugehörigen Telefonnummern. Das persönliche Verzeichnis ermöglicht das Hinzufügen, Suchen, Bearbeiten und Löschen von Einträgen und kann außerdem durch ein Passwort geschützt werden. Es hat eine Kapazität von 100 Einträgen (ein Eintrag besteht jeweils aus einem Namen und einer Telefonnummer). Es können auch Einträge aus der Anruferliste, der Wahlwiederholungsliste aus dem Firmenverzeichnis kopiert werden. Hinzufügen eines Eintrags zum persönlichen Verzeichnis Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Hinzuf Drücken Sie die Taste Hinzufügen. Geben Sie den neuen Namen (max. 24 Zeichen) über die Wähltasten ein. Beispiel: So geben Sie den Namen und die Telefonnummer für Ralf ein: PQRS PQRS PQRS 2 ABC 5 JKL 5 JKL 5 JKL 3 3 3 Wählen Sie den Namen auf der Wähltastatur. Drücken Sie wiederholt die Wähltaste mit dem gewünschten Buchstaben, bis dieser Buchstabe auf der Anzeige erscheint. Drücken Sie die nach rechts zeigende Navigationstaste, um den Cursor an die nächste Stelle zu setzen. Hinweis: Der Cursor springt automatisch an die nächste Position, wenn eine andere Taste als die vorherige gedrückt wird, wenn eine kurze Pause eingelegt wird. Hinweis: Umlaute (ä, ö, ü), sowie ß werden nicht unterstützt und müssen aufgelöst werden ( ae, oe, ue, ss). Weiter Drücken Sie die Taste Weiter. Verwenden Sie die Wähltastatur, um die Telefonnummer einzugeben, die zu dem oben eingegebenen Namen gehört. Hinweis: Wenn Sie eine externe eine Fernwahlnummer hinzufügen, nehmen Sie auch die Zugriffscodes mit auf, die für externe Ferngespräche in Ihrem System erforderlich sind. Fertig Wenn Sie alle Ziffern eingegeben haben, drücken Sie die Taste Fertig, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 32 von 41

ABC ABC Suchen nach einem Eintrag Sie können Ihr persönliches Verzeichnis nach bestimmten Einträgen durchsuchen. Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst Persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Besprechungszimmer Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Drücken Sie zum Beispiel zwei Mal die Taste 2 ABC, um den ersten Eintrag anzuzeigen, der mit dem Buchstaben B beginnt. Blättern Sie mithilfe der Navigationstasten, bis Sie den gewünschten Eintrag gefunden haben. Detailansicht Sie können mit der nach rechts zeigenden Navigationstaste von der Listenansicht in die Detailansicht wechseln. Die Funktion Detailansicht liefert zusätzliche Informationen über den Eintrag im persönlichen Verzeichnis. Drücken Sie die nach links zeigende Navigationstaste, um zur Listenansicht zurückzukehren. Anrufen mit Hilfe des persönlichen Verzeichnisses Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst Persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Markieren Sie den gewünschten Namen die gewünschte Nummer mit den Navigationstasten. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 33 von 41

ABC ABC Bearbeiten eines Eintrags im persönlichen Verzeichnis Sie können jederzeit die in Ihrem persönlichen Verzeichnis gespeicherten Namen Rufnummern bearbeiten und ändern. Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst Persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Markieren Sie den gewünschten Namen mit den Navigationstasten. Bearb. Drücken Sie die Taste Bearbeiten, um den Namen zu ändern. Markieren Sie mit den Navigationstasten das Zeichen, das Sie ändern möchten. Geben Sie die gewünschten Änderungen über die Wähltastatur ein. Eine ausführliche Beschreibung der Verwendung der Wähltastatur zur Eingabe von Namen finden Sie unter Hinzufügen eines Eintrags zum persönlichen Verzeichnis. Weiter Drücken Sie die Taste Weiter, und bearbeiten Sie gegebenenfalls die Nummer. Fertig Drücken Sie die Taste Fertig, um die Änderungen zu speichern. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 34 von 41

ABC Löschen eines Eintrags im persönlichen Verzeichnis Sie können die in Ihrem persönlichen Verzeichnis gespeicherten Einträge einzeln löschen. Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst Persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Geben Sie über die Wähltastatur den ersten Buchstaben des gesuchten Namens ein. Markieren Sie mit den Navigationstasten den Eintrag, den Sie löschen möchten. Lösch. Drücken Sie die Taste Löschen, um den markierten Eintrag aus Ihrem persönlichen Verzeichnis zu löschen. Eintrag löschen? Die Meldung Eintrag löschen? wird angezeigt. Ja Nein Drücken Sie die Taste Ja, um den Eintrag aus Ihrem persönlichen Verzeichnis zu löschen; drücken Sie die Taste Nein, um an den Anfang des persönlichen Verzeichnisses zurückzukehren, ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen. Löschen Ihres persönlichen Verzeichnisses Sie können Ihr persönliches Verzeichnis jederzeit vollständig löschen. Persönliches Verzeichnis Wählen Sie zunächst Persönliches Verzeichnis aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Lösch. Drücken Sie die Taste Löschen. Gesamte Liste löschen? Die Meldung Gesamte Liste löschen? wird angezeigt. Ja Nein Drücken Sie die Taste Ja, um alle Einträge aus Ihrem persönlichen Verzeichnis zu löschen; drücken Sie die Taste Nein, um an den Anfang des persönlichen Verzeichnisses zurückzukehren, ohne irgendwelche Änderungen vorzunehmen. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 35 von 41

ABC Kopieren einer Nummer aus dem Firmenverzeichnis, aus der Wahlwiederholungsliste der Anruferliste in das Persönliche Verzeichnis Sie können eine Telefonnummer aus dem Firmenverzeichnis, aus Ihrer Wahlwiederholungsliste Ihrer Anruferliste in das persönliche Verzeichnis kopieren. Hinweis: Namensänderungen im Telefondisplay Rufnummernänderungen werden nur im Firmenverzeichnis automatisch aktualisiert. Diese Änderungen können nicht automatisch für das Persönliche Verzeichnis übernommen werden. Wir empfehlen daher, im Persönlichen Verzeichnis nur Einträge aufzunehmen, die nicht im Firmenverzeichnis vorhanden sind. Firmenverzeichnis Wahlw.Liste Anruferliste Wählen Sie zunächst Firmenverzeichnis, Wahlwiederholungsliste Anruferliste aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Suchen und markieren Sie den gewünschten Eintrag, den Sie in Ihr persönliches Verzeichnis kopieren wollen. Drücken Sie die Taste Kopie. Löschen Weiter Weiter Entfern Drücken Sie die Taste Weiter, um den Eintrag ohne eine Bearbeitung des Namens zu kopieren. Drücken Sie die Taste Löschen, um einzelne Buchstaben vor dem Speichern zu ändern, drücken Sie die Taste Entfernen, um den Namen komplett zu löschen. Fügen Sie den neuen Namen unter Verwendung der Wähltasten, der Taste Löschen und der Taste GROSS/klein hinzu. Drücken Sie die Taste Weiter, und nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen an der Telefonnummer vor. Hinweis: Wenn Sie eine externe eine Fernwahlnummer kopieren, nehmen Sie in den Telefonlisteneintrag auch die Zugriffscodes mit auf, die für externe Ferngespräche in Ihrem System erforderlich sind. Fertig Drücken Sie die Taste Fertig. Der Eintrag wird automatisch gespeichert, und Sie kehren zur Ausgangsliste zurück. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 36 von 41

Anruferliste In der Anruferliste werden die Namen und Nummern von ein- und ausgehenden Anrufen aufgezeichnet. Beim IP Telefon 2004 ist auch ein Passwortschutz möglich. Sie können in der Anruferliste alle Anrufe, nur die nicht entgegengenommenen Anrufe keinerlei Anrufe aufzeichnen. In der Anruferliste werden eingehende Anrufe nach Datum und Uhrzeit des Empfangs bzw. der Tätigung gespeichert. Der jüngste Anruf erscheint am Anfang, der älteste am Ende der Liste. In der Anruferliste können maximal 100 Einträge für eingehende Anrufe gespeichert werden. Darüber hinaus können Nummern aus der Anruferliste in das persönliche Verzeichnis kopiert werden. Anzeigen der Anruferliste Anruferliste Wählen Sie zunächst Anruferliste aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Blättern Sie mit den Navigationstasten durch die Anruferliste. Markieren Sie mit den Navigationstasten die Telefonnummer, die Sie anrufen möchten. Gibt es in der Anruferliste bereits abgefragte, aber noch nicht gelöschte Einträge, haben Sie folgende Möglichkeit: Neu Alt Drücken Sie die Taste Neu, um an den Anfang der Liste mit den neuen Anrufen zu gelangen, drücken Sie die Taste Alt, um an den Anfang der Liste mit den alten Anrufen zu gelangen. Anrufen mithilfe der Anruferliste Anruferliste Wählen Sie zunächst Anruferliste aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Markieren Sie mit den Navigationstasten die Telefonnummer, die Sie anrufen möchten. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen, um die ausgewählte Nummer anzurufen. Die Anruferliste wird hierbei geschlossen. So verlassen Sie die Anruferliste, ohne einen Anruf zu tätigen: Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um die Anruferliste zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 3 von 41

Wahlwiederholungsliste In der Wahlwiederholungsliste werden Ihre letzten 20 gewählten Anrufe aufgezeichnet. Beim IP Telefon 2004 ist außerdem ein Passwortschutz möglich, und Sie haben hier ferner die Möglichkeit, diese Nummern in Ihr persönliches Verzeichnis zu kopieren. In der Wahlwiederholungsliste werden ausgehende Anrufe nach Datum und Uhrzeit gespeichert. Der jüngste Anruf erscheint am Anfang, der älteste am Ende der Liste. Verwenden der Wahlwiederholungsliste Wahlw.Liste Wählen Sie zunächst Wahlwiederholungsliste aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Markieren Sie mit den Navigationstasten die Telefonnummer, die Sie anrufen möchten. Wählen Drücken Sie die Taste Wählen. Die Nummer wird automatisch gewählt, und die Wahlwiederholungsliste wird geschlossen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 38 von 41

ABC Geben ABC Geben Schutzmodus ändern Sie können Ihr persönliches Verzeichnis, die Anruferliste und die Wahlwiederholungsliste mit dem Passwort schützen, das Sie über den. Pkt. Passwortverwaltung im Optionen-Menü hinterlegt haben. So aktivieren Sie den Passwortschutz: Schutzmodus ändern Wählen Sie zunächst Schutzmodus ändern aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Sie das Passwort über die Wähltasten ein. 0 # Senden Drücken Sie die Taste Senden. Passwortsch. Aktivieren? Ja Nein Drücken Sie die Taste Ja, um die Passwortaktivierung zu speichern, drücken Sie die Taste Nein, um ohne Passwortaktivierung zum Menü zurückzukehren. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um das Menü zu verlassen. So deaktivieren Sie den Passwortschutz: Schutzmodus ändern Wählen Sie zunächst Schutzmodus ändern aus, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus: Sie das Passwort über die Wähltasten ein. 0 # Senden Drücken Sie die Taste Senden. Passwortschutz aus? Ja Nein Drücken Sie die Taste Ja, um das Passwort zu deaktivieren, drücken Sie die Taste Nein, um ohne Änderung zum Menü zurückzukehren. Drücken Sie die Taste Beenden die Taste Telefonlisten/Protokoll, um das Menü zu verlassen. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 39 von 41

ABC ABC KEM - Key Expansion Module Display-orientiertes Speichermodul für 24 zusätzliche Speicherplätze. Das IP-Telefon 2004 kann mit max. 2 KEM ausgerüstet werden. KEM - Speichern und Ändern eines Eintrags Auf dem KEM können Sie wichtige Rufnummern und die dazugehörigen Namen speichern. Hinweis: Geben Sie immer zuerst die Rufnummer ein. Ein vorhandener Namenseintrag wird beim nachträglichen Eingeben einer Rufnummer immer überschrieben. Drücken Sie die Taste, auf der Sie die Rufnummer speichern (ändern) möchten. Geben Sie die zu speichernde (ändernde) Rufnummer ein. Hinweis: Wenn Sie eine externe eine Fernwahlnummer anrufen, vergewissern Sie sich, dass die entsprechenden Zugriffscodes in der Nummer enthalten sind. KEM - Tastenbeschriftung FunktTastBeschr ändern Telefonoptionen Wählen Sie zunächst FunktTastBeschr ändern aus dem Menü Telefonoptionen. Aus den angebotenen Optionen wählen Sie nochmals FunktTastBeschr ändern aus. Funktionstaste wählen Sie werden aufgefordert, die zu beschriftende / zu ändernde Taste auszuwählen. Drücken Sie die Speichertaste, die sie beschriften, deren Beschriftung Sie ändern möchten. Geben Sie die neue Beschriftung (max. 10 Zeichen) über die Wähltasten ein: Drücken Sie wiederholt die Wähltaste mit dem gewünschten Buchstaben, bis dieser Buchstabe auf der Anzeige erscheint. Petra Becker 2009 BASF IT Services Holding GmbH Seite 40 von 41