E-BOX Dank der e-box können öffentliche Behörden wie Medex Ihnen in einfacher Weise Unterlagen übermitteln. Geschwindigkeit, Sicherheit, Zugänglichkeit, Die Vorteile sind Legion! Anleitung zur Zugangsverwaltung Datum: 07/11/2016
Inhaltsverzeichnis 1. Aktivierung der e-box... 2 1.1. Verifikation... 2 1.2. Zugangsverwaltung... 2 1.3. Einen neuen Benutzer einrichten... 3 2. Tipps & Tricks zu den Nachrichten von Medex... 5 2.1. Zugang zu den «Medex»-Anwendungen... 5 2.2. Zugang zu erweiterten Funktionen in Ihrer e-box... 6 2.3. Eine Empfangsbestätigung einer Nachricht in der e-box einschalten... 7 3. Fragen? Brauchen Sie Hilfe?... 9 1
1. Aktivierung der e-box 1.1. Verifikation Um die e-box und die gesicherten Onlinedienste benutzen zu können, muss Ihr Unternehmen zunächst registriert sein. Ist Ihr Unternehmen noch nicht registriert? Wenden Sie sich an das Contact- Center der Sozialen Sicherheit: 02/511 51 51 oder besuchen Sie ihre Website: https://www.socialsecurity.be 1.2. Zugangsverwaltung Es ist der Hauptzugangsverwalter oder der lokale Mitverwalter, der die Zugänge zur e-box des Unternehmens gewähren kann. Er sollte die Website https://www.socialsecurity.be öffnen, sich (mit eid, Token ) authentifizieren und sich dann im Modul «Zugangsverwaltung» anmelden. Möchte Ihr Zugangsverwalter nähere Auskünfte über die Zugangsverwaltung der e-box? Dann kann er sich an das Contact-Center der Sozialen Sicherheit wenden: 02/511 51 51 oder ihre Website besuchen: https://www.socialsecurity.be 2
1.3. Einen neuen Benutzer einrichten Im Modul Zugangsverwaltung muss der Hauptzugangsverwalter bzw. der lokale Mitverwalter die Eigenschaft des Unternehmens anklicken. Auf diesem Bildschirm werden die verschiedenen Funktionalitäten auf der rechten Seite angezeigt. Sie müssen auf Benutzer klicken. Um einen neuen Benutzer einzurichten, muss der Hauptzugangsverwalter oder der lokale Mitverwalter in das Feld «ENSS» die Nationalregisternummer des neuen Benutzers eingeben. Dann muss er auf den Button «Weiter» klicken. Um die Daten und den Zugang eines bestehenden Benutzers anzupassen, muss er auf das Symbol «Vorgang» neben dem Benutzer klicken. 3
Es ist möglich, die Daten der Person sowie den Zugang zu den Anwendungen zu ergänzen / anzupassen. 4
2. Tipps & Tricks zu den Nachrichten von Medex 2.1. Zugang zu den «Medex»-Anwendungen Sobald der Hauptzugangsverwalter oder der lokale Mitverwalter die Daten der Person ergänzt hat (Sprache,...), kann er über die Liste Gesicherte Anwendungen die gesicherten Anwendungen, zu denen diese Person Zugang erhalten soll, markieren. 5
In der Liste der gesicherten Anwendungen muss der Hauptzugangsverwalter oder der lokale Mitverwalter die Anwendungen von Medex wählen, zu denen der Benutzer Zugang erhalten soll: 2.2. Zugang zu erweiterten Funktionen in Ihrer e-box Die Anwendung «e-box Unternehmen Verwalter» kann auch interessant sein. Diese Rolle ermöglicht es zum Beispiel, Kategorien von Labels einzurichten. Ohne diese Rolle können Benutzer nur Labels benutzen, die von einer anderen Person mit der Rolle von «e-box Unternehmen Verwalter» eingerichtet wurden. 6
Vergessen Sie nicht, auf den Button «Speichern» unten auf der Seite zu klicken und dann zu bestätigen. 2.3. Eine Empfangsbestätigung einer Nachricht in der e-box einschalten Es ist möglich, über E-Mail benachrichtigt zu werden, sobald ein neues Dokument in der e-box Ihres Unternehmens eingegangen ist. Der Hauptzugangsverwalter oder der lokale Mitverwalter muss auf dem Niveau der Eigenschaft Ihres Unternehmens (zum Beispiel die Eigenschaft «Arbeitgeber LSS» oder «Arbeitgeber PPL») die E- Mail-Adresse eingeben. Dazu klicken Sie auf «Einzelheiten der Eigenschaft abfragen oder ändern» im Menü auf der rechten Seite. 7
In das Feld «E-Mail-Adresse der Eigenschaft» müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben, zu der die Meldungen geschickt werden sollen. Dann klicken Sie auf den Button «Speichern» unten auf der Seite. Die Meldungen werden zu nur einer einzigen E-Mail-Adresse geschickt werden. Wir empfehlen Ihnen denn auch, eine generische E-Mail-Adresse einzurichten und einzugeben (zum Beispiel: notification.ebox@xxxx.be), so dass mehrere Personen über den Empfang einer neuen Nachricht benachrichtigt werden. Die Meldungen werden geschickt, wenn eine ungelesene Nachricht: in den letzten 24 Stunden in der e-box eingegangen ist; vor 15 Tagen in der e-box eingegangen ist und immer noch nicht gelesen wurde (= Erinnerungsmail); bald in der e-box erlischt, innerhalb von 7 Tagen. Unten finden Sie ein Beispiel einer Meldung, die der FÖD erhalten hat: 8
3. Fragen? Brauchen Sie Hilfe? Für Fragen über die e-box im Allgemeinen: - benutzen Sie das Kontaktformular des Portals der Sozialen Sicherheit oder - nehmen Sie Kontakt auf mit dem Contact-Center unter der Nummer 02 511 51 51. Für spezifische Fragen über Medex: - konsultieren Sie unsere Website www.medex.belgium.be oder - nehmen Sie Kontakt auf mit unserem Contact-Center unter der Nummer 02/524 97 97. 9
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