Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenbuchführung
Bedeutung einer ordnungsgemäßen Kasse Vermutung der Richtigkeit, Finanzverwaltung muss Gegenteil nachweisen Prüfungsschwerpunkt bei bargeldintensiven Unternehmen Bei Fehlern existenzbedrohende Steuernachzahlungen/Steuerstraf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren
Einzelaufzeichnungspflicht Jeder Bon ist aufzuzeichnen und mindestens 10 Jahre zu speichern. Grundsätzlich aufzuzeichnen sind Barzahlungsbetrag, Bezeichnung der Ware, Name des Käufers, Name des Verkäufers Ausnahme: Verkauf an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter Kunden
Einzelaufzeichnungspflicht Registrierkassen müssen alle Einzeldaten dauerhaft speichern können, außerdem Protokollierung Einsatzorte Übergangsfrist Ende 2016 Reine Z-Bon-Kassen dürfen ab 2017 nicht mehr eingesetzt werden.
Grundsatz der Unveränderbarkeit ursprüngliche Aufzeichnung/Buchung muss feststellbar bleiben, d.h. protokollierte Änderungen sind zulässig. Problem: Stornos (Sonderproblem: Lücken bei fortlaufenden Transaktionsnummern, wenn keine dauerhafte Speicherung erfolgt) Problem: Trainingsmodus Problem: Excel Problem: Programmänderungen (z.b. Änderungen Bediener, Artikelprogrammierung)
Was ist aktuell zu tun? Fall mechanische Registrierkasse: Entspricht offener Ladenkasse D.h. die Verkäufe sind einzeln durch Quittungen oder direkt im Kassenbuch zu erfassen. Bei Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnung Ermittlung der Tageslosung durch Kassenberichte. Gedruckte Bons und Journalrollen sind aufzubewahren Ab 2017 keine Änderungen
Was ist aktuell zu tun? Fall Altkasse ohne elektronisches Journal und Export: Ab 2017 nicht mehr einsetzbar Für Jahre ab 2011 BP-Vorsorge treffen: Organisationsunterlagen, Bescheinigung Hersteller/Kassenaufsteller über Nichtaufrüstbarkeit Alte Gebrauchtkassen sollten nicht an den Handel zurückgegeben oder als Schrottmasse verwertet werden. Diese Kassen enthalten oftmals noch Speicherdaten, die die Richtigkeit der Steuererklärungen nachweisen oder glaubhaft machen können.
Was ist aktuell zu tun? Fall moderne Kasse (proprietär/pc-kasse): Keine technischen Umstellungen mit Jahreswechsel erforderlich, sofern Kassenrichtlinie 2010 erfüllt wird (insb. dauerhafte und unveränderbare Speicherung Einzelbons, Datenexport nach Vorgaben der Finanzverwaltung. Protokollierung Einsatzorte, Ausfallzeiten
Was noch?: Kassensturzfähigkeit Ist soviel Geld in der Kasse wie gebongt? Bei Einzelaufzeichnungen (insbesondere EDV-Kasse) ist tägliches Geldzählen nicht notwendig, aber geboten. Bei o. L. ist tägliche Zählung ohnehin zwingend. Idealerweise mit Zählprotokoll Werden Kassendifferenzen festgestellt, müssen diese gesondert ausgewiesen und gebucht werden. Längere Perioden ohne Kassendifferenzen sind unrealistisch. Zählen Sie Ihr Geld am besten täglich!
Was noch?: Kassensturzfähigkeit Auch Geldbewegungen zwischen mehreren Kassen müssen festgehalten werden, da ansonsten keine Abstimmung möglich wäre. Fehlerquellen: Führung eines Kassenbuchs für mehrere Kassen Buchung von zusammengefassten Barentnahmen am Monatsende Unzutreffende Aufzeichnung der Zahlungswege (Barzahlung/EC/Gutschein)
Was noch: Grundsatz der Zeitgerechtheit Kasseneinnahmen und ausgaben sind täglich festzuhalten. Händler muss selbst das Kassenbuch führen keine Sammlung von Kassenbelegen und Weiterreichung an Steuerberater, der sie einmal monatlich ins Kassenbuch einträgt
Was noch: Verfahrensdokumentation V.a. Programmierprotokolle, Dokumentation über Customizing- Maßnahmen Ferner: Änderungsprotokolle nach jeder Änderung, auch bei Stammdaten, PLU- Nummern, Artikelpreisen), weitere zum Verständnis notwendige Organisationsunterlagen. Beachten Sie: Das Fehlen der Programmierprotokolle ist ein genauso großer Mangel wie das Fehlen von Tagesend-summenbons oder Tagesberichten und berechtigt schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung!!
Gesetzliche Verschärfungen Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Ausstattung mit zertifizierter techn. Sicherheitseinrichtung: Sicherheitsmodul, Speichermedium, einheitl. digitale Schnittstelle (ab 2020) Neue Aufrüstungspflichten, die bis 2020 erfüllt werden müssen. Hersteller müssen bis dahin Sicherheitsmodule (z.b. Signaturkarten, spezielle SD-Karten mit Kryptographiefunktionen) entwickeln und auf den Markt bringen. ABER: Übergangsregelung für moderne Kassen bis Ende 2022
Gesetzliche Verschärfungen Weitere Elemente: Kassenmeldepflicht (ab 2020): Zu melden sind bei Anschaffung und Außerbetriebnahme die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und Sicherheitseinrichtungen Kassennachschau (ab 2018) Belegerteilungspflicht, aber Ausnahmemöglichkeit Neue Owi-Tatbestände gegen Kassenmanipulationen und An-der-Kasse-vorbei-Geschäfte Keine Registrierkassenpflicht
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktdaten: Jochen Bohne - Abteilung Steuern - Handelsverband Deutschland (HDE) e. V. Tel.: 030 72625043 E-Mail: bohne@hde.de