Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung in Microsoft Dynamics NAV
Vorwort Unternehmen sind gesetzlich dazu angehalten, dem Finanzamt und der Statistik Austria regelmäßig über ihren Warenverkehr und ihre Handelsaktivitäten Bericht zu erstatten. Diese sogenannte Intrastat- Meldung erfolgt monatlich und kann nach einmaliger Einrichtung in Microsoft Dynamics NAV einfach erstellt werden. Die nachfolgende Step-by-Step-Anleitung zeigt, wie Sie die Intrastat- Meldung in Ihrem täglichen Geschäftsprozess erstellen. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 2
Step 1: Einrichtung des Intrastat-Berichtes Bevor Sie regelmäßig den Intrastat-Bericht erstellen können, muss der Bericht grundlegend eingerichtet werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Finanzbuchhaltung Einrichtung Intrastat. 2. Öffnen Sie das Untermenü Zollpositionen und geben Sie im Feld Nummer die veröffentlichten Zielpositionen aller ge- und verkauften Waren ein. Schließen Sie anschließend wieder das Fenster. 3. Öffnen Sie das Untermenü Art des Geschäftes. Geben Sie die 9 vordefinierten Geschäftsarten ein. Schließen Sie anschließend wieder das Fenster. 4. Öffnen Sie im Untermenü Verkehrszweige und geben Sie die 8 vordefinierten Verkehrswege ein. Schließen dann wieder das Fenster. 5. Die Einrichtung des Intrastat-Berichtes ist damit abgeschlossen. Die eingegebenen Variablen dienen als Grundlage für alle zukünftigen Intrastat- Meldungen. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 3
Step 2: Artikelaufbereitung Im nächsten Schritt weisen Sie allen Artikel die jeweilige Zollposition zu. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Lager Planung und Ausführung Artikel Registerkarte Außenhandel. 2. Klicken Sie im Feld Zollpos. auf den Assist- Button und wählen die entsprechende Zollposition für den Artikel aus. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit OK. 3. Wiederholen Sie den Schritt für alle verzeichneten Artikel. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 4
Step 3: Einrichtung des Intrastat-Buchungsblatts Nachdem die grundlegenden Instrastat-Daten eingerichtet wurden, wird nun das Intrastat-Buchungsblatt aufbereitet. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Finanzbuchhaltung Einrichtung Intrastat Intrastat Buch.-Blattfvorlage. 2. Weisen Sie der Vorlage einen Namen und eine Beschreibung zum wie beispielsweise Intrastat- Buchungsblatt Jänner 2012 3. Öffnen Sie im Funktionsmenü Vorlage und und bestätigen Sie den jeweiligen Buchungs-Blattnamen. Geben Sie anschließend eine kurze Beschreibung ein. 4. Geben Sie in der Statistikoption den Auswertungszeitraum in Form von JJMM ein (Beispiel für Jänner 2012 = 1201) 5. Definieren Sie in der Spalte Währung die jeweilige Auswertungswährung (EUR, US-Dollar etc.) 6. Aktivieren Sie das nachstehende Feld Ausgewertet. 7. Wiederholen Sie diesen Arbeitsschritt für alle zwölf Kalendermonate. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 5
Step 4: Erstellung der Intrastat-Meldung Die grundlegende, einmalige Einrichtung des Intrastat- Berichtes ist nun abgeschlossen. Nun können Sie für jeden Monat die Intrastat-Meldung erstellen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Finanzbuchhaltung periodische Aktivitäten Intrastat-Buchungsblatt. 2. Öffnen Sie im Funktionsmenü Vorlage die hinterlegten Buchungsblätter und wählen Sie die entsprechende Vorlage aus. 3. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK. 4. Öffnen Sie im Funktionsmenü Posten holen. Start- und Enddatum des Berichtes sind bereits laut Vorgabe eingegeben. 5. Im Feld Kosten Zu-/Abschläge % können Sie einen Prozentsatz zur Deckung der Transportund Versicherungskosten eingeben, wodurch sich der Wert im Feld statistischer Wert erhöht. 6. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 6
Step 5: Prüfung der Intrastat-Meldung Die Intrastat-Meldung ist somit erstellt. Bevor Sie den Bericht exportieren, drucken oder versenden sollten Sie ihn nochmals überprüfen. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Finanzbuchhaltung periodische Aktivitäten Intrastat-Buchungsblatt. 2. Wählen Sie im Funktionsmenü Drucken Testbericht aus und geben Sie folgende Parameter ein: 1. Im Registerblatt Intrastat-Buch.-Blattname geben Sie den jeweiligen Berichtsnahmen ein. Benützen Sie dazu den Assist-Button. 2. Im Registerblatt Intrastat-Buch.-Blattzeile können Sie angeben, ob es sich bei den Artikel um Wareneingänge oder ausgänge handelt. Nutzten Sie dazu den Assist-Button. 3. Im Registerblatt Optionen aktivieren Sie die Detailansicht für alle Artikel. 3. Wählen Sie anschließend im Funktionsmenü Drucken, um den Testbericht zu drucken, oder Seitenansicht, um den Testbericht direkt im System zu kontrollieren. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 7
Step 6: Übermittlung der Intrastat-Meldung Ist die Intrastat-Meldung korrekt, können Sie den Bericht nun dem Finanzamt übermitteln. Dazu exportieren Sie den Bericht entweder (für den Versand per E-Mail) oder drucken ihn (für den postalischen Versand). Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Öffnen Sie Menü Finanzbuchhaltung periodische Aktivitäten Intrastat-Buchungsblatt. 2. Wählen Sie mithilfe des Assist-Buttons den gewünschten Bericht aus und bestätigen Sie ihre Eingabe mit OK. 3. Wählen Sie im Funktionsmenü Drucken Formular aus und geben Sie folgende Parameter ein: 1. Im Registerblatt Intrastat Buch.-Blattname wählen Sie den entsprechenden Bericht aus. 2. Im Registerblatt Intrastat Buch.-Blattzeile definieren Sie mittels Filter, ob es sich um Wareneingänge oder ausgänge handelt. 4. Wählen Sie im Funktionsmenü drucken um die Instrastat- Meldung zu drucken. Je nach Druckereinstellung wird der Bericht gedruckt oder als PDF exportiert. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 8
Art des Geschäftes (vordefinierte Dimensionen) Nummer Art des Geschäftes 1 Geschäfte mit Eigentumsübergang (tatsächlich oder beabsichtigt) und mit Gegenleistung (Bezahlung oder andere Leistungen). 2 Rücksendung von Waren, die bereits unter Code 1 erfasst wurden; Ersatzlieferungen ohne Entgelt. 3 Geschäfte mit Eigentumsübertragung, jedoch ohne Gegenleistung in Form von finanziellen oder Sachleistungen (z. B. Hilfslieferungen). 4 Warensendungen zur Lohnveredelung oder Reparatur (Reparaturen nur für Schiff-, Luft- u. Schienenfahrzeuge sowie Kraftfahrzeuge und Anhänger) ausgenommen die unter Code 7 zuerfassenden Warensendungen. 5 Warensendungen nach Lohnveredelung oder Reparatur (Reparaturen nur für Schiff-, Luft- u. Schienenfahrzeuge sowie Kraftfahrzeuge und Anhänger) ausgenommen die unter Code 7 zuerfassenden Warensendungen. 6 Warenverkehre ohne Eigentumsübergang, und zwar Miete, Leihe, operationelles Leasing über 24 Monate, sonstige vorübergehende Verwendung außer Lohnveredelungs- und Reparaturvorgängen (Lieferung und Rücksendung). 7 Warensendungen im Rahmen gemeinsamer Verteidigungspro-gramme oder anderer gemeinsamer zwischenstaatlicher Programme 8 Lieferung von Baumaterial und Ausrüstungen im Rahmen von Bau- bzw. Anlagebauarbeiten als Teil eines Generalkontraktes. 9 Andere Geschäfte nicht anderweitig erfasst. Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 9
Verkehrswege (vordefinierte Dimensionen) Nummer Vordefinierte Verkehrswege 1 Seeverkehr 2 Eisenbahnverkehr 3 Straßenverkehr 4 Luftverkehr 5 Postverkehr 7 Festinstallierte Transporteinrichtungen 8 Binnenschiffsverkehr 9 Eigenantrieb Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 10
IODAT Informationstechnologie & Organisationsmanagement GmbH Hauffgasse 20/4 A-1110 Wien T +43 1 641 79 69 M office@iodat.at F +43 1 641 79 69 69 W www.iodat.at Anleitung zur Erstellung der Intrastat-Meldung 11