Aufbau- und Abbaukonzept Messe im Markt ZH13,14 und Mercedesstraße Informationen zum Auf- und Abbau in Ergänzung zu den Technischen Richtlinien www.kirchentag.de/mim 1. Anfahrt zum NeckarPark 1.1. Anfahrt mit dem Auto Adresse: Mercedesstraße, 70372 Stuttgart Bitte nutzen Sie am Mittwoch, 3. Juni nicht die Anfahrt über die Stuttgarter Innenstadt, da für den Abend der Begegnung dort ab Mittag zahlreiche Straßen gesperrt werden. U.a. auch die B27 (Theodor-Heuss-Straße). Die Zufahrt auf das Veranstaltungsgelände ist über den 35. DEKT geregelt. Bitte beachten Sie hierzu die Zufahrtsregelungen für den Auf- und den Abbau. 1.2. Anfahrt mit dem ÖPNV (Öffentlicher Personennahverkehr) Mit der S-Bahn über den Bahnhof Bad Cannstatt oder mit der U11 bis Haltestelle NeckarPark (Stadion). Die Veranstaltungslinie U11 wird am Mittwoch, 3. Juni nur von 10.00 bis 18.00 Uhr bedient. An den Veranstaltungstagen Donnerstag bis Samstag, 4. bis 6. Juni wir die U11 von 7.00 bis ca. 00.30 Uhr eingesetzt. 2. Zeitlicher Ablauf der Messe im Markt Tag Uhrzeit Aktion 03. Juni 2015 08.00-21.00 Uhr Aufbau der Stände (bis 12.00 Uhr sollte mit dem Aufbau begonnen werden), Einfahrtschein notwendig 08.00-17.00 Uhr Ausgabe der Leihmöbel (nach 17.00 Uhr kann die Hallenleitung die nicht abgeholten Möbel an andere Gruppen weitergeben) 21.00 Uhr Der Aufbau der Stände ist abgeschlossen. Zelthallenschluss! 04.- 06. Juni 2015 10.30-20.30 Uhr Messe im Markt ist für Besucherinnen und Besucher geöffnet 06. Juni 2015 ganztägig Vorparken auf dem Gelände Ehemaliger Güterbahnhof Süd 20.30 Uhr Beginn des Abbaus der Stände ab 20.30 ca. 23.30 Uhr nach ca. 20.30 Uhr Hallenleitung nimmt die Stände ab und die Leihmöbel wieder entgegen, Ausgabe der Standabnahmebestätigungen Zufahrt auf das Gelände nur mit Einfahrtschein möglich 07. Juni 2015 07.00-14.00 Uhr Das Einfahren auf das Veranstaltungsgelände ist aufgrund des auf dem Cannstatter Wasen stattfinden Schlußgottesdienstes nicht möglich. Seite: 1/6
3. Zufahrtsregelungen für das Veranstaltungsgelände Jedes Fahrzeug, das zum Auf- und Abbau auf das Veranstaltungsgelände einfahren soll, benötigt den Einfahrtschein des 35. DEKT. Jede Gruppe erhält einen Einfahrtschein, der fahrzeuggebunden und nicht übertragbar ist. Der Einfahrtschein berechtigt während der Auf- und Abbauzeiten (s. Punkt 4.1.) zur Einfahrt auf das Veranstaltungsgelände Mercedesstraße Ost zum zügigen Be- und Entladen. Der Einfahrtschein berechtigt nicht zum Parken an den Zelthallen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir keine zusätzlichen Einfahrtscheine ausgeben, da sich zum Auf- und Abbau über 800 Fahrzeuge auf dem Gelände befinden werden. Dies gilt auch für Zulieferer oder Messebauer. In begründeten Ausnahmefällen wenden Sie sich bitte an mim@kirchentag.de Die Messe im Markt befindet sich u.a. in den Zelthallen 13 und 14 sowie auf der Mercedesstraße. Zwischen diesen befindet sich keine Parkfläche. Die Zelthallen dürfen nicht mit Fahrzeugen befahren werden. Hinweise zum Einfahrtschein: Auf dem Einfahrtschein muss auf der Vorderseite die vollständige Standnummer, sowie das Kfz-Kennzeichen und die Handynummer eingetragen werden. Der Einfahrtschein muss gut sichtbar an der Windschutzscheibe angebracht sein und ist zuständigen Personen auf Verlangen auszuhändigen. Von den Berechtigungen des Einfahrtscheins ist nur zu dem genehmigten Zweck und im angegebenen Umfang Gebrauch zu machen. Der Einfahrtschein ist stets im Original mitzuführen. Fahrzeuglenker/-innen werden durch die Berechtigungen des Einfahrtscheins nicht von der sorgfältigen Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der straßenverkehrsrechtlichen Bestimmungen, befreit. Sie haften im Rahmen der gesetzlichen Haftpflichtbestimmungen. Bitte beachten Sie darüber hinaus weitere Hinweise: Folgen Sie den Anweisungen der Helferinnen und Helfer des Kirchentages. Den Weisungen von Polizeibeamtinnen und -dbeamten ist Folge zu leisten. Der 35. DEKT haftet nicht für Schäden an abgestellten Fahrzeugen! Für Schäden, die durch das Befahren/Beparken von Gehwegen und Fußgängerzonen entstehen, haftet ausschließlich die Fahrzeuglenkerinnen und Fahrzeuglenker; sie werden vom Tiefbauamt auf ihre / seine Kosten behoben. Die festgelegten Rettungswege sind für Fußgängerinnen und Fußgänger sowie für Notfallfahrzeuge und Sonderrechtsfahrzeuge ständig freizuhalten. Dies gilt darüber hinaus für Versorgungswege, Zufahrten, Behindertenparkplätze o.ä. Ordnungswidrig abgestellte Fahrzeuge und außerhalb der ausgewiesenen Geltungszeiten abgestellte Fahrzeuge werden kostenpflichtig abgeschleppt! Zufahrten während der Veranstaltungstage Das Veranstaltungsgelände ist während der drei Veranstaltungstage (Donnerstag bis Samstag) Fußgängerzone und deshalb aus Sicherheitsgründen mit Fahrzeugen nicht befahrbar. Möchten Sie in der Nacht (23.00-01.00 Uhr) oder am frühen Morgen (06.00-08.00 Uhr) Material anliefern, melden Sie dies bis spätestens 15. Mai Herrn Reisner über mim@kirchentag.de an. Bitte Seite: 2/6
beachten Sie, dass das Befahren von Fußgängerzonen unter äußerster Vorsicht zu erfolgen hat. Auf die übrigen Verkehrsteilnehmenden ist besondere Rücksicht zu nehmen. Fußgängerbereiche dürfen nur mit Schrittgeschwindigkeit befahren werden. Beim 35. Deutschen Ev. Kirchentag gibt es keine Parkscheine. Das kostenpflichtige öffentliche Parkhaus im NeckarPark P7 (Martin-Schrenk-Weg) steht zum Parken zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen jedoch die ausgewiesenen Park & Ride-Plätze rund um Stuttgart oder das Abstellen Ihres Fahrzeugs an Ihrem Quartierort. 4. Aufbau 4.1. Aufbauzeiten Der reguläre Aufbautag ist Mittwoch, der 03. Juni. Sollten Sie bereits am Dienstag aufbauen wollen, bitten wir um eine Rückmeldung in der Geschäftsstelle über mim@kirchentag.de Der Einfahrtschein NeckarPark ZJ/MiM Aufbau/Abbau/Nacht berechtigt zur Einfahrt in folgenden Zeiträumen: Dienstag Mittwoch 02. Juni 2015, 08.00-21.00 Uhr 03. Juni 2015, 08.00-21.00 Uhr Die Einfahrt für den Aufbau erfolgt über die Zufahrt Martin-Schrenk-Weg (Kreisverkehr). Die Ausfahrt erfolgt über die Talstraße. Mit dem Aufbau sollte bis Mittwoch, 03. Juni 2015, 12.00 Uhr mittags begonnen werden. Sollten Sie erst nach 12.00 Uhr mit dem Aufbau beginnen, melden Sie dies bitte im Vorfeld über mim@kirchentag.de an. Über Flächen, die bis zu diesem Zeitpunkt nicht sichtbar belegt sind und keine entsprechende Nachricht vorliegt, verfügt der DEKT. Der Aufbau muss am Mittwoch, 03. Juni bis 21.00 Uhr abgeschlossen sein. 4.2. Der Messestand / der Pavillon Die Markt-Stände und Pavillons werden voraussichtlich bis Dienstag 14.00 Uhr vom Messebauer mit System-Fertig-Wänden bezugsfertig aufgebaut. Zu diesem Zeitpunkt stehen die Pavillons, es stehen Standwände zu den benachbarten Ständen, die bestellten Trennwände, Blenden und Tresen sind montiert sowie Teppich und Elektroinstallationen verlegt je nach Ihrer Bestellung. Bitte beachten Sie für Ihre Standgestaltung, dass aus aufbautechnischen Gründen eine Maßabweichung von max. 10 cm vorkommen kann. Um die Stabilität der Stände zu gewährleisten, ist mit dem Einziehen von Stützwänden bzw. Deckenabsteifungen zu rechnen (dies gilt im Besonderen für Stände und Pavillons mit Blenden, langen Rückwänden etc.). Die Messeaufbauten sind nicht mehr veränderbar! Die eigenständige Veränderung oder Demontage von Messebauelementen ist nicht gestattet. Sollten Sie bereits beim Aufbau des Standes oder Pavillons schadhafte Elemente bzw. Stellen entdecken, informieren Sie bitte umgehend die zuständige Hallenleitung. Seite: 3/6
Informationen zum Pavillon Im Bereich Materialien auf www.kirchentag.de/mim finden Sie ab sofort ein Informationsblatt zu den Pavillons. 4.3. Bestelltes Mobiliar Die Ausgabe des bestellten Mobiliars erfolgt durch die Hallenleitung. Leihmobiliar und Papphocker werden von Ihnen an der Möbelausgabe (Pavillon M-67 und M-73 auf der Mercedesstr.) abgeholt. Zu diesem Zweck hat die Hallenleitung einen Lieferschein, der Ihrer Technikbestellung entspricht. Alle von einer Gruppe bestellten Materialien, die nicht bis Mittwoch, den 03. Juni 2015, 17.00 Uhr, abgeholt sind, können von der Hallenleitung an andere Gruppen weitergegeben werden. Bitte denken Sie daran, Ihr eigenes Standmaterial transportfähig zu verpacken und bringen Sie eigene Transportmöglichkeiten (Sackkarre, Bollerwagen o.ä.) mit. Wenn Sie einen Stromanschluss im Stand oder Pavillon haben, denken Sie daran, sich Verlängerungskabel und ggf. Mehrfachstecker mitzubringen. 5. Abbau 5.1. Abbauzeiten Die Messe im Markt schließt am Samstag, den 06. Juni 2015 um 20.30 Uhr für den Besucherverkehr. Danach (bitte nicht vor 20.30 Uhr!) können Sie an Ihrem Stand mit dem Abbau beginnen. Stapeln Sie Ihre Materialien transportfertig in der Mitte ihres Standes. Stellen Sie Ihre Mietmöbel einschließlich nicht mehr benötigter Papphocker ebenfalls in der Mitte Ihres Standes zusammen und entfernen Sie alle angebrachten Plakate, Dekorationen und Klebereste. Ab 20.30 Uhr wird die Hallenleitung damit beginnen, die Standabnahme und die Möbelrückgabestelle vorzubereiten. Dies wird einige Minuten in Anspruch nehmen, haben Sie hier bitte ein wenig Geduld. 5.2. Rückgabe des Leihmobiliars Nach Veranstaltungsende müssen Sie das Leihmobiliar am Pavillon M-67 und M-73 auf der Mercedesstr. (bei der Hallenleitung) abgeben. Die Vollständigkeit wird gemeinsam mit der Gruppe überprüft, fehlendes Mobiliar wird der Gruppe in Rechnung gestellt. 5.3. Standabnahme Um in der Abbau-Phase am Samstagabend unnötige Verzögerungen zu vermeiden, werden die Stände durch die Hallenleitung abgenommen. Evtl. festgestellte Schäden werden notiert und den jeweiligen Gruppen in Rechnung gestellt. Die Stände sind besenrein zu hinterlassen, eigene Teppich- und Klebstoffreste müssen entfernt sein. Materialien und Müll, die sich nach Ende des Abbaus noch auf dem Stand befinden, werden auf Kosten der Gruppe entsorgt. Die Gruppen müssen Ihre Standflächen und Pavillons bis 23.30 Uhr räumen bzw. abbauen und die Stände in dem Zustand hinterlassen, wie sie sie am Anfang vorgefunden haben. Sollten Sie mit dem Abbau Ihres Standes länger als die Nacht von Samstag auf Sonntag benötigen, bitten wir unbedingt im Vorfeld um eine Rückmeldung in der Geschäftsstelle Seite: 4/6
über mim@kirchentag.de Bitte beachten Sie, dass am Sonntag, den 7. Juni zwischen 7.00 und 14.00 Uhr keine Einfahrt aufgrund des Schlussgottesdienstes möglich sein wird. Nach der Abnahme des Standes und der Rückgabe der Mietmöbel erhalten die Gruppen eine Standabnahmebestätigung. Wurde diese nicht ausgestellt, berechnet der DEKT Ihnen eine Bearbeitungsgebühr. 5.4. Abbaufahrzeuge Da auf dem umliegenden Veranstaltungsgelände zum Zeitpunkt des MiM-Abbaus noch Veranstaltungen stattfinden, gelten für den Abbau besondere Regelungen, damit diese Veranstaltungen nicht gestört und natürlich Fußgängerinnen und Fußgänger nicht gefährdet werden: Abbaufahrzeuge können am Samstag auf der Fläche des ehemaligen Güterbahnhof Süd vorgeparkt werden. Ab 20.30 Uhr ist die Zufahrt zum Veranstaltungsgelände Mercedesstraße Ost möglich. Bitte folgen Sie dem auf dem Einfahrtsschein angegebenen Zufahrtsweg. Das Aufparken / Zufahren wird mit Hilfe des Ordnungsdienstes geregelt. Zwischen 22.00 und 23.30 Uhr dürfen sich wegen des Besucherabstroms von Konzerten im Bereich Mercedesstraße keine Fahrzeuge bewegen. In dieser Zeit kann weiter abgebaut werden. Fahrzeuge, die sich im Gelände befinden, können in diesem Zeitraum dort verbleiben, aber es ist keine Ein- oder Ausfahrt möglich. Ab ca. 23.30 bis 7.00 Uhr darf wieder ein- und ausgefahren werden. Bitte beachten Sie die Anweisungen der Helferinnen und Helfer. Für einen reibungslosen Abbau bitten wir Sie im Interesse aller um ein zügiges Beladen der Fahrzeuge. In den Zelthallen und Pavillons kann nichts zur späteren Abholung eingelagert werden. Achten Sie bitte insbesondere während der Auf- und Abbautage auf Ihr Eigentum und das Material für Ihren Stand, da nicht zu kontrollieren ist, wer sich in der Zelthalle aufhält. Über weitere Details zum Abbau werden wir Sie ggf. vor Ort informieren. 6. Bewachung 6.1. Zelthalle 13 und 14 Während der Aufbautage am Dienstag und Mittwoch findet eine Bewachung der Mercedesstr. von jeweils von 21.00-08.30 Uhr statt. Die Bewachung des Veranstaltungsortes während der Durchführung (Donnerstag, Freitag und Samstag) findet von 21.00-08.30 Uhr statt. 6.2. Mercedesstr. Während der Aufbautage am Dienstag und Mittwoch findet eine Bewachung der Mercedesstr. von jeweils von 20.30-09.30 Uhr statt. Die Bewachung des Veranstaltungsortes während der Durchführung (Donnerstag, Freitag und Samstag) findet von 20.30-09.30 Uhr statt. Teilweise wird die Bewachung durch ehrenamtliche Helferinnen und Helfer des DEKT erfolgen. Der DEKT übernimmt keine Haftung für mitgebrachte Gegenstände der Marktgruppen. Seite: 5/6
7. Kaffee-/Tee-Angebot: Die bereits angemeldete Lebensmittelherausgabe ist nur unter Einhaltung der Richtlinien des Gesundheitsamtes und des 35. DEKTs möglich. Diese finden Sie unter www.kirchentag.de/mim. Für die Einhaltung dieser sind die Standgruppen selbst verantwortlich. 8. GEMA Die Gruppen sind ebenso selbst verantwortlich für die Anmeldung GEMA-pflichtiger Musikabspielung am Stand. 9. Müllsammlung In der Auf- und Abbauphase werden in den Zelthallen Restmüll- und Wertstofftonnen aufgestellt. Diese Tonnen sind nicht dafür vorgesehen große Mengen an Restpapieren etc. aufzunehmen. Für die Entsorgung umfangreicher Posten ist jede Gruppe selbst verantwortlich. Die beim 35. DEKT bestellten Teppiche können mitgenommen oder aber auch zur Entsorgung am Stand gelassen werden. Können hinterlassene Müllberge, wie z.b. große Mengen an zurückgebliebenen Flyern etc. einer Gruppe zugeordnet werden, werden die Kosten für die Entsorgung der Gruppe in Rechnung gestellt. 10. Versicherung Für mitgebrachte Gegenstände besteht von Seiten des 35. Deutschen Evangelischen Kirchentages kein Versicherungsschutz. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Versicherungspartner nach einer kurzzeitigen Versicherung. Wir können leider keine Empfehlung aussprechen. 11. Service-Einrichtungen 11.1. Büros Ihr Ansprechpartner vor Ort für Technik, Standaufbau und Mobiliar ist die Hallenleitung (HL). Sie finden diese im Pavillon M-21 auf der Mercedesstraße. Für inhaltliche Anliegen finden Sie die Marktbereichsleitung (MBL) in den Zelthallen 2, 5 und 8 jeweils auf der Standfläche D13. 11.2. Sanitätsdienst Sanitätsstationen befinden sich zum einen neben der Zelthalle 1 ( Wasenwache ) sowie am östlichen Ende der Mercedesstraße wie Sie dem NeckarPark-Übersichtsplan unter www.kirchentagde/programm entnehmen können. In Notfällen können Sie sich jederzeit an die Hallenleitung wenden. Während der Auf- und Abbauphase ist für ausreichenden Sanitätsdienst gesorgt. In den Zelthallen sind außerdem ständig Sanitäter unterwegs. Seite: 6/6