An alle unsere Kunden Ihre Anschriften Bozen, 01. August 2012 Betrifft: Entschädigungen und Spesenrückvergütungen für Angestellte und Mitarbeiter Sehr geehrte Kunden, mit vorliegendem Rundschreiben greifen wir ein Thema auf, welches zwar in der jüngsten Vergangenheit von gesetzlichen Abänderungen verschont geblieben ist, aber in der Praxis immer wieder Probleme bereitet. Aus diesem Grunde zeigen wir die steuerrechtliche Handhabung der Entschädigungen und Spesenrückvergütungen an Angestellte und Mitarbeiter auf und zwar von Seiten des Arbeitgebers als auch von jener des Arbeitnehmers. ANGESTELLTE UND PROJEKTMITARBEITER Der Artikel 51, Absatz 5 des ETdST (Einheitstext der direkten Steuern) beschreibt, wie Entschädigungen und Rückvergütungen von Spesen für Angestellte im Außendienst, in Bezug auf das Einkommen im abhängigen Arbeitsverhältnis zu handhaben sind. Der Artikel 95, Absatz 3 des ETdST hingegen behandelt die Absetzbarkeit der Spesenrückvergütungen innerhalb des Unternehmereinkommens. Was die Besteuerung der Spesenrückvergütung auf der Seite des Angestellten betrifft, so sieht der Artikel 51 des ETDST. eine unterschiedliche Handhabung vor, welche in erster Linie vom Ort des Außendienstes abhängt. Zunächst muss zwischen folgenden Dienstreisen unterschieden werden: A) jene innerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes; B) jene außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes. Einige Begriffserklärungen: Der eigentliche Außendienst betrifft Dienstreisen, bei welchen der Angestellte, dem ein fixer Arbeitsplatz zugewiesen wurde, seine Dienste gelegentlich außerhalb des Gemeindegebietes erbringt, in welcher er seinen Arbeitsplatz hat. (Ministerialrundschreiben n. 219/E vom 23.12.1997). Bezugnehmend darauf ist zu erwähnen, dass eine vorherige schriftliche Autorisierung nicht zwingend notwendig ist (Ministerialrundschreiben n. 326/E vom 23.12.1997 und n. 188/E vom 16.07.1988). 1
Der Arbeitsplatz ist jener, welcher aus der Dokumentation über die Einstellung des Angestellten hervorgeht. Die Größe der Gemeinde des Arbeitsplatzes spielt keine Rolle. Der Artikel 51, Absatz 5 des ETDST. sieht nämlich vor, dass alle Entschädigungen und Rückvergütungen von Spesen für Außendienste innerhalb des Gemeindegebietes (auch wenn mehr als 10 km von der Ortschaft des Arbeitsplatzes entfernt) mit Ausnahme der Transportspesen dem Einkommen angerechnet werden. Eventuelle innergemeindliche Gebietsunterteilung wie z.b. Fraktionen, spielen hierfür keine Rolle. Außendienste innerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes Grundsätzlich gilt, dass alle ausbezahlten Entschädigungen und Rückvergütungen für Außendienste innerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes dem Einkommen des Angestellten anzurechnen sind. Davon ausgeschlossen sind lediglich die Reisespesen, welche von einem unabhängigen Transportunternehmen (Taxi, Bus, Bahn, usw.) dokumentiert worden sind und sich auf die Ausführung eines Arbeitsauftrages und nicht auf die Strecke von zu Hause bis zur Arbeit beziehen. Außendienste außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes Bei Außendiensten außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes hängt die steuerrechtliche Handhabung von der Art und Weise ab, wie die Entschädigungen und Spesen an den Angestellten bzw. Mitarbeiter ausbezahlt werden. Es gibt drei verschiedene Methoden, nach denen die Entschädigungen und Spesenrückvergütungen an den Angestellten für Außendienste außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes rückvergütet werden können: die pauschale Methode; die analytisch belegte Methode; die gemischte Methode; Die pauschale Methode Bei der pauschalen Methode wird die Höhe der Entschädigung bzw. der Rückvergütung, unabhängig von den effektiv für den Angestellten entstandenen Spesen, bestimmt. Falls nur pauschale Entschädigungen für den Außendienst ausbezahlt werden, sind diese bis zu den folgenden Obergrenzen nicht steuerpflichtig: In Italien: 46,48 pro Tag + belegte Transport- und Reisespesen Im Ausland: 77,47 pro Tag + belegte Transport- und Reisespesen Die oben genannten Tageslimits: beziehen sich auf jeden Tag, an welchem sich der Angestellte im Außendienst befindet (Ministerialbescheid n. 65/E vom 04.05.1996); erfahren keine Einschränkung in Bezug auf die Dauer des Außendienstes und sind somit auch bei Außendiensten unter 24 Stunden und solchen, welche keine Übernachtung beinhalten, anwendbar; werden getrennt, von den Reise- und Transportspesen (auch in Form von Kilometergeld) welche analytisch belegt sind und ordnungsgemäß dokumentiert werden müssen, ausbezahlt. (Diese Reise und Transportspesen auch in Form von Kilometergelder sind für den Angestellten nicht steuerpflichtig.) 2
Die analytisch belegte Methode Mit dieser Methode werden alle dem Angestellten entstandenen Kosten (welche ordnungsgemäß dokumentiert und in einer zusammenfassenden Kostenaufstellung angeführt werden müssen) analytisch vom Arbeitgeber rückerstattet. Die Rückerstattung für Reise- und Transportspesen (auch als Kilometergeld) sowie für Spesen für Kost und Logis, die Außendienste außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes betreffen, ist für den Angestellten nicht steuerpflichtig. Auch die Rückerstattung von nicht dokumentierten Spesen ist nicht steuerpflichtig. Das Finanzministerium hat im Rundschreiben n. 188/E vom Jahr 1998 spezifiziert, dass es für den Außendienst keiner vorherigen Autorisierung von Seiten des Arbeitgebers bedarf und dass die diesbezüglichen Spesen aus der normalen Dokumentation hervorgehen dürfen, welche vom Arbeitgeber aufbewahrt wird. Wenn man sich der analytisch belegten Methode bedient, so müssen alle Spesen mit dem entsprechenden Nachweis dokumentiert werden. Das Dokument muss auf den Angestellten oder auf den Arbeitgeber ausgestellt sein. Die Rechnung oder der Steuerbeleg müssen den Vornamen, den Nachnamen, sowie die Steuernummer des Angestellten oder des Unternehmens, in dessen Auftrag der Angestellte den Außendienst ausführt, beinhalten. Eventuelle Mängel in Bezug auf die Ausstellung oder andere Unregelmäßigkeiten in Bezug auf die Beilegung von Kassenbons und Quittungen sind nicht relevant, da es genügt, dass die Spesen in den Ortschaften und zu den Zeitpunkten des Außendienstes anfallen und vom Angestellten mittels einer zusammenfassenden Kostenaufstellung bestätigt werden. Jeder Außendienst beinhaltet eine Zusammenfassung von Dokumenten welche einer analytischen Kostenaufstellung angehängt werden, die anschließend vom Angestellten unterzeichnet wird. Somit wird die Inhärenz der Spesen, welche der Kostenaufstellung des Außendienstes beiliegen, bestätigt. Auch nicht dokumentierte Spesen oder solche, die durch Dokumente belegt sind welche auf niemanden lauten (Kassenbons für Parkplätze, Wäschereien, Telefonspesen, Trinkgeld usw. das sogen. Taschengeld), sind absetzbar, unter der Bedingung, dass in der zusammenfassenden Kostenaufstellung die Art der Spesen bescheinigt wird. Die Obergrenze für die oben genannten Spesen pro Tag ist folgende: 15,49 für Außendienste in Italien; 25,82 für Außendienste im Ausland. Selbstverständlich müssen Datum und Ort der Ausstellung der Quittung mit Datum und Ort des Außendienstes übereinstimmen. Zu den steuerfreien Rückerstattungen (wenn auch innerhalb der weiter unten angeführten Limits) gehört auch das Kilometermetergeld, welches im Zuge von Außendiensten ausbezahlt wird, die der Angestellte im eigenen PKW tätigt. Dieser Bereich muss mit äußerster Vorsicht behandelt werden, da er eine der wenigen Situationen darstellt, wo der Steuerzahler (Arbeitgeber) Kosten absetzen darf, welche dem Einkommen des Arbeitnehmers nicht aufgerechnet werden. Diese Situation ist dem Fiskus suspekt. Somit ist es wichtig, im Falle von Steuerprüfungen alle diesbezüglichen Formalitäten termingerecht erfüllt zu haben. 3
Es ist relativ leicht durchschaubar, ob eine Kostenaufstellung glaubhaft und folglich für den Fiskus nur schwer widerlegbar ist. Als Beispiel hierfür ein Außendienst, der die Fahrtstrecke Ravenna Mailand beinhaltet: Quittungen der Autobahngebühren (oder auch Bestätigungen mittels Viacard oder Telepass); Steuerbelege (oder Quittungen) vom Autogrill oder einem auf der Strecke gelegenen Restaurant; Rechnung oder Steuerquittung von einem Restaurant oder Hotel in Mailand; Andere objektive Belege. Die steuerrechtliche Absetzbarkeit der rückerstatteten Kosten für die Benützung des eigenen oder des angemieteten Pkws ist gestattet, sofern die ausbezahlten Kilometergelder nicht den von der ACI für jeden PKW ermittelten Tarif übersteigt, wobei als Obergrenze die Tarife für PKWs mit 17 Steuer-PS bei Benzinmotoren und 20 Steuer-PS bei Dieselmotoren gilt. Falls die ausbezahlten Tarife sich auf Pkws mit höheren Steuer-PS beziehen, so bleiben sie für den Angestellten nicht steuerpflichtig, wobei der Arbeitgeber aber jenen Teil der Vergütung, welcher die Limits überschreitet, steuerrechtlich nicht in Abzug bringen darf. Sollte der benützte PKW nicht in den ACI Tabellen angeführt sein, so wird auf einen PKW mit ähnlichen Charakteristiken abgestellt. Gemischte Methode A) Rückerstattung der Spesen für Kost oder Logis Wie bei der pauschalen Methode, so ist auch bei der gemischten Methode die Rückerstattung der Reise- und Transportspesen und entweder der Spesen für Kost oder Logis unabhängig von der Höhe für den Angestellten steuerfrei. Die Entschädigung für den Außendienst ist hingegen innerhalb der folgenden Limits für den Angestellten steuerfrei: 30,98 pro Tag für Außendienste in Italien; 51,65 pro Tag für Außendienste im Ausland. Die Beträge, welche die oben genannten Limits überschreiten, müssen vom Angestellten besteuert werden. B) Rückerstattung der Spesen für Kost und Logis Die Reise- und Transportspesen, sowie die Spesen für Kost und Logis unabhängig vom Betrag werden dem Einkommen des Angestellten nicht angerechnet. Die Entschädigung wird bis Erreichen der folgenden Obergrenze nicht angerechnet: 15,49 pro Tag für Außendienste in Italien; 25,82 pro Tag für Außendienste im Ausland. Es wird folglich nur jener Betrag dem Einkommen des Angestellten angerechnet, der diese Obergrenze überschreitet. Zusammenfassend gilt: A) Nicht Besteuerbarkeit von Auszahlungen: 4
Bei Entschädigungen für Außendienste in Italien maximal 30,98 pro Tag + (Kost Bei Entschädigungen für Außendienste in Ausland maximal 51,65 pro Tag + (Kost oder Bei Entschädigungen für Außendienste in Italien maximal 30,98 pro Tag + (Logis Bei Entschädigungen für Außendienste in Ausland maximal 51,65 pro Tag + (Logis B) Nicht Besteuerbarkeit von Auszahlungen: Bei Entschädigungen für Außendienste in Italien maximal 15,49 pro Tag + (Kost + Logis Bei Entschädigungen für Außendienste in Ausland maximal 25,82 pro Tag + (Kost + Logis Auswahl der Methode Es ist möglich, sowohl in Bezug auf denselben Außendienst für jeden Angestellten unterschiedliche Methoden zu verwenden, als auch in Bezug auf denselben Angestellten für die verschiedenen Außendienste unterschiedliche Methoden zu verwenden. Des Weiteren schreibt das Rundschreiben n. 326/97 vor, dass die Auswahl einer Methode für den gesamten Außendienst gilt. Es ist deshalb nicht erlaubt, im Rahmen desselben Außendienstes unterschiedliche Methoden für die einzelnen Tage anzuwenden, in denen sich der Angestellte außerhalb des Arbeitsplatzes befindet. Die Dokumentation, die als Nachweis für die Rückerstattung vorgelegt werden muss In Bezug auf die beizulegende Dokumentation, werden nun zusammenfassend einige Eckpunkte der verschiedenen Methoden angeführt, die dabei helfen sollen, den Sachverhalt zu gliedern: - Es ist möglich, sowohl den Steuerbeleg zu benutzen, der auf den Angestellten oder auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, als auch die Steuerquittung. Beide sind in der Verordnung des Präsidenten der Republik Nr.. 696 vom 21.12.1996 vorgesehen. Eventuelle Mängel in Bezug auf die Person, auf welche die Steuerbelege ausgestellt sind, oder formellen Ungereimtheiten auf den Steuerbelegen haben keinerlei Auswirkungen, unter der Voraussetzung, dass die Dokumente in einer Kostenaufstellung zusammengefasst sind (vorausgesetzt, dass die Kostenaufstellung beweiskräftige Unterlagen enthält, aus denen Inhärenz und tatsächliche Existenz der Kosten hervorgehen). - Der Arbeitgeber muss keine Autorisierung für den Außendienst erteilen, es genügt die ordnungsgemäß aufbewahrte Dokumentation des Arbeitgebers. 5
- Was die Abzugsfähigkeit der Spesen für die öffentlichen Transportmittel (Eisenbahn, Flugzeug usw.) betrifft, so können diese direkt bei Vorweis durch den Angestellten in die Dokumentation aufgenommen werden. Das Ministerialrundschreiben Nr. 188/E vom Jahr 1998 sieht vor, dass eine Dokumentation der namenlosen Fahrscheine ausreichend ist. Des Weiteren ist auch mit Bezug auf die Dokumentation der Spesen für die Außendienste, wie Kost und Logis nicht notwendig, dass die diesbezüglichen Dokumente die Namen des Angestellten beinhalten. Es ist lediglich notwendig, dass Zeitraum und Ort auf den Dokumenten mit jenen des Außendienstes übereinstimmen und vom Angestellten mittels einer zusammenfassenden Kostenaufstellung bestätigt werden. - In Bezug auf das Kilometergeld wird spezifiziert, dass für die Steuerfreiheit in Hinblick auf das Einkommen des Angestellten keine schriftliche Autorisierung von Seiten des Arbeitgebers notwendig ist, wo Daten bezüglich Fahrtstrecke und PKW festgehalten werden. Aus der Dokumentation des Arbeitgebers muss jedoch die Berechnung der Entschädigung des Angestellten aufgrund der gefahrenen Strecke, der Art des Fahrzeuges und der Kosten pro Kilometer hervorgehen. Benutzung der Kreditkarte des Unternehmens Im Rundschreiben Nr. 97/E vom 04.04.1997 hat das Finanzministerium erklärt, dass die für die Angestellten im Interesse des Unternehmens entstandenen Spesen (Rückerstattung nach der analytischen Methode) auch durch eine vereinfachte Dokumentation belegt werden können (wie z.b. die Benutzung einer auf die Kanzlei oder den Betrieb ausgestellten Kreditkarte, unter Beachtung der Erläuterungen im Ministerialbescheid 8/727 vom 05.10.1985). Die analytische Kostenaufstellung muss unter Beachtung der in den Ministerialbescheiden Nr. 9/1108 vom 21.09.1979 und Nr. 9/2796 vom 05.01.1981 enthaltenen Bestimmungen erfolgen. Im Ministerialbescheid des Finanzministeriums 8/727 vom 05.10.1985 wurde die Abzugsfähigkeit (für den Arbeitgeber) der analytisch belegten Spesen, die aus der Benutzung der Kreditkarte bei verbundenen Betrieben hervorgehen, anerkannt. Die Finanzverwaltung hat in den Bescheiden Nr. 9/1108 vom 21.09.1979 und Nr. 9/2796 vom 05.01.1981 die Abzugsfähigkeit jener Spesen bestätigt, die für den Angestellten in Bezug auf Außendienste (bei denen Ort und Zeit genau bestimmt sind) entstanden sind und von diesem selbst durch eine Kostenaufstellung samt beigelegter Dokumentation der Rückerstattung, bestätigt werden. Auch ein Kontoauszug der Kreditkarte kann als Bestätigung für die während des Außendienstes entstandenen Kosten gelten, vorausgesetzt, dass der Kontoauszug als integrierendes Dokument der Kostenaufstellung beigelegt ist. In diesem Fall, stellt die Bestätigung des Angestellten für die mit dem Außendienst verbundenen Spesen die Rechtfertigung für die Abzugsfähigkeit dar, und nicht die Dokumente der Spesen selbst. 6
ABZUGSFÄHIGKEIT DER AUSBEZAHLTEN RÜCKERSTATTUNGEN AN ANGESTELLTE UND PROJEKTMITARBEITER INNERHALB DES UNTERNEHMEREINKOMMENS In den vorhergehenden Absätzen wurde die Steuerfreiheit in Bezug auf die Limits behandelt, innerhalb derer die ausbezahlten Rückerstattungen nicht den INPS-Beiträgen und den Steuerrückbehalten der IRPEF unterliegen. Nun wird die Abzugsfähigkeit der Spesen auf der Seite des Arbeitsgebers behandelt. Die Spesen für Kost und Logis für Außendienste außerhalb des Gemeindegebietes des Arbeitsplatzes des Angestellten, sind für das Unternehmen in Hinblick auf IRPEF und IRES innerhalb der folgenden Obergrenzen abziehbar: - 180,76 pro Tag für Außendienste in Italien; - 258,23 pro Tag für Außendienste im Ausland; Die rückerstatteten Kosten an die Angestellten und Mitarbeiter für die Benützung des eigenen oder des gemieteten PKWs sind innerhalb der folgenden Limits steuerrechtlich absetzbar: - das Kilometergeld darf die von der ACI festgelegten Tarife nicht überschreiten; wobei - die Tarife für benzinbetriebene PKWs bis zu 17 Steuer-PS und für dieselbetriebene PKWs bis zu 20 Steuer-PS herangezogen werden. Die Spesen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Flugzeug, Eisenbahn, usw.) sind unbegrenzt abziehbar, unter der Voraussetzung, dass die Spesen durch ein entsprechendes Reisedokument bestätigt werden. Die oben aufgezeigten Regeln gelten auch für die Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Wir hoffen, dass es uns gelungen ist einen Leitfanden zur Lösung der verschiedenen Probleme in der Praxis zu liefern und stehen Ihnen für eventuelle Rückfragen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen Palla s Knoll & Partner 7